2.2.2.4 .Quản lý trả về
3.2. Các giải pháp hoàn thiện hoạt động chuỗi cung ứng
3.2.2.3. Giải pháp về thời gian giao hàng đúng hẹn
Những nguyên nhân nổi trội gây ra giao hàng không đúng hẹn là :
Đơn hàng mùa cao điểm hay bị trễ ( lễ, tết..)
Một số đơn hàng khơng có tồn kho tại Việt Nam thường hay trễ Khơng thực hiện được cam kết giao hàng với khách hàng theo hợp
đồng
Từ đó đề xuất các giải pháp như sau :
a) Đối với đơn hàng mùa cao điểm, công ty cần chủ động làm việc với đơn vị
vận chuyển về các vấn đề
Cam kết lại thời gian giao hàng chính xác với khách hàng, phân hai lọai thời gian cam kết : Thời gian giao hàng binh thường và thời gian giao hàng mùa cao
điểm. Như vậy khách hàng sẽ chủ động sắp xếp công việc và nhu cầu của họ hơn.
Trước đây công ty cam kết với khách hàng một lọai thời gian duy nhất, do vậy vào
mùa cao điểm khách hàng thường hay bị động và khơng hài lịng khi đơn hàng hay bị trễ xa so với thời gian cam kết bình thường
Thiết lập kênh thơng tin đặc biệt cho khách hàng và mùa cao điểm. Những đợt giao hàng vào mùa cao điểm của phương tiện vận tải, đơn vị vận chuyển sẽ thiết lập kênh thông tin đăc biệt cho công ty cũng như khách hàng của công ty. Kênh thông tin đặc biệt này bao gồm những nội dung:
Cập nhập thường xuyên tình trạng vận chuyển hàng : 2 lần/ ngày Liên lạc ngay khi có bất kỳ sự cố gì có nguy cơ gây trễ hàng
Điều này giúp cho khách hàng chủ động sắp xếp cơng việc của mình, và tăng sự
b) Đối với đơn hàng khơng có tồn kho tại Việt Nam , công ty cần xem xét lại
hệ thống Tồn Kho định kỳ.
Công ty chủ động liên lạc với khách hàng để thu thập tình hình nhu cầu
nguyên vật liệu để cân nhắc tồn kho :
Mặt hàng nào khách hàng đề xuất tồn kho, nhu cầu là bao nhiêu
Tỷ lệ khách hàng cần tăng lượng tồn kho để rút ngắn thời gian giao hàng Dựa vào kết quả thảo luận về tồn kho với khách hàng, công ty làm việc với Trung Tâm phân phối khu vực ASEAN và tiến hành đề xuất tồn kho các sản phẩm có nhu cầu cao theo từng quý
c) Cải tiến việc thực hiện Cam kết giao hàng trong Hợp đồng
Đối với các đơn hàng là dự án, nhân viên kinh doanh thường gửi báo giá cho
khách hàng chứ không phải bộ phận CSKH, vì giá bán sẽ được tính trọn gói theo dự án.
Trong báo giá thời gian giao hàng được nhân viên kinh doanh ước lượng theo thời
gian chuẩn ban đầu để đưa ra mà không xem xét đầy đủ các thông tin liên quan .Do
vậy dẫn đến tình trạng thời gian giao hàng thực tế đã không đáp ứng được theo thời
gian mà nhân viên kinh doanh đã cam kết trong hợp đồng
Từ đó đề ra giải pháp ,
Thiết lập khung hợp đồng chuẩn của bộ phận CCC, khi làm việc với khách hàng yêu cầu tịan cơng ty đều sử dụng đính kèm khung hợp đồng chuẩn này, nếu cần sẽ thêm các điều khỏan khác bổ sung dựa trên hợp đồng chuẩn này.
Hợp đồng khung của bộ phận CCC đưa ra các đề mục rõ ràng về điều kiện và thời gian giao hàng cũng như các chính sách bảo hành cụ thể.
Khác với trước đây, các bộ phận kinh doanh sử dụng hợp đồng riêng cho Dự án,
và hợp đồng này không được thông qua bộ phận CCC