Chương 1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP
2.1. nghĩa của công tác VTLT đối với hoạt động của các CTCP
Công tác văn thư là khái niệm để chỉ tồn bộ cơng việc liên quan tới soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý, giải quyết văn bản; lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan và tổ chức[35]. Lưu trữ là toàn bộ những hoạt động quan liên tới thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ[30].
Công tác VTLT là hoạt động không thể thiếu đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức và DN nào. Bởi công tác này không những đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, DN, mà công tác VTLT thông qua hệ thống các văn bản, nó còn là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, DN, là phương tiện để các cơ quan, DN thực hiện các quyết định quản lý của mình.
Cơng tác VTLT bao gồm hai nội dung cơ bản là quản lý nhà nước về công tác VTLT và nghiệp vụ công tác VTLT. Công tác quản lý nhà nước về VTLT là một nội dung quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước. Công tác này bảo đảm cho Nhà nước quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác VTLT từ trung ương tới địa phương; là cơ sở cho hiệu lực pháp lý, uy quyền cho các cơ quan trong công tác quản lý và nâng cao hiệu suất cũng như chất lượng công việc trong các cơ quan. Theo Luật lưu trữ năm 2011, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư thì nội dung quản lý nhà nước về công tác VTLT bao gồm các nội dung cơ bản sau:
1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác VTLT;
32
2. Quản lý thống nhất về công tác VTLT;
3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ và thông tin vào công tác VTLT;
4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức, khen thưởng trong công tác VTLT;
5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật trong công tác VTLT;
6. Tổ chức sơ kết, tổng kết trong công tác VTLT; 7. Tăng cường hợp tác quốc tế trong công tác VTLT; 8. Quản lý thi đua, khen thưởng trong công tác VTLT.
Nghiệp vụ VTLT cũng là nội dung quan trọng trong công tác VTLT nói chung và trong hoạt động của các DN nói riêng. Nghiệp vụ VTLT tác động trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của hoạt động quản lý, điều hành và kinh doanh của các DN. Nghiệp vụ công tác VTLT bao gồm:
Nghiệp vụ văn thư:
1. Soạn thảo văn bản: - Thảo văn bản - Duyệt văn bản
- Đánh máy, sao in văn bản
- Ký văn bản, hoàn thiện thủ tục để ban hành 2. Quản lý và giải quyết văn bản:
- Quản lý, giải quyết văn bản đi - Quản lý, giải quyết văn bản đến 3. Quản lý và sử dụng con dấu
4. Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan[35].
Nghiệp vụ Lưu trữ:
1. Thu thập, bổ sung tài liệu TLLT:
33
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử 2. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu:
- Phân loại tài liệu theo nguyên tắc lưu trữ - Xác định thời hạn bảo quản
- Hoàn thiện và hệ thống hóa hồ sơ
- Lập mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu - Lập danh mục tài liệu hết giá trị
3. Bảo quản, thống kê TLLT:
- Xây dựng, cải tạo hệ thống kho bảo quản - Đảm bảo các trang thiết bị bảo quản - Tổ chức các thiết bị bảo vệ
- Tổ chức quản lý tài liệu trong kho
- Tổ chức các biện pháp kỹ thuật bảo quản TLLT - Tổ chức, sử dụng các công cụ thống kê TLLT 4. Hủy tài liệu hết giá trị
5. Tổ chức sử dụng TLLT:
- Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. - Xuất bản ấn phẩm lưu trữ
- Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử
- Triển lãm, trưng bày TLLT
- Trích dẫn TLLT trong cơng trình nghiên cứu - Cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ[30].
Trong hoạt động của các DN nói chung, hoạt động quản lý, kinh doanh của các CTCP nói riêng, cơng tác VTLT giữ vai trò rất quan trọng. Tuy nhiên, do thói quen nhận thức chưa dúng mà rất nhiều DN, CTCP cho rằng công tác VTLT chỉ là những công việc sự vụ và không quan trọng trong hoạt động kinh doanh của họ. Chính vì những quan niệm như vậy mà các DN, CTCP chưa nhận
34
thức đúng vị trí, vai trị thực sự của cơng tác VTLT. Cũng từ đó, họ khơng thật sự quan tâm tới công tác này, điều này đã ảnh hưởng không nhỏ tới tới hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh của các DN, trong đó có CTCP. Bởi cơng tác văn VTLT, thơng qua hệ thống các văn bản, qua các nghiệp vụ, nó khơng những là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các DN mà còn là cơ sở cho hoạt động của lý kinh doanh và cịn đảm bảo thơng tin phục vụ cho hoạt động của các DN. Điều này được thể hiện cụ thể như sau:
Thứ nhất, cơng tác VTLT góp phần bảo đảm cơ sở pháp lý cho hoạt động của các CTCP.
Có thể nói, hệ thống các văn bản là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của các DN và các CTCP. Tất cả các DN, CTCP muốn hoạt động được đều phải dựa trên hệ thống các văn bản của Nhà nước, văn bản của các cơ quan, tổ chức, DN khác và các văn vản của chính mình sản sinh ra.
Theo quy định của Luật DN năm 2005 và Luật sửa đổi bổ sung một số điều luật DN năm 2009, CTCP có cơ sở pháp lý để hoạt động và có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì cá nhân, tổ chức thành lập DN phải lập " Hồ sơ đăng ký kinh doanh" và gửi cơ quan chức năng theo quy định, trình tự luật định. Hồ sơ đăng ký kinh doanh của CTCP bao gồm:
1. Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu thống nhất do cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền quy định.
2. Dự thảo Điều lệ công ty.
3. Danh sách cổ đông sáng lập và các giấy tờ kèm theo sau đây:
a) Đối với cổ đông là cá nhân: bản sao Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác;
b) Đối với cổ đông là tổ chức: bản sao quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức; văn bản
35
uỷ quyền, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo uỷ quyền.
Đối với cổ đơng là tổ chức nước ngồi thì bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải có chứng thực của cơ quan nơi tổ chức đó đã đăng ký khơng quá ba tháng trước ngày nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.
4. Văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với cơng ty kinh doanh ngành, nghề mà theo quy định của pháp luật phải có vốn pháp định.
5. Chứng chỉ hành nghề của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân khác đối với công ty kinh doanh ngành, nghề mà theo quy định của pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề.
Sau khi lập đầy đủ hồ sơ đăng ký kinh doanh, cá nhân, tổ chức thành lập DN nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung hồ sơ đăng ký kinh doanh. Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét hồ sơ đăng ký kinh doanh và cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì thơng báo bằng văn bản cho người thành lập DN biết. Thông báo phải nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét và chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; không được yêu cầu người thành lập DN nộp thêm các giấy tờ khác không quy định tại Luật doanh nghiệp[31].
Như vậy, để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, người thành lập CTCP phải sử dụng các nghiệp vụ VTLT để soạn thảo Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu, soạn thảo Điều lệ dự thảo, lập danh sách cổ đơng sáng lập và hồn thiện các giấy tờ, thủ tục khác theo quy định để hoàn thiện hồ sơ đăng ký kinh doanh. Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, CTCP
36
có tư cách pháp nhân để hoạt động. Rõ ràng, nghiệp vụ cơng tác VTLT đã góp phần tạo nên cơ sở pháp lý cho hoạt động của các CTCP.
Bên cạnh đó, trong q trình hoạt động, CTCP cịn dựa vào hệ thống các văn bản của Nhà nước làm cơ sở, hành lang pháp lý. Như chúng ta cũng biết, các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng văn bản để thể chế hóa các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước thành Pháp luật để quản lý xã hội. Các thể chế được thực hiện bằng văn bản này cũng là cơ sở cho sự tồn tại và hoạt động cho các DN. Hiện nay, các DN nói chung, các CTCP nói riêng hoạt động sản xuất kinh doanh dựa trên hệ thống các văn bản quản lý của Nhà nước như: Luật DN; Luật Đầu tư; Luật Chứng khoán; Luật Thương mại; Luật Thuế;..; các Nghị định, Thông tư, Quyết định, ... của các cơ quan quản lý có liên quan trực tiếp đến hoạt động của DN.
Sự phân tích nêu trên cho phép cúng ta khẳng định về vai trị rất quan trọng của cơng tác VTLT đối với hoạt động của các CTCP. Qua các nghiệp vụ văn thư, qua hệ thống các văn bản, cơng tác VTLT góp phần tạo nên cơ sở pháp lý và là hành lang cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của CTCP.
Thứ hai, cơng tác VTLT góp phần đăng ký, bảo hộ và nâng cao thương hiệu của các CTCP.
Thương hiệu, trước hết là một thuật ngữ dùng nhiều trong marketing; là hình tượng về một cơ sở sản xuất, kinh doanh (gọi tắt là DN) hoặc hình tượng về một loại hoặc một nhóm hàng hóa, dich vụ; là tập hợp các dấu hiệu để phân biệt hàng hóa, dịch vụ của DN này với hàng hóa, dich vụ của DN khác. Các dấu hiệu có thể là các chữ cái, con số, hình vẽ, hình tượng, sự thể hiện màu sắc, âm thanh… hoặc sự kết hợp các yếu tố đó. Nói đến thương hiệu khơng chỉ nhìn nhận và xem xét trên góc độ pháp lý của thuật ngữ này mà quan trọng hơn, trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng của Việt Nam cần nhìn nhận nó dưới góc độ quản trị DN và marketing. Như vậy thương hiệu là một thuật ngữ với nội hàm rộng. Trước hết nó là hình tượng về hàng hóa (sản phẩm) hoặc DN[32].
37
Tuy vậy nếu chỉ là hình tượng với cái tên, biểu trưng thơi thì chưa đủ; đằng sau nó cần phải là chất lượng hàng hóa, dịch vụ, cách ứng xử của DN với khách hàng, cộng đồng, những hiệu quả và tiện ích đích thực cho người tiêu dùng do hàng hóa và dịch vụ mà nó mang lại…thì thương hiệu đó mới đi sâu vào tâm trí khách hàng.
Pháp luật chỉ bảo hộ các dấu hiệu phân biệt (các yếu tố cấu thành thương hiệu) nếu đã đăng ký (như nhãn hiệu hàng hóa, tên thương mại, tên gọi xuất xứ hàng hóa, chỉ dẫn địa lý, kiểu dáng công nghiệp…) chứ khơng bảo hộ hình tượng về sản phẩm, hàng hoá cũng như DN.
Cũng giống như thuật ngữ thương hiệu, việc phân loại thương hiệu cũng có nhiều quan điểm khác nhau. Người ta có thể chia thương hiệu sản phẩm, thương hiệu DN… hoặc chia thành thương hiệu hàng hóa, thương hiệu dịch vụ, thương hiệu nhóm, thương hiệu tập thể… Mỗi loại thương hiệu khác nhau sẽ có những đặc tính khác nhau và đặc trưng cho một tập thể hàng hóa, sản phẩm hoặc một DN nhất định. Nhưng theo quan điểm chung, chúng tôi đưa ra hai khái niệm phân loại thương hiệu mà các DN Việt Nam cần quan tâm: Thương hiệu DN và thương hiệu sản phẩm.
Thương hiệu là cơ sở chỉ dẫn thông tin cho DN, tạo sự cảm nhận và tin cậy đối với DN, mang lại giá trị kinh tế cho DN, tăng doanh số bán hàng, tăng lợi nhuận và tăng thu nhập cho DN, mở rộng và duy trì thị trường......
Như vậy, thương hiệu có vai trị rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của DN nói chung, CTCP nói riêng. Vì vậy, đối với các DN, xây dựng thương hiệu luôn đi liền với bảo vệ thương hiệu. Để bảo vệ thương hiệu trước hết DN cần xác định các nguy cơ bị chiếm dụng, địa bàn có thể bị chiếm dụng… và khả năng bảo vệ của pháp luật, để có thể đưa ra các phương án hành động cụ thể. Đăng ký bảo hộ thương hiệu là việc đầu tiên mà DN cần làm để bảo vệ thương hiệu.
38
thuật ngữ thương hiệu, vì thế đăng ký bảo hộ thương hiệu cần phải được hiểu là đăng ký bảo hộ các đối tượng sở hữu trí tuệ, liên quan như nhãn hiệu hàng hóa, tên gọi xuất xứ, chỉ dẫn địa lý hoặc kiểu dáng công nghiệp, bản quyền… nếu những yếu tố này góp phần tạo nên thương hiệu. Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà tiến hành đăng ký bảo hộ theo quy định của pháp luật. Để đăng ký thành công thương hiệu, ngay từ khi thiết kế thương hiệu các DN nên tranh thủ ý kiến của các chuyên gia tư vấn, của luật sư để không xảy ra tình trạng trùng lắp hoặc tranh chấp. Ở Việt Nam, cơ quan tiếp nhận đơn đăng ký và cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu là Cục Sở hữu trí tuệ (Bộ Khoa học và Cơng nghệ). Để được đăng ký và được cấp chứng nhận đăng ký nhãn hiệu thì các DN phải lập hồ sơ để đăng ký bảo hộ nhãn hiệu và gửi Cục Sở hữu trí tuệ đăng ký theo quy định.
Bộ hồ sơ đăng ký nhãn hiệu phải có những văn bản, tài liệu sau:
- Tờ khai yêu cầu cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (trong đó phải có danh mục hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu) làm theo mẫu số: 04-NH (02 bản)
- Mẫu nhãn hiệu (09 mẫu kèm theo, ngoài một mẫu được gắn trên tờ khai) - Tài liệu chứng minh quyền đăng ký (giấy đăng ký kinh doanh, hợp đồng thỏa thuận, thư xác nhận, thư đồng ý, quyết định hoặc giấy phép thành lập, điều lệ tổ chức) (01 bản)
- Giấy ủy quyền nộp đơn (01 bản)
- Đơn đăng ký nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận cịn phải có Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/Quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận.
- Tài liệu chứng minh quyền sử dụng/đăng ký nhãn hiệu chứa các dấu hiệu đặc biệt( tên biểu tượng, cờ, huy hiệu, của cơ quan, tổ chức, dấu chứng nhận, dấu kiểm tra, dấu bảo hành, tên nhân vật, hình tượng, tên thương mại, chỉ dẫn xuất xứ, giải thưởng, huy chương, hoặc ký hiệu đặc trưng của sản phẩm, dấu hiệu thuộc phạm vi bảo hộ của kiểu dáng công nghiệp của người khác) (01 bản)