Chương 1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP
2.3. Tình hình tổ chức thực hiện nghiệp vụ VTLT tại các CTCP
2.3.1. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư
Trong hoạt động của các DN, để công tác VTLT được tốt góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh của DN thì ngồi việc tổ chức quản lý, các DN phải tổ chức thực hiện tốt các nghiệp vụ văn thư. Các nghiệp vụ đó bao gồm: Tổ chức soạn thảo văn bản và ban hành văn bản; Quản lý và giải quyết văn bản; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Dưới đây là thực trạng công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư của các CTCP.
2.3.1.1. Công tác tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo và ban hành văn bản là nội dung đầu tiên, quan trọng của công tác văn thư. Đây là vấn đề có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động quản lý, kinh doanh của DN, CTCP. Văn bản là phương tiện để các DN, CTCP tổ chức thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Văn bản giúp lãnh đạo DN triển khai thực hiện các quyết định quản lý, quyết định kinh doanh; truyền đạt thông tin, định hướng công việc cho các bộ phận, đơn vị, nhân viên trong DN, CTCP. Ngồi ra, dưới góc độ quản lý thì văn bản cịn phương tiện, cơng cụ để lãnh đạo CTCP, trưởng các bộ phận đơn vị trong công ty thể hiện và thực thi quyền hành theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Xét về văn hóa, văn bản là phương tiện, hình thức để DN thể hiện các mối quan hệ, giao tiếp, giao dịch trong hợp tác, sản xuất, kinh doanh...Với vai trị đó, việc tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản không chỉ giúp các DN trong việc tổ chức điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh mà cịn góp phần vào việc khẳng định, quảng bá và nâng cao vị thế, uy tín, thương hiệu của DN.
Có rất nhiều vấn đề liên quan đến cơng tác tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản. Tuy nhiên, trong phạm vi và giới hạn của đề tài, chúng tôi chỉ khảo sát một số nội dung thực tế cơ bản liên quan tới công tác tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản của CTCP như:
56
- Thẩm quyền và các loại, số lượng văn bản mà CTCP ban hành; - Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của CTCP;
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của CTCP.
1) Thẩm quyền, các loại và số lượng văn bản mà CTCP ban hành:
Theo quy định của Nhà nước tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 8/4/2004 về cơng tác văn thư, hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức phân thành ba loại:
+ Văn bản quy phạm pháp luật; + Văn bản hành chính;
+ Văn bản chuyên nghành.
Theo quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, năm 2008; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND, năm 2004 thì các DN khơng thuộc những cơ quan, tổ chức được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Vì vậy, trong quá trình hoạt động của mình, CTCP khơng được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật, chỉ được phép ban hành văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành theo ngành nghề, lĩnh vực mà DN hoạt động.
Văn bản hành chính gồm hai loại: văn bản "áp dụng quy phạm pháp
luật" và văn bản "hành chính thơng thường". Trong quá trình tổ chức, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, CTCP được phép ban hành một số văn bản áp dụng quy phạm pháp luật theo quy định của Nhà nước dưới các hình thức như: Nghị quyết; Chỉ thị và Quyết định. Qua tiến hành khảo sát thực tế cho thấy đây là hình thức văn bản được ban hành phổ biến trong các CTCP. Đặc biệt là Quyết định. Chủ thể ban hành các văn bản này là Đại hội đồng cổ đông; Hội đồng quản trị, Chủ tịch hội đồng quản trị, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc.
Vậy CTCP ban hành văn bản áp dụng quy phạm pháp luật để nhằm mục đích gì trong hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh?
57
Qua thực tế cho thấy, CTCP ban hành các loại văn bản này với mục đích như sau:
- Nghị quyết là loại văn bản thể hiện quyết định của Đại hội đồng cổ đông;
Hội đồng quản trị về những vấn đề chiến lược phát triển công ty, các dự án đầu tư lớn, các định mức kinh tế - kỹ thuật, nguyên tắc quản lý kinh tế, tài chính và những vấn đề được quy định trong Điều lệ của công ty.
- Chỉ thị là loại văn bản được ban hành bởi Chủ tịch hội động quản trị,
Tổng giám đốc hoặc Giám đốc nhằm phối hợp, đôn đốc và kiểm tra giám sát hoạt động của các công ty, phòng ban, đơn vị và cá nhân trực thuộc DN.
- Quyết định là văn bản áp dụng quy phạm pháp luật thường được ban hành bởi Hội đồng quản trị, Chủ tịch hội động quản trị, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc trong CTCP nhằm thực hiện các mục đích sau:
+ Ban hành Quy chế, Quy định, Nội quy, Điều lệ...quy định về những nguyên tắc, cách thức, quy trình thủ tục thực hiện các công việc trong hoạt động của công ty. Các quy định này là cơ sở giúp lãnh đạo công ty quản lý điều hành hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong cơng ty. Đồng thời, nó cũng là những cơ sở định hướng cho hoạt động của các bộ phận, đơn vị và các nhân trong công ty.
Ví dụ: Quyết định số 152/QĐ-SĐTL ngày 12/6/2010 của Tổng Giám đốc CTCP Tư vấn xây dựng Sông đà thăng long về việc ban hành quy chế sử dụng trang thiết bị ; Quyết định số 26/QĐ-SĐ9 ngày 15/3/2009 của Tổng Giám đốc công ty Sông đà 9 về việc ban hành quy định về sử dụng phịng họp của cơng ty.
+ Tổ chức bộ máy quản lý và điều hành hoa ̣t đô ̣ng của công ty : Gồm các quyết đi ̣nh thành lâ ̣p , quy đi ̣nh chức năng , nhiê ̣m vu ̣ của các đơn vi ̣ , bô ̣ phâ ̣n trực thuô ̣c công ty hoă ̣c các quyết đi ̣nh chia , tách, sáp nhập, đổi tên các đơn vi ̣, bô ̣ phâ ̣n trong công ty.
58
+ Nhằm phê duyệt các dự án đầu tư , sản xuất kinh doanh ; quy đi ̣nh c ác tiêu chuẩn kỹ thuâ ̣t , quy trình nghiê ̣p vu ̣, đi ̣nh mức lao đô ̣ng , kinh tế - kỹ thuật trong hoa ̣t đô ̣ng sản xuất kinh doanh.
+ Nhằm tổ chứ c quản tri ̣ nguồn nhân sự trong công ty : Gồm các quyết đi ̣nh tuyển du ̣ng , điều đô ̣ng, bổ nhiê ̣m, miễn nhiê ̣m, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật...đối với cán bơ ̣, nhân viên của cơng ty.
Ví dụ: Quyết định số 89/QĐ-SĐTL ngày 23/4/2011 của Tổng Giám đốc CTCP tư vấn xây dựng sông đà thăng long về việc bổ nhiệm ông NGUYỄN DUY DUYẾN giữ chức vụ Giám đốc chi nhánh Lai Châu.
Trên đây là những văn bản áp du ̣ng quy pha ̣m pháp luâ ̣t mà CTCP thường ban hành trong quá trình tổ chức và hoạt động. Tuy nhiên, số lượng văn bản này được CTCP ban hành ra không nhiều so với những loại văn bản khác. Vậy so với văn bản áp dụng quy phạm pháp luật thì văn bản hành chính thơng thường trong CTCP bao gồm những loại văn bản nào và nhằm mục đích gì?
Văn bản hành chính thơng thường là loại văn bản mà được sử dụng phổ biến trong hoạt động của tất cả các cơ quan, DN và được dùng với nhiều mục đích khác nhau. Qua khảo sát thực tế, chúng tơi thấy rằng tại một số CTCP lớn thì các loại văn bản hành chính thơng thường được ban hành bao gồm:
- Kế hoạch:
Đây là một loại văn bản dùng để xác định các mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ và các giải pháp nhất định để hướng tới các mục tiêu đã xác định trong khoảng thời gian nhất định. Kế hoạch bao gồm kế hoạch năm, quý, tháng, tuần; kế hoạch chiến lược, nghiệp vụ; kế hoạch thường kỳ, không thường kỳ; kế hoạch về tài chính, nhân sự, cơng việc...Kế hoạch là văn bản có vai trị rất quan trọng đối với hoạt động của CTCP. Văn bản này chỉ ra mục tiêu phấn đấu cho tồn cơng ty, nó cũng định hướng cho hoạt động của tất cả các đơn vị, cá nhân trong công ty. Nó cũng là cơ sở giúp CTCP tập trung toàn bộ nguồn lực để hướng tới mục tiêu một cách chủ động. Ngồi ra, kế hoạch cịn giúp Giám đốc
59
hoặc Tổng giám đốc trong CTCP tổ chức điều hành, kiểm sốt hoạt động của cơng ty trong khoảng thời gian nhất định. Chính vì vậy, kế hoạch là loại văn bản mà CTCP rất chú trọng trong việc xây dựng và ban hành, số lượng văn bản này cũng được ban hành khá lớn trong một năm.Ví dụ như CTCP tư vấn xây dựng sơng đà thăng long ban hành 168 kế hoạch trong năm 2012, Công ty HAVIT là 120 kế hoạch năm 2012, CTCP Bình Minh là 172 kế hoạch năm 2013... Trong các các công ty chúng tôi tiến hành khảo sát, công ty nào cũng ban hành một số kế hoạch như kế hoạch công tác năm, kế hoạch công tác tháng, tuần, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tuyển dụng nhân sự, kế hoạch phát triển thị trường....
Ví dụ:
+ Kế hoạch công tác năm 2012 của CTCP MIPEC
+ Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2011 của CTCP đầu tư và phát triển y tế HAVIT
+ Kế hoạch số 125/KH-CPBM ngày 45/6/2012 của cơng ty CTCP Bình Minh về việc thi cơng lịng hồ số 01 cơng trình thủy điện nậm na 2
+ Kế hoạch số 158/KH-SĐTL ngày 15/11/1012 của CTCP tư vấn xây dựng sông đà thăng long về việc tổ chức Hội nghị tổng kết công tác năm 2012.
- Hợp đồng:
Hợp đồng là loại văn bản dùng để tiến hành các hoạt động giao dịch, cam kết, thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên (pháp nhân) để làm hoặc khơng làm một việc nào đó trong khn khổ của pháp luật. Có thể nói hợp đồng là loại văn bản hành chính khơng thế thiếu trong hoạt động của các DN. Bởi trong quá trình hoạt động thì DN khơng thể tồn tại độc lập mà phải có các mối quan hệ, trao đổi, giao dịch với các đối tác, các DN và tổ chức khác có liên quan. Mọi hoạt động trao đổi, giao dịch, cam kết với các đối tác đều được đảm bảo thực hiện bằng văn bản là hợp đồng. Chính vì vậy, số lượng hợp đồng mà các CTCP ban hành trong một năm cũng tương đối lớn.
60
Các loại hợp đồng mà CTCP ban hành thường có hai loại là hợp đồng kinh tế và hợp đồng dân sự.
Hợp đồng kinh tế bao gồm các loại sau: + Hợp đồng sản xuất hàng hóa;
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa; + Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu; + Hợp đồng liên danh;
+ Hợp đồng vẩn chuyển; + Hợp đồng xây dựng....... Hợp đồng dân sự bao gồm:
+ Hợp đồng cho vay, cho thuê, mượn tài sản; + Hợp đồng đại lý;
+ Hợp đồng cung cấp dịch vụ;
+ Hợp đồng lao động (thuê, khoán việc)....
- Báo cáo:
Là loại văn bản mà CTCP dùng để tổng kết, sơ kết tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh để phản ánh lên cấp trên hoặc phán ánh trước tập thể. Đây cũng là một loại văn bản hành chính thơng thường được dùng khá phổ biến trong CTCP. Qua báo cáo thì lãnh đạo của cơng ty có thể nắm bắt được tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong cơng ty. Từ đó có đưa ra các phương án, quyết sách nhằm điều chỉnh nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
Trên thực tế, các CTCP thường ban hành các loại báo cáo như: + Báo cáo định kỳ theo năm, tháng, quý về tình hình sản xuất kinh doanh, doanh thu, lỗ lãi của công ty;
+ Báo cáo theo mặt hoạt động hoặc báo cáo theo chuyên đề như: Báo cáo về tình hình nhân sự; báo cáo về tình hình, tiến độ cơng việc; báo cáo tình hình quản lý, sử dụng trang thiết bị; báo cáo về tình hình tài chính; ....
61
Ví dụ: Báo cáo về tiến độ thi cơng cơng trình nhà điều hành tỉnh đội Lai Châu của CTCP Tư vấn xây dựng Sông đà thăng long; Báo cáo về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2012 của CTCP Đầu tư và Phát triển Y tế HAVIT.
- Công văn:
Công văn là loại văn bản cũng được dùng khá phổ biến, số lượng ban hành khá nhiều trong CTCP. Nếu như hợp đồng được CTCP dùng để tiến hành các hoạt động giao dịch, cam kết, trao đổi thì cơng văn được cơng ty dùng đề tiến hành các hoạt động giao tiếp với đối tác, DN cấp trên, cơ quan nhà nước, các đơn vị thành viên để nhằm mục đích đề nghị, yêu cầu, trao đổi, trả lời, hướng dẫn, đôn đốc, từ chối...những vấn đề liên quan đến lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của công ty. Công văn được CTCP ban hành bao gồm:
+ Công văn giao dịch: Các CTCP dùng văn bản này để trao đổi, cung cấp các thông tin, số liệu, sự việc phán ánh với đối tác, cơ quan cấp trên, cơ quan có liên quan.
Ví dụ: Cơng văn 156/SĐTL ngày 13/6/ 2011của CTCP Tư vấn xây dựng Sông Đà Thăng long về việc điều chỉnh bản vẽ thiết kế thi cơng cơng trình cầu thống nhất; + Công văn đề nghị: Loại công văn này được CTCP dùng khi cần đề nghị các cơ quan có liên quan hoặc đối tác giải quyết những vấn đề mà công ty thắc mắc hoặc yêu cầu thực hiện theo những cam kết được ghi trong các hợp đồng trước đó.
Ví dụ: Cơng văn 176/CPBM ngày 26/4/2010 của CTCP Bình Minh về việc đề nghị thay đổi phương án thi cơng cơng trình đập nậm na.
+ Công văn yêu cầu: Được CTCP dùng để yêu cầu các đơn vị, phòng ban, thành viên trực thuộc thực hiện những công việc hoặc nhiệm vụ theo sự phân công chỉ đạo của lãnh đạo công ty.
+ Cơng văn trả lời, giải thích: Đây là cơng văn được CTCP dùng để trả lời, giải thích cho đối tác, khách hàng về những thắc mắc, khiếu nại, những vấn
62
đề nảy sinh mâu thuẫn trong q trình quan hệ, hợp tác. Ngồi ra, để trả lời và giải trình trước cơ quan quản lý nhà nước về những vấn đề có liên quan đến hoạt động của cơng ty thì CTCP cũng dùng văn bản này.
Ví dụ: Cơng văn số 87/HAVIT ngày của CTCP Đầu tư và Phát triển Y tế HAVIT về việc trả lời công văn số 158/BVĐB ngày 14/4/2011 của bệnh viện Điện Biên
+ Ngồi các cơng văn trên, để thuận lợi hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh các CTCP cịn dùng một số cơng văn như cơng văn mời họp, tham gia sự kiện, cảm ơn sự hợp tác, giúp đỡ của các đối tác có liên quan.
- Thơng báo: Loại văn bản bày được CTCP dùng để truyền đạt thông tin
cho đối tác, khách hàng về một vấn đề, sự kiện nào đó như tăng giá, giảm giá sản phẩm, thay đổi mẫu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ....ngồi ra thơng báo cũng được CTCP dùng để truyền đạt, phổ biến các chủ trương, chính sách, kế hoạch của DN đối với các đơn vị trực thuộc công ty. Văn bản này cũng được CTCP sử dụng và ban hành khá nhiều trong quá trình hoạt động.
Ví dụ Thơng báo số 45/TB-HAVIT của CTCP HAVIT về việc tăng giá sản phẩm sữa nguyên kem.
- Biên bản: Đây cũng là văn bản được CTCP dùng thường xuyên trong
quá trình tổ chức và hoạt động. Văn bản này được các công ty dùng để thanh lý hợp đồng; ghi chép diễn biến các cuộc họp, buổi làm việc của DN với đối tác; ghi chép các nội dung, số liệu về tài liệu, sản phẩm, thông số kỹ thuật khi bàn giao cho đối tác, đơn vị trực thuộc; ghi chép các sự cố về lao động, kỹ thuật; ghi