Chương 1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP
3.3. Giải pháp cụ thể về tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các CTCP
3.3.4. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ VTLT tại các CTCP
Do đặc thù nghiệp vụ về công tác tác VTLT, nó liên quan đến tất cả các đơn vị, cán bộ, nhân viên trong CTCP. Chính vì vậy, để cơng tác VTLT của CTCP thật sự hiệu quả thì địi hỏi tất cả các đơn vị, cán bộ, nhân viên trong công ty đều phải am hiểu và nắm vững các nghiệp vụ VTLT. Tuy nhiên không phải cán bộ, nhân viên nào trong CTCP đều am hiểu về nghiệp vụ VTLT vì họ chỉ được đào tạo về chuyên môn chứ không được đào tạo về VTLT. Điều này cũng là một trong những nguyên nhân làm cho công tác VTLT trong CTCP không được thống nhất, khơng khoa học, thậm chí sai với quy định của DN, của Nhà nước và kém hiệu quả, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý, kinh doanh của CTCP.
Xuất phát từ lý do trên và do yêu cầu về nghiệp vụ VTLT thì việc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ VTLT cho các đơn vị, cán bộ, nhân viên trong CTCP là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức, quản lý công tác VTLT. Đặc biệt, việc đào tạo bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ đối với cán bộ văn thu, lưu trữ chuyên trách của công ty và của đơn vị, các bộ hành chính liên quan tới cơng tác VTLT. Qua đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác VTLT sẽ giúp các cán bộ, nhân viên của các bộ phận, đơn vị trong CTCP hiểu được những quy định của Nhà nước cũng như của Công ty về cơng tác VTLT. Q đó họ cũng có thể hiểu được những nguyên tắc, nghiệp vụ cơ bản trong công tác VTLT như: Các yếu tố thể thức văn bản, thẩm quyền ban
127
hành văn bản, quy trình xây dựng ban hành văn bản; phương pháp và quy trình quản lý giải quyết văn bản, lập hồ sơ; phương pháp thu thập, lưu trữ, bảo quản, sử dụng tài liệu.... Khi am hiểu về các nghiệp vụ VTLT thì hệ quả tất yếu là các đơn vị, cá nhân trong CTCP sẽ thực hiện các nghiệp vụ đó một cách chính xác, khoa học theo quy định của Công ty và của Nhà nước và góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kinh doanh của các CTCP.
Qua nghiên cứu thực tế, chúng tơi có đưa ra hình thức tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác VTLT của các CTCP như sau:
Thứ nhất, về thời gian đào tạo, bồi dưỡng:
Các CTCP có quy mơ lớn nên định kỳ một năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng một lần. Thời gian đào tạo cụ thể tùy thuộc vào kế hoạch hoạt động của Cơng ty từng nội dung, hình thức đào tạo bồi dưỡng. Khi tổ chức đào tạo, bồi dưỡng định kỳ một năm một lần sẽ giúp các đơn vị, nhân viên trong Công ty nắm bắt được những quy định mới của Nhà nước và của Công ty về công tác VTLT. Ngoài ra, tổ chức định kỳ như vậy, sẽ giúp các đơn vị, cá nhân trong Công ty thường xuyên cập nhập về các nghiệp vụ VTLT. Cứ như vậy, qua mỗi đợt đào tạo, bồi dưỡng sẽ giúp các đơn vị, cá nhân trong công ty nắm vững và am hiểu được các nghiệp vụ cụ thể của công tác VTLT.
Thứ hai, về đối tượng, nội dung đào tạo, bồi dưỡng:
Quá trình tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ thì các CTCP cần phải xác định từng đối tượng và từng nội dung phù hợp cho từng đối tượng. Việc xác định nội dung đào tạo, bồi dưỡng đúng đắn, phù hợp với từng đối tượng sẽ giúp quá trình dào tạo, bồi dưỡng hiệu quả, tích kiệm và phát huy đúng vai trị của từng cá nhân trong Cơng ty.
Trong quá trình tổ chức đào tạo, bồi dưỡng thì các CTCP cần phải chia làm ba đối tượng đào tạo, bồi dưỡng. Đối tượng thứ nhất là các vị trí lãnh đạo - trưởng các phòng ban, đơn vị và thư ký của các vị trí lãnh đạo đơn vị trực thuộc
128
Công ty. Đối tượng thứ hai là các cán bộ VTLT chuyên trách của Công ty và các cán bộ VTLT kiêm nhiệm của các phòng, ban và đơn vị trực thuộc Công ty. Đối tượng thứ ba là các chuyên viên, nhân viên phụ trách chun mơn tại các phịng, ban, đơn vị trực thuộc Công ty.
Đối với đối tượng thứ nhất là các vị trí lãnh đạo - trưởng các phịng ban, đơn vị và thư ký của các vị trí lãnh đạo đơn vị trực thuộc Cơng ty, ngồi các nghiệp vụ cơ bản thì nội dung cần chú trọng đào tạo bồi dưỡng cho họ là kỹ năng duyệt văn bản và kỹ năng theo dõi việc giải quyết văn bản có liên quan đến đơn vị mình. Tại sao với đối tượng này thì cần phải chú trọng đào tạo, bồi dưỡng hai nội dung trên? Xuất phát từ hoạt động thực tiễn, trưởng các phòng, ban, đơn trị trong các CTCP lớn thường rất ít trực tiếp soạn thảo các văn bản và thực hiện các nghiệp vụ VTLT cụ thể mà việc soạn thảo văn bản, thực hiện các nghiệp vụ khác thường do cấp dưới soạn thảo. Tuy nhiên, lãnh đạo các phòng ban, đơn vị trực thuộc lại là người chịu trách nhiệm về cơng tác VTLT của đơn vị mình. Họ cũng là người chịu trách nhiệm về mọi văn bản cũng như hoạt động của đơn vị mình. Chính vì vậy, đối với vị trí này thì họ thường xun phải duyệt các văn bản của đơn vị mình soạn thảo và theo dõi việc giải quyết các văn bản có liên quan tới đơn vị mình. Đây cũng là nghiệp vụ chính liên quan tới cơng tác VTLT mà họ thường xuyên thực hiện. Nếu lãnh đạo các đơn vị, phịng ban trực thuộc Cơng ty thực hiện tốt kỹ năng duyệt và theo dõi giải quyết các văn bản một cách chính xác, khoa học, kịp thời thì cơng tác VTLT của mỗi đơn vị, phòng, ban sẽ được thực hiện tốt. Đồng thời qua đó cơng việc của mỗi đơn vị, phòng, ban trực thuộc cũng được giải quyết thuận lợi góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của cả Cơng ty. Chính vì vậy, ngồi các nghiệp vụ cơ bản về VTLT thì kỹ năng duyệt các văn bản và tổ chức thực hiện văn bản là hai nội dung quan trọng mà các CTCP cần phải chú trọng đào tạo, bồi dưỡng cho các vị trí lãnh đạo của các đơn vị, phịng, ban trực thuộc Cơng ty.
129
Vậy tại sao hai kỹ năng này cũng là nội dung quan trọng cần đào tạo, bồi dưỡng đối với thư ký của các vị trí lãnh đạo? Bởi thư ký là người giúp việc cho lãnh đạo, các văn bản trước khi đến lãnh đạo thẩm định thì người thư ký phải xem xét và duyệt trước. Thư ký cũng là người thường xuyên quán xuyến công việc và tổ chức thực hiện các công việc, tổ chức thực hiện các văn bản có liên quan tới lãnh đạo, liên quan tới đơn vị lãnh đạo cơng tác. Chính vì vậy, ngồi các nghiệp vụ cơ bản về cơng tác VTLT thì người thư ký cũng cần phải biết và thực hiện tốt hai kỹ năng duyệt và tổ chức thực hiện văn bản. Có như vậy, họ sẽ tham mưu cho lãnh đạo của đơn vị mình một cách chính xác, kịp thời và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị mình cơng tác cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
Đối với đối tượng thứ hai là các cán bộ VTLT chuyên trách của Công ty và các cán bộ VTLT kiêm nhiệm của các phịng, ban và đơn vị trực thuộc Cơng ty. Đây là đối tượng chủ yếu thực hiện các nghiệp vụ VTLT của công ty, họ thường xuyên soạn thảo văn bản, quản lý và theo dõi việc giải quyết văn bản, lập hồ sơ, quản lý con dấu và thực hiện các nghiệp vụ khác trong cơng tác lưu trữ. Chính vì vậy, nội dung được lựa chọn để đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên cho các đối tượng này là các nghiệp vụ cơ bản về VTLT. Việc lựa chọn nội dung nghiệp vụ cụ thể để đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ cần dựa vào điều kiện hoạt động thực tiễn của Cơng ty. Trong q trình hoạt động, nếu như các nhân viên VTLT chuyên trách, kiêm nhiệm yếu về nghiệp vụ nào, nghiệp vụ nào thường xun sai sót, hoặc giữa các nhân viên khơng thực hiện thống nhất ở nghiệp vụ nào thì cần phải đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ đó cho phù hợp. Ngồi ra, lựa chọn nội dung nào để đào tạo, bồi dưỡng cho đối tượng này cần phải dựa trên những quy định mới của Nhà nước, của cơ quan, DN chủ quản về công tác VTLT.
Đối với đối tượng thứ ba là đội ngũ chun mơn tại các phịng, ban, đơn vị trực thuộc Công ty. Đây là đối tượng phụ trách về công việc chuyên môn
130
trong các đơn vị, phòng, ban trực thuộc Công ty. Tuy mỗi một nhân viên, chuyên viên phụ trách về một chuyên môn nhất định nhưng họ đều liên quan tới các nghiệp vụ VTLT. Bởi vì họ muốn giải quyết được các công việc chun mơn của mình thì họ đều phải thực hiện qua hệ thống các văn bản có liên quan. Cũng chính vì lý do đó, đối với các nhân viên, chuyên viên phụ trách về chuyên mơn thì kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng lập hồ sơ là rất cần thiết đối với họ. Bởi hai kỹ năng này giúp họ giải quyết và quản lý được cơng việc chun mơn của mình. Đây cũng là nội dung nghiệp vụ cần thiết mà các CTCP có quy mơ lớn cần đào tạo cho đối tượng là các nhân viên phụ trách chun mơn. Ngồi ra, có thể đào tạo, bồi dưỡng thêm các kỹ năng nghiệp vụ khác như kỹ năng trình văn bản, kỹ năng khai thác sử dụng tài liệu...
Thứ ba, về hình thức đào tạo, bồi dưỡng:
Để cơng tác đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ VTLT cho các đơn vị, cá nhân trong Công ty thật sự hiệu quả, các CTCP cần phải biết lựa chọn hình thức đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp đúng đắn. Trên thực tế, tùy vào từng điều kiện cụ thể, các CTCP có thể lựa chọn những hình thức đào tạo, bồi dưỡng như mở khóa đào tạo, bồi dưỡng tại Công ty; Mở lớp đào tạo, bồi dưỡng tại các cơ sở đào tạo; Đào tạo, bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ trực tiếp tại các đơn vị, phịng, ban trong Cơng ty. Đối với hình thức là mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng tại Cơng ty, các CTCP có thể phát huy vai trò của Chánh văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc trưởng bộ phận VTLT là người trực tiếp tập huấn, bồi dưỡng. Tuy nhiên, để Chánh văn phịng (Trưởng phịng Hành chính) hoặc trưởng bộ phận VTLT là người trực tiếp tập huấn, bồi dưỡng, họ phải là những người có kiến thức chun mơn nghiệp vụ vững vàng, có khả năng sư phạm, truyền đạt tốt. Ngược lại, nếu họ khơng có khả năng trực tiếp tập huấn, bồi dưỡng, CTCP có thể mời các chuyên gia tại các cơ sở đào tạo, nghiên cứu như Khoa Lưu trữ học - Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; Khoa Quản trị văn phòng, Khoa văn thư- lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà nội; Cục
131
VTLT nhà nước để tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ. Đây là các cơ sở đào tạo về VTLT với những chuyên gia giàu kinh nghiệm và rất có uy tín. Khi liên hệ với chuyên gia, các CTCP cũng phải phát huy vai trò của Chánh văn phịng (Trưởng phịng Hành chính) trong việc liên hệ, đàm phán, lập kế hoạch, chuẩn bị cơ sở vật chất, tài liệu và các phương tiện khác phục vụ khóa đào tạo, bồi dưỡng một cách tốt nhất có thể.