6. Kết cấu nội dung
2.2. Giới thiệu Viễn Thông Bến Tre
2.2.1. Lịch sử hình thành
Viễn Thơng Bến Tre có tiền thân là Bưu điện Tỉnh Bến Tre. Thực hiện chủ trương chia tách Bưu chính – Viễn thơng, ngày 01/01/2008 Viễn Thơng Bến Tre chính thức được thành lập và đi vào hoạt động theo quyết định số 599/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của Hội đồng quản trị Tập đoàn BCVT Việt Nam “Về việc thành lập Viễn thông Bến Tre – đơn vị kinh tế trực thuộc Tập đồn BCVT Việt Nam”.
Theo đó, Viễn Thơng Bến Tre là cơ quan đại diện của Tập Đoàn BCVT Việt Nam trên địa bàn tỉnh Bến Tre, có nhiệm vụ bảo đảm thông tin liên lạc, phục vụ nhiệm vụ chính trị cho Đảng và Nhà nước. Đồng thời, Viễn Thơng Bến Tre có chức năng quản lý khai thác, kinh doanh dịch vụ, vật tư thiết bị viễn thông trên địa bàn tỉnh.
2.2.2. Ngành nghề kinh doanh
Với chức năng nhiệm vụ như trên, Viễn Thông Bến Tre đang kinh doanh các ngành nghề sau đây:
+ Tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành, lắp đặt, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa mạng viễn thông trên địa bàn tỉnh;
+ Tổ chức, quản lý kinh doanh các dịch vụ, sản phẩm viễn thông - công nghệ thông tin;
+ Tổ chức phục vụ thông tin đột xuất theo yêu cầu của cấp uỷ Đảng, Chính quyền địa phương và cấp trên;
+ Kinh doanh các ngành nghề khác khi được Tập Đoàn cho phép.
2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Viễn Thông Bến Tre
Mối quan hệ giữa các Bộ phận, Phịng chức năng, TTVT của Viễn Thơng Bến Tre được thể hiện qua sơ đồ tại phụ lục 2.
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận đã được quy định đầy đủ trong quy chế hoạt động của đơn vị, cụ thể:
- Giám đốc: Phụ trách chung, chỉ đạo, điều hành các phòng chức năng, TTVT
về chủ trương, phương hướng, kế hoạch kinh doanh, chịu trách nhiệm về việc hoàn thành các chỉ tiêu được Tập Đoàn giao, là người đại diện trước pháp luật của đơn vị.
- Phó giám đốc: Hỗ trợ giám đốc trong việc điều hành, chỉ đạo các phòng
chức năng, các TTVT thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Phòng Kế tốn thống kê tài chính:
+ Tổ chức hạch tốn, quản lý tình hình tài sản, nguồn vốn, cân đối nguồn tiền để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của đơn vị;
+ Thực hiện cấp phát vật tư, hàng hoá phục vụ sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản;
+Tham mưu cho BGĐ trong việc ra các quyết định tài chính; + Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện cơng tác kế tốn tại TTVT; + Lập báo cáo tài chính, kế tốn theo quy định của Tập Đồn.
- Phịng Tổ chức hành chánh: Tham mưu cho BGĐ trong việc ra quyết
định, giải quyết các vấn đề hành chánh, nhân sự.
- Phòng kinh doanh:
+ Tham mưu cho BGĐ trong việc ra các quyết định, các chính sách kinh doanh, tìm hiểu, triển khai cung cấp dịch vụ, hàng hoá mới đến với khách hàng.
+ Theo dõi, kiểm tra, hỗ trợ các đơn vị trong việc thực hiện các chỉ đạo về mặt kinh doanh.
- Phòng kế hoạch - vật tƣ (KHVT):
+ Tham mưu cho BGĐ trong việc xây dựng và đăng ký kế hoạch với Tập Đoàn, phân bổ, theo dõi, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu doanh thu, chi phí của TTVT.
+ Được BGĐ uỷ quyền phê duyệt cấp vật tư hàng hố, làm cơ sở để Phịng Kế toán phân phối cho các đơn vị, thực hiện mua sắm cân đối nguồn hàng cho tồn đơn vị.
- Phịng Đầu tƣ xây dựng cơ bản: Triển khai đầu tư, phát triển mạng lưới
viễn thơng theo kế hoạch đã được Tập Đồn phê duyệt (tổ chức đấu thầu sửa chữa lớn, xây dựng mới, mua, điều chuyển thiết bị Viễn thông và vật tư cơng trình, thực hiện hồ sơ quyết tốn vốn với Tập Đồn).
- Phòng Mạng và dịch vụ:
+ Quản lý hệ thống mạng Viễn thông – Công nghệ thông tin, hỗ trợ các TTVT trong việc thu cước, quản lý thuê bao khách hàng, chăm sóc, giải quyết khiếu nại của khách hàng.
+ Thiết kế các phần mềm hỗ trợ công tác điều hành theo chỉ đạo của BGĐ.
- Phòng tổng hợp:
+ Thực hiện công tác tổng kết thi đua, khen thưởng;
+ Thực hiện cơng tác thiết kế chương trình làm việc trong năm của đơn vị và lịch làm việc tuần cho BGĐ.
+ Thực hiện và báo cáo về tình hình thực hiện cơng tác xã hội.
2.2.4. Tổ chức cơng tác kế tốn tại Viễn Thông Bến Tre
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn được thể hiện tại phụ lục 3.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tại Viễn Thơng Bến Tre là mơ hình hỗn hợp, tức là vừa trực tuyến, vừa chức năng. Hằng ngày, tại văn phòng VTT sẽ thu thập các chứng từ để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế xảy ra. Đồng thời, mỗi nhân viên tại văn phòng sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra, rà soát việc ghi nhận các nghiệp vụ kế tốn tại TTVTcó liên quan đến phần hành do mình phụ trách.
Tại các TTVT có bộ phận kế tốn riêng (gồm hai nhân viên tại một TTVT) thu thập chứng từ, ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày và chuyển báo cáo
về Văn phịng để tổng hợp số liệu tồn đơn vị định kỳ hàng tháng. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận kế toán như sau:
Kế tốn tại văn phịng:
- Kế toán trƣởng: Người chỉ đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo
về tài chính và các chiến lược tài chính của đơn vị. Trực tiếp chỉ đạo toàn bộ hệ thống kế tốn của đơn vị thực hiện cơng tác quản lý tài chính, đảm bảo phản ánh số liệu kế tốn kịp thời và chính xác.
- Phó phịng kế tốn:
+ Hướng dẫn thực hiện cơng tác kế tốn theo sự chỉ đạo của Kế tốn trưởng về các chính sách tài chính đã được BGĐ thơng qua theo đúng quy định của Tập Đoàn.
+ Kiểm tra, kiểm sốt tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch hàng tháng, quý, năm như: tình hình thực hiện các khoản mục doanh thu, chi phí, phối hợp với phịng KHVT hướng dẫn các đơn vị thực hiện phản ánh số liệu, đảm bảo tính hợp lý về mặt kế tốn và phù hợp với kế hoạch đã được Tập Đoàn phân cấp.
+ Kiểm tra đôn đốc việc lập các báo cáo kế toán đặc biệt là báo cáo tài chính q, năm theo đúng quy định của Tập Đồn.
- Kế toán tổng hợp:
+ Phụ trách tồn bộ cơng tác xử lý các nghiệp vụ kế toán theo sự chỉ đạo của Kế tốn trưởng và Phó phịng kế tốn.
+ Làm việc trực tiếp với các đơn vị trong q trình lập báo cáo kế tốn và quyết tốn báo cáo tài chính với TTVT.
+ Lập báo cáo tài chính tồn đơn vị, quyết tốn báo cáo tài chính với Tập Đồn.
- Kế tốn thanh toán, thuế:
+ Soát chứng từ thanh toán, hạch toán chi tiết thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu số liệu tồn quỹ tiền mặt, số dư tiền gửi ngân hàng cuối tháng.
+ Lập báo cáo thuế cho toàn đơn vị theo đúng quy định. - Kế toán vật tƣ, hàng hoá:
+ Lập chứng từ nhập xuất kho, chịu trách nhiệm quản lý tình hình nộp tiền bán hàng hoá từ các TTVT và báo cáo Kế tốn trưởng, BGĐ khi có u cầu.
+ Lập các báo cáo có liên quan theo yêu cầu của Tập Đồn. - Kế tốn xây dựng cơ bản:
+ Theo dõi tình hình sử dụng vật tư cơng trình, lập hồ sơ quyết tốn vốn đầu tư với Tập Đồn. Theo dõi biến động tài sản được hình thành từ quá trình xây dựng cơ bản để thực hiện ghi nguồn đúng quy định, theo dõi và thanh tốn cơng nợ với nhà thầu.
+ Lập các báo cáo có liên quan theo u cầu của Tập Đồn. - Kế toán tiền lƣơng, sửa chữa tài sản cố định:
+ Thực hiện theo dõi tình hình sửa chữa tài sản cố định theo kế hoạch đã được Tập Đoàn phê duyệt, theo dõi và thanh tốn cơng nợ với nhà thầu.
+ Thực hiện tính toán tiền lương cho nhân viên văn phòng theo quỹ tiền lương do BGĐ quyết định ứng với mức doanh thu đạt được hàng tháng, cân đối với quỹ tiền lương được Tập Đoàn giao kế hoạch.
+ Theo dõi các khoản trích theo lương, thực hiện tính tốn, nộp và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên toàn đơn vị.
- Kế toán thống kê, tài sản cố định:
+ Thực hiện kiểm soát các mã sản lượng doanh thu, đảm bảo các nội dung nghiệp vụ kế toán phải được liên kết đúng với các mã sản lượng trên báo cáo doanh thu từng tháng, quí, năm.
+ Theo dõi việc trích khấu hao, phân bổ chi phí khấu hao đưa vào chi phí và nộp về Tập Đoàn theo đúng quy định.
- Thủ kho:
+ Quản lý vật tư, hàng hoá, chịu trách nhiệm toàn bộ về việc thực hiện nhập, xuất, phân loại vật tư, hàng hoá theo danh sách, phiếu nhập, xuất kho nhận từ kế toán vật tư.
+ Mở thẻ kho theo dõi riêng từng loại vật tư hàng hoá.
+ Cuối tháng, đối chiếu sổ kho, phối hợp thực hiện kiểm kê kho vật tư hàng hố cùng kế tốn vật tư, có sự chứng kiến của Kế toán trưởng và Bộ phận kiểm toán nội bộ.
- Thủ quỹ: Mở sổ thu, chi quỹ tiền mặt theo chứng từ thu chi nhận từ kế
toán thanh toán. Cuối tháng, thực hiện khoá sổ và đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với kế toán thanh toán, phối hợp với kế toán thanh toán kiểm kê quỹ tiền mặt, có sự chứng kiến của Kế tốn trưởng và Bộ phận kiểm toán nội bộ.
Kế toán tại TTVT:
- Thực hiện tồn bộ cơng tác kế toán, đảm bảo phản ánh các số liệu kế toán phát sinh tại TTVT một cách kịp thời và chính xác.
- Tham mưu trực tiếp cho Giám đốc Trung tâm trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh, chính sách tài chính kế tốn của đơn vị để đạt được các chỉ tiêu kế hoạch mà VTT phân cấp.
- Lập báo cáo kế toán theo đúng yêu cầu của Phịng kế tốn VTT.
2.2.5. Hình thức sổ kế tốn tại Viễn Thơng Bến Tre
Hiện tại, Viễn Thông Bến Tre đang áp dụng hình thức kế tốn máy để thực hiện cơng tác kế toán tại đơn vị. Phần mềm kế toán sử dụng được áp dụng thống nhất trong tồn Tập Đồn, do Trung tâm điện tốn và truyền số liệu (VDC) lập trình.
Đơn vị lựa chọn hình thức chứng từ ghi sổ, với các chứng từ sẵn có trong phần mềm, thuận tiện cho kế toán viên lựa chọn theo phần hành để nhập liệu vào máy tính. Sơ đồ hình thức kế tốn máy được thể hiện tại phụ lục 4.
- Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ, nghiệp vụ kế toán phát sinh, nhân viên kế toán xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập liệu vào máy tính theo các biểu mẫu được thiết kế sẵn trong phần mềm kế tốn. Theo một quy trình đã được lập trình sẵn, các thơng tin kế tốn được tự động cập nhật vào các sổ kế tốn có liên quan.
- Vào bất kỳ thời điểm nào, kế toán tổng hợp vẫn có thể thực hiện việc truyền số liệu từ các chương trình kế tốn huyện để đẩy số liệu kế toán từ các đơn vị trung tâm lên phần mềm kế toán tỉnh, thực hiện thao tác khoá sổ phục vụ việc lập các báo cáo theo yêu cầu của BGĐ.
2.2.6. Các phƣơng thức mua hàng - thanh tốn tại Viễn Thơng Bến Tre
Với đặc thù kinh doanh của ngành, hiện nay tại Viễn Thông Bến Tre đang tồn tại hai hình thức mua hàng gồm: mua hàng trong khối HTPT và mua hàng ngoài khối HTPT.
Các đơn vị trong khối HTPT bao gồm: - 64 Bưu điện tỉnh/thành;
ty Viễn thông quốc tế (VNPT-I); Cơng ty điện tốn và truyền số liệu (VDC); Công ty phần mềm và truyền thông VASC; Công ty dịch vụ viễn thông (VNP).
- Bưu điện Trung Ương;
- Trung tâm quan hệ công chúng.
Nghiệp vụ mua hàng trong khối HTPT tại Viễn Thông Bến Tre hiện nay chỉ phát sinh với các công ty dọc, cụ thể: VNP, VDC, VASC.
Các đơn vị ngoài khối HTPT gồm:
- Khối các công ty con: Công ty thông tin di động (VMS); Cơng ty tài chính TNHH một thành viên (PTF); Công ty cổ phần vật tư Bưu điện (Postmasco); Công ty TNHH Cáp quang (Focal); Công ty cổ phần công nghệ công nghiệp BCVT.
- Khối các công ty liên kết.
Ngoài ra, đơn vị cũng thực hiện mua hàng hóa của cơng ty ngồi Tập Đồn, ví dụ: Công ty TNHH Đầu tư và phát triển thiết bị viễn thông Long Hưng, Công ty TNHH
Thương mại Viễn thông Thế Kỷ, Công ty TNHH Thương mại truyền thông Thanh Sơn,….
2.2.6.1. Mua hàng ngồi khối HTPT
Hình thức mua hàng này diễn ra tại VTT khi Phòng KHVT thực hiện mua hàng tập trung và phân phối cho các TTVT. Đồng thời, VTT vẫn phân cấp cho các TTVT tự thực hiện mua hàng với giá trị tối đa cho mỗi đơn đặt hàng không quá 50 triệu đồng. Tuy nhiên, do hoạt động mua hàng tại các TTVT không diễn ra thường xuyên và giá trị không lớn, nên luận văn tập trung trình bày nghiệp vụ mua hàng tại VTT.
Hình thức mua hàng ngồi khối HTPT được áp dụng đối với các hàng hoá như: thẻ game, thẻ cào mobifone, máy điện thoại,… do các đơn vị ngoài khối HTPT cung cấp. Đơn vị thỏa thuận với nhà cung cấp về thời hạn thanh tốn, thơng thường là 30 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hàng hố và các chứng từ có liên quan được nêu trong hợp đồng kinh tế.
Hình thức mua hàng – thanh tốn ngồi khối HTPT tại Viễn Thơng Bến Tre được thể hiện theo lưu đồ tại phụ lục 5,6.
Mở đầu cho chu trình là chức năng mua hàng, chức năng này gồm các bước công việc sau đây:
duyệt, gửi đến Phòng KHVT để thơng báo nhu cầu hàng hóa mà đơn vị đang có nhu cầu. - Phòng KHVT căn cứ vào số liệu tồn kho hàng hóa trên địa bàn tồn tỉnh thơng qua chương trình phân tích đa chiều kết quả sản xuất kinh doanh (VMOS) để ra quyết định điều chuyển hàng giữa các đơn vị hoặc lập tờ trình mua hàng trình BGĐ xem xét. Phịng KHVT có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các thơng tin có liên quan như: tình hình tồn kho, mục đích sử dụng hàng hóa, giá cả,… để BGĐ có đầy đủ cơ sở phê duyệt. - Phòng KHVT tiến hành thu thập các bảng báo giá và xử lý báo giá để lựa chọn nhà cung cấp.
- Sau khi đã lựa chọn nhà cung cấp, Phòng KHVT lập đơn đặt hàng và trình BGĐ phê duyệt.
Đến đây, cơng việc mua hàng đã hồn tất. Bước kế tiếp, bộ phận kho hàng sẽ đảm nhận nhiệm vụ nhập kho.
- Thủ kho là người tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp chuyển đến, ký biên bản bàn giao, nhận hợp đồng kinh tế, và hóa đơn từ nhân viên giao hàng. Sau đó, thủ kho fax biên bản bàn giao và hóa đơn về kế tốn vật tư để thông báo về việc nhập hàng vào kho. Đồng thời, một bản chính biên bản bàn giao được giao lại cho nhân viên giao hàng và một bản được gửi đến Phịng KHVT cùng với hóa đơn và hợp đồng kinh tế. Chức năng ghi nhận được thực hiện bởi kế toán vật tư:
- Sau khi thu thập đầy đủ bản sao của các chứng từ do thủ kho và Phịng KHVT chuyển đến như: tờ trình mua hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng và hóa đơn mua hàng, Kế tốn vật tư kiểm tra đối chiếu các thông tin trên chứng từ trùng khớp với nhau và tiến hành lập phiếu nhập kho để ghi nhận giá trị hàng tồn kho, thuế GTGT và công nợ phải trả nhà cung cấp.