3.2. Giải pháp để nâng cao hoạt động kiểm soát nội bộ tại ngân hàng TMCP
3.2.1. Cải thiện mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung về hoạt động kiểm soát, là yếu
tố nền tảng để hoàn thiện các yếu tố khác được thuận lợi và hiệu quả. Cần tập trung phát huy các mặt tích cực, đồng thời có biện pháp khắc phục các tồn tại yếu kém nhằm đảm bảo có một mơi trường kiểm sốt tốt góp phần tạo ra hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả.
- Tạo dựng bầu văn hoá thân thiện và gần gũi trong ngân hàng như thường xuyên tổ chức các hoạt động vui chơi cho nhân viên, tiếp xúc và trao đổi với nhân viên trong công việc hàng ngày, quan tâm đến đời sống sinh hoạt hàng ngày của nhân viên,…
- Cần tiếp tục duy trì và phát huy hơn nữa sự phối hợp chặt chẽ giữa Ban kiển soát với Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc điều hành trong ngân hàng để
đảo bảo công tác quản lý điều hành của ngân hàng MHB được tốt hơn trong thời gian tới.
- Ban hành các văn bản quy định các chuẩn mực đạo đức trong ngân hàng và
các biện pháp xử lý khi phát sinh sự việc, đặc biệt cần có chế tài xử phạt mạnh đối với các trường hợp vi phạm chuẩn mực đạo đức làm ảnh hưởng đến uy tín của ngân
hàng, để duy trì việc ứng xử trung thực và có đạo đức trong ngân hàng. Cần có
chính sách, biện pháp khuyến khích nhân viên tuân thủ vấn đề đạo đức như khen
thưởng, biểu dương, khuyến khích bằng vật chất để nhân viên có động lực duy trì và
phát huy sự trung thực và các giá trị đạo đức. Bên cạnh đó, các nhà quản lý cần phải thực thi tính chính trực và đạo đức trong cả lời nói và việc làm để làm gương cho
nhân viên. Có như vậy ngân hàng mới xây dựng được một mơi trường kiểm sốt tốt
và một đội ngũ nhân viên ln đảm bảo tính chính trực và đạo đức trong cả lời nói và việc làm.
- Mở rộng đối tượng nhận thức về quản trị rủi ro đến từng cán bộ nhân viên trong ngân hàng. Triết lý quản lý về quản trị rủi ro phản ánh những giá trị mà ngân
hàng theo đuổi, tác động đến văn hố và cách thức thức đơn vị hoạt động. Vì vậy,
các chiến lược, chính sách mà Ban lãnh đạo đưa ra vào từng thời kỳ khi triển khai
đến cấp dưới để thực hiện sẽ không hiểu hết được những quan điểm về hạn chế rủi ro đã lồng ghép trong các chiến lược/chính sách, do đó có thể dẫn đến những rủi ro
tiềm tàng do nhân viên bỏ qua một số bước của quy trình khi thực thi. Việc mở rộng
đối tượng nhận thức về quản trị rủi ro đến từng cán bộ nhân viên sẽ tăng cường q
trình giao tiếp trao đổi thơng tin giữa các nhà quản lý và nhân viên, giúp cho nhân viên hiểu rõ hơn quan điểm của Ban lãnh đạo khi thực thi chiến lược, chính sách
của ngân hàng để thực hiện đúng quy trình, đồng thời thơng qua q trình trao đổi thơng tin Ban lãnh đạo cũng hiểu rõ hơn về nhân viên của mình để có những biện
pháp quản lý phù hợp hơn nhằm làm giảm thiểu rủi ro tiềm tàng do yếu tố con
người gây ra, đồng thời làm cho yếu tố thông tin và truyền thông trong hệ thống kiểm soát nội bộ được hiệu quả hơn.
Mở rộng nhận thức về quản trị rủi ro có thể thực hiện qua việc thường xuyên tổ chức các chuyên đề đào tạo về cách nhận dạng rủi ro và các biện pháp để phòng ngừa và quản lý rủi ro đến toàn thể cán bộ nhân viên trong ngân hàng.
Hình thức đào tạo có thể áp dụng là đào tạo trực tuyến hoặc đào tạo cho một số đại điện của các đơn vị trong hệ thống MHB, và các cá nhân tham gia đào tạo có trách nhiệm về đào tạo lại cho toàn bộ nhân viên trực thuộc đơn vị mình
- Rà sốt lại cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động theo hướng tinh gọn và hiệu quả, đảm bảo quy chế tổ chức bộ máy làm việc phù hợp với tình hình thực tế tại từng chi nhánh và hệ thống MHB. Ngoài ra định kỳ cần đánh giá lại cơ cấu tổ chức
để có thể điều chỉnh cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của ngân hàng.
- Ngân hàng nên thường xun ln chuyển vị trí làm việc trong mỗi phịng ban và có thể luân chuyển nhân viên giữa các phịng ban để giúp nhân viên hiểu hết và có những kỹ năng cần thiết cho các công việc liên quan đến bộ phận của mình để có thể thay thế trong những trường hợp khẩn cấp, tránh tâm lý nhàm chán, mệt mỏi trong công việc và tránh khả năng lợi dụng trong công việc do đảm trách một công việc trong thời gian quá dài.
Luân chuyển cơng việc cũng là một biện pháp kiểm sốt phịng ngừa vì nhân viên ít có chiều hướng gian lận nếu họ biết một người khác sẽ tiếp tục đảm nhận công việc của họ hay nếu một tập thể làm việc trong thòi gian dài cùng nhau dễ kết cấu với nhau tạo ra sự gian lận trong nội bộ do lợi dụng sự thân thiết, tin tưởng lẫn nhau. Vì vậy, ngân hàng có thể căn cứ vào kết quả xếp loại nhân viên để đánh giá
năng lực và tìm hiểu nguyện vọng của nhân viên qua phiếu thăm dị ý kiến. Từ đó, trên cơ sở yêu cầu công việc của từng thời kỳ Ban lãnh đạo ngân hàng sẽ có kế
hoạch bố trí những cơng việc phù hợp năng lực và nguyện vọng của nhân viên để họ có thể nhanh chóng thích nghi với cơng việc mới, phát huy sở trường của mình và làm việc có hiệu quả.
- Đào tạo đội ngũ nhân viên có năng lực và đạo đức. Đây là công việc vô
cùng quan trọng bởi đội ngũ nhân viên có năng lực và đạo đức tốt là nguồn vốn
quý giá và then chốt nhất của ngân hàng, là nhân tố quan trọng trong việc vận hành một hệ thống KSNB có hiệu quả. Muốn vậy, ngân hàng cần có chính sách đào tạo và phát triển gắn kết lâu dài với ngân hàng như:
+ Tuyển dụng những nhân viên có năng lực và có phẩm chất đao đức tốt. Quá trình khen thưởng và đề bạt cũng dựa trên năng lực làm việc và phẩm chất đạo đức. Có như vậy ngân hàng mới có được đội ngũ nhân viên có năng lực, trung thực, có trách nhiệm trong công việc và cùng ý thức đến sự phát triển của ngân hàng.
+ Ngân hàng cần thiết lập một chính sách đào tạo cụ thể, trong đó quy định rõ những đối tượng nào cần tham gia đào tạo, nội dung chương trình đào tạo đối với từng đối tượng, trách nhiệm tham gia của người đào tạo và
người được đào tạo,.. quy định này sẽ giúp người đào tạo và người được đào tạo có ý thức hơn trong quá trình đào tạo và đảm bảo các chương
trình đào tạo mang lại chất lượng tốt.
Các chương trình đào tạo có thể áp dụng:
+ Đào tạo nhân viên mới: Cần có một chương trình đào tạo tổng quan về
hàng, các quy định của từng sản phẩm ngân hàng MHB đã ban hành,… Chương trình đào tạo này là bắt buộc đối với từng nhân viên khi mới gia
nhập vào MHB, và chỉ khi nào hoàn thành các bài kiểm tra do MHB tổ chức mới chính được tuyển dụng vào MHB.
+ Đào tạo trao đổi nghiệp vụ và kinh nghiệm làm việc: Định kỳ hàng
tháng/hàng quý/hàng năm, ngân hàng tổ chức các buổi hội thảo trao đổi nghiệp vụ và kinh nghiệm làm việc giữa các đơn vị trong hệ thống MHB. Tại buổi hội thảo, các đơn vị có thể đưa ra các khó khăn vướng mắc của mình trong quá trình tác nghiệp để cùng nhau đưa ra hướng giải quyết, hoặc trao đổi các rủi ro đơn vị mình gặp phải để mọi người rút ra kinh nghiệm và có biện pháp phịng ngừa rủi ro trong q trình hoạt động. + Đào tạo các chính sách, quy định mới ban hành: Khi có chính sách/sản
phẩm mới ban hành, ngân hàng mời các phòng ban/các bộ phận tham gia soan thảo chính sách/sản phẩm mới làm giảng viên hướng dẫn để triển
khai đến đội ngũ nhân viên trong hệ thống, điều này sẽ giúp cho những người áp dụng chính sách/sản phẩm sẽ hiểu rõ hơn những quy định trong
chính sách/sản phẩm mới, giúp giảm thiểu những rủi ro tiềm tàng do con
người hiểu sai chính sách/sản phẩm có thể dẫn đến áp dụng vào thực tiễn
gây ra tổn thất cho ngân hàng. Đồng thời, qua buổi đào tạo việc thảo luận giữa người soạn thảo chính sách/sản phẩm và người thực hiện sẽ giúp giảm thiểu những quy định không phù hợp với thực tiễn.
Các hình thức đào tạo có thể áp dụng:
+ Đào tạo trực tiếp: Áp dụng cho chương trình đào tạo các chính sách/sản phẩm mới ban hành có liên quan đến chính sách mới của Nhà nước, có nhiều vướng mắc cần thơng qua trao đổi trực tiếp để nắm bắt thông tin. Ngân hàng tổ chức đào tạo cho một số đại điện của các đơn vị trong hệ thống MHB, và các cá nhân tham gia đào tạo có trách nhiệm về đào tạo lại cho toàn bộ nhân viên trực thuộc đơn vị mình nhằm tạo đảm bảo cho
tồn thể nhân viên trong hệ thống MHB nắm bắt được chính sách/sản phẩm của MHB.
+ Đào tạo trực tuyến: Áp dụng cho chương trình đào tạo nhân viên mới,
đào tạo trao đổi nghiệp vụ và kinh nghiệm làm việc,... Ngân hàng áp
dụng công nghệ thông tin vào đào tạo bằng cách thiết kế một wedsite nội bộ, trong đó có từng chuyên mục riêng theo từng chuyên đề đào tạo. Nếu áp dụng hình thức này sẽ giúp ngân hàng tiết kiệm thời gian và chi phí cho ngân hàng.
Các hình thức đào tạo này là bắt buộc từng nhân viên phải tham gia, quy định rõ thời gian theo học, bài tập áp dụng và có mục hỏi đáp thắc mắc của học viên,
đồng thời cuối mỗi chuyên đề học có bài kiểm tra bắt buộc mọi nhân viên phải tham
gia. Kết quả kiểm tra sẽ làm cơ sở đánh giá khi xét năng lương, đề bạt,... Đồng thời,
để khuyến khích tinh thần của nhân viên, ngân hàng sẽ có các phần quà nhỏ bất ngờ
gửi đến những nhân viên có thành tích học tập cao.
- Chú trọng phát triển đội ngũ nhân lực nội bộ và đội ngũ kế thừa. Đồng thời có thể tuyển dụng bổ sung nguồn lực từ bên ngoài và các chuyên gia nước ngồi có khả năng huấn luyện, đào tạo.
- Xây dựng chính sách đề bạt, khen thưởng và phúc lợi hợp lý rõ ràng, có chính sánh giữ chân những nhân viên chủ chốt và có năng lực trong ngân hàng. Xây dựng chính sách đáng giá nhân viên khách quan, dựa trên năng lực làm việc để khuyến khích nhân viên tích cực làm việc và đóng góp trong việc xây dựng và phát triển của ngân hàng.
- Lập bảng mô tả công việc và phân công nhiệm vụ rõ ràng đến từng nhân viên, thực hiện phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng để nhân viên biết chính xác nhiệm vụ quyền hạn của mình và mối liên hệ với các phòng ban khác, tránh việc đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố. Bất cứ bộ phận nào cũng phải có trách nhiệm tự giám sát kết quả thực hiện của mình, kể cả trong trường hợp có một bộ phận chuyên trách chuyên giám sát việc thực hiện công việc của bộ phận mình, để
phát hiện kịp thời các sai sót, giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất do rủi ro tiềm tàng
đã được ngăn chặn ngay tại bộ phận thực hiện, và chức năng kiểm soát của bộ phận
kiểm soát sẽ là màng bảo vệ thứ hai để ngăn chặn rủi ro tiền tàng phát sinh.
Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm phải được xây dựng dựa trên chu trình phát sinh của từng loại nghiệp vụ. Căn cứ vào bản chất của từng loại nghiệp vụ mà ngân hàng bố trí các phịng ban, nhân sự tham gia vào chu trình chứ không phải
là điều ngược lại. Mặt khác, ngân hàng cũng cần quy định rõ tiến độ thực hiện trong
các thủ tục kiểm soát, trách nhiệm cụ thể của các cá nhân, bộ phận khi xảy ra chậm trễ. Cách thức tiếp cận như vậy một mặt giảm sự chồng chéo, mặt khác đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện kịp thời, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống.
Việc phân chia đầy đủ trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận trong ngân hàng có thể thực hiện bằng các biện pháp sau:
+ Quy định trong quy trình hướng dẫn các nghiệp vụ trong ngân hàng
quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận tham gia vào quy trình nghiệp vụ, đặc biệt đối với tất cả các bộ phận tham gia vào quy trình nghiệp vụ đều có trách nhiệm tự kiểm tra, kiểm soát lại kết quả thực hiện của bộ phận mình, kể cả trường hợp có bộ phận kiểm soát riêng chuyên trách việc giám sát việc thực hiện của bộ phận mình. Quy định cụ thể
bằng văn bản này sẽ giúp cho mỗ bộ phận tham gia vào quy trình hiểu
được nhiệm vụ cụ thể của bộ phận mình là gì, từng hành động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến bộ phận khác trong việc hoàn thành mục tiêu.
+ Cụ thể hoá các biện pháp chế tài bằng văn bản (giảm lương, khen thưởng,
đánh giá q trình thực hiện cơng việc, xét thi đua…) và phổ biến rộng
rãi đến từng cán bộ nhận viên liên quan đến trách nhiệm kiểm tra, kiểm
soát lại kết quả thực hiện của bộ phận nghiệp vụ nhằm nâng cao ý thức tự kiểm tra, kiểm soát và thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ của từng nhân viên.
- Định kỳ hàng năm ngân hàng tổ chức các cuộc thi như nhân viên giao dịch
viên giỏi, nhân viên kiểm ngân giỏi, nhân viên kinh doanh giỏi,… để phát động
phong trào học tập và tìm hiểu nghiệp vụ trong toàn thể nhân viên. Đồng thời quy
định bắt buộc mỗi đơn vị đều phải tham gia, và có chính sách khen thưởng, đưa vào
diện quy hoạch đào tạo đối với những cá nhân có thành tích cao.
- Hàng năm ngân hàng đều tổ chức các kỳ thi kiểm tra nghiệp vụ đối với
từng vị trí cơng việc, từng cấp bậc trong ngân hàng. Kết quả kiểm tra là cơ sở để xét
tăng lương, đề bạt, bổ nhiệm lại và ký hợp đồng lại đối với từng cán bộ nhân viên
trong ngân hàng. Hình thức tổ chức cuộc thi có thể là thi trực tiếp hoặc thi trực tuyến.