6. Kết cấu nội dung
1.5. Khái quát chu trình mua hàng – thanh tốn(4)
1.5.3.1. Chứng từ sử dụng trong chu trình mua hàng – thanh tốn
Trong chu trình mua hàng – thanh tốn, các chứng từ được sử dụng gồm:
- Phiếu yêu cầu hàng hoá: Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong
đơn vị khi có nhu cầu về hàng hóa, bao gồm các thơng tin như: mục đích sử dụng, mã hàng, tên hàng, qui cách, số lượng, yêu cầu về thời gian nhận hàng,… Phiếu yêu cầu hàng hoá sẽ đảm bảo hàng hố được mua đúng lúc và đúng mục đích sử dụng, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hoặc mua hàng quá nhiều, dẫn đến hàng hóa ứ đọng mất phẩm chất.
Phiếu yêu cầu hàng hoá sau khi được xét duyệt bởi người có thẩm quyền sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng để tiến hành lập đơn đặt hàng.
- Đơn đặt hàng: Căn cứ trên phiếu yêu cầu hàng hoá đã được phê duyệt, bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu đối với những trường hợp đặc biệt. Chứng từ này nhằm thông báo cho nhà cung cấp thơng tin hàng hố mà đơn vị cần mua: tên hàng, số lượng, chủng loại, giá cả,… để nhà cung cấp chuẩn bị hàng hoá đáp ứng yêu cầu của bên mua.
- Giấy xác nhận đơn hàng: Nhà cung cấp căn cứ vào đơn đặt hàng của đơn vị gửi đến, cân đối tình hình hàng hố mình đang có, sẽ gửi giấy xác nhận đơn hàng cho đơn vị nhằm thông báo với đơn vị về việc sẵn sàng cung cấp các hàng hoá như đơn vị đã yêu cầu.
- Hợp đồng kinh tế: Sau khi gửi thông báo xác nhận đơn hàng đến đơn vị mua hàng, hợp đồng kinh tế sẽ được lập, thể hiện rõ các điều khoản thỏa thuận giữa hai bên trong giao dịch mua bán. Chứng từ này là cơ sở pháp lý cao nhất để thể hiện quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan, là cơ sở để giải quyết các tranh chấp xảy ra nếu có.
- Biên bản giao nhận hàng hoá: Sau khi thoả thuận hợp đồng hoàn tất, nhà
cung cấp giao hàng cho đơn vị mua. Khi nhận hàng hoá từ nhân viên giao hàng, người giám sát của bộ phận nhận hàng so sánh số lượng, chủng loại hàng nhận được với đơn đặt hàng đã duyệt và ký nhận vào biên bản giao hàng. Chứng từ này nhằm xác nhận nhà cung cấp đã thực hiện việc giao hàng theo đúng yêu cầu của đơn vị mua.
- Hoá đơn mua hàng: Thể hiện đầy đủ các nội dung như: tên, số lượng, chủng loại hàng hóa, đơn giá, tổng tiền thanh tốn, các điều khoản thanh tốn… Chứng từ này có tác dụng xác nhận hàng hố đã được chuyển giao cho bên mua và trách nhiệm thanh toán cho nhà cung cấp.
- Phiếu nhập kho: Căn cứ vào các chứng từ trên, bộ phận có chức năng lập phiếu nhập kho, ghi nhận giá trị hàng tồn kho và công nợ phải trả nhà cung cấp.
- Chứng từ thanh toán: Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, giấy xác nhận đơn hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, hoá đơn, bộ phận kế toán phải trả lập bộ chứng từ thanh tốn, gửi cho người có thẩm quyền phê duyệt thanh tốn. Chứng từ thanh toán là chứng từ được sử dụng thường xuyên trong một đơn vị, là phương tiện để ghi chép và kiểm sốt mua hàng. Nó khơng chỉ là cơ sở để ghi chép trong nhật ký mua hàng hoặc chứng từ ghi sổ mà còn là cơ sở cho việc chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp.
- Giấy báo nợ (phiếu chi): Chứng từ này có tác dụng ghi nhận việc thanh tốn
của bên mua cho nhà cung cấp.
Ngoài ra, trong một số trường hợp trả lại hàng, phiếu xuất kho cũng được đơn vị mua sử dụng để xuất hàng trả lại cho bên bán.
1.5.3.2. Báo cáo trong chu trình mua hàng – thanh tốn
Trong chu trình mua hàng – thanh tốn, các báo cáo sau đây thường được sử dụng để phục vụ cơng tác kiểm sốt.
(5) Marshall B. Rommey and Paul John Steinbart, 2006. Accounting Information
- Báo cáo nhập hàng: Do bộ phận kho lập gửi bộ phận kế tốn. Báo cáo
này nhằm mục đích xác nhận số lượng, chủng loại, quy cách, làm cơ sở cho bộ phận kế toán ghi nhận hàng tồn kho cùng với các chứng từ khác.
- Bảng kê nghiệp vụ: Đây là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo
định kỳ: 1 tuần, 1 tháng,… ví dụ: báo cáo hố đơn mua hàng, báo cáo phiếu nhập kho, báo cáo chứng từ trả tiền,… Các báo cáo này nhằm kiểm soát việc cập nhật các nghiệp vụ liên quan đến việc mua hàng – thanh tốn một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác.
- Báo cáo cơng nợ phải trả: Liệt kê tất cả nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền hàng với từng người bán, tổng số nợ cịn phải thanh tốn. Báo cáo này có tác dụng đối chiếu với người bán, phát hiện những gian lận hoặc sai sót kế tốn, đồng thời giúp đơn vị hoạch định chính sách thanh tốn.
- Báo cáo yêu cầu tiền mặt: Phân tích khoản phải trả đến hạn của từng nhà cung cấp, giúp bộ phận thanh tốn có kế hoạch cân đối nguồn tiền chi cho phù hợp.
1.6. Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền(5)
Theo Rommey và Steinbart, 2006, bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa qua q trình trao đổi hàng – tiền. Chu trình bán hàng – thu tiền bắt đầu từ việc yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền.
Đối với các đơn vị kinh doanh, chu trình bán hàng - thu tiền là một chu trình quan trọng. Đơn vị có bán được hàng hố, dịch vụ hay khơng, nợ phải thu có được kiểm sốt tốt khơng, có bị tổn thất tài sản không,… là mối quan tâm của nhà quản lý vì nó là nhân tố chính quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Chu trình này có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như: hàng hoá, tiền, nợ phải thu,… Đây là những đối tượng dễ bị tham ô, chiếm dụng.
Trong điều kiện cạnh tranh gây gắt như hiện nay thì việc tất yếu để có khách hàng là đơn vị phải mở rộng bán chịu. Do đó, nợ phải thu thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản của đơn vị và mức độ xảy ra gian lận, sai sót ở chu trình này cũng khá cao so với các chu trình khác.
1.6.1. Các chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm bốn chức năng sau đây:
- Nhận đơn đặt hàng và xét duyệt đơn hàng của ngƣời mua: Người mua
có thể đặt hàng qua phiếu yêu cầu hàng, điện thoại hoặc email. Căn cứ vào đơn đặt hàng, bộ phận có chức năng xét duyệt bán hàng sẽ xem xét, ra quyết định đồng ý hoặc từ chối đơn đặt hàng và thông báo cho khách hàng.
- Giao hàng: Sau khi thông báo chấp nhận đơn hàng của người mua, đơn vị
thực hiện các thủ tục giao hàng. Vào lúc giao hàng, các chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hoá đơn vận chuyển hay vận đơn.
- Ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ phải thu khách hàng: Sau
khi thực hiện giao hàng cho bên mua, đơn vị thực hiện xuất hoá đơn bán hàng, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: phản ánh doanh thu, giá vốn, cơng nợ phải thu khách hàng, thuế (nếu có).
- Thu tiền: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng, ghi sổ kế toán,
các nghiệp vụ bán hàng cần thực hiện tiếp các chức năng theo dõi nợ phải thu để kiểm soát một cách chặt chẽ việc thu tiền.
1.6.2. Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền có thể xảy ra các gian lận và sai sót sau đây: - Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng khơng được phê duyệt. - Đồng ý bán hàng nhưng khơng có khả năng cung ứng.
- Giao hàng khi chưa được phê duyệt.
- Ghi sai thơng tin hàng hóa trên hóa đơn về số lượng, chủng loại, đơn giá. - Bán hàng cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều định mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng khiến đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
- Theo dõi nhầm cơng nợ khách hàng, món hàng, thời hạn thanh toán,… - Ghi nhận doanh thu sai niên độ kế toán.
- Tiền bán hàng hóa bị chiếm dụng.
1.6.3.1. Chứng từ sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền
Các chứng từ kế tốn được sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền gồm: - Đơn đặt hàng: Do người mua lập và gửi cho đơn vị. Các thông tin cần
phải có trên đơn đặt hàng gồm: thông tin về khách hàng; thơng tin hàng hố: số lượng; chủng loại; thời gian giao hàng; đơn giá,… Qua chứng từ này, người mua muốn thơng báo u cầu của mình để bên bán cân đối kế hoạch chuẩn bị hàng hoá.
- Lệnh bán hàng: Căn cứ vào đơn đặt hàng của người mua, bộ phận lập
lệnh bán hàng tiến hành lập lệnh bán hàng. Các thông tin cần thiết trên lệnh bán hàng lặp lại tương tự những thơng tin trên đơn đặt hàng. Đơn vị có thể dùng chứng từ này để thông báo cho người mua về việc chấp nhận đơn đặt hàng của họ.
- Phiếu xuất kho: Được lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã được phê duyệt. Thông thường, chứng từ này được lập bởi bộ phận kho hàng. Các thông tin trên lệnh bán hàng được lặp lại trên phiếu xuất kho để xuất hàng ra khỏi kho, giao cho bên mua.
- Phiếu giao hàng: Bộ phận giao hàng nhận hàng hoá từ bộ phận kho, lập
chứng từ này để kèm theo hàng hoá đi giao cho khách hàng. Chứng từ này là cơ sở xác nhận khách hàng đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán.
- Hoá đơn bán hàng: Được lập dựa trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng
từ liên quan: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng. Hoá đơn xác lập quyền sở hữu đã chuyển giao cho người mua, nghĩa vụ thanh toán của người mua. Đây cũng là chứng từ ghi nhận doanh thu, xác định nghĩa vụ thuế phải nộp. Các hoá đơn bán hàng được đánh số trước nhằm mục đích kiểm sốt.
- Giấy báo thanh toán: Khi gửi hoá đơn bán hàng, đơn vị thường gửi kèm
giấy báo thanh toán để yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Trên giấy báo thanh toán sẽ nêu rõ thơng tin về thời hạn thanh tốn, tài khoản ngân hàng của bên bán để bên mua thuận tiện trong việc thanh tốn.
- Phiếu thu (Giấy báo có): Chứng từ này có tác dụng ghi nhận việc thanh
tốn, là cơ sở để ghi giảm công nợ phải thu trên sổ chi tiết thanh toán của người mua. - Phiếu định khoản: Chứng từ này được đơn vị sử dụng để ghi chép các
khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng trong các nghiệp vụ như: hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, hoặc xố nợ khó địi. Nội dung của chứng từ này gồm:
thơng tin về khách hàng; về hàng hố như: số lượng, đơn giá, số tiền của hàng bị trả lại hoặc giảm giá. Đồng thời, đơn vị lập phiếu nhập kho để ghi nhận hàng bán bị trả lại.
1.6.3.2. Báo cáo trong chu trình bán hàng – thu tiền
Các báo cáo sau đây thường được sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền nhằm mục đích kiểm sốt cơng tác bán hàng và theo dõi công nợ phải thu khách hàng:
- Bảng kê nghiệp vụ: Đây là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh
theo định kỳ: 1 tuần, 1 tháng,… ví dụ như: báo cáo hố đơn bán hàng, báo cáo phiếu xuất kho,… Loại báo cáo này nhằm kiểm soát việc cập nhật các nghiệp vụ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng – thu tiền một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác.
- Báo cáo cơng nợ khách hàng: Liệt kê tất cả các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền từ người mua, cũng như tổng số nợ còn phải thu. Báo cáo này nhằm giúp đơn vị đối chiếu với người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của kế tốn. Đồng thời, thơng qua báo cáo này, đơn vị cũng muốn nhắc nợ với người mua, khuyến khích người mua thanh tốn sớm.
- Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: Đây là báo cáo phân tích khoản phải thu của từng khách hàng theo những mốc thời gian quá hạn: 1 tháng, 2 tháng, 3 tháng,… Mục đích của việc lập báo cáo này nhằm giúp bộ phận tín dụng của đơn vị có cơ sở phân tích, đánh giá về uy tín thanh tốn của người mua để có biện pháp địi nợ, hoặc chính sách tín dụng thích hợp. Đây cũng là căn cứ để đơn vị xác định nợ phải thu khó địi, thực hiện trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi đúng quy định.
- Báo cáo tiền thanh tốn: Liệt kê tồn bộ tiền hàng mà khách hàng thanh
toán trong ngày. Báo cáo này giúp đơn vị kiểm sốt dịng tiền hàng thu được từng ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu ghi giảm nợ phải thu trên tài khoản phải thu khách hàng.
- Báo cáo phân tích bán hàng: Đây là báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, lợi nhuận bán hàng theo từng khách hàng, từng chủng loại hàng hóa,
từng nhân viên và từng địa điểm bán hàng. Báo cáo này phục vụ cho người quản lý trong việc đánh giá doanh thu, lợi nhuận theo mặt hàng, theo nhân viên bán hàng, hoặc
đánh giá hiệu quả của các chính sách khuyến mãi, quảng cáo,… từ đó, có thể đưa ra những quyết định phù hợp về chính sách kinh doanh hoặc chính sách về nhân sự.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Chương 1 của luận văn đã trình bày sự cần thiết của HTKSNB trong việc hỗ trợ đơn vị đạt được những mục tiêu đã đề ra, cũng như những lợi ích mà HTKSNB có thể đem đến cho đơn vị.
Đồng thời, Chương 1 cũng đã hệ thống những nội dung cơ bản về HTKSNB theo báo cáo COSO năm 1992 và năm 2004, bao gồm: các bộ phận hợp thành, những mục tiêu mà HTKSNB mong muốn đạt được, cũng như những hạn chế vốn có của nó.
Bên cạnh đó, những nét sơ bộ về chu trình mua hàng – thanh tốn và chu trình bán hàng – thu tiền như: các chức năng, những chứng từ và báo cáo sử dụng trong chu trình để thực hiện việc KSNB cũng đã được giới thiệu trong chương này sẽ làm nền tảng cho việc nghiên cứu thực trạng ở Chương 2.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN VÀ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI VIỄN THƠNG BẾN TRE
2.1. Giới thiệu Tập Đồn Bƣu chính Viễn Thơng Việt Nam 2.1.1. Lịch sử hình thành
Ngành Bưu Chính Viễn Thơng (BCVT) có một lịch sử hình thành và phát triển lâu dài, gắn liền với công cuộc kháng chiến cứu nước của dân tộc Việt Nam. Tiền thân của Tập Đồn BCVT Việt Nam là Tổng Cơng Ty BCVT Việt Nam.
Để đáp ứng nhu cầu khách quan của sự phát triển kinh tế thị trường và yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý, phục vụ khách hàng, từ năm 1998, Tổng cục Bưu Điện đã trình Chính phủ đề án về đổi mới tổ chức sản xuất và quản lý ngành Bưu Điện Việt