6. Kết cấu nội dung
1.4. Tổng quan về chu trình kinh doanh của đơn vị (3)
Chu trình kinh doanh là tập hợp các hoạt động diễn ra theo một trình tự và liên quan đến một nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm: Chu trình
mua hàng - thanh tốn; Chu trình sản xuất; Chu trình bán hàng – thu tiền; Chu trình nhân sự; Chu trình tài chính.
Mối quan hệ giữa các chu trình được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ chu trình kinh doanh của đơn vị
Sản phẩm Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu
Nguyên vật liệu Tiền
Dữ liệu
Tiền
Tiền Nhân cơng
Như vậy, các chu trình trong hoạt động kinh doanh của đơn vị có mối quan hệ mật thiết với nhau, đảm bảo cho việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị. Đầu ra của chu trình trước là đầu vào của chu trình sau. Vì vậy, chỉ cần một chu trình nào đó bị
Chu trình sản xuất Chu trình nhân sự Chu trình mua hàng – thanh tốn Chu trình tài chính Chu trình bán hàng – thu tiền Hệ thống ghi sổ - lập báo cáo
(4) Marshall B. Rommey and Paul John Steinbart, 2006. Accounting Information gián đoạn thì sẽ gây ảnh hưởng dây chuyền đến tồn bộ quá trình kinh doanh. Cụ thể:
Đầu vào của chu trình doanh thu là sản phẩm tạo ra từ chu trình sản xuất, chu trình này bán sản phẩm và thu tiền. Tiền thu được là đầu vào của chu trình tài chính để mua máy móc, thiết bị, đầu tư dự án,… để tạo ra lượng tiền lớn hơn đảm bảo cho nhu cầu mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị, hay nói cách khác là đáp ứng cho đầu vào của chu trình mua hàng – thanh tốn. Đồng thời, tiền tạo ra từ chu trình tài chính cũng là đầu vào cho chu trình nhân sự để thuê mướn nguồn lao động cần thiết, đáp ứng cho chu trình sản xuất cùng với các nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ được tạo ra từ chu trình mua hàng – thanh tốn. Chu trình sản xuất tạo ra các sản phẩm là đầu vào của chu trình doanh thu. Q trình cứ thế tiếp tục tuần hồn.
Nếu chu trình mua hàng – thanh tốn khơng đáp ứng đủ lượng ngun vật liệu, hàng hóa cho sản xuất, chất lượng hàng không đảm bảo, hoặc đến chậm trễ so với kế hoạch sẽ làm cho hệ thống sản xuất bị gián đoạn, ảnh hưởng đến việc tạo ra doanh thu. Từ đó, kế hoạch đầu tư máy móc, thiết bị, mua nguyên vật liệu, trả lương nhân viên phục vụ quá trình sản xuất tiếp theo sẽ đình trệ theo… Nếu khơng có chính sách và biện pháp kịp thời, đơn vị có thể rơi vào tình trạng thua lỗ, phá sản. Do vậy, quá trình kiểm sốt hoạt động của đơn vị nói chung và từng chu trình nói riêng một cách chặt chẽ, nhanh chóng phát hiện và có biện pháp xử lý đối với các sai sót hay rủi ro có ý nghĩa rất quan trọng. Đặc biệt, đối với các đơn vị sản xuất và thương mại, cần quan tâm nhiều hơn đến việc kiểm sốt chu trình mua hàng – thanh tốn và chu trình bán hàng – thu tiền để hạn chế các sai sót, rủi ro liên quan đến chu trình cũng như các chu trình khác xuống mức thấp nhất có thể.
1.5. Khái qt chu trình mua hàng – thanh tốn(4)
Theo Rommey và Steinbart, 2006, chu trình mua hàng – thanh tốn bao gồm các quyết định và các q trình cần thiết để có hàng hố, dịch vụ cho quá trình hoạt động của đơn vị, thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về dịch vụ hay hàng hóa nhận được.
1.5.1. Các chức năng của chu trình mua hàng - thanh tốn
Chu trình mua hàng - thanh toán gồm bốn chức năng sau đây:
- Mua hàng: Chức năng mua hàng bao gồm các công việc:
+ Lập đề nghị mua hàng: Bộ phận sử dụng hàng hố căn cứ tình
hình tồn kho thực tế sẽ lập bảng đề nghị mua hàng nêu rõ số lượng, chủng loại hàng cần được cung cấp, cũng như mục đích sử dụng hàng hố, gửi đến bộ phận mua hàng xét duyệt và thực hiện mua hàng.
+ Xét duyệt đề nghị mua hàng: Căn cứ vào đề nghị mua hàng nhận
được từ bộ phận sử dụng, bộ phận có chức năng xét duyệt tiến hành kiểm tra tình hình tồn kho thực tế của đơn vị, ra quyết định mua hoặc khơng mua hàng hố và thông báo cho bộ phận sử dụng hàng hoá. Chức năng xét duyệt mua hàng giúp đảm bảo hàng hố được mua theo các mục đích đã được phê duyệt, tránh việc mua quá nhiều hoặc mua những hàng hố khơng cần thiết.
+ Lập đơn đặt hàng: Sau khi đề nghị mua hàng đã được duyệt, đơn đặt hàng sẽ
được lập, trình bộ phận có thẩm quyền xét duyệt và gửi cho người bán để thông báo chi tiết về hàng hoá, mức giá, thời gian giao hàng cụ thể mà bên mua yêu cầu.
- Nhập kho: Việc nhận hàng từ nhà cung cấp là điểm quyết định trong chu
trình. Vì tại đây, đơn vị sẽ thừa nhận lần đầu khoản nợ liên quan trên sổ sách kế toán của đơn vị. Khi hàng hoá được nhận, q trình kiểm sốt thích hợp địi hỏi sự kiểm tra cả mẫu mã, số lượng và chất lượng.
- Ghi nhận: Việc phản ánh đúng đắn giá trị hàng nhập kho, nợ phải trả người bán trên sổ sách của đơn vị địi hỏi việc ghi nhận phải được thực hiện chính xác và kịp thời.
- Thanh toán: Q trình thanh tốn được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi (UNC)
hoặc phiếu chi. Quá trình này yêu cầu hồ sơ thanh toán được kiểm tra và xét duyệt đầy đủ, thanh tốn đúng món hàng, đúng nhà cung cấp và đúng thời hạn.
Bốn chức năng trên của chu trình mua hàng – thanh tốn có mối quan hệ mật thiết với nhau, chức năng sau nối tiếp chức năng trước. Do đó, để KSNB tốt chu trình này thì mỗi chức năng phải được kiểm sốt chặt chẽ, các bộ phận có liên quan phải đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
1.5.2. Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng – thanh tốn
Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng – thanh tốn gồm: - Người khơng có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được.
- Nhân viên mua hàng có thể thơng đồng với nhà cung cấp để nhận khoản hoa hồng hoặc chiết khấu thương mại.
- Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng về: số lượng, chất lượng, quy cách. - Nhà cung cấp có thể phát hành hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị.
- Kế toán thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc thanh tốn trùng hóa đơn,… - Ghi nhận khơng đúng giá trị hàng tồn kho, công nợ phải trả nhà cung cấp.
1.5.3. Hệ thống chứng từ và báo cáo kế tốn trong chu trình mua hàng - thanh toán
1.5.3.1. Chứng từ sử dụng trong chu trình mua hàng – thanh tốn
Trong chu trình mua hàng – thanh tốn, các chứng từ được sử dụng gồm:
- Phiếu yêu cầu hàng hoá: Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong
đơn vị khi có nhu cầu về hàng hóa, bao gồm các thơng tin như: mục đích sử dụng, mã hàng, tên hàng, qui cách, số lượng, yêu cầu về thời gian nhận hàng,… Phiếu yêu cầu hàng hoá sẽ đảm bảo hàng hoá được mua đúng lúc và đúng mục đích sử dụng, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hoặc mua hàng quá nhiều, dẫn đến hàng hóa ứ đọng mất phẩm chất.
Phiếu yêu cầu hàng hố sau khi được xét duyệt bởi người có thẩm quyền sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng để tiến hành lập đơn đặt hàng.
- Đơn đặt hàng: Căn cứ trên phiếu yêu cầu hàng hoá đã được phê duyệt, bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu đối với những trường hợp đặc biệt. Chứng từ này nhằm thông báo cho nhà cung cấp thơng tin hàng hố mà đơn vị cần mua: tên hàng, số lượng, chủng loại, giá cả,… để nhà cung cấp chuẩn bị hàng hoá đáp ứng yêu cầu của bên mua.
- Giấy xác nhận đơn hàng: Nhà cung cấp căn cứ vào đơn đặt hàng của đơn vị gửi đến, cân đối tình hình hàng hố mình đang có, sẽ gửi giấy xác nhận đơn hàng cho đơn vị nhằm thông báo với đơn vị về việc sẵn sàng cung cấp các hàng hoá như đơn vị đã yêu cầu.
- Hợp đồng kinh tế: Sau khi gửi thông báo xác nhận đơn hàng đến đơn vị mua hàng, hợp đồng kinh tế sẽ được lập, thể hiện rõ các điều khoản thỏa thuận giữa hai bên trong giao dịch mua bán. Chứng từ này là cơ sở pháp lý cao nhất để thể hiện quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan, là cơ sở để giải quyết các tranh chấp xảy ra nếu có.
- Biên bản giao nhận hàng hoá: Sau khi thoả thuận hợp đồng hoàn tất, nhà
cung cấp giao hàng cho đơn vị mua. Khi nhận hàng hoá từ nhân viên giao hàng, người giám sát của bộ phận nhận hàng so sánh số lượng, chủng loại hàng nhận được với đơn đặt hàng đã duyệt và ký nhận vào biên bản giao hàng. Chứng từ này nhằm xác nhận nhà cung cấp đã thực hiện việc giao hàng theo đúng yêu cầu của đơn vị mua.
- Hoá đơn mua hàng: Thể hiện đầy đủ các nội dung như: tên, số lượng, chủng loại hàng hóa, đơn giá, tổng tiền thanh tốn, các điều khoản thanh toán… Chứng từ này có tác dụng xác nhận hàng hố đã được chuyển giao cho bên mua và trách nhiệm thanh toán cho nhà cung cấp.
- Phiếu nhập kho: Căn cứ vào các chứng từ trên, bộ phận có chức năng lập phiếu nhập kho, ghi nhận giá trị hàng tồn kho và công nợ phải trả nhà cung cấp.
- Chứng từ thanh toán: Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, giấy xác nhận đơn hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, hoá đơn, bộ phận kế toán phải trả lập bộ chứng từ thanh tốn, gửi cho người có thẩm quyền phê duyệt thanh toán. Chứng từ thanh toán là chứng từ được sử dụng thường xuyên trong một đơn vị, là phương tiện để ghi chép và kiểm sốt mua hàng. Nó khơng chỉ là cơ sở để ghi chép trong nhật ký mua hàng hoặc chứng từ ghi sổ mà còn là cơ sở cho việc chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp.
- Giấy báo nợ (phiếu chi): Chứng từ này có tác dụng ghi nhận việc thanh tốn
của bên mua cho nhà cung cấp.
Ngoài ra, trong một số trường hợp trả lại hàng, phiếu xuất kho cũng được đơn vị mua sử dụng để xuất hàng trả lại cho bên bán.
1.5.3.2. Báo cáo trong chu trình mua hàng – thanh tốn
Trong chu trình mua hàng – thanh tốn, các báo cáo sau đây thường được sử dụng để phục vụ công tác kiểm soát.
(5) Marshall B. Rommey and Paul John Steinbart, 2006. Accounting Information
- Báo cáo nhập hàng: Do bộ phận kho lập gửi bộ phận kế toán. Báo cáo
này nhằm mục đích xác nhận số lượng, chủng loại, quy cách, làm cơ sở cho bộ phận kế toán ghi nhận hàng tồn kho cùng với các chứng từ khác.
- Bảng kê nghiệp vụ: Đây là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo
định kỳ: 1 tuần, 1 tháng,… ví dụ: báo cáo hố đơn mua hàng, báo cáo phiếu nhập kho, báo cáo chứng từ trả tiền,… Các báo cáo này nhằm kiểm soát việc cập nhật các nghiệp vụ liên quan đến việc mua hàng – thanh tốn một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác.
- Báo cáo cơng nợ phải trả: Liệt kê tất cả nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền hàng với từng người bán, tổng số nợ cịn phải thanh tốn. Báo cáo này có tác dụng đối chiếu với người bán, phát hiện những gian lận hoặc sai sót kế tốn, đồng thời giúp đơn vị hoạch định chính sách thanh tốn.
- Báo cáo u cầu tiền mặt: Phân tích khoản phải trả đến hạn của từng nhà cung cấp, giúp bộ phận thanh tốn có kế hoạch cân đối nguồn tiền chi cho phù hợp.
1.6. Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền(5)
Theo Rommey và Steinbart, 2006, bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa qua q trình trao đổi hàng – tiền. Chu trình bán hàng – thu tiền bắt đầu từ việc yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền.
Đối với các đơn vị kinh doanh, chu trình bán hàng - thu tiền là một chu trình quan trọng. Đơn vị có bán được hàng hố, dịch vụ hay khơng, nợ phải thu có được kiểm sốt tốt khơng, có bị tổn thất tài sản khơng,… là mối quan tâm của nhà quản lý vì nó là nhân tố chính quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Chu trình này có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như: hàng hoá, tiền, nợ phải thu,… Đây là những đối tượng dễ bị tham ô, chiếm dụng.
Trong điều kiện cạnh tranh gây gắt như hiện nay thì việc tất yếu để có khách hàng là đơn vị phải mở rộng bán chịu. Do đó, nợ phải thu thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản của đơn vị và mức độ xảy ra gian lận, sai sót ở chu trình này cũng khá cao so với các chu trình khác.
1.6.1. Các chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm bốn chức năng sau đây:
- Nhận đơn đặt hàng và xét duyệt đơn hàng của ngƣời mua: Người mua
có thể đặt hàng qua phiếu yêu cầu hàng, điện thoại hoặc email. Căn cứ vào đơn đặt hàng, bộ phận có chức năng xét duyệt bán hàng sẽ xem xét, ra quyết định đồng ý hoặc từ chối đơn đặt hàng và thông báo cho khách hàng.
- Giao hàng: Sau khi thông báo chấp nhận đơn hàng của người mua, đơn vị
thực hiện các thủ tục giao hàng. Vào lúc giao hàng, các chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hoá đơn vận chuyển hay vận đơn.
- Ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ phải thu khách hàng: Sau
khi thực hiện giao hàng cho bên mua, đơn vị thực hiện xuất hoá đơn bán hàng, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: phản ánh doanh thu, giá vốn, cơng nợ phải thu khách hàng, thuế (nếu có).
- Thu tiền: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng, ghi sổ kế toán,
các nghiệp vụ bán hàng cần thực hiện tiếp các chức năng theo dõi nợ phải thu để kiểm soát một cách chặt chẽ việc thu tiền.
1.6.2. Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền có thể xảy ra các gian lận và sai sót sau đây: - Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt. - Đồng ý bán hàng nhưng khơng có khả năng cung ứng.
- Giao hàng khi chưa được phê duyệt.
- Ghi sai thơng tin hàng hóa trên hóa đơn về số lượng, chủng loại, đơn giá. - Bán hàng cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, khơng thu được tiền.
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều định mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng khiến đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
- Theo dõi nhầm cơng nợ khách hàng, món hàng, thời hạn thanh toán,… - Ghi nhận doanh thu sai niên độ kế tốn.
- Tiền bán hàng hóa bị chiếm dụng.