Chương 1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP
3.2. Hoàn thiện cơ sở pháp lý vềVTLT đối với DN nói chung, CTCP nó
nói riêng
Hiện nay, Nhà nước ta đang tiếp tục phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế. Trong đó Nhà nước ln giữ vai trị chủ đạo trong việc định hướng, quản lý và đảm bảo khung pháp lý cho các DN hoạt động. Nhà nước đã xây dựng hệ thống các văn bản tương đối đầy đủ quy định về tổ chức và hoạt động kinh doanh của các DN, đây là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các DN. Hệ thống các văn bản đó cũng là cơ sở để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý đối với các DN.
Tuy nhiên, xét riêng về khung pháp lý của Nhà nước đối với công tác VTLT trong DN thì cịn rất nhiều vấn đề cần phải hoàn thiện. Nhà nước vẫn chưa ban hành hệ thống các văn bản áp dụng riêng đối với DN. Những quy định
111
pháp lý để đảm bảo sự quản lý của Nhà nước đối với cơng tác VTLT, TLLT của DN cịn thiếu và chưa thống nhất, đầy đủ. Chính vì vậy, để đảm bảo sự quản lý của Nhà nước đối với các DN về công tác VTLT, TLLT và đưa công tác này của DN đi vào nề nếp thì việc hồn thiện cơ sở pháp lý là một giải pháp rất cần thiết và cấp bách.
Đối với các CTCP là một bộ phận trong khối các DN thuộc mọi thành phần kinh tế của nước ta hiện nay, vì vậy việc hồn thiện cơ sở pháp lý về cơng tác VTLT của các CTCP không được tách riêng mà được nghiên cứu trong tổng thể chung của công tác này đối với các DN.
Để hồn thiện cơ sở pháp lý về cơng tác VTLT cho các DN, trong đó có CTCP thì trong chiến lược phát triển ngành các cơ quan quản lý ngành cần phải nghiên cứu xây dựng và ban hành hệ thống các văn bản áp dụng riêng đối với các DN. Các văn bản này cần quy định cụ thể về những vấn đề như sau:
- Quy định trách nhiệm cơ quan quản lý nhà nước về công tác VTLT đối với DN
Để đưa công tác VTLT của các DN vào hệ thống quản lý chung của Nhà nước về VTLT thì Nhà nước cần phải phát huy vai trị của mình trong việc ban hành các chủ trương, chính sách. Trong các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước ban hành cũng cần thể hiện được trách nhiệm đối với DN về công tác VTLT. Đặc biệt, Nhà nước phải quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan quản lý về VTLT đối với DN. Các cơ quan này phải có trách nhiệm phối hợp với cơ quan quản lý Nhà nước đối với DN thường xuyên thông báo cho các DN khi có những quy định mới về VTLT. Cơ quan quản lý ngành về VTLT cũng phải có trách nhiệm thường xuyên phối hợp với các cơ quan quản lý DN tổ chức hướng dẫn các DN trong công tác tổ chức quản lý về VTLT của DN. Hướng dẫn cho các DN trong việc thực hiện các nghiệp vụ về VTLT và thanh tra, kiểm tra các DN trong việc thực hiện theo những quy định của nhà nước về công tác VTLT.
112
- Quy định trách nhiệm của DN đối với việc thực hiện công tác VTLT
Một trong những yếu tố quan trọng giúp Nhà nước quản lý thống nhất về công tác VTLT là tạo ra một hành lang pháp lý và buộc các DN thực hiện trong khn khổ hành lang đó. Trong đó quy định trách nhiệm của DN đối với việc thực hiện công tác VTLT là rất cần thiết đối với việc xây dựng hành lang pháp lý. Các DN cần có trách nhiệm thực hiện những quy định của Nhà nước, của cơ quan quản lý ngành về VTLT. DN phải phối hợp, tham gia đóng góp ý kiến đối với các cơ quan quản lý ngành trong việc xây dựng các quy định về tổ chức, quản lý và nghiệp vụ VTLT đối với DN. Thường xuyên cập nhập những quy định mới của Nhà nước, cơ quan quản lý ngành về VTLT, nghiêm túc tham gia các đợt tập huấn và hướng dẫn nghiệp vụ mà cơ quan quản lý ngành về VTLT phối hợp với các đơn vị quản lý DN tổ chức. Thực hiện đầy đủ các chế độ về VTLT mà Nhà nước quy định cũng là một trách nhiệm bắt buộc các DN phải thực hiện. Ngoài việc quy định rõ trách nhiệm của DN đối với công tác VTLT, các văn bản quy định về VTLT của DN cũng cần quy định rõ trách nhiệm của người đứng đầu DN trong việc thực hiện công tác VTLT. Người đứng đầu DN phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc thực hiện công tác VTLT của DN và là người đại diện theo pháp luật cho DN trong việc thực hiện theo những quy định về VTLT.
- Quy định về hệ thống tổ chức và hoạt động của bộ phận VTLT DN
Bộ phận VTLT trong các vai trò rất lớn trong việc tổ chức quản lý và thực hiện các nghiệp vụ của DN về VTLT. Việc quy định về tổ chức và hoạt động của bộ phận này trong các DN là hết sức cần thiết. Quy định về tổ chức và hoạt động của bộ phận VTLT DN cần dựa vào quy mơ, đặc điểm và hình thức hoạt động của từng DN để có những quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức, biên chế, chế độ lưu trữ và chức năng, nhiệm vụ của bộ phận VTLT cho phù hợp với từng loại hình DN.
113
Ví dụ, đối với các CTCP có quy mơ lớn và trực thuộc một Tập đồn thì phải lập Phòng Văn thư, Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phịng (Phịng Hành chính, Phịng Hành chính - Tổ chức) CTCP và chịu sự quản lý chỉ đạo về nghiệp vụ bởi Văn phịng của Tập đồn. Ngoài ra, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn của Phòng Văn thư, Phòng Lưu trữ; quy định rõ về cơ cấu tổ chức, tiêu chuẩn, yêu cầu biên chế, chế độ hoạt động, nộp lưu vào lưu trữ của Tập đồn...
- Quy định về các quy trình nghiệp vụ VTLT
Trong quản lý về VTLT, yêu cầu thống nhất, khoa học và hiệu quả về nghiệp vụ VTLT là một trong những yêu cầu quan trọng giúp Nhà nước quản lý hiệu quả. Vì vậy, các quy trình nghiệp vụ về VTLT của các DN cũng phải được quy định một cách cụ thể, chi tiết trong các văn bản về VTLT đối với DN. Các quy định về quy trình nghiệp vụ này là cơ sở định hướng nghiệp vụ cho các các DN và giúp các DN hoạt động một cách có hiệu quả hơn. Các quy trình nghiệp vụ văn thư cần phải quy định đối với các DN là quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy định về quy trình, nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý lý và sử dụng con dấu; lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ DN. Các quy định về quy trình nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại, xác định giá trị tài liệu; thống kê, bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng TLLT trong DN. Tuy nhiên, các quy định về quy trình nghiệp vụ VTLT đối với các DN cần phải phù hợp với từng loại hình DN. Các quy định này cần được xây dựng dựa trên đặc điểm hoạt động của từng loại hình DN và dựa trên những quy định của Nhà nước về ngành nghề, lĩnh vực mà DN hoạt động và có liên quan trực tiếp tới cơng tác VTLT.
Đặc biệt, Nhà nước cần hoàn thiện cơ sở pháp lý về tổ chức quản lý và sử dụng con dấu tại các DN nói chung và CTCP nói riêng. Vấn đề tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của các DN hiện nay đang gây ra khơng ít phiền tối cho Nhà nước, thậm chí đang trở thành xiềng xích cho doanh nghiệp. Hiện nay làm
114
con dấu giả dễ hơn chữ ký, con dấu giả đang tồn tại nhiều và gây ra những hậu quả hết sức nguy hại như bằng cấp giả đi theo con dấu giả, nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng cũng làm được con dấu giả hay khi doanh nghiệp đi vay tiền cũng làm dấu giả. Rồi doanh nghiệp làm mất con dấu thì sẽ bị phạt hành chính rất nặng, rồi bị các cơ quan Nhà nước hoạnh họe nếu như con dấu bị mờ, bị nhoè, con dấu thường xuyên bị lợi dụng, tranh cướp trong nhiều trường hợp nội bộ doanh nghiệp có mẫu thuẫn, gây thiệt hại kinh tế rất lớn.
Theo quy định hiện hành, chúng ta đang quan niệm con dấu là tài sản, cơng cụ hỗ trợ DN trong q trình hoạt động, con dấu và chữ ký là hai yếu tố thể hiện giá trị pháp lý của văn bản. Các nhà nghiên cứu về Luật Doanh nghiệp đều khẳng định, con dấu ngày nay trở nên siêu quyền lực, mặc dù, nó cũng chỉ là một tài sản của doanh nghiệp như các tài sản khác. Đối với cơ quan Nhà nước, con dấu có vị trí pháp lý quan trọng để chứng thực cho giá trị pháp lý của các văn bản ban hành, nhưng nếu quan điểm này áp lên con dấu doanh nghiệp thì sẽ là khơng đúng. Qua vụ án Huỳnh Thị Huyền Như mới đây chúng ta có thể thấy được những phiền tối mà quyền lực của con dấu mang lại. Đó là việc Huỳnh Thị Huyền Như làm giả 8 con dấu của các doanh nghiệp khác nhau để đóng vào các tài liệu, giấy tờ do Huỳnh Thị Huyền Như làm giả và dễ dàng chiếm đoạt 4.000 tỷ đồng.
Như chúng ta đã biết, hiện nay 170 nước trên thế giới không bắt buộc DN sử dụng con dấu trong giao dịch, xác nhận giấy tờ. Chỉ cịn bảy nước, trong đó có Việt Nam vẫn bắt buộc phải có con dấu [41]. Vì vậy, chúng ta cũng phải suy nghĩ lại là tại sao các nước không bắt buộc sử dụng con dấu?
Mới đây, có nhiều ý kiến của các chuyên gia cho rằng nên hạn chế rồi dần dần bỏ hẳn con dấu trong các giao dịch. Đó là ý kiến của Luật gia Vũ Xuân Tiền, Uỷ viên Ban Thường vụ, Trưởng ban Tư vấn và Phản biện chính sách - Hội các nhà quản trị doanh nghiệp Việt Nam; Chuyên viên cao cấp Diệp Văn Sơn, nguyên Phó Vụ trưởng Bộ Nội vụ PGS-TS Trần Hồng
115
Ngân, thành viên Hội đồng Tư vấn chính sách tiền tệ Quốc gia; Chuyên gia kinh tế Chuyên gia kinh tế Huỳnh Trung Minh. Mới đây một khảo sát nhanh của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) cho biết có tới 52% DN đồng ý bỏ con dấu.
Theo quan điểm của chúng tôi, Nhà nước cũng cần lắng nghe ý kiến của các chuyên gia. Đó là những ý kiến nghị hợp với xu thế của thời đại. Trong thời đại cơng nghệ thơng tin nếu mình cứ giữ khư khư con dấu thì khơng phù hợp. Chúng ta phải tiến đến hội nhập, tiến đến chính phủ điện tử, cơng nghệ thơng tin sẽ xóa dần con dấu và chúng ta sẽ phải dần thực hiện theo thông lệ của quốc tế. Việt Nam muốn hòa nhập, một trong những điều phải làm là hạn chế dần, rồi tiến tới bỏ con dấu. Tuy nhiên, để làm được điều này chúng ta cần phải có lộ trình cụ thể. Trong bối cảnh hiện nay, nếu khơng bắt buộc sử dụng con dấu cho DN thì chưa thể được. Bởi vì đến nay chúng ta chưa có cơ sở hạ tầng để quản lý dữ liệu nhân thân của DN cũng như thông tin cá nhân một cách đồng bộ và chặt chẽ. Thế nên mới có tình trạng hàng chục ngàn DN biến mất không hiểu nguyên nhân vì sao. Nên việc ngay lập tức bỏ con dấu sử dụng trong DN sẽ rủi ro về mặt pháp lý. Nhất là tới giờ đã xảy ra trường hợp có tới hàng chục ngàn DN biến mất mà chúng ta khơng biết thì sẽ thế nào nếu khơng sử dụng con dấu. Đấy là chưa kể DN cũng được chia ra làm nhiều loại: DN nhà nước, DN tư nhân, công ty một thành viên…Và bản thân nhiều DN họ có thể thuê người điều hành…
Với trường hợp khơng dùng con dấu mà dùng chữ ký thì việc đổi người điều hành thì chữ ký đó khơng cịn giá trị. Cịn khi dùng con dấu, người điều hành khơng cịn làm nữa thì pháp nhân DN đó vẫn phải chịu trách nhiệm.
Ở nước ngoài chỉ cần có chữ ký trên logo cơng ty là cơ sở pháp lý. Với cá nhân thì có số an sinh xã hội. Khi DN làm ăn phá sản thì có mã số kinh doanh, cá nhân làm sai phạm thì có chỉ số an sinh xã hội để kiểm tra. Dù anh đi từ vùng này sang vùng khác thì số an sinh xã hội ấy sẽ thể hiện tất cả việc anh làm một cách hệ thống. Số an sinh này gắn chặt suốt đời anh.
116
Vậy nên khi một DN thành lập, đi kèm theo họ sẽ đăng ký mẫu chữ ký của người điều hành hoặc quản lý đó lên mạng mà ai cũng có thể biết chữ ký đó đại diện cho DN đó. Thời gian điều hành đó ơng phải chịu tránh nhiệm về chữ ký của mình trong hoạt động kinh doanh. DN, cá nhân được định danh một cách rõ ràng trong hệ thống cơ sở dữ liệu. Do đó việc xác định trách nhiệm sau này cả hai được quản lý rõ ràng bởi luật pháp chặt chẽ.
Vấn đề ở đây cịn nằm ở khía cạnh mơi trường kinh doanh và văn hóa cũng như luật pháp và ý thức luật pháp… Chẳng hạn, chúng ta thử đặt câu hỏi tại sao ở nước ngồi nghiệp vụ cơng chứng lại đơn giản thế. Bất kỳ ai chỉ cần học khóa ngắn hạn là có thể mở văn phịng cơng chứng và văn phịng cơng chứng thường là một cái quầy nhỏ. Đó là do nhận thức của người dân về luật pháp cao, hệ thống pháp luật đủ mạnh, hệ thống công nghệ đồng bộ. Đây cũng là quan điểm của chuyên gia kinh tế Huỳnh Trung Minh.
- Quy định về khai thác và sử dụng tài liệu của các DN
TLLT của các DN khơng chỉ có ý nghĩa quan trọng đối với DN và nó cịn
có ý nghĩa về nhiều mặt của đời sống của xã hội. Vì vậy, cần quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của DN, lãnh đạo DN trong việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT của DN mình. Quy định về khác thác, sử dụng tài liệu của DN phải tôn trọng quyền lợi của DN và các quy định đó phải phù hợp với đặc điểm mặt hoạt động, loại hình, hình thức sở hữu của DN. Cũng cần phải quy định cụ thể trách nhiệm của DN trong việc cung cấp những tài liệu cho các cơ quan quản lý ngành, các đơn vị quản lý DN khi các cơ quan, đơn vị này yêu cầu thanh tra, kiểm tra. Để bảo vệ quyền lợi của DN trong việc bảo vệ bí mật sản xuất, kinh doanh và đảm bảo quyền được thông tin của công dân, đặc biệt là các nhà nghiên cứu, cần phải quy định rõ trách nhiệm của DN trong việc cung cấp các tài liệu liên quan trên cở sở pháp luật. Bởi trên thực tế khi các cơ quan thanh tra, kiểm tra, các nhà nghiên cứu thu thập hồ sơ, dữ liệu thì một số DN cho rằng đó là "bí mật kinh doanh" và không cung cấp tài liệu hoặc cung cấp nhưng không
117
đầy đủ, số liệu không chính xác. Vì vậy, các các cơ quan thanh tra, kiểm tra, các nhà nghiên cứu, hoạch định chính sách gặp rất nhiều khó khăn. Để có cơ sở cho việc tổ chức khai thác và sử dụng TLLT của các DN, đảm bảo quyền lợi cho các bên, cần ban hành khung danh mục tài liệu mật, tài liệu hạn chế tiếp cận hình thành trong hoạt động của từng loại DN. Trên cơ sở đó các DN xây dựng, trình cơ quan có thẩm quyền để phê duyệt danh mục tài liệu mật, tài liệu hạn chế tiếp cận của DN mình.
- Quy định trách nhiệm giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử đối với các DN là nguồn nộp lưu
Để phát huy được giá trị TLLT của DN đối với với các mặt đời sống xã