6. Kết cấu nội dung
1.6. Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền(5)
Theo Rommey và Steinbart, 2006, bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa qua q trình trao đổi hàng – tiền. Chu trình bán hàng – thu tiền bắt đầu từ việc yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền.
Đối với các đơn vị kinh doanh, chu trình bán hàng - thu tiền là một chu trình quan trọng. Đơn vị có bán được hàng hố, dịch vụ hay khơng, nợ phải thu có được kiểm sốt tốt khơng, có bị tổn thất tài sản không,… là mối quan tâm của nhà quản lý vì nó là nhân tố chính quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Chu trình này có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như: hàng hoá, tiền, nợ phải thu,… Đây là những đối tượng dễ bị tham ô, chiếm dụng.
Trong điều kiện cạnh tranh gây gắt như hiện nay thì việc tất yếu để có khách hàng là đơn vị phải mở rộng bán chịu. Do đó, nợ phải thu thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản của đơn vị và mức độ xảy ra gian lận, sai sót ở chu trình này cũng khá cao so với các chu trình khác.
1.6.1. Các chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm bốn chức năng sau đây:
- Nhận đơn đặt hàng và xét duyệt đơn hàng của ngƣời mua: Người mua
có thể đặt hàng qua phiếu yêu cầu hàng, điện thoại hoặc email. Căn cứ vào đơn đặt hàng, bộ phận có chức năng xét duyệt bán hàng sẽ xem xét, ra quyết định đồng ý hoặc từ chối đơn đặt hàng và thông báo cho khách hàng.
- Giao hàng: Sau khi thông báo chấp nhận đơn hàng của người mua, đơn vị
thực hiện các thủ tục giao hàng. Vào lúc giao hàng, các chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hoá đơn vận chuyển hay vận đơn.
- Ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ phải thu khách hàng: Sau
khi thực hiện giao hàng cho bên mua, đơn vị thực hiện xuất hoá đơn bán hàng, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: phản ánh doanh thu, giá vốn, cơng nợ phải thu khách hàng, thuế (nếu có).
- Thu tiền: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng, ghi sổ kế toán,
các nghiệp vụ bán hàng cần thực hiện tiếp các chức năng theo dõi nợ phải thu để kiểm soát một cách chặt chẽ việc thu tiền.
1.6.2. Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền có thể xảy ra các gian lận và sai sót sau đây: - Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt. - Đồng ý bán hàng nhưng khơng có khả năng cung ứng.
- Giao hàng khi chưa được phê duyệt.
- Ghi sai thơng tin hàng hóa trên hóa đơn về số lượng, chủng loại, đơn giá. - Bán hàng cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều định mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng khiến đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
- Theo dõi nhầm cơng nợ khách hàng, món hàng, thời hạn thanh toán,… - Ghi nhận doanh thu sai niên độ kế toán.
- Tiền bán hàng hóa bị chiếm dụng.
1.6.3.1. Chứng từ sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền
Các chứng từ kế tốn được sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền gồm: - Đơn đặt hàng: Do người mua lập và gửi cho đơn vị. Các thông tin cần
phải có trên đơn đặt hàng gồm: thông tin về khách hàng; thơng tin hàng hố: số lượng; chủng loại; thời gian giao hàng; đơn giá,… Qua chứng từ này, người mua muốn thông báo yêu cầu của mình để bên bán cân đối kế hoạch chuẩn bị hàng hoá.
- Lệnh bán hàng: Căn cứ vào đơn đặt hàng của người mua, bộ phận lập
lệnh bán hàng tiến hành lập lệnh bán hàng. Các thông tin cần thiết trên lệnh bán hàng lặp lại tương tự những thông tin trên đơn đặt hàng. Đơn vị có thể dùng chứng từ này để thông báo cho người mua về việc chấp nhận đơn đặt hàng của họ.
- Phiếu xuất kho: Được lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã được phê duyệt. Thông thường, chứng từ này được lập bởi bộ phận kho hàng. Các thông tin trên lệnh bán hàng được lặp lại trên phiếu xuất kho để xuất hàng ra khỏi kho, giao cho bên mua.
- Phiếu giao hàng: Bộ phận giao hàng nhận hàng hoá từ bộ phận kho, lập
chứng từ này để kèm theo hàng hoá đi giao cho khách hàng. Chứng từ này là cơ sở xác nhận khách hàng đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán.
- Hoá đơn bán hàng: Được lập dựa trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng
từ liên quan: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng. Hoá đơn xác lập quyền sở hữu đã chuyển giao cho người mua, nghĩa vụ thanh toán của người mua. Đây cũng là chứng từ ghi nhận doanh thu, xác định nghĩa vụ thuế phải nộp. Các hoá đơn bán hàng được đánh số trước nhằm mục đích kiểm sốt.
- Giấy báo thanh toán: Khi gửi hoá đơn bán hàng, đơn vị thường gửi kèm
giấy báo thanh toán để yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Trên giấy báo thanh toán sẽ nêu rõ thơng tin về thời hạn thanh tốn, tài khoản ngân hàng của bên bán để bên mua thuận tiện trong việc thanh toán.
- Phiếu thu (Giấy báo có): Chứng từ này có tác dụng ghi nhận việc thanh
toán, là cơ sở để ghi giảm công nợ phải thu trên sổ chi tiết thanh toán của người mua. - Phiếu định khoản: Chứng từ này được đơn vị sử dụng để ghi chép các
khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng trong các nghiệp vụ như: hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, hoặc xố nợ khó địi. Nội dung của chứng từ này gồm:
thơng tin về khách hàng; về hàng hố như: số lượng, đơn giá, số tiền của hàng bị trả lại hoặc giảm giá. Đồng thời, đơn vị lập phiếu nhập kho để ghi nhận hàng bán bị trả lại.
1.6.3.2. Báo cáo trong chu trình bán hàng – thu tiền
Các báo cáo sau đây thường được sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền nhằm mục đích kiểm sốt cơng tác bán hàng và theo dõi công nợ phải thu khách hàng:
- Bảng kê nghiệp vụ: Đây là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh
theo định kỳ: 1 tuần, 1 tháng,… ví dụ như: báo cáo hố đơn bán hàng, báo cáo phiếu xuất kho,… Loại báo cáo này nhằm kiểm soát việc cập nhật các nghiệp vụ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng – thu tiền một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác.
- Báo cáo công nợ khách hàng: Liệt kê tất cả các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền từ người mua, cũng như tổng số nợ còn phải thu. Báo cáo này nhằm giúp đơn vị đối chiếu với người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của kế tốn. Đồng thời, thơng qua báo cáo này, đơn vị cũng muốn nhắc nợ với người mua, khuyến khích người mua thanh tốn sớm.
- Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: Đây là báo cáo phân tích khoản phải thu của từng khách hàng theo những mốc thời gian quá hạn: 1 tháng, 2 tháng, 3 tháng,… Mục đích của việc lập báo cáo này nhằm giúp bộ phận tín dụng của đơn vị có cơ sở phân tích, đánh giá về uy tín thanh tốn của người mua để có biện pháp địi nợ, hoặc chính sách tín dụng thích hợp. Đây cũng là căn cứ để đơn vị xác định nợ phải thu khó địi, thực hiện trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi đúng quy định.
- Báo cáo tiền thanh tốn: Liệt kê tồn bộ tiền hàng mà khách hàng thanh
toán trong ngày. Báo cáo này giúp đơn vị kiểm sốt dịng tiền hàng thu được từng ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu ghi giảm nợ phải thu trên tài khoản phải thu khách hàng.
- Báo cáo phân tích bán hàng: Đây là báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, lợi nhuận bán hàng theo từng khách hàng, từng chủng loại hàng hóa,
từng nhân viên và từng địa điểm bán hàng. Báo cáo này phục vụ cho người quản lý trong việc đánh giá doanh thu, lợi nhuận theo mặt hàng, theo nhân viên bán hàng, hoặc
đánh giá hiệu quả của các chính sách khuyến mãi, quảng cáo,… từ đó, có thể đưa ra những quyết định phù hợp về chính sách kinh doanh hoặc chính sách về nhân sự.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Chương 1 của luận văn đã trình bày sự cần thiết của HTKSNB trong việc hỗ trợ đơn vị đạt được những mục tiêu đã đề ra, cũng như những lợi ích mà HTKSNB có thể đem đến cho đơn vị.
Đồng thời, Chương 1 cũng đã hệ thống những nội dung cơ bản về HTKSNB theo báo cáo COSO năm 1992 và năm 2004, bao gồm: các bộ phận hợp thành, những mục tiêu mà HTKSNB mong muốn đạt được, cũng như những hạn chế vốn có của nó.
Bên cạnh đó, những nét sơ bộ về chu trình mua hàng – thanh tốn và chu trình bán hàng – thu tiền như: các chức năng, những chứng từ và báo cáo sử dụng trong chu trình để thực hiện việc KSNB cũng đã được giới thiệu trong chương này sẽ làm nền tảng cho việc nghiên cứu thực trạng ở Chương 2.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN VÀ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG BẾN TRE
2.1. Giới thiệu Tập Đồn Bƣu chính Viễn Thơng Việt Nam 2.1.1. Lịch sử hình thành
Ngành Bưu Chính Viễn Thơng (BCVT) có một lịch sử hình thành và phát triển lâu dài, gắn liền với công cuộc kháng chiến cứu nước của dân tộc Việt Nam. Tiền thân của Tập Đồn BCVT Việt Nam là Tổng Cơng Ty BCVT Việt Nam.
Để đáp ứng nhu cầu khách quan của sự phát triển kinh tế thị trường và yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý, phục vụ khách hàng, từ năm 1998, Tổng cục Bưu Điện đã trình Chính phủ đề án về đổi mới tổ chức sản xuất và quản lý ngành Bưu Điện Việt Nam, trong đó có nội dung tách Bưu chính ra khỏi Viễn thông để thúc đẩy hai ngành cùng phát triển. Sau hơn tám năm chuẩn bị, tháng 1/2006, Tập đoàn BCVT Việt Nam chính thức được thành lập, thay thế cho mơ hình Tổng cơng ty cũ theo quyết định số 06/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, với chiến lược phát triển theo mơ hình Tập Đồn kinh tế chủ lực của Việt Nam, kinh doanh đa ngành nghề, đa lĩnh vực, đa sở hữu, trong đó Viễn thơng – Cơng nghệ thơng tin là nịng cốt.
Ngày 24/6/2010, Công ty mẹ - Tập đoàn BCVT Việt Nam chuyển đổi hoạt động sang mơ hình Cơng ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu theo quyết định số 955/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Lộ trình này cũng đang dần được triển khai tại các đơn vị thành viên của Tập Đoàn.
2.1.2. Lĩnh vực hoạt động
Các lĩnh vực hoạt động của Tập Đoàn hiện nay gồm:
- Đầu tư tài chính và kinh doanh vốn trong nước và nước ngoài.
- Kinh doanh các dịch vụ: viễn thông đường trục, viễn thông - công nghệ thông tin trong nước và nước ngồi, truyền thơng, quảng cáo.
- Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các cơng trình viễn thơng - công nghệ thông tin.
- Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị viễn thông - công nghệ thông tin.
- Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng. - Các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật.
2.1.3. Các đơn vị thành viên
Tập Đoàn BCVT Việt Nam được thành lập trên cơ sở tổ chức lại Tổng Công ty BCVT Việt Nam, bao gồm: Khối quản lý, điều hành; Khối trực tiếp sản xuất, kinh doanh (gồm các đơn vị HTPT và các đơn vị đào tạo, y tế); Khối các công ty liên kết và Khối các công ty con. Mối quan hệ giữa các đơn vị trong Tập Đoàn BCVT Việt Nam được thể hiện qua sơ đồ tại phụ lục 1.
2.1.4. Đặc điểm hạch toán kế toán
Đơn vị áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp được Bộ Tài chính ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và vận dụng các quy định cụ thể áp dụng chế độ kế tốn cho Tập đồn BCVT Việt Nam và các đơn vị thành viên ban hành kèm theo Quyết định 2608/QĐ-KTTKTC ngày 22/12/2006 của Tổng Giám đốc Tập Đồn được Bộ Tài chính chấp thuận tại Công văn 16145/BTC-CĐKT ngày 20/12/2006 “về việc chấp thuận chế độ kế tốn đối với Tập đồn BCVT Việt Nam”.
2.2. Giới thiệu Viễn Thông Bến Tre 2.2.1. Lịch sử hình thành 2.2.1. Lịch sử hình thành
Viễn Thơng Bến Tre có tiền thân là Bưu điện Tỉnh Bến Tre. Thực hiện chủ trương chia tách Bưu chính – Viễn thơng, ngày 01/01/2008 Viễn Thơng Bến Tre chính thức được thành lập và đi vào hoạt động theo quyết định số 599/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của Hội đồng quản trị Tập đoàn BCVT Việt Nam “Về việc thành lập Viễn thông Bến Tre – đơn vị kinh tế trực thuộc Tập đồn BCVT Việt Nam”.
Theo đó, Viễn Thơng Bến Tre là cơ quan đại diện của Tập Đoàn BCVT Việt Nam trên địa bàn tỉnh Bến Tre, có nhiệm vụ bảo đảm thông tin liên lạc, phục vụ nhiệm vụ chính trị cho Đảng và Nhà nước. Đồng thời, Viễn Thơng Bến Tre có chức năng quản lý khai thác, kinh doanh dịch vụ, vật tư thiết bị viễn thông trên địa bàn tỉnh.
2.2.2. Ngành nghề kinh doanh
Với chức năng nhiệm vụ như trên, Viễn Thông Bến Tre đang kinh doanh các ngành nghề sau đây:
+ Tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành, lắp đặt, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa mạng viễn thông trên địa bàn tỉnh;
+ Tổ chức, quản lý kinh doanh các dịch vụ, sản phẩm viễn thông - công nghệ thông tin;
+ Tổ chức phục vụ thông tin đột xuất theo yêu cầu của cấp uỷ Đảng, Chính quyền địa phương và cấp trên;
+ Kinh doanh các ngành nghề khác khi được Tập Đoàn cho phép.
2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Viễn Thông Bến Tre
Mối quan hệ giữa các Bộ phận, Phịng chức năng, TTVT của Viễn Thơng Bến Tre được thể hiện qua sơ đồ tại phụ lục 2.
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận đã được quy định đầy đủ trong quy chế hoạt động của đơn vị, cụ thể:
- Giám đốc: Phụ trách chung, chỉ đạo, điều hành các phòng chức năng, TTVT
về chủ trương, phương hướng, kế hoạch kinh doanh, chịu trách nhiệm về việc hoàn thành các chỉ tiêu được Tập Đoàn giao, là người đại diện trước pháp luật của đơn vị.
- Phó giám đốc: Hỗ trợ giám đốc trong việc điều hành, chỉ đạo các phòng
chức năng, các TTVT thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Phòng Kế tốn thống kê tài chính:
+ Tổ chức hạch tốn, quản lý tình hình tài sản, nguồn vốn, cân đối nguồn tiền để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của đơn vị;
+ Thực hiện cấp phát vật tư, hàng hoá phục vụ sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản;
+Tham mưu cho BGĐ trong việc ra các quyết định tài chính; + Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện cơng tác kế tốn tại TTVT; + Lập báo cáo tài chính, kế tốn theo quy định của Tập Đồn.
- Phịng Tổ chức hành chánh: Tham mưu cho BGĐ trong việc ra quyết