Chương 1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP
3.3. Giải pháp cụ thể về tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các CTCP
3.3.5. Kiểm tra, đánh giá vềVTLT tại các CTCP
Kiểm tra, đánh giá là một trong những nội dung quan trọng không thể thiếu hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN. Nó giúp các nhà quản trị tạo được tính thống nhất trong hoạt động quản lý; nắm bắt được tình hình thực tiễn trong hoạt động của DN; phát hiện ra được những sai sót của các đơn vị, cá nhân trong DN. Trên cơ sở đó các nhà quản trị đưa ra những phương án điều chỉnh, khắc phục sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN. Vì vậy, trong quá trình tổ chức và quản lý, có thể các CTCP thành lập được bộ phận VTLT chuyên trách với những con người giỏi về chuyên môn nghiệp vụ; Công ty cũng xây dựng và ban hành đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về VTLT; thường xuyên mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng nhưng khơng tiến hành kiểm tra, đánh giá thì cơng tác VTLT của Cơng ty đó khơng thể thống nhất, đúng quy định và hiệu quả. Bởi vì nếu khơng tiến hành kiểm tra giám sát, đánh giá trong cơng tác VTLT thì cũng đồng nghĩa với việc các CTCP khơng đảm bảo tính nguyên tắc, thống nhất trong việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ. Nếu khơng kiểm tra, giám sát, các CTCP cũng khơng thể nắm bắt được tình hình cụ thể trong việc thực hiện các nghiệp vụ và họ cũng không thể thể nhận biết được ưu điểm cũng như nhược điểm của Công ty trong việc tổ chức quản lý công tác VTLT. Đồng thời, nếu không kiểm tra, giám sát các đơn vị trong cơng tác VTLT thì các CTCP khơng thể có cơ sở để đánh giá nhằm phát huy những mặt tích cực và đưa ra những phương án điều chỉnh sai sót trong việc tổ chức quản lý, thực hiện các nghiệp vụ VTLT.
132
Như vậy, việc kiểm tra và đánh giá trong cơng tác VTLT có vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác này trong các CTCP. Nhưng vấn đề đặt ra là trong hoạt động thực tiễn thì các CTCP cần phải tiến hành kiểm tra, đánh giá như thế nào để công tác tổ chức quản lý về VTLT thật sự hiệu quả. Trong quá trình nghiên cứu, chúng tơi có đưa ra một một số đề xuất đối với các CTCP về đối tượng, nội dung, thời gian và hình thức và phương pháp điều chỉnh sau kiểm tra, đánh giá về công tác VTLT như sau:
Về đối tượng kiểm tra, đánh giá: Khi tiến hành kiểm tra, đánh giá thì các
CTCP cần phải tiến hành kiểm tra, đánh giá tất cả các đơn vị, cá nhân trực thuộc cơng ty. Muốn hồn thiện, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn thư thì cần phải hồn thiện tất cả các nghiệp vụ VTLT của các đơn vị, nhân viên trong Công ty. Tuy nhiên, để lựa chọn đối tượng kiểm tra, đánh giá thì các CTCP cần phải xuất phát từ điều kiện thực tế, những đơn vị, cá nhân nào thường xuyên mắc những sai sót liên quan tới VTLT thì cần phải được tiến hành kiểm tra, đánh giá cho kịp thời.
Về nội dung kiểm tra, đánh giá: Để công tác kiểm tra, đánh đạt được mục
tiêu hướng tới hồn thiện về cơng tác VTLT thì khi tiến hành kiểm tra, đánh giá thì các CTCP cũng phải phân loại nội dung kiểm tra đối với từng đối tượng cho phù hợp.
Đối với bộ phận VTLT chun trách của cơng ty thì ngồi việc kiểm tra về các nghiệp vụ cơ bản thì các cơng ty cần phải chú trọng những nội dung kiểm tra như sau:
- Kiểm tra, đánh giá tính cập nhật thông tin, văn bản mới của Nhà nước, đơn vị chủ quản về VTLT;
- Kiểm tra về công tác soạn thảo và ban hành các văn bản của công ty về công tác VTLT;
133
- Kiểm tra về công tác tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị chuyên môn trong công ty.
Những nội dung trên đây là những nội dung quan trọng mà bộ phận VTLT chuyên trách phải thực hiện. Những nội dung này cũng mang tính định hướng nghiệp vụ cho các đơn vị chun mơn trong CTCP và nó ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cơng tác VTLT của tồn cơng ty. Chính vì vậy, đây là nội dung mà các CTCP có quy mơn lớn cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra đối với bộ phận VTLT chuyên trách của công ty.
Đối với các đơn vị chun mơn trực thuộc cơng ty thì các CTCP cũng cần phải chú ý kiểm tra, đánh giá những nghiệp vụ mà các đơn vị chủ yếu và thường xuyên thực hiện. Khi kiểm tra các công ty cần phải xác định những nội dung mà nó tác động trực tiếp đến q trình giải quyết cơng việc và hiệu quả hoạt động của đơn vị, DN. Các nội dung cần kiểm tra, đánh đó là:
- Kiểm tra, đánh giá về quy trình soạn thảo văn bản;
- Kiểm tra đánh giá về thể thức, nội dung, thẩm quyền ban hành văn bản; - Kiểm tra giá về công tác tổ chức thực hiện các văn bản;
- Kiểm tra, đánh giá về quản lý văn bản;
- Kiểm tra, đánh giá về quản lý và xử dụng con dấu của đơn vị;
- Kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơng ty.
Về thời gian và hình thức kiểm tra:
Để nắm bắt được tình hình thực hiện cơng tác VTLT của các đơn vị chun mơn thì các CTCP cần phải tiến hành kiểm tra, đánh giá các nội dung nghiệp vụ VTLT thường xun, liên tục trong suốt q trình cơng ty hoạt động. Thời gian cụ thể để tiến hành kiểm tra, đánh tùy thuộc vào điều kiện thực tiễn của DN.
Hình thức kiểm tra, đánh giá cũng là một yếu tố quan trọng góp phần mang lại hiệu quả của công tác này. Trong các hình thức kiểm tra thì hình thức kiểm tra trực tiếp gắn liền với q trình hoạt động của cơng ty là hình thức phù
134
hợp nhất mà các CTCP cần phải lựa chọn. Việc kiểm tra, đánh giá cũng cần phải có tính trọng điểm đối với nội dung và đơn vị bị kiểm tra. Đơn vị nào, nội dung nào thường xuyên sai sót trong các khâu nghiệp vụ thì cần phải trực tiếp tra đơn vị, nội dung nghiệp vụ đó. Khi tổ chức kiểm tra, đánh giá thì bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra, đánh giá của CTCP cần phải chia quá trình kiểm tra, đánh giá làm ba giai đoạn gồm: giai đoạn chuẩn bị trước kiểm tra, đánh giá; giai đoạn trong khi tiến hành kiểm tra; giai đoạn sau khi kiểm tra, đánh giá. Mỗi giai đoạn cần được thực hiện những công việc cụ thể phù hợp với nội dung kiểm tra về các khâu nghiệp vụ.
Giai đoạn chuẩn bị trước kiểm tra, đánh giá thì bộ phận kiểm tra, đánh giá phải chú ý thực hiện những công việc sau:
- Xác định đối tượng, nội dung kiểm tra, đánh giá. Để xác định được nội dung, đối tượng kiểm tra, đánh giá thì các CTCP phải khảo sát hoạt động thực tiễn của các đơn vị trực thuộc cơng ty. Đơn vị nào cịn yếu về nghiệp vụ, thường xun sai sót về nghiệp vụ nào thì cần phải kiểm tra đơn vị, nghiệp vụ đó. Tuy vậy, để đảm bảo tính thống nhất trong nghiệp vụ VTLT thì một nội dung kiểm tra có thể kiểm tra tất cả các đơn vị trực thuộc công ty.
- Sau khi xác định đối tượng, nội dung kiểm tra, đánh giá thì các CTCP phải lập kế hoạch cho công tác kiểm tra, đánh giá. Kế hoạch này là cơ sở giúp các CTCP tổ chức thực hiện đợt kiểm tra, đánh giá, nó giúp bộ phận kiểm tra và các đơn vị được kiểm tra chủ động trong cơng việc. Kế hoạch này có thể được thơng báo công khai cho các đơn vị bị kiểm tra khi mà hình thức kiểm tra, đánh giá là công khai, thường xuyên. Đối với trường hợp kiểm tra, đánh giá mang tính đột xuất, khơng cơng khai thì cũng có thể kế hoạch đó khơng được thơng báo cho các đơn vị, cá nhân bị kiểm tra mà nó chỉ dùng cho bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra, đánh giá. Khi lập kế hoạch kiểm tra, đánh giá thì các CTCP cần phải trình bày cụ thể thành ba nội dung: Mục đích, yêu cầu; nội dung và trách nhiệm thực hiện.
135
Trong phần nội dung kế hoạch cần phải trình bày các nội dung sau:
+ Thành phần chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra, đánh giá và các đơn vị, các nhân bị kiểm tra, đánh giá;
+ Nội dung kiểm tra, đánh giá; + Hình thức kiểm tra, đánh giá;
+ Tiêu chuẩn, yêu cầu hay tiêu chí để kiểm tra, đánh giá; + Thời gian, địa điểm kiểm tra, đánh giá.
- Cùng với quá trình lập kế hoạch thì các CTCP cũng phải xây dựng các tiêu chuẩn, yêu cầu hay là các tiêu chí để kiểm tra, đánh giá. Các tiêu chí này là cở sở để giúp các CTCP đánh giá được thực trạng về công tác VTLT của các đơn vị khi tiến hành kiểm tra. Việc xây dựng các tiêu chí cần phải dựa và những nội dung kiểm tra cụ thể, những văn bản của Nhà nước có liên quan tới nội dung kiểm tra và cần đặc biệt dựa vào những văn bản như quy chế, quy định và các bản hướng dẫn nghiệp vụ về VTLT do công ty ban hành.
- Ngồi những cơng việc thực hiện bên trên, để chuẩn bị cho kiểm tra, đánh giá thì các cơng ty cần phải chuẩn bị về mặt kinh phí, cơ sở vật chất (mặt bằng, cặp, bìa đựng hồ sơ, bút...), biên bản và các tài liệu có liên quan để phục vụ cho đợt kiểm tra.
Sau khi chuẩn bị hết những công việc trước giai đoạn kiểm tra, đánh giá thì các cơng ty cần phải tiến hành kiểm tra, đánh giá theo kế hoạch đã xây dựng. Giai đoạn trong khi tiến hành kiểm tra, đánh giá thì bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra, đánh giá phải tiến hành kiểm tra và ghi lại kết và kiểm tra. Đặc biệt, bộ phận kiểm tra, đánh giá cần phải thu thập những văn bản, giấy tờ, hồ sơ và tài liệu làm minh chứng cho việc kiểm tra, đánh giá.
Giai đoạn sau khi kiểm tra, đánh giá thì bộ phận trụ trách của các CTCP phải thực hiện những công việc sau:
- Tổng hợp các kết quả đã tiến hành kiểm tra;
- So sánh kết quả hoạt động thực tiễn của các đơn vị, cá nhân với các tiêu chí đã xây dựng;
136
- Đánh giá kết quả của các đơn vị trong việc thực hiện công tác VTLT; - Đưa ra những phương án, giải pháp phát huy tính tích cực khắc phục những tiêu cực, sai sót của các đơn vị trong q trình thực hiện cơng tác VTLT;
- Các công việc khác như lập hồ sơ về việc kiểm tra, đánh giá; thanh quyết tốn kinh phí.....
Về phương án, giải pháp phát huy tính tích cực và khắc phục những tiêu cực, sai sót của các đơn vị trong q trình thực hiện cơng tác VTLT:
Mục đích cuối cùng của cơng tác kiểm tra, đánh giá là nhằm hoàn thiện cơng tác VTLT góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN. Nếu sau khi kiểm tra, đánh giá mà các CTCP không đưa ra các phương án nhằm khắc phục những sai sót, phát huy ưu điểm và tính sáng tạo của các đơn vị trong khi thực hiện cơng tác VTLT thì cơng tác kiểm tra, đánh giá khơng đạt được mục tiêu. Chính vì vậy, một trong những cơng việc quan trọng nhằm tạo nên tính thống nhất, nguyên tắc, đúng đắn và hiệu quả trong công tác VTLT là phải đưa ra các giải pháp sau khi tiến hành kiểm tra, đánh giá. Các giải pháp cụ thể mà các CTCP có thể lựa chọn là:
- Hoàn thiện lại hệ thống các văn bản quy chế, quy định của công ty về cơng tác VTLT;
- Chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ liên quan tới cơng tác VTLT; - Mẫu hóa lại hệ thống các văn bản của cơng ty;
- Nhắc nhở, hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị, cá nhân còn yếu kém; - Tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn nghiệp vụ về VTLT;
137