Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo trong hiệu quả hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với bốn
yếu tố chính: mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ.
1.4.1 Mơi trường kiểm sốt:
Mơi trường kiểm sốt là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn bộ các nhân tố bên trong đơn vị và bên ngồi đơn vị có tính mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ
liệu của các loại hình KSNB.
- Các nhân tố bên trong mơi trường kiểm sốt bao gồm: Đặc thù về quản lý,
cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, cơng tác kế hoạch, và Ủy ban kiểm soát.
- Các nhân tố bên ngoài mơi trường kiểm sốt bao gồm: Sự kiểm sốt của các
cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước,..
Các nhân tố trong mơi trường kiểm sốt bao gồm:
Đặc thù về quản lý:
Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành
hoạt động đơn vị của nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm sốt trong đơn vị. Bởi vì, chính các nhà quản lý này, đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm sốt sẽ áp dụng tại đơn vị.
Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong đơn vị sẽ góp phần tạo ra mơi trường kiểm soát tốt. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các
nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm sốt trên tồn bộ hoạt động của đơn vị, khơng bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời khơng có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao
nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
1.4.2 Hệ thống kế toán:
Hệ thống kế toán là các qui định về kế toán và các thủ tục kế tốn mà đơn vị
ln chuyển chứng từ đóng vai trị quan trọng trong cơng tác kiểm sốt nội bộ của
đơn vị.
Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết:
- Tính có thực: cơ cấu kiểm sốt khơng cho ghi chép những nghiệp vụ khơng
có thực vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn: đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.
- Tính đầy đủ: đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh.
- Sự đánh giá: đảm bảo khơng có sai phạm trong trong việc tính tốn các
khoản giá và phí.
- Sự phân loại: đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài
khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế tốn.
- Tính đúng kỳ: đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện
kịp thời theo quy định.
- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế tốn được ghi nhận
vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của đơn vị.
1.4.3 Các thủ tục kiểm sốt:
Các thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.
Các thủ tục kiểm soát được xây dựng trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng và chế độ ủy quyền.
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều người trong bộ phận.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: quy định sự cách ly thích hợp trong về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: để tn thủ tốt các q trình kiểm sốt, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn.
- Bảo quản tài sản, tài liệu sổ sách và giữ bí mật thơng tin:
Bảo vệ và quản lý tài sản, tài liệu sổ sách và giữ bí mật thơng tin là những nội dung quan trọng của các thủ tục kiểm soát. Một hệ thống kiểm sốt tốt phải có các nội dung, biện pháp cụ thể để bảo vệ an toàn, quản lý khoa học tài sản và những ghi
chép, nơi cất giữ an toàn, quy chế sử dụng,..
1.4.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ:
Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết kế trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị.
Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB của đơn vị, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt
động của đơn vị, bao gồm cả tính hiệu lực của việc thiết kế và vận hành các chính
sách và các thủ tục KSNB; là công cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của ngân hàng.
Có thể nói, kiểm tốn nội bộ là cơng cụ giúp phát hiện và cải tiến những
điểm yếu của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của ngân hàng, nhận diện và dự
báo những rủi ro có thể xảy ra thơng qua việc đánh giá tính đầy đủ, hiệu quả và hiệu lực của hệ thống kiểm tra, KSNB.
1.5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ:
KSNB khơng chỉ dừng lại ở quan điểm truyền thống là tập trung vào vấn đề tài chính. KSNB hiện nay cịn tập trung nhiều vào quản lý rủi ro, mở rộng các yêu
cầu về tuân thủ ra các vấn đề phi tài chính khác. KSNB hiện đại cũng chuyển từ kiểm soát sang xu hướng cải tiến quy trình.
Một hệ thống KSNB hiệu quả giúp đơn vị tránh được những rủi ro ngoài kỳ vọng; giúp giảm rủi ro thiệt hại đến uy tín và danh tiếng của đơn vị; đảm bảo việc tuân thủ với các quy định về pháp lý, chính sách và các quy định, thủ tục nội bộ; góp phần duy trì một hệ thống báo cáo tài chính và quản lý đáng tin cậy. Để đạt
hiệu quả, hoạt động kiểm sốt cần phải được tích hợp vào các quy trình kinh doanh và phục vụ cho cả hai mục đích tuân thủ và nâng cao hoạt động.
Tối ưu hóa hệ thống KSNB là một quá trình được thực hiện trên quy mơ
tồn đơn vị, đòi hỏi sự phối hợp của các bộ phận. Để thực hiện được mục tiêu tối ưu hóa hệ thống KSNB, đơn vị cần xác định được mức độ hoàn thiện của hệ thống KSNB hiện tại cũng như mong muốn trong tương lai. Đơn vị cũng cần xem xét đến các lợi ích mang lại và chi phí bỏ ra để hoàn thiện hệ thống này.
Việc tối ưu hóa hệ thống KSNB được thực hiện qua 4 giai đoạn như sau:
Giai đoạn 1: Đánh giá hiện trạng hệ thống KSNB. Đánh giá hiệu quả của các điểm kiểm soát, khả năng ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro đối với đơn vị. Phạm vi đánh giá bao gồm: tính hợp lý trong việc thiết kế các điểm kiểm soát giúp giảm
thiểu rủi ro đối với đơn vị và quy trình có liên quan; tính hiệu lực trong việc thực hiện triển khai các điểm kiểm soát và ảnh hưởng của việc khơng tn thủ các điểm kiểm sốt.
Giai đoạn 2: Xác định các thiếu hụt. Đơn vị cần tiến hành so sánh thực tế về KSNB tại đơn vị với thơng lệ kiểm sốt của ngành nhằm xác định những điểm thiếu hụt/kém hiệu quả trong kiểm sốt. Ngồi ra, cần phân tích nguyên nhân của các thiếu hụt/kém hiệu quả nói trên và hậu quả tương ứng.
Giai đoạn 3: Đưa ra các giải pháp hoàn thiện. Ở giai đoạn này, sau khi đã
tìm kiếm các giải pháp cải tiến phù hợp dựa trên việc xác định và phân tích các thiếu hụt cũng như sự kém hiệu quả trong việc thực hiện các kiểm sốt trên phạm vi tồn đơn vị.
Giai đoạn 4: Thực hiện các giải pháp. Đơn vị cần xác định mức độ ưu tiên của các giải pháp dựa trên thơng lệ kiểm sốt tốt nhất và các yêu cầu chiến lược khác cũng như khả năng thực hiện các cải tiến này để có thể xây dựng và thực hiện kế hoạch hành động phù hợp và hiệu quả nhất.
1.6. Kiểm soát nội bộ trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàng thương mại:
1.6.1 Hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại:
Theo Luật các tổ chức tín dụng năm 2010, ngân hàng là loại hình tổ chức tín dụng có thể được thực hiện tất cả các hoạt động ngân hàng theo quy định của luật này. Theo tính chất và mục tiêu hoạt động, các loại hình ngân hàng bao gồm: Ngân
hàng thương mại, ngân hàng chính sách và ngân hàng hợp tác xã.
Ngân hàng thương mại là loại hình ngân hàng được thực hiện tất cả các hoạt động ngân hàng và các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của Luật các tổ
chức tín dụng nhằm mục tiêu lợi nhuận.
Hoạt động ngân hàng với các sản phẩm dịch vụ truyền thống như:
- Nhận tiền gửi khơng kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn, tiền gửi tiết kiệm và các loại tiền gửi khác.
- Phát hành chứng chỉ tiền gửi, kỳ phiếu, tín phiếu, trái phiếu để huy động vốn trong nước và nước ngồi.
- Cấp tín dụng dưới các hình thức sau đây: Cho vay;
Chiết khấu, tái chiết khấu công cụ chuyển nhượng và giấy tờ có giá khác;
Phát hành thẻ tín dụng;
Bao thanh toán trong nước; bao thanh toán quốc tế đối với các ngân
hàng được phép thực hiện thanh tốn quốc tế;
Các hình thức cấp tín dụng khác sau khi được Ngân hàng Nhà nước chấp thuận.
- Mở tài khoản thanh toán cho khách hàng. - Cung ứng các phương tiện thanh toán. - Cung ứng các dịch vụ thanh toán sau đây:
Thực hiện dịch vụ thanh toán trong nước bao gồm séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thư tín dụng, thẻ ngân hàng, dịch vụ thu hộ và chi hộ;
Thực hiện dịch vụ thanh toán quốc tế và các dịch vụ thanh toán khác sau
khi được Ngân hàng Nhà nước chấp thuận.
Ngày nay hoạt động ngân hàng ngày càng phát triển theo hướng trở thành tập
đồn gồm nhiều cơng ty con trực thuộc cung cấp các dịch vụ tài chính. Do đó sản
phẩm dịch vụ ngân hàng cũng ngày càng đa dạng như quản lý quỹ, cho thuê tài chính, kinh doanh chứng khốn, tư vấn tài chính, cung cấp dịch vụ bảo hiểm,… Các ngân hàng càng có nhiều sản phẩm dịch vụ mới và mở rộng phạm vi hoạt động kinh
doanh trong nước và nước ngồi để đáp ứng nhu cầu của khách hàng thì rủi ro trong
hoạt động ngân hàng ngày càng gia tăng.
1.6.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong hoạt động Ngân hàng thương mại:
KSNB là quá trình được thực hiện bởi Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và toàn thể các nhân viên trong tổ chức. Đây khơng đơn thuần là một thủ tục hay một
chính sách được thực thi tại một thời điểm nhất định mà là một quá trình có tính
liên tục ở mọi cấp của Ngân hàng.
Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc có trách nhiệm tạo ra mơi trường thuận lợi nhằm làm cho KSNB hoạt động hữu hiệu và giám sát thường xuyên hoạt động này; bất cứ nhân viên nào của Ngân hàng này đều phải tham gia vào quá trình này.
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động.
- Sự tin cậy, đầy đủ và kịp thời của thơng tin tài chính và quản trị. - Sự tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.
Với mục tiêu thứ nhất, nhà quản lý ngân hàng mong muốn là chính sách mà
họ đưa ra phải được đảm bảo về tính hiệu lực và hiệu quả nghĩa là đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực của ngân hàng, kể cả nguồn nhân lực một cách tối ưu; đảm bảo sự trung thực và độ tin cậy của các thông tin hoạt động của ngân hàng việc bảo vệ tài sản và thông tin của ngân hàng; đảm bảo việc bảo quản tài sản; thực hiện thành cơng các chính sách, hồn thành các mục tiêu hoạt động của ngân hàng.
Mục tiêu thứ hai, các nhà quản lý ngân hàng mong muốn là các báo cáo tài
chính phải được lập và trình bày theo đúng quy định của pháp luật. Đây là một vấn
đề thuộc trách nhiệm của nhà quản lý. Nếu thơng tin tài chính khơng trung thực, nhà
quản lý có thể phải chịu trách nhiệm trước nhà nước hoặc các bên thứ ba về các tổn thất gây ra cho họ.
Mục tiêu thứ ba, các nhà quản lý của ngân hàng mong muốn là mọi hoạt
động của ngân hàng phải được đảm bảo tuân thủ theo pháp luật và các quy định
hiện hành.Tính tuân thủ mà các nhà quản lý đòi hỏi ở đây bao gồm hai vấn lớn là tuân thủ luật pháp, quy định của nhà nước cũng như là chấp hành các chính sách thủ tục của đơn vị.
Để thực hiện ba mục tiêu quản trị trên, về cơ bản các nhà quản lý cần phải
thiết lập, thực hiện thường xuyên kiểm tra và đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục này có thực hiện được những mục tiêu mong muốn hay không. Như vậy q trình trình thực hiện kiểm sốt nội bộ được thực hiện qua các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục được các nhà quản lý thiết lập tại đơn vị.
Việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ vừa nêu không chỉ phụ thuộc vào nhà quản lý, mà còn chịu ảnh hưởng rất lớn bởi Hội đồng quản trị và các nhân viên khác
trong đơn vị. Hội đồng quản trị có thể tác động đến các chính sách và quan điểm kiểm soát của nhà quản lý. Các nhân viên trong đơn vị chính là người thực hiện các thủ tục kiểm soát hàng ngày.
Kiểm soát nội bộ được nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi loại hoạt động và kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn trong các chức năng tài chính và kế tốn mà phải kiểm sốt mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất… như vậy kiểm sốt nội bộ khơng thể là hệ thống kỹ thuật đơn thuần, cũng
như khơng thể cho rằng kiểm sóat nội bộ thuộc về các nhà quản lý. Kiểm sóat nội bộ phải là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm sốt các hoạt động, vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung.
Tại những đơn vị có quy mơ lớn, nhiều chi nhánh như ngân hàng thì kiểm