Chương 1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP
3.3. Giải pháp cụ thể về tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các CTCP
3.3.2. Xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác VTLT
VTLT tại CTCP
Hiện nay, Nhà nước ta chỉ ban hành những văn bản quy định chung về công tác VTLT đối với các cơ quan và DN, CTCP. Vì vậy, bản thân mỗi CTCP cần dựa trên những quy định chung củ Nhà nước và xây dựng cho mình những quy định phù hợp với hoạt động của DN . Ngoài ra, mọi hoạt động quản lý, kinh doanh của DN, CTCP đều liên quan tới văn bản, liên quan tới công tác VTLT. Mà công tác công tác VTLT là hoạt động phức tạp, bao gồm nhiều khâu nghiệp vụ khác nhau và liên quan tới nhiều đơn vị, cá nhân, nhiều vấn đề trong hoạt động của DN, CTCP. Mà bản thân các đơn vị, cá nhân trong DN, CTCP không phải ai cũng hiểu biết về cơng tác VTLT. Đó cũng là lý do buộc các DN, CTCP phải ban hành văn bản của mình quy định về cơng tác VTLT đối với DN mình. Các văn bản này sẽ là cơ sở để lãnh đạo DN, CTCP quản lý thống nhất, hiệu quả về công tác VTLT; là cơ sở giúp lãnh đạo DN kiểm tra, đánh giá về cơng tác VTLT. Bên cạnh đó, các văn bản này cịn là cơ sở hướng dẫn nghiệp vụ VTLT đối với các bộ phận đơn vị, nhân viên trong CTCP, nó sẽ giúp các cá nhân, hiểu
125
và thực hiện các nghiệp vụ một cách chính xác, khoa học và góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của CTCP.
Thực tế cho thấy, để nâng cao hiệu quả cơng tác VTLT thì các CTCP phải ban hành một trong những văn bản như:
- Quy chế về công tác VTLT; - Các Quy định về công tác VTLT; - Các bản hướng dẫn nghiệp vụ; - Danh mục hồ sơ;...
Khi xây dựng các văn bản trên thì các cơng ty cần phải đảm bảo các yêu cầu chung về thể thức và nội dung như sau:
- Các yếu tố thể thức của các văn bản quy định về công tác VTLT phải đầy đủ và được trình bày đúng với quy định của Nhà nước;
- Nội dung của văn bản quy định về VTLT của CTCP phải đúng với quy định của Nhà nước, của đơn vị quản lý trực tiếp công ty;
- Nội dung văn bản phải được trình bày ngắn gọn, dễ hiểu và phù hợp với đặc điểm ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty;
- Nội dung của văn bản quy định về VTLT của CTCP phải quy định các nội dung cụ thể về:
+ Trách nhiệm của đừng cá nhân, đơn vị trực thuộc công ty trong việc thực hiện công tác VTLT
+ Các loại văn bản, thể thức trình bày từng văn bản mà cơng ty được ban hành + Quy trình, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của công ty
+ Quy trình, thủ tục quản lý, giải quyết văn bản đi, đến của cơng ty + Quy trình, thủ tục quản lý và sử dụng con dấu của công ty
+ Quy trình, thủ tục và phương pháp lập, giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan + Quy trình, phương pháp chỉnh lý tài liệu
+ Phương pháp xây dựng cơng cụ tra tìm, u cầu bảo quản tài liệu + Quy trình, thủ tục tổ chức khai thác và sử dụng TLLT của công ty...
126
Trên thực tế, khi xây dựng các văn bản quy định về công tác VTLT đáp ứng các nguyên tắc, yêu cầu trên thì các CTCP cần phải trình bày các văn bản đó như thế nào? Qua nghiên cứu lý luận, khảo sát thực tế, chúng tôi đề xuất mẫu
"Quy chế về công tác VTLT" cho các CTCP. Quy chế này sẽ giúp công tác
VTLT của CTCP được thực hiện một cách chính xác, khoa học, hiệu quả và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các cơng ty. Văn bản này được trình cụ thể ở Phụ lục số 01.