Chương 1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP
2.2. Tình hình tổ chức, quản lý cơng tác VTLT tại các CTCP
2.2.3. Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác VTLT
Như chúng ta đã biết, mọi hoạt động quản lý, kinh doanh của DN, CTCP đều liên quan tới văn bản giấy tờ, công tác VTLT. Công tác VTLT đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động của DN và liên quan tới hoạt động của tất cả các đơn vị, cá nhân trong DN. Công tác này cũng là hoạt động phức tạp, bao gồm nhiều khâu nghiệp vụ khác nhau và liên quan tới nhiều đơn vị, cá nhân, nhiều vấn đề trong hoạt động của DN. Chính vì vậy, để quản lý thống nhất và hiệu quả trong công tác VTLT, ngoài việc hướng dẫn các đơn vị cá nhân thực hiện theo các văn bản quy định của nhà nước về công tác VTLT, các DN, CTCP phải ban hành văn bản của mình quy định về cơng tác VTLT.
Hiện nay, mặc dù Nhà nước đã có những văn bản quy định liên quan trực tiếp và gián tiếp tới công tác VTLT của DN. Tuy nhiên, những quy định liên quan tới công tác VTLT của DN không được quy định tập trung tại một văn bản
51
mà những quy định đó phân tán ở nhiều văn bản khác nhau. Vì vậy, các đơn vị trong DN rất lúng túng trong việc thực hiện công tác VTLT, mỗi đơn vị thực hiện theo một văn bản, các nghiệp vụ chưa được thống nhất. Cũng chính vì lý do đó, ngồi việc thực hiện theo các quy định của Nhà nước về công tác VTLT, DN phải ban hành chính văn bản của DN về cơng tác VTLT. Các văn bản này có thể là "Quy chế", "Quy định", "Danh mục hồ sơ", "Các bản hướng dẫn nghiệp vụ" về VTLT...Các văn bản này quy định cụ thể về trách nhiệm của từng nhân viên; các quy trình, nghiệp vụ VTLT trong DN. Nó sẽ là cơ sở, định hướng cho các đơn vị, cán bộ, nhân viên trong DN trong việc thực hiện công tác VTLT. Ngồi ra, các văn bản này cịn giúp DN quản lý hiệu quả, thống nhất về công tác VTLT. Đặc biệt các văn bản quy định về công tác VTLT của chính DN ban hành cịn là cơ sở giúp DN quản lý, kiểm tra, giám sát về cơng tác VTLT góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, kinh doanh của DN.
Mặc dù các văn bản này có ý nghĩa, vai trị như vậy nhưng trong số các CTCP chúng tơi khảo sát có nhiều DN khơng ban hành các loại văn bản này, mà chỉ thực hiện trên cơ sở các văn bản quy định chung của Nhà nước. Ví dụ như CTCP Cao su Sao vàng, CTCP Da Giầy Việt Nam, CTCP Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh Miền Nam, các công ty này chưa ban hành một văn bản nào quy định về cơng tác VTLT của DN mình. Một số CTCP như CTCP Da Giầy Việt Nam, CTCP Tư vấn và xây dựng Sông Đà Thăng long, CTCP Đầu tư và Phát triển y tế HAVIT chỉ ban hành công văn nhắc nhở các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện theo các quy định của nhà nước về văn thư, lưu trữ. Chỉ có 02 cơng ty ban hành Quy chế, Quy định về VTLT. Ví dụ như CTCP MIPEC ban hành Quy định về ban hành và quản lý văn bản hành chính (Ban hành kèm theo Quyết định số 122/QĐ-MIPEC ngày 20/4/2011), CTCP Dược phẩm Việt Nam ban hành Quy chế về công tác Lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 698/2014/QĐ-VPI ngày 01/9/2014). Tuy nhiên những quy định trong các văn
52
bản này còn chung chung theo quy định của Nhà nước cịn thiếu tính hệ thống và chưa có tính cập nhật.
Tình hình ban hành văn bản chỉ đạo về VTLT của các CTCP được chúng tôi tổng hợp trong bảng khảo sát như sau:
Số TT Tên Công ty Văn bản chỉ đạo về VTLT Quy chế, quy định Công văn nhắc nhở Không ban hành văn bản chỉ đạo về VTLT 1 CTCP MIPEC x 2 CTCP Sông đà 9 x 3 CTCP tư vấn và xây dựng SĐTL x 4 CTCP Cao su sao vàng x 5 CTCP Đầu tư và phát triển y tế HAVIT x 6 CTCP Đầu tư và phát triển Bình Minh x 7 CTCP Da Giầy Việt Nam x
8 CTCP Đầu tư Xây
dựng và Kinh doanh Miền Nam
x 9 Công ty cổ phần Dược phẩm Việt Nam x 2.2.4. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ VTLT
Như đã trình bày ở trên, cơng tác VTLT liên quan đến tất cả các đơn vị, nhân viên trong DN, CTCP. Mà số lượng cán bộ, nhân viên trong DN được đào
53
tạo cơ bản về cơng tác VTLT rất ít, đa số các cán bộ, nhân viên khơng được đào tạo, bồi dưỡng về VTLT. Vì vậy, nhân viên của các đơn vị, bộ phận trong DN không được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ VTLT khơng hiểu về quy trình, nghiệp vụ VTLT, cũng không hiểu được các văn bản quy định của Nhà nước cũng như quy định của DN về VTLT. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm cho công tác VTLT của DN không được thống nhất, không khoa học, thậm chí sai với quy định của DN, của Nhà nước và kém hiệu quả, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý, kinh doanh của DN.
Chính vì những lý do trên, việc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ VTLT cho nhân viên làm về hành chính, VTLT hoặc gián tiếp liên quan tới VTLT của các bộ phận, đơn vị trong DN là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức, quản lý công tác VTLT trong DN. Nếu công tác đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ được thực hiên tốt sẽ giúp các cán bộ, nhân viên của các bộ phận, đơn vị trong DN hiểu được những quy định của Nhà nước cũng như của DN về công tác VTLT. Đặc biệt, các cán bộ, nhân viên có thể nắm được những nguyên tắc, nghiệp vụ cơ bản trong công tác VTLT như: Các yếu tố thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản, quy trình xây dựng ban hành văn bản; phương pháp và quy trình quản lý giải quyết văn bản, lập hồ sơ; phương pháp thu thập, lưu trữ, bảo quản tài liệu....Từ đó cơng tác VTLT của DN sẽ được thực hiện một cách thống nhất, khoa học, hiệu quả, đúng quy định và góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý, kinh doanh của DN nói chung, CTCP nói riêng.
Mặc dù vậy, nhưng trên thực tế hầu hết các CTCP chưa tiến hành đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ về VTLT một cách định kỳ. Có DN chưa một lần tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ về VTLT cho các đơn vị, nhân viên trong công ty. Cụ thể là trong các DN mà chúng tơi khảo sát, chỉ có CTCP MIPEC đã hai lần tổ chức hưỡng dẫn nghiệp vụ về VTLT cho các đơn vị, nhân
54
viên trong công ty vào năm 2010 và năm 2012. CTCP Sông Đà 9 một lần tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư vào năm 2011. Đây cũng là một trong những hạn chế rất lớn trong công tác tổ chức, quản lý về VTLT trong DN.
2.2.5. Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý những vi phạm trong công tác VTLT công tác VTLT
Tổ chức, quản lý công tác VTLT trong DN, CTCP không chỉ dừng lại ở việc thiết lập bộ phận văn thư chuyên trách, tuyển chọn bố trí cán bộ, ban hành văn bản chỉ đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ mà DN, CTCP cần phải thường xuyên tổ chức, kiểm tra, giám sát các bộ phận, đơn vị chun mơn trong q trình thực hiện các nghiệp vụ VTLT. Việc kiểm ra, giám sát sẽ giúp DN, CTCP đảm bảo tính nguyên tắc, thống nhất trong việc thực hiện các quy trình thủ tục hành chính nói chung, cơng tác VTLT nói riêng. Đồng thời, qua công tác kiểm tra, giám sát, DN có thể đánh giá được ưu điểm cũng như nhược điểm của chính DN trong việc tổ chức quản lý cơng tác VTLT. Bên cạnh đó, kiểm tra, giám sát cũng giúp DN nắm bắt được tình hình thực tế của các đơn vị trong việc thực hiện công tác VTLT. Từ đó DN có thể nhận biết và đánh giá được những mặt tích cực cũng như sai sót trong việc tổ chức quản lý, thực hiện các nghiệp vụ VTLT. Quan trọng hơn nữa, từ những đánh giá về mặt tích cực cũng như sai sót, DN có thể đưa ra những phương án điều chỉnh về tổ chức quản lý, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế hoạt động của DN và góp phần nâng cao hiệu quả công tác VTLT. Tuy nhiên, cũng giống như tình trạng chung trong cơng tác tổ chức quản lý về VTLT, hầu hết các CTCP chưa quan tâm tới công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá các đơn vị, nhân viên trong việc thực hiện các nghiệp vụ VTLT. Các DN này chưa tiến hành kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và kỷ luật định kỳ đối với các bộ phận, đơn vị trong công ty trong việc thực hiện các nghiệp vụ VTLT. Đây cũng là một trong những hạn chế lớn trong công tác tổ chức, quản lý về VTLT trong các CTCP.
55
2.3. Tình hình tổ chức thực hiện nghiệp vụ VTLT tại các CTCP
2.3.1. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư
Trong hoạt động của các DN, để công tác VTLT được tốt góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh của DN thì ngồi việc tổ chức quản lý, các DN phải tổ chức thực hiện tốt các nghiệp vụ văn thư. Các nghiệp vụ đó bao gồm: Tổ chức soạn thảo văn bản và ban hành văn bản; Quản lý và giải quyết văn bản; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Dưới đây là thực trạng công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư của các CTCP.
2.3.1.1. Công tác tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo và ban hành văn bản là nội dung đầu tiên, quan trọng của công tác văn thư. Đây là vấn đề có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động quản lý, kinh doanh của DN, CTCP. Văn bản là phương tiện để các DN, CTCP tổ chức thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Văn bản giúp lãnh đạo DN triển khai thực hiện các quyết định quản lý, quyết định kinh doanh; truyền đạt thông tin, định hướng công việc cho các bộ phận, đơn vị, nhân viên trong DN, CTCP. Ngồi ra, dưới góc độ quản lý thì văn bản cịn phương tiện, công cụ để lãnh đạo CTCP, trưởng các bộ phận đơn vị trong công ty thể hiện và thực thi quyền hành theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Xét về văn hóa, văn bản là phương tiện, hình thức để DN thể hiện các mối quan hệ, giao tiếp, giao dịch trong hợp tác, sản xuất, kinh doanh...Với vai trị đó, việc tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản không chỉ giúp các DN trong việc tổ chức điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh mà cịn góp phần vào việc khẳng định, quảng bá và nâng cao vị thế, uy tín, thương hiệu của DN.
Có rất nhiều vấn đề liên quan đến cơng tác tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản. Tuy nhiên, trong phạm vi và giới hạn của đề tài, chúng tôi chỉ khảo sát một số nội dung thực tế cơ bản liên quan tới công tác tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản của CTCP như:
56
- Thẩm quyền và các loại, số lượng văn bản mà CTCP ban hành; - Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của CTCP;
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của CTCP.
1) Thẩm quyền, các loại và số lượng văn bản mà CTCP ban hành:
Theo quy định của Nhà nước tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 8/4/2004 về cơng tác văn thư, hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức phân thành ba loại:
+ Văn bản quy phạm pháp luật; + Văn bản hành chính;
+ Văn bản chuyên nghành.
Theo quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, năm 2008; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND, năm 2004 thì các DN khơng thuộc những cơ quan, tổ chức được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Vì vậy, trong quá trình hoạt động của mình, CTCP khơng được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật, chỉ được phép ban hành văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành theo ngành nghề, lĩnh vực mà DN hoạt động.
Văn bản hành chính gồm hai loại: văn bản "áp dụng quy phạm pháp
luật" và văn bản "hành chính thơng thường". Trong quá trình tổ chức, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, CTCP được phép ban hành một số văn bản áp dụng quy phạm pháp luật theo quy định của Nhà nước dưới các hình thức như: Nghị quyết; Chỉ thị và Quyết định. Qua tiến hành khảo sát thực tế cho thấy đây là hình thức văn bản được ban hành phổ biến trong các CTCP. Đặc biệt là Quyết định. Chủ thể ban hành các văn bản này là Đại hội đồng cổ đông; Hội đồng quản trị, Chủ tịch hội đồng quản trị, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc.
Vậy CTCP ban hành văn bản áp dụng quy phạm pháp luật để nhằm mục đích gì trong hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh?
57
Qua thực tế cho thấy, CTCP ban hành các loại văn bản này với mục đích như sau:
- Nghị quyết là loại văn bản thể hiện quyết định của Đại hội đồng cổ đông;
Hội đồng quản trị về những vấn đề chiến lược phát triển công ty, các dự án đầu tư lớn, các định mức kinh tế - kỹ thuật, nguyên tắc quản lý kinh tế, tài chính và những vấn đề được quy định trong Điều lệ của công ty.
- Chỉ thị là loại văn bản được ban hành bởi Chủ tịch hội động quản trị,
Tổng giám đốc hoặc Giám đốc nhằm phối hợp, đôn đốc và kiểm tra giám sát hoạt động của các công ty, phòng ban, đơn vị và cá nhân trực thuộc DN.
- Quyết định là văn bản áp dụng quy phạm pháp luật thường được ban hành bởi Hội đồng quản trị, Chủ tịch hội động quản trị, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc trong CTCP nhằm thực hiện các mục đích sau:
+ Ban hành Quy chế, Quy định, Nội quy, Điều lệ...quy định về những nguyên tắc, cách thức, quy trình thủ tục thực hiện các công việc trong hoạt động của công ty. Các quy định này là cơ sở giúp lãnh đạo công ty quản lý điều hành hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong cơng ty. Đồng thời, nó cũng là những cơ sở định hướng cho hoạt động của các bộ phận, đơn vị và các nhân trong công ty.
Ví dụ: Quyết định số 152/QĐ-SĐTL ngày 12/6/2010 của Tổng Giám đốc CTCP Tư vấn xây dựng Sông đà thăng long về việc ban hành quy chế sử dụng trang thiết bị ; Quyết định số 26/QĐ-SĐ9 ngày 15/3/2009 của Tổng Giám đốc công ty Sông đà 9 về việc ban hành quy định về sử dụng phòng họp của công ty.
+ Tổ chức bộ máy quản lý và điều hành hoa ̣t đô ̣ng của công ty : Gồm các quyết đi ̣nh thành lâ ̣p , quy đi ̣nh chức năng , nhiê ̣m vu ̣ của các đơn vi ̣ , bô ̣ phâ ̣n trực thuô ̣c công ty hoă ̣c các quyết đi ̣nh chia , tách, sáp nhập, đổi tên các đơn vi ̣, bô ̣ phâ ̣n trong công ty.
58
+ Nhằm phê duyệt các dự án đầu tư , sản xuất kinh doanh ; quy đi ̣nh c ác tiêu chuẩn kỹ thuâ ̣t , quy trình nghiê ̣p vu ̣, đi ̣nh mức lao đô ̣ng , kinh tế - kỹ thuật trong hoa ̣t đô ̣ng sản xuất kinh doanh.
+ Nhằm tổ chứ c quản tri ̣ nguồn nhân sự trong công ty : Gồm các quyết đi ̣nh tuyển du ̣ng , điều đô ̣ng, bổ nhiê ̣m, miễn nhiê ̣m, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật...đối với cán bô ̣, nhân viên của cơng ty.
Ví dụ: Quyết định số 89/QĐ-SĐTL ngày 23/4/2011 của Tổng Giám đốc CTCP tư vấn xây dựng sông đà thăng long về việc bổ nhiệm ông NGUYỄN DUY DUYẾN giữ chức vụ Giám đốc chi nhánh Lai Châu.