sốt nội bộ càng có ý nghĩa quan trọng, vì khi quy mơ càng mở rộng thì quyền hạn và trách nhiệm càng phải phân chia cho nhiều cấp và nhiều bộ phận, nên mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên sẽ càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thơng tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản sẽ lại càng phân tán ở nhiều địa điểm.
1.6.3 Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động Ngân hàng. hàng.
Với những mục tiêu thiết kế trên, hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng có các nhiệm vụ sau:
- Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ
- Bảo vệ ngân hàng trước những thất thốt tài sản có thể tránh - Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh
1.6.3.1 Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ:
Các thủ tục kiểm soát phải được thiết kế sao cho có thể hướng các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đúng nguyên tắc quy định, nhằm ngăn chặn kịp thời những sai sót, nhầm lẫn vơ tình hay cố ý có thể gây thất thốt tiền bạc hoạc tài sản của ngân hàng, gây ra thiệt hại trong kinh doanh. Chẳng hạn như để ngăn chặn thất thoát tiền bạc,
ngân hàng quy định mọi khoản thu chi trước khi thủ quỹ thực hiện đều phải qua xét
duyệt của kế toán, kiểm soát viên, kế toán trưởng, …
Ngân hàng phải giữ gìn một lượng tiền mặt lớn đủ loại bao gồm tiền mặt và
các phương tiện chuyển nhượng, chúng đòi hỏi phải được bảo quản về mặt vật chất
cả trong khâu lưu trữ cũng như khi chuyển tiền. Vì lý do này ngân hàng cần phải thiết lập các quy trình hoạt động, xác định rõ giới hạn tự do cá nhân và lập ra một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với tài sản.
Ngoài đặc trưng trên, hầu hết các tài sản của ngân hàng đều không thể kiểm đếm được. Những tài sản này phần lớn bao gồm một giá trị lớn các khoản phải thu
(phải thu tiền vay, phải thu tiền lãi, khoản dự phòng nợ khó địi), các tài sản ngoại bảng (cam kết bảo lãnh, cam kết cho vay,…) đòi hỏi ngân hàng càng phải đặc biệt chú trọng đến việc thiết lập một quy trình chặt chẽ đảm bảo kiểm sốt được đầy đủ các tài sản Nợ và tài sản Có của ngân hàng.
1.6.3.3 Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh:
Cơ cấu kiểm soát nội bộ cần được thiết lập bao gồm những thủ tục đảm bảo
chính sách kinh doanh của ngân hàng được tất cả các nhân viên ngân hàng chấp hành. Chẳng hạn, cần phải thiết kế các biện pháp kiểm tra để đảm bảo các cán bộ tín dụng sẽ thực hiện các khoản cho vay đúng theo quy định của ngân hàng; các kế toán giao dịch thực hiện đúng quy trình ngân hàng đã quy định về mở tài khoản, chuyển tiền,…
1.6.4 Những điểm đặc biệt trong thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng:
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của các ngân hàng tiềm ẩn nhiều rủi ro vì
vậy khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ cần lưu ý những vấn đề sau:
- Các ngân hàng thường có số lượng lớn các nghiệp vụ và giao trực tiếp bằng tiền mặt, chứng từ có giá… Điều này dẫn đến rủi ro cao về thất thoát tài sản và gian lận cả trong công việc bảo quản tài sản và thực hiện giao dịch. Do đó, các ngân
hàng thường thiết lập những quy trình hoạt động và kế toán thống nhất, hạn chế
- Các ngân hàng thường có số lượng lớn các nghiệp vụ và giao dịch cả về số lượng và giá trị. Điều này đòi hỏi các ngân hàng phải thiết lập hệ thống kế toán và
kiểm soát nội bộ phức tạp cùng với việc sử dụng rộng rãi hệ thống máy vi tính. - Các ngân hàng thường có mạng lưới hoạt động rộng lớn nhiều chi nhánh và
phòng ban nên đòi hỏi phải phân cấp trách nhiệm và quyền hạn lớn trong các chức
năng kế toán và giám sát.
- Các ngân hàng thường thực hiện nhiều cam kết và bảo lãnh lớn. Đây là
những nghiệp vụ cần được báo cáo trong “các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế tốn” các nghiệp vụ này khó được thực hiện nếu chúng khơng được ghi chép đầy đủ trong hệ thống sổ sách và kế toán của ngân hàng.
- Các ngân hàng thường phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của các cơ quan
quản lý nhà nước hữu quan và hoạt động trong môi trường pháp lý được quy định chặt chẽ. Tuy nhiên. Những quy định này cũng thường xuyên được thay đổi và điều chỉnh.
1.6.5 Hệ thống các nguyên tắc về giám sát ngân hàng của Ủy ban Basel:
1.6.5.1 Các thành phần của khung kiểm soát nội bộ theo báo cáo Basel:
Khái niệm kiểm sốt nội bộ ban đầu chỉ nhằm góp phần chống gian lận, sai sót và mất mát tài sản; giờ được mở rộng bao gồm cả kiểm soát những rủi ro trong hoạt động kinh doanh và quản lý của ngân hàng. Kiểm sốt nội bộ góp phần trong việc đạt được mục tiêu đề ra và đảm bảo sự tồn tại về mặt tài chính của một ngân hàng. Theo báo cáo của Ủy ban Basel 1998, hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt
động ngân hàng bao gồm năm thành phần tương hỗ. Các thành phần đó bao gồm: 1/ Mơi trường kiểm sốt và giám sát của Ban lãnh đạo;
2/ Xác định và đánh giá rủi ro;
3/ Các hoạt động kiểm sốt và sự phân cơng, phân nhiệm; 4/ Thông tin và truyền thông; và
5/ Giám sát hoạt động và sửa chữa những sai sót.
1.6.5.2 Hệ thống các nguyên tắc theo khung kiểm soát nội bộ ngân hàng của Ủy ban Basel:
Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng đã đề ra 13 nguyên tắc cơ bản cần thiết để thiết kế và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng. Nội dung các nguyên
tắc như sau:
Mơi trường kiểm sốt và giám sát của Ban lãnh đạo
Nguyên tắc 1:
Hội đồng quản trị có trách nhiệm xét duyệt và kiểm tra định kỳ toàn bộ chiến
lược kinh doanh và những chính sách quan trọng của ngân hàng, nhận biết những
rủi ro trọng yếu hoạt động ngân hàng, xây dựng những mức rủi ro có thể chấp nhận
được đối với các rủi ro này và đảm bảo rằng Ban điều hành đã thực hiện các công
việc cần thiết để xác định, đo lường, theo dõi và kiểm soát rủi ro này; Phê chuẩn cơ cấu tổ chức và đảm bảo rằng Ban điều hành giám sát sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm sau cùng về việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ và hữu hiệu.
Nguyên tắc 2:
Ban điều hành chịu trách nhiệm thực hiện những chiến lược và chính sách
mà Hội đồng quản trị ban hành, nâng cao việc xác định, đo lường, theo dõi và kiểm soát những rủi ro phát sinh trong hoạt động của ngân hàng. Duy trì một cơ cấu tổ chức trong đó có sự phân cơng rõ ràng về trách nhiệm quyền hạn và các mối quan hệ báo cáo giữa các phòng ban, đảm bảo rằng đã thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả, thiết lập các chính sách kiểm sốt nội bộ thích hợp, giám sát sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nguyên tắc 3:
Hội đồng quản trị và Ban điều hành chịu trách nhiệm nâng cao tiêu chuẩn
đạo đức, tính chính trực, thiết lập văn hóa tổ chức trong đó nhấn mạnh và làm cho
tất cả nhân viên thấy rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ. Tất cả nhân viên trong ngân hàng cần hiểu rõ vai trị của mình trong q trình kiểm sốt nội bộ và thực sự tham gia vào q trình đó.
Xác định và đánh giá rủi ro
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đòi hỏi phải nhận biết đánh giá liên tục những rủi ro trọng yếu có thể ảnh hưởng đến việc hoàn thành kế hoạch của ngân hàng. Việc đánh giá phải bao gồm tất cả những rủi ro trong hoạt động của ngân hàng (rủi ro tín dụng, rủi ro pháp lý, rủi ro danh tiếng). Kiểm soát nội bộ cần nhận biết những rủi ro chưa được kiểm soát trước đây cũng như những rủi ro mới vừa phát sinh.
Các hoạt động kiểm soát và sự phân công, phân nhiệm
Nguyên tắc 5:
Hoạt động kiểm soát là một phần thiết yếu trong hoạt động thường nhật của một ngân hàng. Để một hệ thống kiểm soát nội bộ phát huy hiệu quả cần phải thiết lập một cơ cấu kiểm sốt thích hợp, trong đó sự kiểm sốt được xác định ở mỗi mức
độ hoạt động. Nghĩa là kiểm tra ở cấp cao nhất, kiểm tra sự tuân thủ những quy định
ban hành và theo dõi những trường hợp không tuân thủ cơ chế phê duyệt và ủy
quyền cũng như cơ chế rà soát và đối chiếu.
Nguyên tắc 6:
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần phải có sự phân cơng hợp lý và các công việc của nhân viên không mâu thuẫn nhau. Cần xác định rõ những lĩnh vực mà tại đó có thể xảy ra xung đột quyền lợi, giảm thiểu tối đa và tùy thuộc vào sự giám sát độc lập, thận trọng.
Nguyên tắc 7
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần phải có đầy đủ và tổng hợp các thông tin về sự tuân thủ về tình hình hoạt động, tình hình tài chính, cũng như các thơng tin thị trường bên ngồi ảnh hưởng đến việc đưa ra các quyết định. Thông tin phải đáng tin cậy, kịp thời, có thể sử dụng được và được trình bày theo biểu mẫu thống nhất.
Nguyên tắc 8:
Một hệ thống kiểm sốt nội bộ hiệu quả cần phải có một hệ thống thông tin
thống này phải lưu trữ, sử dụng dữ liệu dưới hình thức điện tử, an tồn, được theo dõi độc lập và được kiểm tra đột xuất, đầy đủ.
Nguyên tắc 9:
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần phải có kênh truyền thơng hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả cán bộ nhân viên đều hiểu đầy đủ và tuân thủ triệt để các chính sách và thủ tục có liên quan đến trách nhiệm và nhiệm vụ của họ và đảm bảo rằng các thông tin cần thiết khác cũng đã được phổ biến đến các nhân viên có liên
quan.
Giám sát hoạt động và sửa chữa những sai sót:
Nguyên tắc 10:
Tổng thể của một hệ thống kiểm sốt nội bộ hiệu quả địi hỏi phải được giám
sát thường xuyên. Việc theo dõi những rủi ro trọng yếu phải là công việc hàng ngày
của ngân hàng, cũng như là việc đánh giá định kỳ của bộ phận kinh doanh và kiểm toán nội bộ.
Nguyên tắc 11:
Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần phải có bộ phận kiểm tốn nội bộ tồn diện, hiệu quả và được thực hiện bởi những người có năng lực, được đào tạo thích hợp và làm việc độc lập. Nhiệm vụ kiểm toán nội bộ, một phần là giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ, phải báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm
soát và Ban điều hành.
Nguyên tắc 12:
Những sai sót của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi phận kinh doanh, bộ phận kiểm tốn nội bộ hoặc các nhân viên khác thì phải được báo cáo kịp thời cho cấp quản lý thích hợp và ghi nhận ngay lập tức. Những sai sót trọng yếu của kiểm sốt nội bộ phải được báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị và Ban điều hành.
Đánh giá của cơ quan thanh tra ngân hàng về hệ thống kiểm soát nội
bộ:
Cơ quan thanh tra cần yêu cầu tất cả các ngân hàng phải thiết lập một hệ
thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, phù hợp với loại hình phức tạp, rủi ro vốn có trong hoạt động ngân hàng, thích nghi được với sự thay đổi mơi trường và điều kiện của ngân hàng. Trong trường hợp, cơ quan thanh tra xác định hệ thống kiểm soát nội bộ
của ngân hàng không hiệu quả (chẳng hạn không đáp ứng được tất cả các nguyên tắc nêu ra trong báo cáo này) thì cơ quan thanh tra ngân hàng sẽ đưa ra cách xử lý thích hợp.
1.6.6 Kiểm soát nội bộ trong hoạt động kinh doanh chủ yếu của NHTM:
Với đặt thù kinh doanh đặc biệt, hoạt động kinh doanh của ngân hàng ln tìm ẩn nhiều rủi ro như: Rủi ro thị trường, rủi ro tín dụng, rủi ro hoạt động, rủi ro lãi suất, rủi ro ngoại hối, rủi ro danh tiếng, rủi ro chiến lược. Nhưng loại rủi ro được
quan tâm hàng đầu là rủi ro tín dụng, do hoạt động tín dụng là hoạt động chủ yếu
tạo ra doanh thu cho các NHTM hiện nay.
1.6.6.1 Khái niệm rủi ro tín dụng:
Rủi ro tín dụng phát sinh khi một hoặc các bên tham gia hợp đồng tín dụng khơng có khả năng thanh tốn cho các bên cịn lại. Đối với NHTM rủi ro tín dụng
phát sinh trong trường hợp ngân hàng không thu được đầy đủ cả gốc và lãi của các
khoản cho vay hoặc là việc thanh toán nợ gốc và lãi vay không đúng kỳ hạn đã thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng cho vay.
Các nguyên nhân gây ra rủi ro tín dụng:
Việc phân tích các nguyên nhân gây ra rủi ro tín dụng có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định các hoạt động kiểm sốt đối với nghiệp vụ tín dụng, hạn chế rủi ro tín dụng.
Các nguyên nhân thường dẫn đến rủi ro tín dụng:
- Khách hàng vay lâm vào tình trạng khó khăn về tài chính nên khơng có
đủ khả năng thanh tốn nợ cho ngân hàng.
- Do thiếu thông tin về khách hàng nên ngân hàng đã cho những khách hàng kinh doanh kém hiệu quả vay vốn, vì vậy việc thu nợ gặp khó khăn, đến hạn khách hàng không trả được nợ cho ngân hàng.
- Cán bộ ngân hàng bất cập về trình độ hoặc vi phạm đạo đức trong kinh doanh, dẫn đến cho vay khống, cho vay không mục đích, thẩm định dự án đầu tư và
phương án kinh doanh khơng chính xác.
- Gía trị tài sản đảm bảo tiền vay không đáp ứng được yêu cầu thu nợ của ngân hàng.
- Ngân hàng quá chú trọng vào lợi tức, đặt kỳ vọng về lợi tức cao hơn khoản cho vay lành mạnh.
1.6.6.2 Quy trình nghiệp vụ tín dụng:
Bao gồm 04 giai đoạn:
(1) Quy trình xét duệt cho vay
- Nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn của khách hàng - Thẩm định cho vay
- Quyết định cho vay
(2) Quy trình giải ngân
- Hướng dẫn, nhận hồ sơ giải ngân
- Xét duyệt giải ngân - Thực hiện giải ngân
(3) Quy trình kiểm tra sử dụng vốn
- Xây dựng kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay - Thực hiện kiểm tra sử dụng vốn vay
- Lập biên bản và/hoặc báo cáo kết quả kiểm tra sử dung vốn vay
(4) Và quy trình thu hồi nợ gốc và lãi khi đến hạn
- Thực hiện thu nợ - Chuyển nợ quá hạn
1.6.6.3 Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ tín dụng ngân hàng và quản lý rủi ro tín dụng:
Hoạt động tín dụng là hoạt động cơ bản của một ngân hàng và tiềm ẩn rủi ro
cao. Để đối phó rủi ro tín dụng các ngân hàng lập ra hệ thống kiểm sốt phức hợp
bao trùm nhiều cơng đoạn trong q trình thực hiện một khoản cấp tín dụng nhằm
đảm bảo hợp lý rằng:
Chu trình xét duyệt tín dụng, giám sát tín dụng thực hiện đầy đủ, kịp thời, có hiệu quả, ngăn ngừa kịp thời những thiếu sót trong hệ thống xử lý.
Các dữ liệu cần thiết được thu thập, chuyển giao và xử lý một cách đầy