Qui trình xuất kho vật tư dùng cho sản xuất:
Giải thích lưu đồ:
Phòng kế hoạch và nghiệp vụ chuyển lệnh sản xuất xuống cho phân xưởng sản xuất. Phân xưởng sản xuất nhận được lệnh sản xuất, tiến hành sản xuất theo tiến độ. Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, tổ trưởng phân xưởng sản xuất viết phiếu yêu cầu sử dụng vật tư gửi lên phòng tài vụ cùng với lệnh sản xuất.
Tại phòng tài vụ, nhân viên kế toán vật tư nhập thông tin phiếu xuất kho vào máy tính, sau đó in phiếu xuất kho làm hai liên và gửi một liên xuống cho thủ kho.
Thủ kho nhận được phiếu xuất kho sẽ tiến hành xuất kho và ghi nhận số lượng xuất kho vào thẻ kho và phiếu xuất. Phiếu xuất kho được thủ kho lưu tại đây, đến cuối tháng hay nửa tháng thủ kho sẽ tập hợp các phiếu xuất kho này và chuyển lên phòng tài vụ để tiến hành đối chiếu, ghi nhận thông tin.
Phòng tài vụ nhận các phiếu xuất kho từ thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu và cập nhật thông tin vào phần hành vật tư. Cuối quý, kế toán thao tác để máy tự động tính giá thành và in ra các báo cáo, sổ sách có liên quan.
Giải thích lưu đồ:
Sau khi phòng kế hoạch và nghiệp vụ trực tiếp mua các vật tư cần thiết theo yêu cầu sản xuất. Nhà cung cấp vật tư sẽ chuyển hóa đơn giá trị gia tăng liên quan cho phòng kế hoạch và nghiệp vụ. Phòng kế hoạch và nghiệp vụ chuyển hóa đơn giá trị gia tăng cho phòng tài vụ.
Tại phòng tài vụ, khi nhận được hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn rồi sau đó tùy theo phương thức thanh toán mà sẽ nhập thông tin vào các phần hành tương ứng:
Nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt, thì kế toán thanh toán sẽ nhập thông tin và in phiếu chi tiền.
Nếu chưa thanh toán thì kế toán công nợ sẽ tiến hành ghi nhận nợ. Đồng thời máy tính sẽ ghi nhận thông tin chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Kết thúc qui trình hóa đơn sẽ được lưu trữ tại phòng tài vụ theo số.
Cuối quý, kế toán thao tác để máy tự động tính giá thành và in ra các báo cáo, sổ sách liên quan.