2.1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần thiết bị Đông Anh
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần thiết bị Đông Anh (Nguồn: Phịng tổ chức hành chính) Phịng tổ chức hành chính Phịng kinh doanh Phịng kế tốn TC Phòng Kỹ Thuật Phòng Marketinh VP đại diện phía Bắc VP đại diện Nghệ An VP đại diện miền Trung VP đại diện miền Nam Phó Tổng giám đốc (kinh doanh) Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc (Marketing) Đại hội đồng Cổ đơng Hội đồng Quản trị
Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
* Đại Hội đồng Cổ đông: Đại hội đồng cổ đơng là cơ quan có thẩm
quyền cao nhất của Cơng ty, có quyền quyết định những vẫn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Luật pháp và Điều lệ Cơng ty quy định.
Ban kiểm sốt: Ban kiểm sốt là cơ quan kiểm tra, giám sát toàn diện mọi hoạt động của Cơng ty. Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông lớn.
* Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của Cơng ty,
có tồn quyền nhân danh Cơng ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty. Hội đồng quản trị của Công ty dự kiến gồm 05 người do Đại hội đồng cổ đông bầu ra.
* Tổng giám đốc: Chỉ đạo mọi hoạt động của tồn cơng ty, Chịu trách nhiệm chính trong việc duyệt kế hoạch kinh doanh, chương trình và các nội dung tham dự hội thảo, hội chợ, trực tiếp cùng phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh tham gia các buổi dự đấu thầu, quan hệ khách hàng.
* Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh
- Chỉ đạo mọi hoạt động thuộc phạm vi, nhiệm vụ của Phòng kinh doanh và phịng kế tốn TC
- Nghiên cứu và đề xuất với Hội đồng quản trị định hướng trong kinh doanh.
- Chịu trách nhiệm trong công tác phát triển thị trường.
- Trực tiếp chỉ đạo việc thực hiện hợp đồng cung ứng các thiết bị tại các dự án thuộc miền bắc và Nghệ An - Thanh Hoá.
* Phó tổng giám đốc phụ trách Marketing
- Chỉ đạo các hoạt động thuộc phạm vi, nhiệm vụ của các phòng Marketing và kỹ thuật.
- Trực tiếp chỉ đạo các dự án tại các tỉnh miền Trung và Nam Bộ.
- Chịu trách nhiệm báo cáo Hội đồng quản trị tình hình chăm sóc khách hàng của từng khu vực.
- Chịu trách nhiệm trong cơng tác nhập hàng hố, thiết bị.
* Phịng Tổ chức hành chính.
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị sắp xếp nhân sự trong hệ thống tồn cơng ty.
- Chịu trách nhiệm trong cơng tác quản lý nhân sự, đánh giá thành tích trong lao động trong tồn cơng ty.
- Quản lý các con dấu của công ty.
- Tiếp nhận và phân loại xử lý các văn bản đến.
- Xây dựng kế hoạch mua sắm, thanh lý các thiết bị văn phịng trình Chủ tịch Hội đồng phê duyệt, đồng thời lập sổ theo dõi và quản lý các thiết bị này.
- Thực hiện các chính sách theo quy định của Nhà nước và công ty về tiền lương, tiền thưởng, cơng tác chăm sóc người lao động.
- Tham mưu và tổ chức tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ cơng nhân viên.
* Phịng kinh doanh
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm cho tồn cơng ty.
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị để đàm phán và ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Hàng tháng có báo cáo các kết quả thực hiện hợp đồng của các dự án. - Tham mưu và xây dựng kế hoạch nhập hàng cho tồn cơng ty.
* Phịng Kế tốn tài chính
- Tham mưu cho hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc trong lĩnh vực quản lý tài chính, ban hành các quy chế về tài chính phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh của Cơng ty và từng đơn vị trực thuộc.
- Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, định mức chi phí, xác định giá thành các sản phẩm đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
- Thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn theo đúng quy định.
- Định kỳ lập báo cáo tài chính theo quy định, phản ánh kịp thời và có những đề xuất giải quyết những phát sịnh về mặt tài chính của Cơng ty.
- Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh hàng năm của Cơng ty để xây dựng kế hoạch tài chính và quyết định niên độ kế tốn hàng năm.
- Kiểm tra, kiểm soát việc thu chi, thanh toán các khoản nợ, lương thưởng kịp thời theo sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị.
* Phịng Marketing:
- Làm cơng tác Marketting và chăm sóc khách hàng.
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị trong lĩnh vực tham gia các hội chợ triển lãm và Hội thảo về ngành hàng kinh doanh của Công ty.
- Phối hợp với phòng kỹ thuật thực hiện các dịch vụ sau bán hàng. - Phối hợp với phịng tổ chức hành chính tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ kinh doanh.
* Phòng Kỹ Thuật:
- Phối hợp với phòng kinh doanh để cung cấp các thiết bị đến từng dự án theo hợp đồng đã ký kết.
- Chịu trách nhiệm trong lĩnh vực kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm nhập khẩu.
- Hướng dẫn các khách hàng sử dụng, lắp ráp các thiết bị theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
- Báo cáo hàng tháng về chất lượng cơng trình mà Cơng ty cung cấp các thiết bị và phản ánh của khách hàng có liên quan đến những sản phẩm của công ty.
* Các văn phịng đại diện:
- Thay mặt cơng ty để giao dịch đàm phán với khách hàng.
- Phối hợp với các phịng ban của cơng ty để có kế hoạch mở rộng thị trường.
- Thay mặt công ty tham gia các hội chợ triển lãm tại các địa phương.
Nhận xét chung: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty theo mơ
hình trực tuyến – chức năng phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh của cơng ty. Do đó, tính chun mơn hóa trong cơng việc là rất cao. Tính chun mơn hóa này giúp cho giám đốc có thể duy trì sự kiểm sốt chặt chẽ cần thiết cho các hoạt động của công ty. Sự phân chia chức năng, nhiệm vụ các phịng ban trong cơng ty là khá rõ ràng, tạo điều kiện cho việc phân công công việc cho các phòng ban đầy đủ và cụ thể. Điều này bước đầu cũng có tác dụng đẩy mạnh cơng tác cải cách hành chính, cải tiến lề lối làm việc, xây dựng phong cách làm việc kế hoạch, văn minh và hiệu quả. Các phòng ban hoạt động rất hiệu quả và đúng chức năng của mình, do đó đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra một cách thuận lợi.