1.3 Các yếu tố của kiểm soát nội bộ theo COSO 2004
1.3.7. Thông tin và truyền thông
Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định điều hành và kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Đơn vị cần xác định các thông tin cần thiết phải thu thập, xử lý và báo cáo thông qua các cuộc điều tra thị trường, hay trao đổi với nhóm các khách hàng chọn lọc,..
Một hệ thống thơng tin tốt cần có các đặc điểm sau: - Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh.
- Hỗ trợ cho các sáng kiến mang tính chiến lược kinh doanh. - Tích hợp với hoạt động kinh doanh.
Cùng với sự phát triển của hệ thống công nghệ thông tin, thông tin ở các bộ phận, phòng ban khác nhau được tích hợp vào hệ thống thơng tin chung của tồn đơn vị. Hệ thống thông tin này này giúp kiểm sốt q trình kinh doanh, theo dõi,
ghi nhận nghiệp vụ kịp thời. Chất lượng thông tin:
+ Phải thích hợp: thơng tin phải phù hợp với u cầu ra quyết định của nhà quản lý.
+ Phải kịp thời.
+ Phải cập nhật: Hệ thống thơng tin phải đảm bảo có số liệu mới nhất. + Phải chính xác và dễ truy cập.
Trong các hệ thống thông tin mà một doanh nghiệp thiết lập thì hệ thống thơng tin kế tốn đóng vai trị quan trọng, cung cấp phần lớn các thơng tin cần thiết. Thơng tin có thể thu thập từ nhiều nguồn: Từ internet, từ số liệu của các cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tổ chức mạng lưới thu thập…
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trị của việc truyền đạt thơng tin. Các kênh truyền thông bao gồm truyền thông từ từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tượng bên ngồi…
Thơng tin và truyền thông phải đảm bảo được cập nhật tới mọi phòng ban, bộ phận và từng cá nhân có liên quan trong từng doanh nghiệp.