6. Kết cấu nội dung
2.5. Đánh giá thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng thanh tốn và chu trình
2.5.2. Chu trình bán hàng thu tiền
2.5.2.1. Mơi trƣờng kiểm sốt
2.5.2.1.1. Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Đơn vị đã thiết lập yêu cầu về sự tuân thủ quy định trong việc bảo vệ tài sản có liên quan đến chu trình như: hàng hóa, tiền thu được từ bán hàng, yêu cầu về sự tuân thủ trong khu vực bán hàng.
Chu trình cịn tồn tại áp lực về doanh thu, dẫn đến rủi ro phát sinh các gian lận của nhân viên trong việc tuân thủ quy định về phạm vi bán hàng, gây khó khăn cho việc điều hành, giám sát công tác bán hàng của VTT. Đặc biệt, đối với các sản
phẩm Vinaphone, việc bán hàng ra khỏi địa bàn tỉnh ảnh hưởng đến các khoản doanh thu nội bộ được hưởng từ công ty chủ dịch vụ, cụ thể là doanh thu khuyến khích kinh doanh hiệu quả dịch vụ Vinaphone trên địa bàn, được tính tốn như sau:
Doanh thu khuyến khích = (tổng tiêu dùng tài khoản chính trên địa bàn năm sau – tổng tiêu dùng tài khoản chính trên địa bàn năm trước) * 20%.
Như vậy, việc bán các sản phẩm Vinaphone ra khỏi địa bàn tỉnh sẽ dẫn đến tổng tiêu dùng tài khoản chính trên địa bàn năm sau nhỏ hơn năm trước. Lúc này, doanh thu khuyến khích mà đơn vị phải ghi nhận là số âm, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quỹ tiền lương được hưởng.
Đơn vị chưa quy định về sự trung thực trong quá trình nhân viên giao dịch với khách hàng, cũng như bảo mật thơng tin về chính sách kinh doanh của đơn vị.
Bên cạnh đó, đơn vị cũng chưa quy định các mức phạt, hình thức kỷ luật tương ứng khi phát hiện nhân viên có các hành vi sai phạm trong hoạt động bán hàng.
2.5.2.1.2. Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực
Qua khảo sát thực trạng cho thấy chính sách nhân sự và cam kết về năng lực trong chu trình bán hàng – thu tiền của đơn vị đã đạt được những kết quả như sau:
- Thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên bán hàng.
- Những sai phạm trong chu trình được báo cáo sớm với BGĐ để có hướng xử lý kịp thời, đồng thời hình thức kỷ luật tương ứng cũng được cơng bố trong tồn đơn vị để rút kinh nghiệm.
Tuy nhiên, tương tự chu trình mua hàng – thanh tốn, chính sách nhân sự và cam kết về năng lực trong chu trình này cịn những tồn tại như:
- Chưa xây dựng quy trình tuyển dụng cụ thể, cịn tồn tại thói quen tuyển người thân, quen của cán bộ công nhân viên, mặc dù trình độ chun mơn khơng phù hợp với yêu cầu công việc. Điều này dẫn đến hiệu quả xử lý công việc không cao, thường xảy ra các sai sót.
- Việc luân chuyển, bổ nhiệm nhân sự chưa mang tính khoa học, cịn mang tính cảm tính, chỉ dựa vào kết quả làm việc tạm thời của nhân viên, chưa xem xét đến quá trình phấn đấu và trình độ chun mơn của nhân viên.
2.5.2.1.3. Ban Giám đốc
Nhìn chung, BGĐ đã có đánh giá cao đối với vai trị của HTKSNB trong hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền, cụ thể:
- VTT cũng như các TTVT thường xuyên tổ chức các cuộc họp để trao đổi về công bán hàng, thu hồi tiền hàng.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ thường xuyên báo cáo với BGĐ về sự tuân thủ các quy định trong chu trình bán hàng của các TTVT.
- BGĐ thường xuyên trao đổi với Kiểm toán viên độc lập sau các đợt kiểm toán về những khiếm khuyết của HTKSNB.
2.5.2.1.4. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Lãnh đạo đơn vị đã đạt được những kết quả tích cực trong triết lý quản lý và phong cách điều hành như:
- Có sự am hiểu cần thiết để thực hiện công tác điều hành, giám sát trong các hoạt động của chu trình.
- Sẵn sàng phối hợp, bàn bạc với nhau để hoàn thành mục tiêu của chu trình. - Xác định rõ quan điểm kinh doanh hàng hóa đảm bảo có lợi nhuận, phù hợp với mục tiêu của Tập Đoàn.
2.5.2.1.5. Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm Những kết quả đạt được: Những kết quả đạt được:
- Có cơ cấu tổ chức phù hợp với hoạt động của chu trình.
- Trách nhiệm của các bộ phận có liên quan đến chu trình được thể hiện đầy đủ trong quy chế hoạt động.
Tuy nhiên, việc phân định quyền hạn và trách nhiệm cho cá nhân có liên quan chưa đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng thủ kho và nhân viên bán hàng, lập hóa đơn và thu tiền, xét duyệt và thực hiện bán hàng (đối với hình thức bán hàng cho điểm bán lẻ).
2.5.2.2. Thiết lập mục tiêu
Qua tìm hiểu thực trạng có thể thấy, đơn vị đã có sự quan tâm trong quá trình thiết lập mục tiêu của chu trình, cụ thể:
các vị trí chủ chốt tại VTT cũng như TTVT.
- Mục tiêu chung của chu trình cũng được cụ thể hóa thành mục tiêu cho từng nhân viên.
- Đơn vị ln hướng các chính sách bán hàng đến mục tiêu của chu trình. Tuy nhiên, mục tiêu được thiết lập khơng hồn tồn dựa trên năng lực thị trường mà chủ yếu theo quy định chung về mức tăng trưởng doanh thu của Tập Đoàn.
2.5.2.3. Nhận dạng sự kiện
Đơn vị đã có cơ chế nhận dạng một số rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động của chu trình như: chính sách bán hàng của đối thủ, sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng, sự thay đổi trong quy định bán hàng của Nhà nước, ….
Một số rủi ro như: nhân viên chiếm dụng hàng hóa, tiền bán hàng; nhân viên giao hàng cho điểm bán lẻ vượt định mức cho phép; điểm bán lẻ từ chối thanh tốn, đơn vị chưa có cơ chế nhận dạng đầy đủ.
2.5.2.4. Đánh giá rủi ro
Chưa thực hiện đánh giá rủi ro đã nhận dạng được trong quá trình hoạt động của chu trình về khả năng xảy ra rủi ro cũng như tầm quan trọng của rủi ro. Điều này có thể dẫn đến việc lựa chọn cách thức đối phó rủi ro khơng phù hợp, làm giảm hiệu quả hoạt động của chu trình.
2.5.2.5. Đối phó rủi ro
Đơn vị luôn lựa chọn phương án giảm bớt rủi ro đối với mọi rủi ro phát sinh trong chu trình mà chưa có sự so sánh giữa mức độ ảnh hưởng của rủi ro với khả năng xảy ra rủi ro để lựa chọn phương án tối ưu nhất do hoạt động đánh giá rủi ro không được thực hiện. Đồng thời, đơn vị chưa xây dựng trước các phương án xử lý khi rủi ro xảy ra.
2.5.2.6. Hoạt động kiểm sốt
Nhìn chung, đơn vị đã đạt được những kết quả nhất định trong việc thiết lập các thủ tục kiểm soát để ngăn ngừa và giảm bớt khả năng xảy ra các sai sót, gian lận có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền:
- TTVT thực hiện liên hệ với VTT để nắm bắt khả năng cung ứng hàng hóa của VTT trước khi đàm phán với khách hàng.
- Các đề nghị cấp hàng hóa được đánh số thứ tự theo từng TTVT.
- Phòng KHVT phê duyệt giấy đề nghị cấp hàng trước khi Phịng Kế tốn lập phiếu xuất kho.
- Nhân viên xuất trình bản chính giấy đề nghị cấp hàng trước khi nhận hàng. - Lập hợp đồng nguyên tắc với các đại lý và điểm bán lẻ.
- Quy định định mức tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng cho từng TTVT. - Bộ phận kế toán và thủ quỹ thực hiện đối chiếu, kiểm kê quỹ tiền mặt với sổ kế toán và sổ quỹ tiền mặt vào cuối tháng.
- Theo dõi seri khi bán hàng hóa là sản phẩm Vinaphone cho khách hàng. Tuy nhiên, hoạt động kiểm sốt đối với chu trình cịn những tồn tại sau:
- Khơng thiết kế các thủ tục kiểm sốt cần thiết trong hình thức bán hàng cho điểm bán lẻ: lãnh đạo không phê duyệt, không yêu cầu điểm bán lẻ lập đề nghị cấp hàng, không lập biên bản bàn giao, không phản ánh nghiệp vụ giao hàng cho điểm bán lẻ trên sổ kế toán. Điều này dẫn đến nguy cơ nhân viên giao hàng vượt định mức cho phép cho điểm bán lẻ, thất thoát tiền hàng do điểm bán lẻ từ chối thanh toán.
- Việc phân giao công việc chưa đảm bảo quy tắc bất kiêm nhiệm: thủ kho kiêm nhân viên bán hàng, bộ phận lập hóa đơn và thu tiền chưa tách biệt nhau, hai nhiệm vụ này đều do nhân viên bán hàng thực hiện.
- Chưa lập các báo cáo đánh giá hiệu quả bán hàng theo từng đại lý, điểm bán lẻ, cũng như từng nhóm hàng hóa để có những chính sách kinh doanh phù hợp.
2.5.2.7. Thông tin và truyền thông
Kết quả đạt được:
- Đơn vị có trang mạng riêng để phục vụ công tác chỉ đạo và báo cáo. - Xây dựng được hệ thống tiếp nhận thông tin từ khách hàng hiệu quả thông qua các cửa hàng giao dịch và hệ thống tổng đài tự động.
- Mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể của chu trình được phổ biến rộng rãi đến toàn nhân viên.
Tuy nhiên, đơn vị chưa mơ tả các hoạt động của chu trình bằng sơ đồ cụ thể tạo điều kiện để nhân viên dễ dàng nắm bắt các bước xử lý công việc mà mình cần thực hiện, liên quan đến những bộ phận nào trong chu trình.
Chưa có kênh thu thập thơng tin về đối thủ cạnh tranh, trong khi đây là điều kiện rất quan trọng để tạo nên sự thành công trong việc đạt được mục tiêu của chu trình.
2.5.2.8. Giám sát
Hoạt động giám sát của chu trình đã đạt được những kết quả sau đây: - Bộ phận kiểm toán nội bộ thường xuyên kiểm tra sự tuân thủ quy định trong các hoạt động của chu trình tại VTT cũng như các TTVT.
- Hoạt động bán hàng của đơn vị được sự giám sát chặt chẽ của Tập Đồn và Sở Thơng tin và truyền thông Bến Tre.
- Chất lượng công tác của nhân viên được đánh giá hàng tháng, góp phần đảm bảo cho việc hồn thành mục tiêu của chu trình.
Tuy nhiên, vẫn còn những tồn tại cần được khắc phục trong hoạt động này như: - Không quy định nhân viên lập bảng thống kê công việc, làm cơ sở cho việc đánh giá chất lượng công tác.
- Không thường xuyên xem xét sự phù hợp của thủ tục kiểm soát đối với hoạt động của chu trình.