3.2. Giải pháp để nâng cao hoạt động kiểm soát nội bộ tại ngân hàng TMCP
3.2.6. Giải pháp đối với hoạt động kiểm soát
- Phân công quyền hạn trách nhiệm hợp lý:
Phân công quyền hạn hợp lý dựa trên năng lực làm việc của cán bộ nhân viên, ngân hàng cần quy định rõ hạn mức phê duyệt tín dụng, hạn mức giao dịch cho giao dịch viên, hạn mức phê duyệt của trưởng, phó phịng giao dịch, giám đốc chi nhánh…một cách phù hợp, phụ thuộc vào năng lực, kinh nghiệm làm việc, phẩm chất đạo đức của người thực hiện công việc.
Với mơ hình hiện đại hố, thực hiện theo cơ chế giao dịch một cửa, bảo mật thông tin là vấn đề được đặt lên hàng đầu. Thực tế quy trình vận hành, quản lý, sử dụng và bảo mật tên truy cập còn nhiều sơ hở, do vậy MHB cần chấn chỉnh kịp thời
để tránh được rủi ro tác nghiệp. Cụ thể:
+ Phòng tổ chức cần có sự kết hợp chặt chẽ với Trung tâm công nghệ thông tin: Trong quyết định thuyên chuyển điều động, nghỉ việc tạm thời
hay ngưng công tác, thay đổi nhân viên, phòng tổ chức hành chính phải
gửi kịp thời thơng báo danh sách về các trường hợp trên cho Trung tâm công nghệ thông tin để chỉnh sửa kịp thời User của người sử dụng theo
đúng chức năng quyền hạn được giao; lập danh sách người sử dụng cần
xố khỏi hệ thống theo biểu mẫu quy định trình lãnh đạo phê duyệt và kịp thời gửi về Trung tâm công nghệ thông tin …
+ Trường hợp nhân viên nghỉ phép, nghỉ đột xuất,.. và phải bàn giao mã truy cập cho người thay thế sử dụng thì cần phải có Biên bản bàn giao user cụ thể và rõ ràng trong đó quy định nhiệm vụ và quyền hạn của người nhận bàn giao, biên bản này phải được sự đồng ý và xác nhận của người phụ trách đơn vị. Việc bàn giao này phải được theo dõi trên sổ bàn
giao mã truy cập và mật khẩu cho nhân viên khác trong phòng và cả hai
bên cùng đồng thời ký nhận vào sổ theo dõi. Sau thời gian nghỉ phép cán
bộ nhân viên đi làm lại và nhận lại mã truy cập của mình phải có trách nhiệm thay đổi mật khẩu truy cập, trong trường hợp khơng thay đổi mật khẩu truy cập thì mọi vụ việc phát sinh sau này sẽ thuộc trách nhiệm của nhân viên quản lý mã truy cập.
Định kỳ hàng tháng trưởng phòng thực hiện đối chiếu giữa ngày nhân viên nghỉ trong tháng (trên Bảng chấm công) với sổ theo dõi bàn giao mã truy cập của phòng để đảm bảo nhân viên chấp hành nghiêm túc bảo mật mật khẩu.
- Triển khai thủ tục phân tích, rà sốt lại cơng việc một cách nghiêm túc:
Ngân hàng có quy định bằng văn bản phân công cụ thể trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết, so sánh số liệu thực tế với số kế hoạch, số liệu kỳ
thực hiện với kỳ trước để có thể phát hiện kịp thời những biến động bất thường và
có chính sách điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra.
- Sử dụng bảng đánh giá hệ thống KSNB trong từng chu trình nghiệp vụ cụ thể để đánh giá rủi ro trong từng chu trình, bổ sung những thủ tục kiểm sốt cịn thiếu hay điều chỉnh những thủ tục kiểm sốt khơng phù hợp để kịp thời phát hiện sai sót, tồn tại và cảnh báo rủi ro trong hoạt động của ngân hàng.
3.2.7. Giải pháp đối với thông tin và truyền thông:
Để hệ thống thông tin và truyền thông trong ngân hàng được hiệu quả, ngân hàng cần:
- Đa dạng hố các kênh thơng tin: Ngân hàng không chỉ sử dụng nội bộ các kênh thông tin bên trong mà cần chú trọng cả các kênh thông tin từ bên ngoài như phản hồi của nhà cung cấp từ khách hàng…để xem xét và có sự điều chỉnh thích hợp.
Tổ chức hữu hiệu các kênh thông tin để đảm bảo nhân viên có thể hiểu và nắm bắt các nội quy, chuẩn mực đạo đức của tổ chức, đảm bảo các thông tin được cung cấp kịp thời và chính xác. Thơng tin quan trọng phải kịp thời thường xuyên
được cập nhật để ban lãnh đạo và những người có liên quan có những hành động ứng phó kịp thời.
- Đảm bảo thông tin và truyền thông được truyền đạt kịp thời từ cấp trên đến cấp dưới và từ cấp dưới lên cấp trên để ngân hàng có các biện pháp chấn chỉnh
phù hợp. Nhân viên cần được khuyến khích báo cáo hay đóng góp ý kiến cho các nhà quản lý.
- Bảo mật và an tồn thơng tin: Ngân hàng cần phải bảo mật thông tin nội bộ liên quan đến định hướng kinh doanh, sáng kiến mới, tài liệu nội bộ…để tránh tình trạng nhân viên lạm quyền tiếp cận tài liệu phục vụ cho cá nhân hay tổ chức khác. Ban hành bằng văn bản thể hiện rõ yêu cầu và cơ sở xử phạt. Bên cạnh đó ngân hàng cũng cần có chương trình kế hoạch phịng ngừa đối với sự cố mất thông tin, số liệu khi có thiên tai hoả hoạn…lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu để phòng ngừa việc truy cập của những người khơng có thẩm quyền.
3.2.8. Giải pháp đối với hoạt động giám sát:
Hoạt động giám sát giúp nhà quản lý xác định xem hệ thống KSNB có vận
hành đúng như đã được thiết kế khơng để có sự điều chỉnh cho phù hợp. Để có một hệ thống giám sát hiệu quả, ngân hàng cần:
- Nâng cao tính đồng bộ, tính hiệu quả của các quy định nội bộ đã ban
hành, xây dựng các công cụ để đo lường, cảnh báo rủi ro tức thời, xây dựng cơ chế và công cụ phù hợp để giám sát tính tuân thủ của các Khối nghiệp vụ, các Đơn vị
kinh doanh đồng thời xây dựng chế tài xử lý vi phạm đủ mạnh để răn đe, phòng
ngừa nhằm xây dựng văn hoá tuân thủ tại MHB.
- Thiết kế hệ thống giám sát trong từng quy trình ngiệp vụ cụ thể để nhân viên và các phòng ban giám sát việc thực hiện lẫn nhau, đồng thời quy định rõ trách nhiệm của ban quản lý trong việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện hàng ngày của nhân viên trong phạm vi quản lý của mình. Trên cơ sở kiểm tra, giám sát việc thực hiện của nhân viên để phát hiện ra những chi tiết chưa hợp lý của quy trình, ghi nhận những báo cáo về các khiếm khiết của hệ thống từ nhân viên thực hiện để có thể đưa ra các điều chỉnh kịp thời.
- Xây dựng và củng cố bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có chất lượng và hiệu quả. Muốn vậy, Ban lãnh đạo MHB cần giải quyết một loạt các vấn đề sau:
(1) Về mơ hình, tổ chức của bộ phận kiểm toán nội bộ:
Việc tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ như thế nào tùy thuộc vào quy mô, lĩnh vực kinh doanh, địa bàn hoạt động, cơ cấu tổ chức của ngân hàng. Mỗi ngân hàng cần cân nhắc xem họ cần tổ chức theo mơ hình nào là hợp lý nhất. Theo người viết, MHB hoạt động quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng rãi khắp trên cả nước thì bộ phận kiểm tốn nội bộ nên tổ chức làm 02 cấp:
- Cấp trụ sở chính, có ban kiểm tốn nội bộ, đứng đầu là Trưởng ban kiểm toán nội bộ là người chịu trách nhiệm trước Ban kiểm soát và Hội đồng quản trị MHB về việc điều hành hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên ngành như: Bộ phận kiểm tốn tín dụng, bộ phận kiểm toán kinh doanh ngoại hối, bộ phận kiểm
tốn tài chính và hoạt động kinh doanh khác, bộ phận kiểm toán điện toán. Ban kiểm tốn có nhiệm vụ điều hành hoạt động chung của hệ thống kiểm toán nội bộ, chỉ đạo về mặt kỹ thuật nghiệp vụ, xây dựng các kế hoạch chiến lược về kiểm toán nội bộ cho cả hệ thống và kế hoạch chi tiết cho hoạt động kiểm toán của ban kiểm toán nội bộ. Thực hiện các cuộc kiểm tốn theo kế hoạch đề ra tại trrụ sở chính và tổ chức, cũng như là trực tiếp tham gia các cuộc kiểm toán tại các chi nhánh.
- Cấp chi nhánh (hoặc cấp tỉnh, thành phố) có phịng kiểm tốn nội bộ. Phịng kiểm tốn nội bộ có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch chiến lược về kiểm toán trong chi nhánh mình và kế hoạch chi tiết để đảm bảo tất cả các bộ phận, các hoạt
động nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc sau một thời gian tối thiểu phải được kiểm
toán. Thực hiện kiểm toán theo kế hoạch đề ra. Đồng thời, tham gia các cuộc kiểm toán do ban kiểm tốn tại trụ sở chính tổ chức để kiểm tốn chéo chi nhánh bạn.
(2) Về bố trí nhân sự và đào tạo cán bộ cho bộ phận kiểm toán nội bộ.
- Ban giám đốc cần bố trí nhân sự và cơ sở vật chất cho bộ phận kiểm toán
nội bộ về mặt số lượng cũng như chất lượng phải tương xứng với hình thức và quy mô công việc của họ. Cần phải đảm bảo kiểm tốn viên nội bộ ln có một trình độ nghiệp vụ phù hợp với bước phát triển mới nhất trong quá trình hoạt động và kinh
doanh được kiểm toán. Họ phải có kiến thức chun mơn được cập nhật về kiểm
tốn và hiểu biết tồn diện về lãnh vực được kiểm toán. Như vậy, họ mới có thể thực hiện được cơng tác kiểm toán nội bộ một cách đúng đắn nhất và hiệu quả.
- Cần phải hình thành một mơ hình đào tạo thường xuyên và kiểm tra chất
lượng đội ngũ kiểm tốn viên nội bộ. Cơng tác đào tạo kiểm toán viên nội bộ được
tiến hành trên các lãnh vực: Kiến thức chung về nghiệp vụ ngân hàng, kiến thức về pháp luật, kiến thức về kinh tế, kiến thức chun mơn về lãnh vực kiểm tốn, kiến thức về tin học ngoại ngữ; kỹ năng kiểm toán; kỹ năng giao tiếp.
(3) Đảm bảo tính độc lập của kiểm tốn viên.
- Kiểm toán nội bộ thực hiện nhiệm vụ của mình một cách tự chủ và độc lập, không chịu bất cứ một sự chỉ đạo trong việc lập báo cáo kiểm tra và đánh giá kết quả của kiểm toán.
- Đảm bảo sự phân tách chức năng: khơng giao nhiệm vụ kiểm tốn nội bộ
thực hiện những nhiệm vụ như tham gia trực tiếp vào quy trình hoạt động nghiệp vụ. Kiểm tốn nội bộ phải có một vị trí phù hợp trong nội bộ ngân hàng và thực thi nhiệm vụ của mình một cách khách quan và độc lập.
- Các kiểm toán viên làm việc thường xuyên tại các chi nhánh, nhưng do Hội sở trả lương, chịu sự quản lý và điều hành của Ban kiểm toán nội bộ tại Hội sở MHB, do Hội đồng quản trị quyết định về tiền lương hay đề bạt thuyên chuyển công tác.
(4) Xây dựng kế hoạch kiểm toán và thực hiện kiểm toán cần định hướng theo rủi ro:
- Hoạt động kiểm toán của kiểm toán nội bộ phải bao trùm lên mọi quy
trình hoạt động kinh doanh của ngân hàng, có lưu ý đến quy mơ và mức độ rủi ro
của các mảng hoạt động kinh doanh trong ngân hàng.
- Kiểm toán nội bộ cần xây dựng kế hoạch kiểm toán dài hạn và kế hoạch ngắn hạn. Việc lập kế hoạch kiểm toán phải định hướng theo mức độ rủi ro. Đối với kế hoạch dài hạn cần đảm bảo mọi quy trình hoạt động và kinh doanh của ngân hàng phải được kiểm tra sau một thời gian thích hợp, ít nhất 3 năm/lần. Đối với hoạt
động nhiều rủi ro, những lĩnh vực trọng yếu phải được kiểm toán thường xuyên và
liên tục. Kế hoạch kiểm toán phải được Hội đồng quản trị phê duyệt và phải được ghi chép bằng văn bản.
(5) Thay đổi phương pháp kiểm toán:
Lựa chọn phương pháp kiểm toán phù hợp tuỳ theo mục đích yêu cầu của cuộc kiểm toán. Phương pháp kiểm toán chung nên theo hướng chuyển dịch trong tâm kiểm toán từng trường hợp riêng lẻ sang kiểm toán hệ thống và kiểm toán chức
năng như: kiểm toán việc tổ chức thực hiện quy trình hoạt động, kiểm toán việc điều tiết và quản lý rủi ro, kiểm tốn tính hiệu quả và hiệu lực của các cơ chế kiểm
3.2.9 Các giải pháp nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong việc ngăn ngừa, kiểm soát và quản lý rủi ro tín dụng:
- Phân tích và định lượng một cách đầy đủ các loại rủi ro tín dụng và xây
dựng một quy trình giám sát đầy đủ nhằm hạn chế các loại rủi ro tín dụng:
+ Khi xây dựng chính sách tín dụng và đề ra loạt sản phẩm cho vay nào, ngân hàng cần dự báo các loại rủi ro tín dụng, mức độ rủi ro và khả năng xảy ra rủi ro của từng loại hình cho vay, sản phẩm cho vay, đối tượng vay và lĩnh vực vay;
+ Trong quá trình hoạt động, ngân hàng phải thường xuyên đánh giá lại các loại rủi ro tín dụng về số lần xảy ra, tính chất, mức độ thiệt hại và các biện pháp khắc phục, hạn chế, đặc biệt cần xem xét kỹ các loại rủi roxảy ra mà ngân hàng không khắc phục được. Để làm được điều này, cần phải có sự phối hợp và trao đổi thơng tin hiệu quả giữa các cán bộ quản lý rủi ro, kiểm toán nội bộ và cán bộ kinh doanh trong toàn hệ thống MHB. + Cần đánh giá về khả năng có thể hạn chế được các rủi ro trên các mặt:
trình độ và phẩm chất đạo đức của cán bộ kinh doanh, tính chất các sản phẩm vay của ngân hàng, các điều kiện đảm bảo, đối tượng cho vay va
năng lực pháp lý, giám sát của cấp điều hành để định lượng khả năng xảy
ra các loại rủi ro một cách hợp lý.
- Xây dựng quy trình giám sát cho từng loại rủi ro trọng yếu. Các nguyên tắc giám sát là luôn luôn phải có sự kiểm tra độc lập q trình thực hiện nghiệp vụ tín dụng và có sự phân tích lại hoạt động tín dụng trên phương diện tổng thể danh mục cho vay, trên từng loại hình vay và từng khoản vay cụ thể.
- Mỗi khi ngân hàng phát sinh các khoản nợ xấu, bộ phận kiểm toán nội bộ và bộ phận quản lý, giám sát tín dụng cần phối hợp với nhau để thực hiện nhằm soi rọi lại chính sách tín dụng của ngân hàng, những sơ hở trong quy trình tín dụng và các bài học cần rút ra.
- Hoàn thiện hệ thống đánh giá tín dụng của MHB dựa trên các yếu tố định
Sử dụng hệ thống đánh giá tín dụng là cơ sở thống nhất để ra quyết định tín dụng trong tồn hệ thống MHB.
- Kiểm soát kết quả định giá tài sản đảm bảo, xác minh tình trạng thực tế của tài sản đảm bảo:
+ Đối với tài sản đảm bảo là bất động sản, ngân hàng nên nghiên cứu xây
dựng Bảng giá đất thị trường của từng khu vực. Kiểm tra lại kết quả định giá, cấp thẩm quyền sẽ áp giá cho từng loại bất động sản sau khi đối chiếu với các giấy tờ sở hữu về vị trí, diện tích.
+ Đối với tài sản đảm bảo là động sản (máy móc thiết bị, phương tiện vận
tải, tàu biển), quy định nhân viên thẩm định phải chụp hình hiện trạng, mơ tả tình trạng hoạt động của tài sản thu thập và các chứng cứ có liên quan. Trong trường hợp ngân hàng phát hiện tài sản được cầm cố sau đó có sự khác biệt sp với mô tả ban đầu, nhân viên thẩm định phải chịu trách nhiệm nếu có sai phạm.
- Xây dựng hệ thống cảnh báo sớm về các khoản vay có vấn đề:
+ Định kỳ hàng tháng cán bộ kinh doanh phải báo cáo về tình trạng khách
hàng vay, tài sải bảo đảm, tình hình giải ngân và thanh toán trong kỳ của