Chương 1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP
2.3. Tình hình tổ chức thực hiện nghiệp vụ VTLT tại các CTCP
2.3.2. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
2.3.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các CTCP
TLLT là nguồn thơng tin phong phú giúp lãnh đạo DN có thể ra những quyết định kịp thời, chính xác; Là kho kinh nghiệm quý giá mà qua đó DN rút ra bài học sau mỗi thành công hay thất bại của hoạt động sản xuất, kinh doanh. TLLT giúp DN lưu giữ những bí quyết riêng về kỹ thuật, cơng nghệ quản lý..., đồng thời là bằng chứng để DN chứng minh những hoạt động sản xuất kinh doanh lành mạnh trước pháp luật; là nguồn tư liệu giúp cho việc phục vụ dựng lại truyền thống của DN sau nghiều năm hoạt động. Trên phương diện quốc gia, TLLT của DN là nguồn thơng tin phản ánh chính sách kinh tế của Đảng và Nhà
89
nước đối với các DN. Là nguồn tư liệu có giá trị để các cơ quan pháp luật xác minh làm rõ trách nhiệm của các hành vi gian lận thương mại, tham nhũng, các vụ làm ăn phi pháp trong lĩnh vực kinh tế, nhằm đảm bảo an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội[28].
Tài liệu hình thành trong hoạt động của các CTCP rất đa dạng về thành phần, nội dung và chứa đựng nhiều thơng tin khơng chỉ có giá trị đối với chính các CTCP mà nó cịn có giá trị đối với quốc gia. Các tài liệu này là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các CTCP, là cơ sở để lãnh đạo các công ty xây dựng các chính sách, chiến lược và ra các quyết định trong hoạt động quản lý sản xuất, kinh doanh. Các tài liệu này cũng có ý nghĩa nhiều mặt về kinh tế, văn hóa, lịch sử...đối với hoạt động của quốc gia.
Như chúng ta đã biết, CTCP là loại DN chiếm số lượng rất lớn ở nước ta và hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau như giàu khí; xây dựng cơ bản; giao thông cầu đường; công nghệ thông tin; sản xuất máy móc, thiết bị, hàng dân dụng; thương mại....Chính vì vậy, tài liệu hình thành trong hoạt động của các CTCP rất đa dạng thành phần và nội dung. Cụ thể như sau:
- Tài liệu hành chính
Tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của của các CTCP rất đa dạng so với các tài liệu của các cơ quan quản lý nhà nước. Khối tài liệu này bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động của CTCP về chế độ hoạt động, chế độ kinh doanh, thuế bảo hiểm....do các cơ quan nhà nước ban hành. Ngồi ra tài liệu hành chính của các CTCP bao gồm cả các tài liệu của chính các CTCP ban hành. Tài liệu này bao gồm các văn bản như Nghị quyết, Quyết định, Chương trình, Kế hoạch, Hợp đồng, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Cơng văn.....của cơng ty ban hành và phản ánh về tình hình quản lý, hoạt động sản xuất và kinh doanh của chính cơng ty. Khối tài liệu này bao gồm các tài liệu phản ánh cụ thể về tổ chức lao động, tiền lương trong công ty; tài liệu về thị trường, kế hoạch sản xuất kinh doanh; tài liệu về thi đua khen thưởng.....
90
- Tài liệu chuyên ngành về khoa học kỹ thuật
Các tài liệu này bao gồm các bản vẽ thiết kế sơ bộ, thiết kế thi công nhà, cầu, đường, điện; các bản vẽ thiết kế mẫu mã sản phẩm; các bản đo đạc tuyến; tài liệu khảo sát, đo đạc, thăm dị địa chất.... Khối này liệu này, có giá trị đặc biệt về mặt kinh tế đối với chính các CTCP cũng như đối với quốc gia.
- Tài liệu chuyên ngành về tài chính - kế tốn
Tài liệu này của các CTCP bao gồm các loại sổ cái, sổ con, sách ghi chép, chứng từ kế tốn, các báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, cáo cáo thuế giá trị gia tăng, báo cáo tài chính theo q, báo cáo tài chính theo năm....Nhóm tài liệu này phản ánh về hoạt động tài chính, kế tốn của các CTCP, có giá trị đặc biệt đối với hoạt động của chính các cơng ty và là cơ sở để các cơ quan thanh tra, cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, đánh giá. Vì vậy, nhóm tài liệu này thường có chế độ bảo quản và sử dụng chặt chẽ.
- Tài liệu điện tử
Ngồi tài liệu hành chính, tài liệu chun ngành về khoa học kỹ thuật, kế tốn thì tài liệu ảnh, tài liệu ghi trên đĩa, ổ cứng cũng được hình thành khá nhiều trong hoạt động của các CTCP. Tài liệu này cũng phản ánh quá trình hoạt động, sản xuất, kinh doanh của các CTCP.
2.3.2.2. Tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan là bước đầu tiên trong các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Nghiệp vụ này có ý nghĩa quan trọng trong cơng tác lưu trữ và là cơ sở để tiến hành các nghiệp vụ lưu trữ của các cơ quan, DN. Hiện nay, việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ được Nhà nước ta quy định cụ thể trong Luật Lưu trữ. Tuy nhiên, hiện nay việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ của các CTCP chưa được thực hiện thống nhất, rất tùy tiện và cịn rất nhiều bất cập. Một số cơng ty khơng tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ của công ty mà tài liệu để phân tán ở các phịng ban. Ví dụ các công ty như CTCP Tư vấn xây dựng Sông Đà thăng long, CTCP Sông Đà 10, CTCP Cao su
91
Sao vàng, Công ty HaVit, Cơng ty Bình Minh. Các cơng ty này khơng tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan mà tài liệu được lưu trữ tại các đơn vị trong công ty. Một số công ty, tài liệu được thu thập, bổ sung vào lưu trữ nhưng trong tình trạng tài liệu chưa được lập thành các hồ sơ mà các đơn vị chuyên mơn cho tài liệu vào bao, hịm, bó, gói. Khi tiến hành tổ chức thu thập, các đơn vị chuyên môn không giao nộp tài liệu cho bộ phận lưu trữ. Đặc biệt, trong quá trình thu thập tài liệu, cán bộ văn thư, lưu trữ khơng kiểm sốt được số lượng, thành phần tài liệu cần thu thập, q trình thu thập khơng có danh mục tài liệu cần nộp lưu cho các đơn vị. Thậm chí có cơng ty, do điều kiện diện tích chật hẹp, các đơn vị chuyên môn cứ giải quyết xong cơng việc, khơng có chỗ để tài liệu, họ lại bó thành gói và mang xuống bộ phận lưu trữ của công ty. Rõ ràng chất lượng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ trong các CTCP còn tồn tại rất nhiều hạn chế cần khắc phục.
2.3.2.3. Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu
Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu bao gồm phân loại tài liệu, lập hồ sơ, biên mục, xây dựng cơng cụ tra tìm, xác định thời hạn bảo quản, loại bỏ tài liệu trùng lặp khơng có giá trị...Mục đích cuối cùng của cơng tác này là lựa chọn ra những tài liệu có giá trị và xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu. Công tác này là cơ sở để các CTCP bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của mình một cách hiệu quả. Trên thực tế, rất ít CTCP có phịng, kho lưu trữ riêng và họ chỉ có một hoặc hai cán bộ văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm còn rất hạn chế về chun mơn. Vì vậy đa số các CTCP khơng thực hiện công tác chỉnh lý khoa học tài liệu, chỉ một số ít CTCP có phịng lưu trữ riêng và thực hiện cơng tác chỉnh lý tài liệu. Ví dụ như CTCP MIPEC, CTCP Sơng đà 9, trong quá trình hoạt động họ cũng tiến hành chỉnh lý tài liệu. Tuy nhiên, q trình chỉnh lý của các cơng ty này vẫn chưa được đảm bảo yêu cầu, họ chỉ phận loại sơ bộ và cho vào cặp hộp và đưa lên giá theo từng đơn vị, phòng ban của công ty.
92
2.3.2.4. Điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ
Điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm diện tích phịng, kho lưu trữ; hệ thống các cặp, hộp, giá đựng tài; các thiết bị làm mát, hút ẩm, hút bụi cho phòng, kho lưu trữ...Điều kiện bảo quản tài liệu được trang bị đầy đủ sẽ giúp các CTCP bảo quản an tồn khối tài liệu của cơng ty. Trên thực tế vẫn còn rất nhiều CTCP chưa thực sự quan tâm tới các điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ của công ty. Họ chưa đầu tư điều kiện như phòng, kho, và các phương tiện dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ. Ví dụ như CTCP Tư vấn xây dựng Sơng Đà Thăng long, CTCP Sông Đà 10, CTCP Cao su Sao vàng, Công ty HaVit, ....Các công ty này khơng có phịng, kho riêng để bảo quản tài liệu lưu trữ. Sau nhiều năm hoạt động, tài liệu hình thành khơng được tập trung tại một phịng, kho lưu trữ chung mà tài liệu được để tại các đơn vị, phịng ban chun mơn trong tình trạng là bó, gói, bao, hịm tài liệu. Ngồi ra, một số cơng ty như CTCP MIPEC, CTCP Sơng Đà 9, Cơng ty Cổ phần Bình Minh cũng đã bố trí phịng, kho riêng để bảo quản tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, diện tích phịng, kho để bảo quản tài liệu lưu trữ còn trật hẹp chỉ từ 20 đến 40 m2 . Tài liệu ở trong phòng, kho cũng chưa được trang bị hệ thống giá, cặp hộp đầy đủ, cịn ở tình trạng, bó, gói tài liệu.
Qua thực tế ta có thể thấy được các CTCP chưa thực sự quan tâm trong việc đầu tư các điều kiện bảo quản tài liệu. Các kho chứa tài liệu, hệ thống giá, cặp hộp chưa được bố trí đầy đủ. Nếu có thì diện tích kho quá hẹp nên không thể sắp xếp tài liệu theo yêu cầu khoa học, tài liệu được xếp thành đống qua nhiều năm. Điều này gây khó khăn rất lớn trong công tác thu thập, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu của các CTCP.
2.3.2.5. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với các mặt đời sống xã hội là mục đích cuối cùng và quan trọng nhất của cơng tác lưu trữ. Tuy nhiên giá trị của các tài liệu lưu trữ sẽ không được phát huy nếu không được tổ chức khai thác sử dụng một cách có hiệu quả. Tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ hiện
93
hành của các CTCP sẽ giúp các công ty này sử dụng những thông tin, văn bản, hồ sơ trong tài liệu lưu trữ để phục vụ cho hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, so với yêu cầu thực tiễn của hoạt động quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh thì kết quả mà cơng tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại các CTCP mang lại còn rất hạn chế.
Như trên đã trình bày, hầu hết các CTCP chưa có phịng, kho lưu trữ riêng, nếu cị thì diện tích cịn rất nhỏ, chưa đáp ứng yêu cầu. Tài liệu lưu trữ của các CTCP thì chưa được thu thập tập trung, chưa được tổ chức chỉnh lý kho học theo định kỳ. Điều này gây rất nhiều khó khăn cho cơng tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, kết quả là hầu hết tại các CTCP công tác tổ chức khai thác sử dụng tại liệu đều mang tính thụ động, kém hiệu quả, không thống nhất. Tài liệu được khai thác sử dụng tại các CTCP chủ yếu là các tài liệu rời lẻ. Hình thức sử dụng tài liệu chủ yếu là cung cấp, mượn, sao chép các tài liệu chứ khơng được tổ chức theo hình thức phịng đọc. Nếu tài liệu không được tập trung tại kho, phịng lưu trữ thì đơn vị, cá nhân nào cần sử dụng tài liệu, văn bản, giấy tờ nào, thì họ đến các đơn vị chuyên môn giữ tài liệu để mượn.