Chương 1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP
3.3. Giải pháp cụ thể về tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các CTCP
3.3.1. Tổ chức bộ phận chuyên trách vềVTLT tại CTCP
Như trên, ta có thể thấy được vai trị quan trọng của công tác VTLT đối với hoạt động quản lý, kinh doanh của DN. Tuy nhiên công tác VTLT của các CTCP chưa được thống nhất, chưa đúng với những quy định của Nhà nước và ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động hàng ngày của các công ty. Điều này cũng một phần xuất phát từ công tác tổ chức bộ phận VTLT chuyên trách trong các CTCP. Vì vậy, để cơng tác VTLT của CTCP được thực hiện thống nhất, đảm bảo thơng tin chính xác, kịp thời và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các cơng ty thì bản thân các CTCP phải chú trọng tới công tác tổ chức bộ phận VTLT chuyên trách. Điều này đòi hỏi các DN, CTCP phải chú trọng trong việc thiết lập ra một bộ phận chuyên trách về công tác VTLT. Quy mô của bộ phận chuyên trách về VTLT hoặc số lượng cán bộ kiêm nhiệm phải phù hợp với quy mô, đặc điểm ngành, lĩnh vực hoạt động của từng DN, CTCP. Bộ phận, cán bộ
119
kiêm nhiệm về VTLT cần phải được tổ chức trong bộ phận Văn phòng ( Phòng Hành chính, Phịng Hành chính - tổ chức...) của DN và có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo DN trong tổ chức quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về VTLT.
Qua nghiên cứu lý luận và thực tế, nhằm nâng cao hiệu quả công tác VTLT để đáp ứng hoạt động của các CTCP có quy mơ lớn, chúng tơi đưa ra mơ hình về tổ chức bộ phận VTLT chuyên trách với yêu cầu, cơ cấu tổ chức, tiêu chuẩn cán bộ và chức năng, nhiệm vụ như sau:
Thứ nhất, yêu cầu chung khi tổ chức bộ phận VTLT chuyên trách của các CTCP:
- Quy mô của bộ phận VTLT chuyên trách phải phù hợp với quy mô của CTCP;
- Bộ phận VTLT phải có cơ cấu chặt chẽ, có sự phân cơng nhiệm vụ rõ ràng giữa lãnh đạo và nhân viên;
- Cán bộ VTLT trong bộ phận chuyên trách phải có những tiêu chuẩn, yêu cầu phù hợp với đặc điểm ngành, lĩnh vực hoạt động của CTCP;
- Bộ phận VTLT chuyên trách phải được quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ phù hợp với quy định của Nhà nước.
Thứ hai, cơ cấu tổ chức của bộ phận VTLT chuyên trách:
Để công tác VTLT của CTCP thật sự hiệu quả thì cơ cấu tổ chức của bộ phận VTLT chuyên trách phải đáp ứng yêu cầu chung khi tổ chức bộ phận VTLT chuyên trách. Điều này có nghĩa là quy mơ, số lượng cán bộ trong bộ phận VTLT chuyên trách phải phù hợp với quy mô, đặc điểm ngành, lĩnh vực hoạt động của cơng ty. Vì vậy, đối với mỗi một CTCP có quy mơ lớn khác nhau, ngành nghề lĩnh vực hoạt động khác nhau thì cơ cấu tổ chức, số lượng cán bộ khác nhau.
- Đối với CTCP có quy mơ lớn hoạt động về các ngành nghề như xây dựng, cầu đường, bất động sản, khoa học cơng nghệ, sản xuất... thì khối lượng tài liệu sản sinh ra rất lớn thì cần phải tổ chức phịng VTLT riêng với cơ cấu như sau:
120
+ Một người đứng đầu là trưởng bộ phận VTLT. Người đứng đầu phụ trách chung về hoạt động của bộ phận này;
+ Giúp việc về công tác văn thư cho trưởng bộ phận có thể là 02 hoặc 03 cán bộ, tùy thuộc vào quy mô của Công ty;
+ Giúp việc về công tác lưu trữ cho trưởng bộ phận là 01 cán bộ. Đối với CTCP có quy mơ lớn thì phịng lưu trữ cần phải tách biệt với phòng văn thư;
+ Hai bộ phận giúp việc là văn thư và lưu trữ, nếu số lượng cán bộ là 02 hoặc 03 thì trong mỗi bộ phận cần có một người phụ trách chính trong cơng việc.
- Đối với CTCP có quy mơ lớn, nhưng hoạt động về một số lĩnh vực như thương mại, dịch vụ, du lịch, và hoạt động ở những ngành mà khối lượng tài liệu sản sinh ra không quá lớn bằng những CTCP hoạt động về những ngành nghề, lĩnh vực bên trên thì bộ phận VTLT cần được tổ chức với cơ cấu như sau:
+ Đứng đầu là 01 người phụ trách về về công tác VTLT;
+ Giúp việc cho người đứng đầu về cơng tác văn thư có thể là 01 hoặc 02 cán bộ văn thư;
+ Giúp việc cho người đứng đầu về công tác lưu trữ là 01 cán bộ lưu trữ;
Thứ ba, tiêu chuẩn đối với cán bộ bộ phận VTLT chuyên trách của các CTCP:
Việc tuyển chọn và bố trí cán bộ VTLT chuyên trách đóng vai trị rất quan trọng trong việc tổ chức bộ phận VTLT chuyên trách. Nó tác động trực tiếp tới chất lượng, hiệu quả cơng tác VTLT góp phần hướng tới mục tiêu chung của DN, CTCP. Bởi cán bộ VTLT là nhân tố quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác VTLT trong công ty. Công ty nào tuyển chọn được đội ngũ cán bộ làm VTLT chuyên trách được đào tạo đúng chuyên ngành VTLT; trình độ bằng cấp phù hợp với yêu cầu công việc của DN; số lượng cán bộ phù hợp với yêu cầu công việc và quy mô của DN; phù hợp với một số tiêu chuẩn của cơ quan đưa ra về giới tính, đạo đức, độ tuổi, kinh nghiệm cơng tác... thì cơng tác VTLT của cơng ty đó sẽ được thực hiện tốt và hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng tốt
121
hơn. Cơng ty nào lựa chọn, bố trí cán bộ VTLT chun trách khơng phù hợp về số lượng cũng như chất lượng thì cơng tác VTLT của DN đó khơng thật sự hiệu quả và có thể ảnh hưởng tới chất lượng, hiệu quả công việc, gây thiệt hại về mặt tài chính, thời gian, cơng sức, uy tín khi DN. Chính vì tầm quan trọng của cơng tác tuyển chọn, bố trí cán bộ VTLT chun trách mà khi tổ chức thì các CTCP cần phải tuyển chọn và bố trí cán bộ đáp ứng tiêu chuẩn như sau:
- Tiêu chuẩn đối với trưởng bộ phận VTLT chuyên trách:
+ Trưởng bộ phận phải là người am hiểu sâu rộng về đặc điểm ngành, lĩnh lực công ty hoạt động;
+ Trưởng bộ phận phải là người nắm vững các quy định của Nhà nước, các quy trình nghiệp vụ về VTLT;
+ Trưởng bộ phận phải là người có trình độ đại học trở lên chuyên ngành VTLT;
+ Trưởng bộ phận phải là người nắm vững các quy trình, nghiệp vụ của cơng ty;
+ Trưởng bộ phận phải là người có kỹ năng quản lý và kỹ năng mềm phù hợp với hoạt động của công ty;
+ Tưởng bộ phận phải là người có độ tuổi từ 30 trở lên, có kinh nghiệm cơng tác, đạo đức tốt, đảm bảo sức khỏe lao động, số lượng là một người, giới tính là nam hay nữ phải phù hợp với thực tiễn hoạt động của công ty....
- Tiêu chuẩn đối với nhân viên VTLT chuyên trách:
+ Nhân viên VTLT phải được đào tạo đúng về chuyên ngành VTLT, có trình độ từ cao đẳng trở lên;
+ Nhân viên VTLT phải là người am hiểu về đặc điểm ngành, lĩnh vực công ty hoạt động, nắm vững các quy trình nghiệp vụ của cơng ty;
+ Nhân viên VTLT phải nắm vững các quy trình, nghiệp vụ VTLT;
+ Nhân viên VTLT phải là người có khả năng tổng hợp thông tin, khả năng viết lách tốt;
122
+ Nhân viên VTLT phải là người cẩn thận, chăm chỉ, yêu nghề, nhiệt tình trong cơng việc;
+ Nhân viên VTLT phải là người có những kỹ năng mềm phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty;
+ Tiêu chuẩn về số lượng nhân viên thùy thuộc vào đặc điểm ngành, lĩnh vực công ty hoạt động, số lượng có thể là hai, ba hoặc bốn nhân viên;
+ Các tiêu chuẩn, yêu cầu về giới tính, độ tuổi chiều cao, cân nặng, sức khỏe, hộ khẩu thường trú phù hợp với điều kiện hoạt động của công ty.
Thứ tư, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận VTLT chuyên trách:
Để công tác VTLT của CTCP được thực hiện thống nhất, hiệu quả thì các cơng ty cần phải phát huy vai trò, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận VTLT chuyên trách. Vì vậy, việc xây dựng chức năng, nhiệm vụ cho bộ phận VTLT chuyên trách cũng rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của CTCP. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận VTLT chuyên trách là cơ sở giúp lãnh đạo DN quản lý, điều hành về công tác VTLT. Ngoài ra, chức năng, nhiệm vụ cũng là cơ sở định hướng công việc, hướng dẫn nghiệp vụ đối với chính bộ phận VTLT chuyên trách. Cũng chính vì lý do đó, khi DN tổ chức xây dựng chức năng nhiệm vụ cho bộ phận VTLT chuyên trách một cách chính xác, cụ thể, khoa học phù hợp với thực tiễn của của cơng ty sẽ góp phần trực tiếp vào chất lượng, hiệu quả công tác VTLT của công ty. Qua nghiên cứu thực tiễn, chúng tôi đưa ra những chức năng, nhiệm vụ cho bộ phận VTLT chuyên trách trong các CTCP. Các quy định về chức năng, nhiệm vụ này sẽ góp phần giúp lãnh đạo DN quản lý hiệu quả về cơng tác VTLT. Nó cũng giúp hoạt động của bộ phận VTLT chuyên trách được hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty. Cụ thể như sau:
- Chức năng: Bộ phận VTLT chun trách giúp lãnh đạo văn phịng, lãnh đạo cơng ty về tổ chức và thực hiện công tác VTLT trong công ty.
123
- Nhiệm vụ:
+ Tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo văn phịng, lãnh đạo cơng ty trong tổ chức bộ phận VTLT của công ty;
+ Tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo công ty trong việc xây dựng tiêu chuẩn, tuyển chọn, bố trí cán bộ VTLT chuyên trách và bán chuyên trách;
+ Xây dựng, trình lãnh đạo văn phịng, lãnh đạo cơng ty các văn bản quy chế, quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về cơng tác VTLT;
+ Xây dựng, trình lãnh đạo văn phịng, lãnh đạo cơng ty các văn bản quy chế, quy định, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính của cơng ty;
+ Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về VTLT cho các bộ phận, cá nhân có liên quan trong cơng ty;
+ Giúp lãnh đạo văn phịng, lãnh đạo công ty tổ chức thực hiện các văn bản của của công ty về công tác VTLT;
+ Tổ chức kiểm tra, đánh giá các đơn vị trong việc thực hiện các nghiệp vụ VTLT;
+ Thường xuyên cập nhật các văn bản của Nhà nước, cơ quan cấp trên có quy định liên quan tới cơng tác VTLT để phổ biến, hưỡng dẫn nghiệp các bộ phận trong công ty thực hiện cho phù hợp với quy định mới;
+ Giúp lãnh đạo văn phịng, lãnh đạo cơng ty tổ chức soạn thảo các văn bản của công ty;
+ Giúp lãnh đạo văn phịng, lãnh đạo cơng ty tổ chức thực hiện các văn bản đi, đến của công ty;
+ Giúp lãnh đạo văn phịng, lãnh đạo cơng ty, thẩm định các văn bản của các đơn vị, cá nhân khác trong công ty;
+ Chịu trách nhiệm quản lý văn bản đi, văn bản đến của công ty; + Tổ chức công tác lập hồ sơ cho công ty;
124
+ Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ của công ty; + Chỉnh lý tài liệu của công ty;
+ Xây dựng các cơng cụ tra tìm TLLT cho cơng ty; + Thống kê, bảo quản an tồn TLLT cho cơng ty; + Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT cho công ty;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu hoạt động của công ty và của lãnh đạo công ty...
Như vậy, để hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của các CTCP được hiệu quả, thuận lợi, công tác VTLT được thực hiện đúng với quy định của Nhà nước, đảm bảo yêu cầu cơng việc của DN thì bản thân các cơng ty phải tổ chức bộ phận VTLT chuyên trách đáp ứng các yêu cầu chung, có cơ cấu phù hợp, tiêu chuẩn cán bộ hợp lý và chức năng, nhiệm vụ cụ thể, dõ dàng như trên.