1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán và kiểm soát ở các doanh nghiệp
1.4.1 Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin
Sự kết hợp giữa kế toán và CNTT nhằm đem lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp. Vai trò của kế tốn được cấu trúc lại thơng qua việc phân tán và chuyển dần công việc ghi chép, xử lý nghiệp vụ và cung cấp thông tin truyền thống sang các bộ phận, hệ thống khác trong doanh nghiệp dưới nền tảng của CNTT. Đồng thời kế tốn sẽ đóng vai trị quan trọng trong việc hoạch định, điều hành quản lý doanh nghiệp bằng sự tham gia rộng hơn vào quá trình sản xuất kinh doanh, tập trung nhiều hơn trong việc phân tích, diễn giải thơng tin và tư vấn những quyết định cần thiết cho doanh nghiệp, hỗ trợ ra các quyết định chiến lược và đặc biệt bằng kiến thức chuyên mơn của mình, kế tốn là thành phần khơng thể thiếu trong việc phân tích, thiết kế và ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp.
Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ nâng cao hiệu quả của cơng tác kế tốn. Khi ứng dụng CNTT, phần lớn các thao tác làm việc của kế tốn đều được tự động hố, vì vậy với cùng một số lượng nhân viên nhưng có thể xử lý được khối lượng công việc hơn gấp nhiều lần, các nhân viên kế toán được giảm áp lực công việc và năng suất lao động cao hơn.
Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ tiết kiệm thời gian cho nhân viên và nhà quản lý. Với sự trợ giúp của máy tính và phần mềm, các công đoạn sắp xếp, ghi chép, tính tốn, đối chiếu, tập hợp và lập báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn được thực hiện một cách nhanh chóng, nhân viên kế toán chỉ cần lập chứng từ, kiểm tra, phân loại, nhập nội dung chứng từ vào máy và xử lý các thao tác do phần mềm yêu cầu. Vì vậy giảm được đáng kể thời gian xử lý cơng việc của kế tốn. Mặt khác, kế
tốn có thể cung cấp số liệu báo cáo cho nhà quản lý nhanh và đúng hạn hơn hoặc nhà quản lý có thể tự truy xuất thơng tin từ phần mềm khi cần.
Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Khi ứng dụng CNTT thì các số liệu và báo cáo được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống phần mềm vì vậy giảm được đáng kể chi phí in ấn, lưu hồ sơ sổ sách. Mặt khác, thơng qua hệ thống CNTT doanh nghiệp có thể kiểm sốt tốt khâu vật tư, đánh giá, phân tích được các biến động chi phí, giảm bớt hao hụt trong sản xuất và cắt giảm được các chi phí khơng tạo ra hiệu quả trong kinh doanh của doanh nghiệp.
Ứng dụng CNTT vào kế toán sẽ nâng cao chất lượng của thơng tin kế tốn. CNTT ảnh hưởng đáng kể đến quá trình ghi nhận nghiệp vụ và xử lý thơng tin của kế tốn. Các mối liên kết bên trong và bên ngoài doanh nghiệp đều dựa trên nền tảng là sự chia sẻ dữ liệu và thông tin với nhau. Do đó, đối tượng sử dụng thơng tin và nội dung thơng tin kế tốn cung cấp sẽ rất đa dạng. Để đem lại lợi ích cho các đối tượng sử dụng, thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh được liên tục, hiện thực các hoạt động đã và đang diễn ra của doanh nghiệp, cũng như đầy đủ những nội dung cần thiết làm cơ sở đưa ra các quyết định hợp lý. Mơ hình ghi nhận nghiệp vụ của kế toán truyền thống dựa trên việc phân tích nghiệp vụ theo các tài khoản của kế tốn tài chính chắc chắn sẽ khơng đáp ứng được các yêu cầu trên. Khi ứng dụng CNTT vào kế tốn, thơng tin được phản ánh liên tục và dễ dàng được thu thập, theo dõi theo nhiều yêu cầu quản lý khác nhau.
Ứng dụng CNTT trong kế toán sẽ cung cấp đầy đủ, kịp thời các thơng tin hữu ích về tình hình thực tế của doanh nghiệp phục vụ cho việc đưa ra các quyết định của nhà quản lý. Mỗi đối tượng khác nhau vào từng thời điểm khác nhau sẽ cần những nội dung thông tin khác nhau. Việc cung cấp thông tin thông qua các báo cáo truyền thống khơng cịn phù hợp với yêu cầu thông tin chi tiết và phải được cập nhật liên tục. Với sự hỗ trợ của CNTT, thông tin được cung cấp tại bất kỳ thời điểm nào và đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng. Thơng qua đó, nhà quản lý đưa ra các kế hoạch sản xuất, đầu tư tài sản, chuNn bị nguyên vật liệu, nhân công và các quyết định quản lý phù hợp khác.
Ứng dụng CNTT giúp theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tình hình tài chính, kế tốn của doanh nghiệp.
- Một trong các yếu tố mà doanh nghiệp quan tâm hàng đầu là doanh thu và chi phí, vì vậy doanh nghiệp cần phân tích doanh thu và chi phí theo nhiều chiều khác nhau để có thơng tin phục vụ cho cơng tác quản lý. Nếu thực hiện việc phân tích này bằng phương pháp thủ cơng thì doanh nghiệp phải tốn nhiều thời gian, công sức và đòi hỏi người làm kế tốn phải có trình độ cao mới thực hiện được. Khi ứng dụng CNTT cơng việc phân tích này được thực hiện dễ dàng nhờ sự trợ giúp của phần mềm kế tốn, qua đó giúp doanh nghiệp kiểm sốt chặt chẽ doanh thu và chi phí. - Thu hồi công nợ là một khâu quan trọng sau khi bán hàng giúp doanh
nghiệp có nguồn tiền để hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, ổn định. Phần mềm kế toán là một công cụ tốt hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ, giúp doanh nghiệp phát hiện ra các khách hàng nợ lâu, nợ quá hạn hoặc có dấu hiệu mất khả năng thanh tốn, từ đó doanh nghiệp có kế hoạch chuNn bị cho việc thu nợ nhằm hạn chế tối đa các khoản chi phí lớn phát sinh do khơng thu được tiền của khách.
- Phần mềm kế tốn là cơng cụ tốt hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa, vật tư, giúp doanh nghiệp hạn chế ứ đóng các mặt hàng sắp hết hạn sử dụng hoặc nhập kho vượt quá nhu cầu đầu ra và nhu cầu sản xuất. Nếu kiểm soát tốt việc này doanh nghiệp giảm được đáng kể thiệt hại do hàng hết hạn sử dụng không bán được và hạn chế được việc chi ra một khoản tiền mà chưa đến thời điểm phải chi. …
Ứng dụng CNTT vào kế tốn sẽ tăng tính an tồn và bảo mật cho dữ liệu và thông tin. Khi áp dụng CNTT, việc sao lưu dữ liệu tự động hàng ngày, hàng tuần trở lên dễ dàng, nhờ vậy mà dữ liệu có thể khơi phục lại khi có sự cố xảy ra, giảm được rủi ro mất dữ liệu. Mặt khác khi áp dụng CNTT, việc cập nhật, xem, thêm, sửa, xố dữ liệu và truy xuất thơng tin được phân quyền cụ thể, chỉ những người được phân
quyền mới có thể tiếp cận với dữ liệu và thông tin, việc phân quyền cũng giúp dễ dàng xác định trách nhiệm khi có sai sót xảy ra.