Chương 1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP
2.4. Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác VTLT tại các CTCP
2.4.1. Ưu điểm
Từ lý luận và thực tế khảo sát về thực trạng công tác VTLT tại các CTCP, chúng tôi xin đưa ra nhận xét, đánh giá về ưu điểm trong tổ chức, quản lý về công tác VTLT tại các CTCP như sau:
Thứ nhất, về công tác tổ chức bộ phận VTLT chuyên trách. Hầu hết các CTCP đều thiết lập hoặc bố trí cán bộ kiêm nhiệm thực hiện cơng tác này. Bố trí cán bộ kiêm nhiệm, công tác VTLT tại các CTCP sẽ được thực hiện một cách chun mơn hóa.
Thứ hai, cơng tác bố trí, sắp xếp nhân sự thực hiện cơng tác VTLT. Số lượng cán bộ có trách nhiệm thực hiện công tác này ngày càng đông hơn so với trước đây. Mỗi CTCP có ít nhất 01 cán bộ, nhiều nhất 03 cấn bộ thực hiện công
94
tác VTLT. Trình độ chun mơn của cán bộ cũng ngày một đáp ứng nhu cầu công việc. Trước đây, đa số các cán bộ làm về công tác VTLT đều không được đào tạo đúng chuyên ngành VTLT và có bằng cấp chủ yếu là trung cấp. Nhưng hiện nay, một số CTCP cũng bố trí sắp xếp cán bộ được đào tạo đúng về chuyên ngành về VTLT và trình độ cũng được nâng cao hơn. Ngoài ra, các cán bộ VTLT làm trong các CTCP thường là những người đào tạo về chuyên ngành, lĩnh vực mà DN hoạt động, vì vậy phần nào cũng giúp họ thuận lợi hơn khi thực hiện các nghiệp vụ VTLT.
Thứ ba, công tác xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo về công tác VTLT. Một số CTCP đã xây dựng Quy chế, Quy định về cơng tác VTLT của DN mình. Ngồi ra, một số DN cịn thu thập một số văn bản chỉ đạo của Nhà nước về công tác VTLT để làm căn cứ thực hiện các nghiệp vụ cho DN mình.
Thứ tư, công tác đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra, giám sát vềVTLT cũng được một số CTCP thực hiện. Ví dụ CTCP MIPEC là một trong những DN mà chúng tôi khảo sát cũng đã thực hiện nội dung này.
Bên cạnh đó, cơng tác tổ chức thực hiện về nghiệp vụ VTLT của các CTCP cũng có một số ưu điểm nhất định như: Các văn bản do CTCP ban hành rất đa dạng và phong phú về thành phần và nội dung, một số văn bản hành chính thơng thường đã được mẫu hóa về thể thức; Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ngắn gọn, nhanh chóng; Cơng tác tổ chức và quản lý văn bản cũng nhanh chóng và linh động với hoạt động của doanh nghiệp; Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức giải quyết và quản lý văn bản được ứng dụng triệt để; Tổ chức lập và quản lý hồ sơ tại các đơn vị chuyên môn giúp cho công tác thu thập thông tin, giải quyết công việc của các đơn vị chuyên môn cũng thuận lợi; Con dấu được tổ chức sử dụng và quản lý một cách linh hoạt theo tình hình hoạt động của cơng ty...
2.4.2. Nhược điểm
95
nhiều mặt hạn chế và bất cập trong công tác tổ chức, quản lý cũng như tổ chức thực hiện.
Nhược điểm trong công tác VTLT tại các CTCP trước hết được thể hiện qua công tác tổ chức, quản lý như sau:
- Mặc dù các CTCP đã tổ chức bộ phận hoặc bố trí cán bộ VTLT chuyên trách nhưng các bộ phận này được tổ chức thiết lập chưa phù hợp với quy mô, đặc điểm ngành nghề lĩnh, lĩnh vực hoạt động của công ty. Hầu hết các CTCP chưa tách biệt bộ phận văn thư và bộ phận lưu trữ. Họ chỉ bố trí từ một đến hai cán bộ chuyên trách làm về văn thư và lưu trữ. Một số doanh nghiệp thì cán bộ VTLT phải chuyên trách cả các cơng việc hành chính khác của cơng ty. Vì vậy, bộ phận VTLT chuyên trách có phần quá tải trong công việc và không tập trung hết công việc vào công tác văn thư và lưu trữ được.
- Cơng tác tuyển dụng, bố trí sắp xếp cán bộ VTLT chuyên trách và bán chuyên trách còn rất nhiều hạn chế. Cán bộ được tuyển dụng, sắp xếp vào làm VTLT hầu hết không đủ các tiêu chuẩn cần thiết, đặc biệt là chuyên môn, nghiệp vụ. Đa số các cán bộ VTLT chuyên trách trong các CTCP đều được đào tạo trái chuyên ngành, không được đào tạo đúng về chuyên môn, nghiệp vụ VTLT.
- Công tác xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy định về công tác VTLT tại các CTCP cũng còn rất nhiều hạn chế cần phải khắc phục. Hầu hết các công ty này chưa thật sự chú trọng trong công tác này. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác VTLT (các Quy chế, Quy định, Danh mục hồ sơ...) còn thiếu và cụ thể. Thậm chí một số doanh nghiệp không ban hành văn bản chỉ đạo của cơng ty mình về cơng tác VTLT mà thực hiện theo các văn bản quy định chung của Nhà nước. Một vài công ty tuy đã xây dựng Quy chế, Quy định về công tác VTLT nhưng nội dung vẫn quy định chung theo như các văn bản của Nhà nước chứ chưa áp dụng cụ thể vào DN mình. Các văn bản này cũng chưa quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong công tác VTLT, các quy trình nghiệp vụ chưa cụ thể và chưa phù hợp với hoạt động
96
của DN mình. Khi các văn bản này được ban hành thì cơng tác tổ chức thực hiện cũng khơng được doanh nghiệp quan tâm. Vì vậy, họ cũng khơng thể biết văn bản đó hướng dẫn nghiệp vụ đến đâu, các đơn vị có khó khăn gì trong cơng tác VTLT, văn bản đó có cần phải chỉnh sửa hay hồn thiện khơng.
- Công tác tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ VTLT tại các CTCP cũng là một hạn chế lớn. Hầu hết những người thực hiện công tác VTLT chuyên trách và bán chun trách đều khơng được đào tạo chính thống về VTLT. Vì vậy, các đối tượng này rất cần được công ty đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác này. Nhưng các CTCP cũng không quan tâm tới vấn đề này, họ không hoặc không thường xuyên tổ chức đào đạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ cho các bộ phận, đơn vị và nhân viên trong công ty về VTLT. Trong khi đó các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ của cơng ty cịn thiếu, hoặc được ban hành nhưng chưa cụ thể, rõ ràng. Hệ quả là công tác VTLT trong các đơn vị, bộ phận trong DN chưa được thống nhất, hiệu quả và còn nhiều sai sót về mặt quy trình, nghiệp vụ.
- Trong tổ chức, quản lý về VTLT tại các CTCP, kiểm tra và đánh giá cũng là một nội dung mà các CTCP cần phải thay đổi và khắc phục. Các CTCP không tiến hành kiểm tra, đánh giá định kỳ các đơn vị, bộ phận chuyên môn trong việc thực hiện các nghiệp vụ VTLT. Vì vậy, họ khơng thể nắm bắt được tình hình thực tiễn cũng như những sai sót của các đơn vị trong việc thực hiện các nghiệp vụ này.
Ngoài những hạn chế trong công tác tổ chức và quản lý, trong tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTLT tại các CTCP cũng còn rất nhiều hạn chế. Đối với công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư vẫn còn những hạn chế cụ thể như sau:
- Công tác tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản chưa chặt chẽ về quy trình nghiệp vụ, cịn nhiều sai sót và chưa vận dụng sáng tạo các yếu tố thể thức của văn bản. Hồ sơ trình ký văn bản chưa đầy đủ, thiếu các căn cứ soạn thảo
97
văn bản và chưa có phiếu xin ý kiến giải quyết văn bản đi. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình duyệt và tổ chức thực hiện các văn bản đi. Còn nhiều văn bản sai sót về mặt thể thức và nội dung chưa rõ ràng, ngơn từ sử dụng chưa chính xác. Các công ty chưa vận dụng sáng tạo các yếu tố thể thức của văn bản, họ chưa thường xuyên sử dụng các yếu tố như logo, slogan, địa chỉ, mail, số điện thoại trên các văn bản để quảng bá thương hiệu và hình ảnh cho doanh nghiệp mình.
- Tổ chức quản lý và tổ chức thực hiện văn bản trong các CTCP chưa được chặt chẽ. Có những văn bản đến, văn bản đi vẫn chưa được vào sổ đăng ký, thậm chí thất lạc, khơng lưu vào tập lưu văn bản. Công tác tổ chức thực hiện văm bản chưa được quan tâm sâu sắc. Các đơn vị, cá nhân có liên quan nhận được văn bản và tự chịu trách nhiệm thực hiện và khơng có bộ phận nào kiểm sốt việc thực hiện theo nội dung các văn bản.
+ Trong công tác tổ chức lập hồ sơ, các CTCP chưa xây dựng được bản danh mục hồ sơ và cũng không tổ chức hướng dẫn các đơn vị trong công tác lập hồ sơ. Vì vậy, cơng tác lập hồ sơ giữa các đơn vị chưa được thống nhất, chặt chẽ. Văn bản, tài liệu của các đơn vị, cá nhân trong DN vẫn cịn để trong tình trạng từng tập, bó, gói; Các hồ sơ được lập thì khơng được sắp xếp, biên mục đầy đủ. Vì vậy, tình trạng thất thoát văn bản, tài liệu trong các hồ sơ diễn ra phổ biến, điều này có thể ảnh hưởng tới hoạt động của DN và gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ của DN đó.
+Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu con dấu trong một số CTCP đôi khi rất tùy tiện. Con dấu được lãnh đạo, thậm chí là nhân viên kỹ thuật mang đi công tác thường xun. Đơi khi con dấu cịn bị mất và gây ảnh hưởng không tốt tới hoạt động của DN.
Công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các CTCP cũng còn một số hạn chế nhất định như:
98
- Phần lớn các CTCP không tổ chức thu thập, sổ sung tài liệu vào lưu trữ DN mà tài liệu được giữ nguyên tại các đơn vị, bộ phận chuyên môn. Một số DN tiến hành tổ chức thu thập nhưng tài liệu được thu thập, bổ sung vẫn trong tình trạng bó gói, bao, hịm.
- Cơng tác chỉnh lý khoa học tài liệu tại các CTCP cũng giống như công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. Hầu hết các CTCP đều để tài liệu thành đống, gói, bao tại các đơn vị chuyên môn và không tiến hành phân loại, sắp xếp và xây dựng cơng cụ tra tìm tập trung tại lưu trữ của DN. Và các đơn vị chuyên mơn tự sắp xếp, thu dọn thậm chí là hủy tài liệu theo điều kiện hoạt động của đơn vị mình.
- Tổ chức bảo quản tài liệu tại các CTCP cũng rất hạn chế. Rất ít DN tổ chức xây dựng kho, phòng lưu trữ riêng cho DN để bảo quản tài liệu lưu trữ. Các kho, phịng lưu trữ được DN xây dựng thì chật hẹp, khơng đủ rộng để bảo quản hết tài liệu. Còn lại phần lớn các CTCP khơng xây dựng phịng, kho lưu trữ riêng để bảo quản thống nhất tài liệu lưu trữ mà tài liệu lưu trữ được bảo quản tại các đơn vị, bộ phận chun mơn. Vì vậy, bộ phận VTLT của DN khơng thể kiếm sốt được tình trạng thất thốt tài liệu, an toàn của tài liệu. Các phương tiện khác hỗ trợ công tác bảo quản tài liệu như giá, cặp, hộp, máy hút ẩm...cũng không được DN chú trọng đầu tư.
- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại các CTCP chưa được thống nhất, khơng tổ chức hình thức phịng đọc. Các cá nhân có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu thì xuống bộ phận VTLT hoặc các đơn vị chuyên môn mượn và sao chép
2.4.3. Nguyên nhân
Thực trạng cơng tác VTLT trong các CTCP có quy mơ lớn cịn nhiều bất cập là do nhiều nguyên nhân gây ra. Nhưng một số nguyên nhân trực tiếp dẫn đến sự bất cập đó là xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ, cơ sở pháp lý chưa hồn chỉnh và cơng tác tổ chức quản lý chưa hiệu quả của chính các CTCP. Để
99
khắc phục những bất cập trong công tác VTLT của các CTCP chúng tơi tập trung đi sâu phân tích các ngun nhân trên.
2.4.3.1. Nguyên nhân từ nhận thức
Nhận thức là quá trình phản ánh thế giới khách quan trong ý thức của con người, nhờ đó con người tư duy có tính tích cực, năng động, sáng tạo, trên cơ sở thực tiễn. Trong hoạt động quản lý, nhận thức đóng vai trị quyết định đối với chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý. Nếu nhận thức đúng đắn về nguyên lý, bản chất các vấn đề trong hoạt động quản lý thì cơng tác quản lý có thể sẽ đạt được kết quả như mong muốn. Ngược lại, nếu nhận thức các vấn đề một cách khơng đúng đắn, sai quy luật có thể dẫn đến kết quả khơng mong muốn trong hoạt động quản lý. Công tác VTLT là một hoạt động luôn luôn gắn liền với hoạt động thực tiễn của xã hội và nó cũng và nằm trong quy luật nhận thức trong hoạt động quản lý. Chất lượng, hiệu quả của công tác VTLT trong các CTCP cịn nhiều bất cập nó cũng được quyết định bởi nhận thức của các cơ quan quản lý ngành, của lãnh đạo CTCP, của cán bộ chuyên trách trong công ty.
- Nhận thức của cơ quan quản lý ngành về VTLT
Ở nước ta hiện nay, Bộ Nội vụ là cơ quan giúp Chính phủ quản lý về cơng tác VTLT và quản lý Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, giúp việc trực tiếp cho Bộ Nội vụ là Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước. Công tác VTLT của các cơ quan, tổ chức nhà nước, CTCP có hiệu quả, khoa học, thống nhất hay khơng là phụ thuộc rất lớn vào việc thực thi chức năng quản lý cũng như tính định hướng trong nhận của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước. Hiện nay, công tác VTLT của các DN nói chung, CTCP có quy mơ lớn nói riêng cịn rất nhiều bất cập là do nhận thức của cơ quan quản lý ngành này về công tác VTLT của khối các DN, CTCP chưa thật sự phù hợp với điều kiện thực tiễn và họ cũng chưa thể hiện được thẩm quyền của mình trong chức năng quản lý cơng tác VTLT trong các CTCP.
100
Với sự quan tâm không ngừng của Đảng và Nhà nước, công tác VTLT của nước ta hiện nay đã được quản lý tương đối thống nhất từ trung ương đến địa phương. Nhà nước đã tổ chức được hệ thống cơ quan quản lý ngành về VTLT có một đội ngũ cán bộ có trình độ nhất định. Các cơ quan quản lý ngành về VTLT đã xây dựng và trình cơ quan có thẩm quyền ban hành hệ thống các văn bản về VTLT như Luật Lưu trữ, các Nghị định, Thông tư và các văn bản khác quy định về công tác VTLT. Nhưng các văn bản này chỉ phù hợp và có hiệu lực với hoạt động của các cơ quan nhà nước, cịn đối với các DN thì tính hiệu lực hầu như khơng có. Những quy định trong hệ thống các văn bản này chưa phù hợp với sự biến động trong hoạt động thực tiễn của các DN. Như chúng ta đã biết, sau thời kỳ đổi mới đất nước ta đã phát triển vô cùng mạnh mẽ, đặc biệt trong lĩnh vực kinh tế. Sự xuất hiện của nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa dẫn đến sự ra đời một số lượng các DN vơ cùng lớn với nhiều hình thức sở hữu và các mặt hoạt động khác nhau. Kéo theo đó là sự hình thành nhiều loại hình tài liệu với nhiều nội dung khác nhau và nhiều đơn vị hình thành phơng mới ra đời thuộc Phơng lưu trữ Nhà nước. Sự thay đổi này tác động không nhỏ đến cơng tác quản lý về VTLT nói chung và VTLT của các DN nói riêng. Những phương thức, nguyên tắc quản lý về VTLT mà áp dụng với các cơ quan nhà nước mang ra áp dụng đối với các DN thì khơng cịn phù hợp. Tình