Chương 1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP
3.1. Nâng cao nhận thức về vai trò của công tác VTLT đối với hoạt động của
động của các CTCP
Có thể khẳng định, công tác VTLT có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và TLLT. Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ “TLLT có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “TLLT là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”.
Khi đất nước chúng ta vừa giành được độc lập, thì chúng ta lại bước vào cuộc kháng chiến chống Mỹ ác liệt. Tưởng như nhân dân ta sẽ dồn tâm, sức cho cuộc kháng chiến, công tác VTLT và TLLT sẽ không được quan tâm trong thời gian diễn ra cuộc chiến ác liệt. Thế nhưng Đảng và Nhà nước ta đã bảo quản an toàn các TLLT trong An toàn khu trước những đợt ném bom ác liệt của kẻ thù. Rồi Đảng và Nhà nước đã ban hành hàng loạt các văn bản về công tác VTLT như Sắc lệnh, Nghị định, Quyết định và nhiều công văn quy định về công tác lưu trữ khác.
Rõ ràng, khi hòa bình cũng như chiến tranh, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm tới công tác VTLT, luôn coi trọng TLLT. Chứng tỏ Đảng và Nhà nước
105
ta luôn ý thức phát triển ngành VTLT cùng với sự đấu tranh, bảo vệ đất nước và phát triển mọi mặt đời sống xã hội. Với sự quan tâm, phát triển không ngừng, đến nay, công tác VTLT của chúng ta đã có những bước phát triển đáng ghi nhận. Nhà nước đã ban hành hàng loạt các văn bản chỉ đạo về VTLT, và không ngừng tăng cường đầu tư tài chính, cở sở vật chất, con người cho ngành VTLT. Vì vậy, TLLT đã được khai thác sử dụng phục vụ cho nhiều mặt của đời sống xã hội, góp phần không nhỏ cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Qua đó, giá trị của công tác VTLT và TLLT cũng được nâng cao rõ rệt và được xã hội công nhận.
Tuy nhiên, nhận thức trên chỉ phổ biến với các cơ quan Đảng và cơ quan quản lý nhà nước chứ chưa thật sự phổ biến trong các DN. Công tác VTLT của các các DN như kết quả phân tích, khảo sát nêu trên cho thấy chưa được các cơ quan quản lý nhà nước cũng như chính các CTCP quan tâm đúng mực. Nhà nước chưa quan tâm, ban hành hệ thống các văn bản về VTLT áp dụng riêng đối với các DN, cũng chưa quan tâm tới TLLT của các CTCP. Bản thân các CTCP cũng chưa coi trọng, họ cho rằng công tác VTLT chỉ là những công việc sự vụ, họ cũng chưa nhận thức được vai trò của TLLT đối với hoạt động của công ty mình. Chính vì thế, Nhà nước cũng như các CTCP cần phải có nhận thức đúng đắn về vai trò, vị trí của công tác VTLT, TLLT đối với hoạt động của DN. Qua đó, có các giải pháp nhằm đưa công tác VTLT của các CTCP được thực hiện thống nhất, đúng đắn, hiệu quả góp phần phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của các CTCP hướng tới một đất nước Việt Nam công nghiệp hóa, hiện đại hóa toàn diện.
Dưới đây là những kiến nghị cụ thể, cơ bản:
Đối với cơ quan quản lý ngành về VTLT
CTCP là loại hình DN rất phổ biến ở nước ta hiện nay, đóng góp không nhỏ vào sự nghiệp phát triển kinh tế của đất nước. Các CTCP cũng hoạt động ở rất nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau, tài liệu hình thành trong khối công ty
106
này cũng rất phong phú, đa dạng về thành phần và nội dung. Vì vậy, công tác VTLT, TLLT của các CTCP cũng có vai trò rất to lớn đối với mọi mặt đời sống xã hội và nó cần được phát huy giá trị của nó cho sự phát triển của đất nước. Khối tài liệu đó cần được quản lý để hoàn thiện hơn nữa Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Để phát huy được giá trị TLLT của các CTCP thì trước tiên các cơ quan quản lý ngành về VTLT cần có nhận thức đúng đắn về vai trò của công tác VTLT, TLLT đối với hoạt động của các CTCP, đối với sự phát triển kinh tế đất nước.
Hiện nay, Bộ Nội vụ là cơ quan được chính phủ giao cho quản lý nhà nước về VTLT, giúp việc cho Bộ Nội vụ là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Là đơn vị trực tiếp quản lý nhà nước vê lĩnh vực VTLT và quản lý Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần quan tâm hơn nữa tới công tác VTLT của các DN, trong đó có các CTCP. Cơ quan này cần quan tâm, coi trọng đối với TLLT hình thành trong hoạt động của các CTCP, đặc biệt là những tài liệu hình thành bởi những công ty hoạt động về công nghệ cao, giao thông cầu đường, xây dựng cơ bản, dầu khí, khoáng sản, sản xuất thực phẩm...Cần nhận thức những tài liệu đó là một bộ phận cấu thành của công tác VTLT Việt Nam và công tác VTLT của các CTCP hoạt động về các lĩnh vực đó thuộc sự quản lý của Nhà nước Việt Nam. Để thực hiện được điều này, Bộ Nội vụ cần giao cho Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước nghiên cứu và thực hiện một số chính sách nhất định về công tác VTLT của các CTCP. Chính sách cụ thể như sau:
- Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cần phải quan tâm phát triển công tác VTLT của các DN. Đặc biệt là các DN, trong đó có CTCP hoạt động về các lĩnh vực như giao thông cầu đường; xây dựng cơ bản; công nghệ cao; dầu khí; chế tạo máy; sản xuất thực phẩm...
- Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cũng cần nghiên cứu, xây dựng các văn bản quản lý nhà nước về công tác VTLT giành riêng cho hệ thống các DN dề
107
nghị Bộ Nội vụ ban hành. Hiện nay, hầu hết các văn bản của Nhà nước quy định về công tác VTLT đều áp dụng đối với các cơ quan nhà nước. Công tác VTLT của các DN, trong đó có CTCP cũng được thực hiện theo các văn bản quy định đối với các cơ quan nhà nước. Nhưng tính chất hoạt động giữa các DN và cơ quan quản lý nhà nước hoàn toàn khác nhau, vì vậy, công tác VTLT của các DN cũng có những đặc thù riêng biệt. Cũng chính vì vậy, để tạo tính chủ động, thống nhất trong hoạt động về VTLT của các DN, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước phải chú trọng xây dựng hệ thống các văn bản áp dụng riêng đối với các DN. Các văn bản này sẽ là cơ sở pháp lý, định hướng nghiệp vụ cho các DN, CTCP thực hiện công tác VTLT một cách tốt hơn.
- Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cần phải phối hợp với các cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực mà DN hoạt động để thường xuyên mở các lớp tập huấn nghiệp vụ về VTLT cho các DN, CTCP có quy mô lớn và hoạt động trong các lĩnh vực quan trọng. Cần coi việc tham dự các lớp tập huấn về nghiệp vụ VTLT là một nội dung bắt buộc đối với các DN. Có như vậy, hàng năm qua các lớp tuận huấn sẽ giúp các DN, CTCP nhận thức đúng đắn hơn về vai trò của công tác VTLT và nắm bắt được một số nghiệp vụ cơ quản về công tác VTLT. Từ đó các CTCP sẽ có những giải pháp phù hợp trong tổ chức và thực hiện công tác VTLT của công ty mình, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của DN và hướng tới một đất nước có nền kinh tế vững mạnh.
- Bên cạnh đó, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cũng cần phối hợp với các đơn vị nghiên cứu, đơn vị đào tạo để tổ chức các hội thảo, tiến hành nghiên cứu nhiều hơn nữa đề tài khoa học về công tác VTLT trong DN, CTCP. Hiện nay, một số đơn vị nghiên cứu, đào tạo đã có một số đề tài khoa học nghiên cứu về công tác VTLT trong các DN. Tuy nhiên, đối được DN được nghiên cứu còn hạn hẹp, nội dung nghiên cứu chưa đa dạng và số lượng đề tài nghiên cứu cũng còn rất ít, mang tính tự phát. Vì vậy, thời gian tới Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cần nghiên cứu trình Bộ Nội vụ ban hành chính sách nghiên cứu khoa học
108
về VTLT trong các DN, CTCP. Qua đó tăng cường số lượng đề tài, đối tượng DN và nội dung nghiên cứu về VTLT. Qua mỗi công trình nghiên cứu là một bài học kinh nghiệm, cơ sở khoa học giúp Nhà nước và các DN, CTCP quản lý hiệu quả về công tác VTLT góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế đất nước.
Đối với các CTCP
Chất lượng và hiệu quả mà công tác VTLT mang lại cho hoạt động của DN, CTCP phụ thuộc rất lớn vào nhận thức của chính các lãnh đạo DN. Công tác VTLT của một số CTCP còn nhiều bất cập, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng một phần xuất phát từ nhận thức chủ Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng Giám đốc). Một số lãnh đạo DN, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc) của CTCP chưa nhận thức được đầy đủ vai trò của công tác VTLT, vai trò của TLLT đối với hoạt động của công ty mình. Họ cho rằng, VTLT chỉ là các công việc sự vụ không quan trọng, vì vậy họ không để ý, quan tâm tới công tác này. Chính vì vậy, để Nhà nước quản lý hiệu quả về công tác VTLT trong CTCP và công tác VTLT trong các CTCP được thống nhất, đúng đắn, khoa học thì việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo các CTCP là vấn rất cần thiết. Vậy, giải pháp nào để nâng cao nhận thức của lãnh đạo các DN, CTCP và bản thân lãnh đạo của các CTCP cần có nhận thức và giải pháp như thế nào? Giải pháp cụ thể như sau:
- Trước tiên, hàng năm Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cần phải đẩy mạnh hơn nữa việc phối hợp với các đơn vị quản lý DN để tổ chức tuyên truyền và tập huấn về vai trò, nghiệp vụ của công tác VTLT đối với hoạt động của các DN. Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cần phối hợp chặt chẽ với các đơn vị quản lý DN, và ban hành cơ chế để đảm bảo đây là nội dung tập huấn, tuyên truyền bắt buộc các DN cần phải thực hiện. Cần quy định rõ về thành phần tham dự là các lãnh đạo của DN, CTCP (Chủ tịch HĐTQ hoặc Giám đốc, Tổng giám đốc). Có như vậy, qua mỗi lần dự các buổi tuyên truyền tập huấn về VTLT sẽ giúp lãnh đạo các CTCP có cách nhìn đúng đắn về vai trò của công tác VTLT, vai trò của
109
TLLT đối với hoạt động của DN mình. Từ đó họ sẽ có những chính sách tích cực về con người, tài chính, nghiệp vụ, cơ sở vật chất cho công tác VTLT của công ty mình.
- Tiếp theo, trong quá trình xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản quản lý về VTLT trong các DN, cơ quan quản lý nhà nước về VTLT cần có những quy định rõ trách nhiệm của lãnh đạo DN, CTCP trong tổ chức và thực hiện công tác VTLT. Cần quy định rõ trách nhiệm của lãnh đạo DN trước DN và trách nhiệm của họ trước pháp luật. Các quy định này sẽ giúp lãnh đạo của các DN, trong đó có CTCP nhận thức được công tác VTLT cũng là một hoạt động được Nhà nước quản lý và việc thực hiện các quy định về VTLT trong công ty mình cũng là một trách nhiệm của DN đối với Nhà nước.
- Từ việc nhận thức được vai trò của công tác VTLT, TLLT đối với hoạt động của Công ty và hoạt động quản lý nhà nước thì lãnh đạo các CTCP cần nhận thức rằng công tác VTLT là một nhân tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và tăng thu nhập cho DN. Vì vậy, lãnh đạo các CTCP có quy mô lớn cần phải thay đổi chính sách của mình đối với công tác VTLT. Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc) của các CTCP cần phải từ bỏ suy nghĩ VTLT chỉ là công việc sự vụ, cần quan tâm và cho rằng đây là một nhân tố để triển khai hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ đó có chính sách tăng cường đầu tư hơn nữa về con người, tài chính, nghiệp vụ, cơ sở vật chất cho công tác VTLT. Lãnh đạo CTCP cần chú trọng tới công tác tổ chức bộ phận VTLT chuyên trách, cần thận trong việc bố trí và tuyển chọn cán bộ VTLT. Bên cạnh đó, lãnh đạo các CTCP cần quan tâm hơn nữa bằng việc đầu tư các khoản tài chính cho việc mua sắm các trang thiết bị, cơ sở vật chất và tổ chức các hoạt động liên quan tới công tác VTLT. Ngoài ra, lãnh đạo các DN, CTCP cũng phải thường xuyên giám sát, chỉ đạo Trưởng phòng Hành chính (Chánh văn phòng) trong việc xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về VTLT cho công ty.
110
Đối với cán bộ chuyên môn
Cán bộ chuyên môn trong các CTCP là những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn và có liện quan tới công tác VTLT. Nâng cao nhận thức của đội ngũ này về vai trò của nghiệp vụ VTLT đối với quá trình giải quyết công việc chuyên môn sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của công tác VTLT trong các CTCP. Muốn nâng cao nhận thức của cán bộ chuyên môn về công tác VTLT thì bản thân mỗi CTCP phải thường xuyên tổ chức các đợt tuyên truyền, tập huấn và hướng dẫn về nghiệp vụ VTLT cho các cán bộ chuyên môn trong DN mình. Kèm theo đó, thường xuyên kiểm tra, giám sát các cán bộ chuyên môn trong việc thực hiện các nghiệp vụ VTLT, nếu phát hiện cán bộ chuyên môn nào còn yếu về nghiệp vụ thì cần phải nhắc nhở, hướng dẫn họ để họ có thể tự học hỏi tìm hiểu về các nghiệp vụ VTLT. Đối với mỗi cán bộ chuyên môn, ngoài việc chú trọng tới công tác chuyên môn, phải chủ động tự mình nghiên cứu, tìm hiểu, học hỏi về các nghiệp vụ VTLT để từ đó áp dụng vào thực tiễn trong quá trình giải quyết công việc của mình.