6. Kết cấu nội dung
2.6. Nguyên nhân dẫn đến những tồn tại trong HTKSNB chu trình mua hàng
- thanh tốn và chu trình bán hàng - thu tiền tại Viễn Thơng Bến Tre
2.6.1. Chu trình mua hàng - thanh toán 2.6.1.1. Mơi trƣờng kiểm sốt
- Đơn vị chưa xem trọng việc truyền đạt, hướng dẫn cụ thể các yêu cầu đạo đức nghề nghiệp đối với các nhân viên có liên quan trong chu trình.
- Khơng đánh giá cao yếu tố năng lực chuyên môn nên việc tuyển dụng, luân chuyển, đề bạt nhân sự chưa thực sự mang đến hiệu quả trong việc góp phần phát huy tính hữu hiệu trong hoạt động của HTKSNB.
- BGĐ chưa xem trọng vai trị của KSNB đối với chu trình.
- Đơn vị chưa nhận thấy được sự cần thiết trong việc trang bị các kiến thức về tài chính doanh nghiệp cho các vị trí lãnh đạo tại TTVT vì BGĐ VTT vẫn cịn tư tưởng TTVT chỉ hoạt động theo sự hướng dẫn và giám sát của VTT.
- Chưa đánh giá đúng sự cần thiết phải thiết lập các cơ sở pháp lý cho các hoạt động của chu trình.
2.6.1.2. Thiết lập mục tiêu
Đơn vị chưa đánh giá đúng sự cần thiết của việc thiết lập các mục tiêu cụ thể từ mục tiêu chung của chu trình để hướng các hoạt động của nhân viên đến việc đạt được mục tiêu chung.
2.6.1.3. Nhận dạng sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm soát kiểm soát
Đơn vị chưa thực sự quan tâm đến cơng tác quản trị rủi ro: chưa có các cơ chế nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn xung quanh hoạt động của chu trình nên việc đánh giá rủi ro chưa được đơn vị thực hiện. Vì vậy, cách thức đối phó rủi ro mà đơn vị lựa chọn chưa mang lại hiệu quả. Đồng thời, việc này đã dẫn đến hệ quả đơn vị bỏ sót một số thủ tục kiểm sốt cần thiết để giảm thiểu những sai sót và gian lận có thể xảy ra trong chu trình.
2.6.1.4. Thơng tin và truyền thơng
Đơn vị chưa quan tâm đến việc truyền đạt quá trình xử lý các nghiệp vụ xảy ra trong chu trình một cách thống nhất trong tồn đơn vị. Đồng thời, đơn vị cũng chưa quan tâm đến việc thu thập thơng tin có liên quan từ phía nhà cung cấp để giúp chu trình hoạt động có hiệu quả hơn.
2.6.1.5. Giám sát
Đơn vị thiếu các bước giám sát cần thiết để có những thay đổi phù hợp trong hoạt động của chu trình.
2.6.2. Chu trình bán hàng – thu tiền 2.6.2.1. Mơi trƣờng kiểm sốt 2.6.2.1. Mơi trƣờng kiểm sốt
- Đơn vị chưa xem trọng việc truyền đạt, hướng dẫn cụ thể các yêu cầu đạo đức nghề nghiệp đối với các nhân viên có liên quan trong chu trình.
- Khơng đánh giá cao yếu tố năng lực chuyên môn nên việc tuyển dụng, luân chuyển, đề bạt nhân sự chưa thực sự mang đến hiệu quả trong việc góp phần phát huy tính hữu hiệu trong hoạt động của HTKSNB.
- Chưa chú trọng đến hiệu quả công tác phân định quyền hạn, trách nhiệm cho nhân viên nên việc phân nhiệm còn tồn tại tình trạng kiêm nhiệm đối với chu trình bán hàng – thu tiền.
2.6.2.2. Thiết lập mục tiêu
Đơn vị chưa thực hiện phân tích thị trường trong tương lai trước khi thiết lập mục tiêu của chu trình.
2.6.2.3. Nhận dạng sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm soát kiểm soát
Tương tự chu trình mua hàng – thanh tốn, đơn vị chưa quan tâm đến công tác quản trị rủi ro trong chu trình bán hàng – thu tiền, cụ thể: chưa có cơ chế nhận dạng một cách đầy đủ các rủi ro tiềm ẩn xung quanh hoạt động của chu trình nên việc đánh giá rủi ro chưa được đơn vị thực hiện. Vì vậy, cách thức đối phó rủi ro mà đơn vị lựa chọn chưa mang lại hiệu quả. Đồng thời, việc này đã dẫn đến hệ quả đơn vị bỏ sót một số thủ tục kiểm sốt cần thiết để giảm thiểu những sai sót và gian lận có thể xảy ra trong chu trình.
2.6.2.4. Thơng tin và truyền thông
Đơn vị chưa quan tâm đến việc truyền đạt quá trình xử lý các nghiệp vụ xảy ra trong chu trình một cách thống nhất trong toàn đơn vị. Đồng thời, đơn vị cũng chưa có cơ chế thu thập thơng tin có liên quan từ phía đối thủ cạnh tranh để giúp chu trình hoạt động có hiệu quả hơn.
2.6.2.5. Giám sát
Đơn vị thiếu các bước giám sát cần thiết để có những thay đổi phù hợp trong hoạt động của chu trình.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trên cơ sở lý thuyết của Chương 1, Chương 2 đã mô tả thực trạng HTKSNB đối với chu trình mua hàng – thanh tốn và chu trình bán hàng – thu tiền tại Viễn Thơng Bến Tre thông qua việc sử dụng bảng câu hỏi khảo sát.
Qua tìm hiểu cho thấy đơn vị đã có những cố gắng trong việc vận dụng lý thuyết KSNB vào thực tế để kiểm soát và quản lý hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, HTKSNB của đơn vị đối với hai chu trình vẫn tồn tại khá nhiều hạn chế, khiến hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa chưa thật sự mang lại hiệu quả, cụ thể:
- Chưa chú trọng đến hoạt động quản trị rủi ro trong tư duy kinh doanh; - Thiếu cơ chế đánh giá trong tuyển dụng, bổ nhiệm, điều chuyển nhân sự; - Cịn tình trạng nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng trong việc thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản;
- Thiếu các hoạt động kiểm soát cần thiết để ngăn ngừa những rủi ro tiềm ẩn;… Chương 3 sẽ trình bày một số giải pháp nhằm giúp HTKSNB hoạt động có hiệu quả hơn trong thời gian sắp tới.
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN VÀ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG BẾN TRE
3.1. Cơ sở đƣa ra các giải pháp hoàn thiện
Các giải pháp tác giả đề xuất nhằm mục đích khắc phục những yếu kém và hoàn thiện HTKSNB, phát huy tính hữu hiệu của nó trong việc giúp đơn vị ngăn ngừa rủi ro trong điều hành kinh doanh. Tác giả dựa trên các cơ sở sau để đưa ra giải pháp:
- Dựa trên các hạn chế, yếu kém đang tồn tại khi đánh giá thực trạng.
- Phù hợp với Báo cáo COSO năm 2004, bao gồm các yếu tố cấu thành: Mơi trường kiểm sốt, Thiết lập mục tiêu, Nhận dạng sự kiện, Đánh giá rủi ro, Đối phó rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Thơng tin và truyền thơng, Giám sát.
- Phù hợp với đặc thù trong ngành nghề kinh doanh của đơn vị. - Cân nhắc giữa lợi ích và chi phí bỏ ra khi đề xuất giải pháp.
3.2. Giải pháp hồn thiện HTKSNB chu trình mua hàng - thanh tốn 3.2.1. Mơi trƣờng kiểm sốt
3.2.1.1. Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Đơn vị cần nhìn nhận rằng đạo đức nghề nghiệp là điều cần thiết để hướng các hoạt động của một đơn vị đi đến mục tiêu đề ra. Vì vậy, đơn vị cần ban hành văn bản cụ thể, phổ biến những quy định chuẩn mực đạo đức đối với các nhân viên có liên quan đến chu trình, cũng như các hình thức kỷ luật cụ thể là mức chất lượng công tác loại B hay C đối với các sai phạm của nhân viên. Các quy định về tính chính trực và các giá trị đạo đức cần thiết lập gồm:
- Thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình lựa chọn nhà cung cấp nhằm tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp một cách công bằng và minh bạch nhằm đảm bảo chất lượng và giá cả tốt nhất thông qua sự cạnh tranh của nhà cung cấp.
- Không nhận thù lao, hoa hồng hay quà tặng từ các nhà cung cấp.
- Thủ kho và nhân viên mua hàng phối hợp kiểm tra hàng hóa nhập kho đúng theo đơn đặt hàng đã được duyệt, tuyệt đối không đồng ý cho nhà cung cấp nợ hàng hóa khi chưa có sự đồng ý của BGĐ với bất kỳ lý do nào.
Đơn vị có thể treo bảng tiêu chuẩn đạo đức ở cửa ra vào các dãy phịng làm việc để phát huy tính hiệu quả trong việc phổ biến các giá trị đạo đức đến CBCNV.
3.2.1.2. Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực
Trong điều kiện như hiện nay, đơn vị đang cần nguồn nhân lực có trình độ chun mơn phù hợp với từng vị trí cơng việc để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ của mình và tư vấn cho cấp quản lý trực tiếp trong việc đưa ra các quyết định. Vì vậy, việc tuyển dụng, luân chuyển, bổ nhiệm nhân sự một cách hợp lý có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Đơn vị cần thực hiện các giải pháp sau đây để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cũng như phát huy tác dụng của các chính sách nhân sự:
(1) Xây dựng qui chế tuyển dụng minh bạch, công khai:
- Công khai thông tin tuyển dụng: Thông tin tuyển dụng cần được công bố rộng rãi trên các phương tiện như báo, đài, trang web của đơn vị, tạo nhiều cơ hội cho ứng viên cũng như cho bản thân đơn vị có thể tìm kiếm nguồn nhân lực có trình độ phù hợp với u cầu cơng việc.
- Xác định rõ yêu cầu kiến thức, kỹ năng cần thiết đối với từng vị trí cơng việc trước khi tuyển dụng.
- Qui định qui trình tuyển dụng bao gồm các bước chính:
+ Sàn lọc ứng viên: Lựa chọn danh sách ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng thơng qua hồ sơ xin việc của ứng viên;
+ Tổ chức thi tuyển để kiểm tra kiến thức ứng viên;
+ Phỏng vấn trực tiếp các ứng viên vượt qua vòng thi tuyển và lựa chọn ứng viên đạt yêu cầu.
(2) Luân chuyển, bổ nhiệm nhân sự một cách khoa học:
Việc bổ nhiệm và luân chuyển nhân sự được thực hiện thơng qua đánh giá q trình phấn đấu của nhân viên về các khía cạnh như: sự nhiệt tình, khả năng xử lý cơng việc, năng lực chun mơn,… để có cơ sở định hướng cho sự phát triển lâu dài của nhân viên cũng như góp phần gia tăng tính hiệu quả trong vận hành HTKSNB.
3.2.1.3. Ban giám đốc
tốn có ý nghĩa rất quan trọng trong việc giúp đơn vị kiểm soát tốt hàng tồn kho, giá mua hàng hóa,… Từ đó, nó góp phần hỗ trợ đơn vị trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh có lãi theo chỉ đạo của Tập Đồn.
Muốn vậy, BGĐ cần chỉ đạo bộ phận Kiểm toán nội bộ tiến hành kiểm tra các hồ sơ mua hàng tại Khối văn phòng cũng như các TTVT. Nội dung kiểm tra gồm:
- Việc tuân thủ trong quy định lập hồ sơ mua hàng: Hồ sơ mua hàng cần được thu thập đầy đủ các chứng từ sau: giấy yêu cầu hàng hóa đã được duyệt, báo giá của nhà cung cấp, đơn đặt hàng được lãnh đạo phê duyệt.
- Việc tuân thủ quy định về xử lý báo giá của nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng phải thu thập đầy đủ báo giá của ít nhất ba nhà cung cấp, lập hồ sơ xử lý báo giá và trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt trước khi lập đơn đặt hàng.
- Việc tuân thủ quy định về lập hồ sơ thanh toán: Hồ sơ thanh toán phải đầy đủ các chứng từ gốc: đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng, hóa đơn mua hàng và giấy đề nghị thanh toán.
Kết quả kiểm toán được báo cáo đầy đủ về BGĐ để có những chấn chỉnh kịp thời, hạn chế những rủi ro, gian lận có thể xảy ra trong chu trình.
Đồng thời, BGĐ cũng cần thường xuyên trao đổi với Kiểm toán độc lập về những khiếm khuyết của HTKSNB để có thêm các ý kiến đánh giá từ bên ngồi, nhằm có những thay đổi, bổ sung phù hợp hơn trong việc thiết kế và vận hành HTKSNB đối với chu trình.
3.2.1.4. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Trước hết, lãnh đạo VTT cần có sự nhận thức đúng đắn về ý nghĩa quan trọng của việc trang bị kiến thức tài chính cho các vị trí lãnh đạo tại TTVT. Đây là điều kiện không thể thiếu để tăng tính hữu hiệu của HTKSNB đối với chu trình. Vì lãnh đạo các TTVT là người đại diện cho VTT để kiểm tra, giám sát các hoạt động của chu trình tại các TTVT, đảm bảo hướng đến mục tiêu đã được đề ra cho tồn đơn vị.
Vì vậy, đơn vị nên tổ chức cho lãnh đạo TTVT tham gia các khóa học về quản lý tài chính doanh nghiệp để nâng cao trình độ chun mơn. Việc học tập có thể được tổ chức theo hình thức đào tạo nội bộ. Có nghĩa là Kế tốn trưởng, Giám đốc VTT sẽ là người chịu trách nhiệm đào tạo trực tiếp. Bởi vì, các vị trí quản lý tại VTT
thường xuyên được tham gia các lớp học này do Tập Đồn tổ chức. Do đó, kiến thức mà họ truyền đạt sẽ gần gũi và phù hợp hơn với thực tiễn đơn vị, đồng thời giúp đơn vị tiết kiệm chi phí trong quản lý, đào tạo.
Thứ hai, đơn vị cần ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện chu trình mua hàng – thanh toán, tạo hành lang pháp lý cho việc thực hiện, kiểm tra, giám sát các hoạt động của chu trình. Cơng việc này cần được thực hiện dựa trên sự phối hợp giữa Phịng KHVT và Phịng Kế tốn. Văn bản hướng dẫn nên thể hiện rõ các nội dung:
- Các thủ tục cần thiết để thực hiện việc mua hàng, thanh toán tiền hàng. - Trình tự luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận có liên quan.
- Các báo cáo cần thực hiện.
3.2.2. Thiết lập mục tiêu
Việc thiết lập và phổ biến các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận có liên quan sẽ tạo cơ sở để các bộ phận tự điều chỉnh hoạt động của mình cho phù hợp với mục tiêu chung của chu trình. Quá trình thiết lập và phổ biến mục tiêu của chu trình có thể được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ: 3.1: Sơ đồ quá trình thiết lập và phổ biến mục tiêu của chu trình mua hàng – thanh toán.
Thuyết minh sơ đồ:
Mục tiêu chung Đảm bảo nguồn hàng kinh doanh
Mục tiêu cụ thể Mua hàng kịp thời Đảm bảo chất lượng Thanh toán đúng hạn
Yêu cầu Giám sát chặt chẽ
hàng tồn kho
Kiểm tra chất lượng hàng nhập kho Lập kế hoạch sử dụng dòng tiền Bộ phận thực hiện TTVT, Phòng MDV, Phòng KHTVT Phịng Kế tốn, Phòng KHVT Phịng Kế tốn
Để đạt mục tiêu chung của chu trình là “Đảm bảo nguồn hàng kinh doanh”,
Lãnh đạo đơn vị cần xác định ba mục tiêu cụ thể, các yêu cầu và các bộ phận có liên quan trong từng mục tiêu gồm:
- Mua hàng kịp thời: Để đạt được mục tiêu này, các TTVT, Phòng MDV,
Phịng KHVT cần thực hiện tốt cơng tác giám sát hàng tồn kho. Biến động hàng tồn kho phải được Phòng MDV cập nhật liên tục trên VMOS, giúp Phòng KHVT thuận tiện trong việc kiểm tra số liệu tồn kho do TTVT báo cáo và lập hồ sơ mua hàng.
- Đảm bảo chất lượng: Nhân viên thủ kho và nhân viên mua hàng phối
hợp kiểm tra, tiếp nhận hàng hóa do bên bán giao, đối chiếu đầy đủ các thông tin trên đơn đặt hàng đã được duyệt: số lượng, chủng loại, qui cách.
- Thanh toán kịp thời: Phịng Kế tốn thực hiện lập kế hoạch chi tiền hàng tuần dựa trên cơ sở tổng hợp yêu cầu thanh toán của các Phịng chức năng để có sự chủ động trong việc cân đối nguồn lực tài chính. Kế hoạch sử dụng dịng tiền được thực hiện theo mẫu đính kèm tại phụ lục 39.
3.2.3. Nhận dạng sự kiện
Các sự kiện xảy ra bên trong và bên ngoài đơn vị có thể ảnh hưởng đến
mục tiêu của chu trình cần được nhận dạng đầy đủ. Thực hiện tốt chức năng này sẽ giúp đơn vị có cái nhìn sâu và rộng hơn đối với các mặt hoạt động của chu trình,