3.3. Giải pháp ứng dụng mô hình hoạt động logistics của các công ty logistics
3.3.1.3. Đầu tư, cải thiện dịch vụ gom hàng lẻ:
* Mục tiêu giải pháp:
Cải thiện, nâng cao chất lượng dịch vụ.
* Đối tượng thực hiện giải pháp:
- Các DN kinh doanh dịch vụ GNVT hàng hoá XNK tại TPHCM. - Các cơ quan, ban ngành có liên quan.
* Tổ chức thực hiện:
Dịch vụ gom hàng lẻ là 1 trong những dịch vụ được thực hiện từ rất lâu và chủ yếu của các DN GNVT trong nước. Trong những năm gần đây, dịch vụ này đã và đang bị canh tranh gay gắt giữa các DNVN, giá cả và chất lượng dịch vụ ngày càng giảm. Do đó, dịch vụ này cần được cải thiện, nâng cấp chất lượng theo tính chuyên nghiệp cao. Trong thời gian tới, thiết nghĩ các DNVN nên quan tâm đến những vấn đề sau:
- Bố trí nhân viên tại các kho CFS để trực tiếp nhận và gom hàng, tránh tình trạng hàng hoá được đưa vào kho nhưng khơng có sự kiểm tra, giám sát của nhân viên công ty. Điều này giúp doanh nghiệp tránh những khiếu nại về sau trong trường hợp hàng hoá đã bị tổn thất, hư hỏng trước khi được đưa vào kho.
- Thiết lập những quy định hướng dẫn cụ thể để đóng hàng trong các thùng gỗ (pallet), đóng hàng vào container cho từng loại hàng hoá như may mặc, thực phẩm, hoá chất,…..Cần hướng dẫn chi tiết về xếp hàng như thế nào để đảm bảo hàng hố khơng bị hư hỏng và thuận tiện cho việc tháo dỡ hàng tại cảng đến.
- Ưu tiên lựa chọn lịch tàu phù hợp, đảm bảo tính kịp thời và chi phí thấp nhất.
- Các doanh nghiệp nên biết rằng sự cạnh tranh về giá kèm theo chất lượng dịch vụ ngày càng giảm thì khó lịng giữ chân được khách hàng lâu dài. Hiệp hội ngành cần phát huy vai trị của mình, nối kết các DN lại với nhau, đưa ra những mức phạt thích đáng cho các hành vi phá giá thị trường, khai trừ ra khỏi hội những doanh nghiệp liên tục vi phạm các quy định đề ra…..
* Lợi ích dự kiến đạt được:
Nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm thiểu rủi ro tổn thất hàng hoá trong hoạt động gom hàng lẻ.
* Những khó khăn khi thực hiện giải pháp:
Trước đây việc đóng hàng trong container thường được thực hiện theo kinh nghiệm của nhân viên đóng hàng, chưa có hướng dẫn chi tiết cách sắp xếp hàng hoá cho từng loại hàng cụ thể. Các doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian để nghiên cứu kỹ cách sắp xếp hàng hố một cách có khoa học.
Nghiên cứu điển hình thành cơng trong việc ứng dụng mô hình logistics của các cơng ty logistics trực thuộc hãng tàu nước ngoài trong giai đoạn chuyển tiếp từ mơ hình GNVT truyền thống sang mơ hình hoạt động logistics
giai đoạn khởi đầu tại VINAFCO LOGISTICS:
Dự đoán trước sự chuyển biến mạnh mẽ của thị trường logistics tại Việt Nam, lãnh đạo công ty dịch vụ vận tải Trung Ương (tiền thân của công ty cổ phần VINAFCO ngày nay) đã quyết định thành lập Xí nghiệp đại lý vận tải - vật tư kỹ thuật với nhiệm vụ: làm đại lý vận chuyển hàng hoá từ kho đến kho,
tổ chức cung ứng vật tư kỹ thuật cho các tổ chức kinh tế trong và ngồi ngành giao thơng vận tải ngay từ những năm 1990.
Và đến năm 2001, theo quyết định số 211/2001/QĐ/BGTVT của Bộ Giao thông vận tải, công ty dịch vụ vận tải Trung ương chuyển đổi thành công ty cổ phần VINAFCO. Đến ngày 03/07/2003, công ty TNHH tiếp vận VINAFCO (VINAFCO logistics) đã được thành lập theo quyết định số 118/HĐQT của hội đồng quản trị công ty cổ phần VINAFCO, hoạt động theo mơ hình cơng ty TNHH một thành viên với chủ sở hữu duy nhất là công ty cổ phần VINAFCO.
Với phương châm “Kho hàng là trái tim của logistics”, từ năm 2000, VINAFCO logistics đã chú trọng đầu tư một hệ thống kho bãi quy mô và đạt tiêu chuẩn. Ngay từ những ngày đầu thành lập, lãnh đạo cơng ty đã có chủ trương tiếp cận với những khách hàng có xu hướng thuê ngoài mạnh mẽ. Thơng qua đó, cơng ty sẽ được cọ sát với mơi trường làm việc chun nghiệp, có trình độ chun môn cao, và ngày càng trưởng thành qua thời gian. Kết quả là công ty đã có được những khách hàng lớn, tiêu biểu như: Công ty TNHH Dutch Lady VN, công ty TNHH dầu nhớt Exxonmobil VN, công ty TNHH Nestle VN, công ty TNHH Sơn ICI VN, công ty TNHH Honda VN, công ty TNHH Yamaha VN,… và luôn được các đối tác tin cậy, đánh giá cao. Đòi hỏi của người sử dụng dịch vụ ngày càng khắt khe, lãnh đạo cơng ty đã khơng ngừng tìm tịi các giải pháp nhằm hướng tới việc hoàn thiện tất cả các quy trình, cơng đoạn trong việc cung ứng dịch vụ logistics cho khách hàng. Nhận thấy hệ thống kho hàng ở VN nhìn chung cịn hạn chế về nhiều mặt như: diện tích kho nhỏ, tồi tàn, trình độ quản lý của nhân viên còn yếu kém, dẫn đến chất lượng hàng hoá bị ảnh hưởng nhiều,….nên công ty đã tiếp tục đầu tư một hệ thống kho cao cấp rộng 15000m2 tại KCN Tiên Sơn - Bắc Ninh. Không chỉ tập trung xây dựng quản lý các kho hàng, ban lãnh đạo cơng ty cịn tập trung cải tiến khâu giao hàng ngày một hoàn thiện hơn. Tác giả xin giới thiệu quy trình giao hàng đang được thực hiện tại công ty VINAFCO
LOGISTICS như sau:
1. Tiếp nhận yêu cầu khách hàng qua điện thoại, email hoặc fax. Công việc này được thực hiện bởi các nhân viên trực điện thoại chuyên nghiệp thuộc bộ phận dịch vụ khách hàng.
2. Các nhân viên thuộc bộ phận dịch vụ khách hàng tiếp nhận yêu cầu khách hàng, sau đó tiến hành xử lý đơn hàng trên hệ thống phần mềm quản lý chuyên nghiệp (BPCS, WMS software,…). Các công đoạn xử lý bao gồm xác lập đơn hàng trên hệ thống (key-in), kiểm tra về tình trạng cơng nợ, kiểm tra tình trạng sẵn sàng của đơn hàng (tình trạng thiếu-đủ của đơn hàng), xác nhận đơn hàng hoàn tất,…… 3. Chuyển đơn gom hàng cho bộ phận kho và bộ phận vận tải.
Bộ phận kho: nhận lệnh gom hàng sẽ tiến hành gom hàng và xác nhận tình trạng thực tế chắc chắn của đơn hàng có thể được giao hay khơng. Báo cáo lại cho bộ phận dịch vụ khách hàng để tiến hành in hoá đơn.
Bộ phận vận tải: nhận lệnh gom hàng và tiến hành các hoạt động điều phối vận tải, sắp xếp phương tiện cho việc vận chuyển hàng.
4. Sau khi nhận được xác nhận từ kho, bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ in hoá đơn và chuyển xuống kho làm thủ tục xuất hàng ra khỏi kho. 5. Tuỳ theo phương thức giao hàng:
- Khách hàng tự đến lấy (Self pick up). - Giao hàng ra các bến xe trung chuyển.
- Giao hàng đến các đại lý hoặc trực tiếp người tiêu dùng.
Bộ phận vận tải căn cứ hình thức giao hàng sẽ điều phương tiện hợp lý để chuyển hàng ra khỏi kho và giao đến các đại lý hoặc trực tiếp người tiêu dùng.
Bên cạnh đó, Ban giám đốc cũng liên tục tổ chức các lớp đào tạo về trình độ và chun mơn cho tất cả các đối tượng tham gia vào hoạt động của chuỗi cung ứng theo hình thực tự đào tạo, mời giảng viên từ các trường đại học về giảng dạy, cử các nhân viên tham dự các khoá học nghiệp vụ của các trường
đào tạo trong nước và quốc tế giảng dạy tại Việt Nam.
Và công ty VINAFCO LOGISTICS vẫn đang cố gắng hơn nữa để trở thành một đối tác quan trọng, một người bạn của các nhà sản xuất trong và ngoài nước ở lĩnh vực logistics trên con đường hội nhập và phát triển để khi nhắc đến thương hiệu VINAFCO LOGISTICS là có thể liên tưởng đến việc “Luôn ln đúng giờ và chính xác”.