6. Kết cấu nội dung
2.4. Thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng thanh tốn và chu trình bán
2.4.1.1.5. Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm” thể thiện tại phụ lục 19.
Với câu hỏi (1), (2), (3) cho thấy 100% người được khảo sát cho rằng đơn vị
có cơ cấu tổ chức phù hợp với bản chất hoạt động của chu trình mua hàng – thanh toán, xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm cho các Phòng và TTVT, giảm gánh nặng cho BGĐ. Điều này được thể hiện rõ trong qui chế hoạt động của đơn vị, tạo sự trôi chảy trong q trình xử lý nghiệp vụ, khơng chồng chéo lên nhau.
Kết quả khảo sát câu hỏi số (4), (5), (6), (7) cho thấy sự phân chia nhiệm vụ giữa các cá nhân, bộ phận có liên quan trong chu trình đã đạt được những kết quả sau đây:
- Đảm bảo tốt quy tắc bất kiêm nhiệm:
+ Việc mua hàng được thực hiện bởi nhân viên mua hàng là nhân sự của Phòng KHVT, việc nhập hàng được thực hiện bởi thủ kho, là nhân sự của Phịng Kế tốn; nhiệm vụ thủ kho và kế tốn vật tư được phân cơng cho hai nhân viên độc lập. + Phịng KHVT có nhiệm vụ mua hàng, tập hợp tồn bộ hồ sơ, lập đề nghị thanh tốn. Phịng Kế tốn tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, lập phiếu nhập kho và thực hiện thanh tốn.
- Đảm bảo có sự kiểm tra chéo lẫn nhau:
trước khi chuyển sang Kế toán trưởng để xác nhận nghiệp vụ nhập kho do Phịng KHVT đã được cập nhật vào chương trình kế tốn.
+ Kế toán thanh tốn kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của hồ sơ mua hàng một lần nữa trước khi thực hiện thanh toán.
2.4.1.2. Thiết lập mục tiêu
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Thiết lập mục tiêu” thể hiện tại phụ lục 20. Kết quả thu được từ câu hỏi khảo sát số (1), (2) và (3) cho thấy đơn vị có thiết lập mục tiêu chung cho tồn chu trình, đó là “Đảm bảo nguồn hàng kinh doanh”. Tuy nhiên, mục tiêu này chỉ được BGĐ VTT phối hợp cùng các Phịng chức năng bàn bạc, thơng qua và phổ biến đến các TTVT, mà khơng có sự tham gia của lãnh đạo các TTVT.
Hoạt động mua hàng – thanh tốn chủ yếu diễn ra tại VTT, cịn tại các TTVT ít khi thực hiện mua hàng mà chỉ nhận hàng từ VTT. Vì vậy, VTT nhận thấy rằng lãnh đạo các TTVT không nhất thiết phải tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu của chu trình.
Với câu hỏi (4), (5) có 100% người được khảo sát trả lời rằng đơn vị không thiết lập các mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận có liên quan, làm cơ sở để nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Do đó, các quyết định đưa ra đơi khi chưa hướng đến mục tiêu của chu trình.
2.4.1.3. Nhận dạng sự kiện
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Nhận dạng sự kiện” thể hiện tại phụ lục 21. Kết quả cho thấy 100% người được khảo sát trả lời “ Không” ở tất cả các câu hỏi. Điều này chứng tỏ đơn vị chưa thiết lập các cơ chế nhận diện các sự kiệm tiềm tàng có thể xảy ra từ mơi trường bên trong (ví dụ: sự khơng trung thực của nhân viên
mua hàng trong việc xử lý báo giá, sự không trung thực của nhân viên mua hàng và thủ kho trong quá trình nhập kho, nhân viên thủ kho khơng có kinh nghiệm quản lý kho dẫn đến thất thốt hàng hóa,..) và mơi trường bên ngồi (ví dụ: những thay đổi trong chính sách bán hàng, khả năng cung ứng hàng hóa của nhà cung cấp).
2.4.1.4. Đánh giá rủi ro
Kết quả khảo sát cho thấy, hoạt động đánh giá rủi ro tại đơn vị không được thực hiện trong chu trình mua hàng – thanh tốn. Thực trạng này xuất phát từ việc không nhận dạng sự kiện tiềm tàng trong các hoạt động của chu trình. Vì vậy, đơn vị khơng đánh giá được khả năng có thể xảy ra các rủi ro như thế nào, cũng không ước lượng được những tổn thất mà đơn vị sẽ phải gánh chịu nếu rủi ro xảy ra.
2.4.1.5. Đối phó rủi ro
Bảng kết quả khảo sát “ Đối phó rủi ro” thể hiện tại phụ lục 23.
100% người được khảo sát trả lời rằng đơn vị lựa chọn cách thức chấp nhận rủi ro trong chu trình mua hàng – thanh toán. Đây là hệ quả tất yếu của việc không thực hiện tốt công tác nhận diện và đánh giá rủi ro. Đơn vị khơng tiên đốn trước những rủi ro nào có thể xảy ra trong hoạt động của chu trình, nên khơng ước lượng tầm ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của chu trình và khả năng xảy ra các rủi ro đó. Vì vậy, đơn vị ln chấp nhận rủi ro trong mọi quyết định.
Đồng thời, đơn vị cũng không hoạch định trước các phương án xử lý khi rủi ro xảy ra, tạo sự chủ động trong việc phản ứng với rủi ro. Đơn vị chỉ tổ chức họp bàn các phương án xử lý khi rủi ro đã xảy ra.
2.4.1.6. Hoạt động kiểm soát
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Hoạt động kiểm soát” thể hiện tại phụ lục 24. Kết quả khảo sát cho thấy, 100% đối tượng được khảo sát trả lời “Có” ở câu hỏi số (1), (2), (3), (5), (6), (7), (8), (10) và trả lời “Không” ở câu hỏi (4), (9).
Công tác kế tốn tại đơn vị được thực hiện hồn tồn bằng máy tính, phần mềm kế tốn đang sử dụng được thiết kế bởi Công ty VDC. Khả năng bảo mật của phần mềm được thực hiện khá tốt, yêu cầu mỗi nhân viên phải thực hiện khai báo đường truyền, user, password trước khi đăng nhập hệ thống. Kế toán trưởng là người có quyền cao nhất và thực hiện phân quyền cho từng nhân viên kế tốn tại Khối văn phịng cũng như các TTVT, đảm bảo phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên.
Mỗi nhân viên được phép thao tác các chức năng xem, thêm, sửa, xố trên chứng từ do mình thực hiện và xem các chứng từ của nhân viên khác mà không được can thiệp vào chúng.
đánh số thứ tự cho chứng từ. Tuy nhiên, khảo sát cho thấy, nhân viên có thể can thiệp vào việc đánh số chứng từ. Khi có các nghiệp vụ cần xóa bỏ hoặc điều chỉnh, họ có thể chủ động thay đổi số chứng từ để tạo tính liên tục, tránh trường hợp bỏ trống số chứng từ. Nếu họ đánh số chứng từ trùng với số đã có, chương trình tự động hiển thị nội dung nghiệp vụ của số chứng từ cũ và không cho phép sử dụng số chứng từ này một lần nữa. Việc khóa hạn cập nhật số liệu được quy định vào ngày 8 tháng sau tháng báo cáo. Vào bất kỳ thời điểm nào, Kế tốn tổng hợp tại VTT cũng có thể truyền số liệu từ TTVT về văn phòng để tổng hợp số liệu, lập báo cáo nhanh theo yêu cầu của Lãnh đạo.
Tuy nhiên, phần mềm khơng có chức năng ghi chép thời gian cập nhật số liệu. Điều này gây khó khăn cho các nhân viên làm cơng tác tổng hợp khi họ phát hiện các sai sót và yêu cầu TTVT chỉnh sửa, đơn vị có thể chủ động sửa các nội dung khác mà không báo cáo với bộ phận tổng hợp tại văn phịng. Do đó, trong một số trường hợp không thể xác định được trách nhiệm của các bộ phận có liên quan khi có sai sót về nghiệp vụ sau khi việc rà sốt số liệu kế tốn đã hồn tất.
Về thực trạng hoạt động kiểm sốt đối với chu trình mua hàng – thanh tốn: Kết quả khảo sát câu hỏi (11), (12), (13), (14) và (15) cho thấy:
- Các nghiệp vụ mua hàng ngoài khối HTPT được dựa trên cơ sở đề nghị của TTVT, do bộ phận bán hàng lập, có sự phê duyệt của giám đốc TTVT để đảm bảo rằng hàng hóa được mua đúng lúc và đúng mục đích sử dụng, tránh tồn kho, ứ đọng. Bởi vì, đơn vị phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp đúng theo cam kết, bất kể hàng hóa đã được tiêu thụ hay chưa. Đối với các hàng hóa mua từ đơn vị trong khối HTPT, việc mua hàng được Phòng KHVT chủ động thực hiện mà không dựa trên cơ sở đề nghị của các TTVT, vì đơn vị cho rằng, đơn vị không chịu áp lực thanh tốn với những loại hàng hóa này, mà chỉ thanh tốn khi hàng hóa đã bán được.
- Trong cả hai hình thức mua hàng, Phịng KHVT đều thực hiện kiểm tra tình hình tồn kho hàng hóa tại các TTVT và kho VTT để lập tờ trình mua hàng trình BGĐ VTT phê duyệt.
Với câu hỏi khảo sát số (16), chỉ có 17,1% người được khảo sát cho rằng các trường hợp mua hàng ngồi khối HTPT đều có báo giá cạnh tranh của ít nhất ba nhà cung cấp. Đây là các trường hợp mua hàng do VTT thực hiện. Tại các
TTVT, các nghiệp vụ mua hàng thường có giá trị khơng q 50 triệu đồng, do đó TTVT khơng thực hiện thu thập báo giá cạnh tranh của các nhà cung cấp.
Qua tổng hợp kết quả khảo sát từ câu hỏi (17), (18) và (19) cho thấy:
- Phòng KHVT thực hiện thu thập và xử lý báo giá, quyết định chọn nhà cung cấp mà không cần báo cáo với BGĐ. Việc xử lý báo giá do một nhân viên đảm nhận và báo cáo với Trưởng phịng mà khơng được kiểm tra chéo bởi nhân viên mua hàng cịn lại (vì hai nhân viên mua hàng được phân chia nhiệm vụ độc lập với nhau, mỗi nhân viên thực hiện mua những loại hàng hóa nhất định và khơng quan tâm đến những hàng hóa do nhân viên cịn lại phụ trách).
- Đơn vị không thực hiện lưu trữ, cập nhật thông tin của nhà cung cấp một cách thường xun để có nhiều sự lựa chọn, nhằm tìm kiếm nhà cung cấp với những điều kiện tốt nhất về: giá cả, phương thức giao hàng, các khoản chiết khấu,…
Dựa vào kết quả khảo sát từ câu hỏi (20) đến câu hỏi (26) cho thấy:
- Đơn đặt hàng do Phịng KHVT lập, được trình BGĐ VTT phê duyệt trước khi gửi đến nhà cung cấp. Tuy nhiên, đơn đặt hàng không được chuyển đến thủ kho, làm cơ sở đối chiếu hàng hóa nhận được từ nhà cung cấp có đúng yêu cầu của đơn vị khơng, đơn vị có đặt hàng nhà cung cấp khơng. Do đó, thủ kho chỉ đối chiếu số lượng hàng nhận được với thông tin trên biên bản bàn giao và cùng nhân viên giao hàng ký xác nhận. - Đơn vị khơng quy định việc lưu trữ hàng hóa nhập kho theo từng mốc thời gian nhập kho, thời hạn bảo hành. Thủ kho sắp xếp hàng hóa vào kho theo ý kiến chủ quan của mình. Các hàng hóa về trước được sắp xếp trước vào bên trong, các hàng hóa về sau lại được để ở bên ngồi. Khi giao hàng, thủ kho thực hiện lấy hàng hóa từ ngồi vào trong. Do đó, hàng hóa có thời gian nhập kho, thời hạn bảo hành sau lại được tiêu thụ trước và ngược lại.
- Đơn vị không quy định thời gian luân chuyển chứng từ từ thủ kho về kế toán. Do đó, đơi khi xảy ra trường hợp hàng đã được nhập kho nhưng kế tốn khơng nhận được hồ sơ nên việc phản ánh giá trị hàng tồn kho, công nợ phải trả không được kịp thời và chính xác.
- Có 34,2% người được khảo sát cho rằng thủ kho có thực hiện ghi thẻ kho đúng quy định (tại Văn phòng VTT, TTVT Ba Tri và TTVT Giồng Trơm). Tại các
TTVT cịn lại, thủ kho chỉ ghi các ghi chú trên sổ tay cá nhân mà không thực hiện ghi chép thẻ kho theo mẫu thống nhất của VTT.
Thực trạng công tác ghi nhận nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng được thể hiện qua kết quả khảo sát từ câu hỏi số (27) đến (31):
- Có 100% người được khảo sát cho rằng ngay sau khi nhận được hồ sơ nhập kho, kế tốn tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ giữa các chứng từ và tiến hành lập phiếu nhập kho, ghi nhận công nợ phải trả.
- Kế toán vật tư tại VTT cũng như kế toán tại TTVT được phân quyền tạo mã hàng hóa trên phần mềm kế tốn. Do đó, bộ mã hàng hóa khơng được sử dụng thống nhất trong toàn đơn vị. Điều này gây khó khăn trong việc tổng hợp số liệu để báo cáo nhanh khi có u cầu của Tập Đồn cũng như phục vụ công tác điều hành, giám sát của lãnh đạo tại đơn vị.
- Kế toán chỉ ghi nhận cơng nợ khách hàng mà khơng có nhiệm vụ theo dõi thời hạn thanh tốn theo từng hóa đơn mua hàng. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán cũng khơng hỗ trợ thơng báo các hóa đơn đến hạn thanh tốn. Cơng việc này được thực hiện thủ công bởi nhân viên mua hàng để lập hồ sơ thanh tốn trình Kế tốn trưởng và BGĐ phê duyệt trước khi thanh toán cho nhà cung cấp.
Với câu hỏi số (32), có 100% đối tượng được khảo sát đồng ý rằng việc phân chia nhiệm vụ cho nhân viên có liên quan đến chu trình đảm bảo tách biệt các chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo quản tài sản, cụ thể:
- Chức năng xét duyệt được thực hiện bởi BGĐ;
- Chức năng thực hiện do nhân viên mua hàng đảm nhận; - Chức năng ghi nhận được thực hiện bởi nhân viên kế toán; - Chức năng bảo quản tài sản được thực hiện bởi thủ kho.
Kết quả khảo sát các câu hỏi từ (33) đến (37) thể hiện thực trạng công tác báo cáo, kiểm sốt hàng tồn kho và cơng nợ phải trả nhà cung cấp tại đơn vị.
Đơn vị có thực hiện kiểm kê kho vào cuối tháng, đối chiếu giữa hàng hóa tồn kho thực tế và sổ kế toán. Tuy nhiên, Tổ kiểm toán nội bộ chỉ chứng kiến kiểm kê tại kho VTT. Đối với các TTVT, chỉ có kế tốn và thủ kho phối hợp cùng kiểm kê mà chưa có sự tham gia chứng kiến của Tổ kiểm toán nội bộ hoặc lãnh đạo TTVT.
Việc đối chiếu giữa sổ kho và sổ kế tốn khơng được thực hiện. Đối với Văn phòng VTT, TTVT Ba Tri và TTVT Giồng Trôm, công việc này chỉ được thực hiện khi có những sai lệch giữa sổ kế tốn với hàng hóa tồn kho thực tế để xác định nguyên nhân sai lệch. Đối với các TTVT cịn lại, thủ kho khơng ghi chép thẻ kho theo quy định nên không thể đối chiếu với sổ kế tốn, vì vậy thủ kho thường có xu hướng chấp nhận số liệu của kế tốn.
Đơn vị khơng thực hiện lập báo cáo mua hàng để theo dõi các đơn đặt hàng chưa thực hiện nhằm đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng hạn.
Đơn vị không đối chiếu công nợ với nhà cung cấp hàng tháng mà chỉ thực hiện vào cuối năm để phục vụ cho kiểm tốn độc lập.
2.4.1.7. Thơng tin và truyền thông
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát “Thông tin và truyền thông” tại phụ lục 25. Hệ thống thông tin và truyền thông mang ý nghĩa rất lớn trong việc hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh tại đơn vị, cũng như giúp các nhân viên hoàn thành chức năng nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất.
Với câu hỏi khảo sát số (1), có 100% ý kiến cho rằng việc phân phối các văn bản có liên quan đến chu trình được thực hiện bằng phần mềm AIS (Hệ thống văn bản điện tử: www.ais.com.vn), được sử dụng thống nhất trong toàn Tập Đoàn. Mỗi nhân viên được cung cấp user và password riêng, đảm bảo cho việc bảo mật thông tin. Các văn bản mới từ Tập Đoàn, cũng như tại Viễn Thông Bến Tre sẽ được cấp quản lý trực tiếp phân phối cho từng cá nhân liên quan, phân công nhiệm vụ cụ thể và quy định thời gian báo cáo kết quả thực hiện.
100% ý kiến trả lời rằng mục tiêu được phổ biến đến các đối tượng có liên quan đến chu trình. Tuy nhiên, như đã đề cập, đơn vị không thiết lập các mục tiêu cụ thể từ mục tiêu chung. Do đó, mục tiêu mà nhân viên được phổ biến chỉ là mục