Chương 1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP
2.2. Tình hình tổ chức, quản lý cơng tác VTLT tại các CTCP
2.2.1. Tổ chức bộ phận VTLT chuyên trách
Có thể nói, bất kỳ DN, CTCP nào trong quá trình hoạt động kinh doanh đều phải thực hiện cơng tác VTLT như soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, lập và lưu giữ hồ sơ... Mọi hoạt động quản lý, kinh doanh của các DN đều được tiến hành thông qua hệ thống các văn bản, văn bản là phương tiện để truyền tải thông tin và thực hiện các quyết định quản lý trong hoạt động của các DN. Thực hiện công tác VTLT là một yêu cầu tất yếu đối với tất cả các bộ phận, nhân viên trong DN. Bởi tất cả các công việc của các bộ phận, nhân viên trong DN đều liên quan trực tiếp tới công tác VTLT.
Như trên, ta có thể thấy được vai trị quan trọng của cơng tác VTLT đối với hoạt động quản lý, kinh doanh của DN. Công tác này thực hiện tốt, đúng quy định, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý và kinh doanh của DN là yêu cầu của bất kỳ DN nào. Tuy nhiên, công tác VTLT là hoạt động mang tính phức tạp, liên quan tới tất các bộ phận, cán bộ, nhân viên trong DN. Vì vậy, để cơng tác VTLT được thực hiện tốt phải có sự phối hợp trong thực hiện những quy định thống nhất của tất cả các cá nhân trong DN. Yêu cầu đó cũng đặt ra trong mỗi DN, cần phải có một bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vị trong DN và thực hiện các nghiệp vụ về cơng tác VTLT, đặc biệt là DN, CTCP có quy mô và phạm vi hoạt động lớn. Thực tế này đòi hỏi các DN, CTCP phải thiết lập ra một bộ phận, hoặc giao cho cán bộ chuyên trách về công tác VTLT. Quy mô của bộ phận chuyên trách về VTLT hoặc số lượng cán bộ kiêm nhiệm phải phù hợp với quy mô, đặc điểm ngành, lĩnh vực hoạt động của từng DN, CTCP. Bộ phận, người kiêm nhiệm về VTLT phải được bố trí trong bộ phận văn phịng của DN và có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo DN trong tổ chức, quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về VTLT. Tuy nhiên, trên thực tế, trong những CTCP mà chúng tơi khảo sát, rất ít CTCP tổ chức thành
47
lập riêng một bộ phận văn thư, lưu trữ chuyên trách. Phần lớn các CTCP này chỉ bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm công tác VTLT cho DN và các cán bộ này không đáp ứng được yêu cầu công việc của công tác VTLT. Cụ thể là trong các cơng ty được khảo sát chí cóhỉ có ba cơng ty thành lập Phòng, tổ Văn thư - lưu trữ trực thuộc Văn phịng (Phịng Hành chính, Phịng Tổ chức Hành chính) là CTCP MIPEC, CTCP Sơng Đà 9, CTCP Đầu tư và Phát triển Bình Minh. Hình thức tổ chức bộ phận VTLT chuyên trách được thể hiện cụ thể qua bảng khảo sát như sau:
Số TT Tên Công ty Hình thức tổ chức Phịng Chun trách Tổ chuyên trách Cán Bộ kiêm nhiệm 1 CTCP MIPEC x 2 CTCP Sông đà 9 x 3 CTCP tư vấn và xây dựng SĐTL x 4 CTCP Cao su sao vàng x 5 CTCP Đầu tư và phát triển y tế HAVIT x 6 CTCP Đầu tư và phát triển Bình Minh x 7 CTCP Da Giầy Việt Nam x
8 CTCP Đầu tư Xây
dựng và Kinh doanh Miền Nam x 9 Công ty cổ phần Dược phẩm Việt Nam x
48