1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán và kiểm soát ở các doanh nghiệp
1.4.3 Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng công nghệ thông tin
CNTT ngày nay đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, không ngừng đi đầu trong việc đổi mới và phát triển. CNTT ln có những thành tựu mới có tính ứng dụng cao trong thực tiễn và đặc biệt là đối với các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Hầu hết các DNNVV hiện nay đều có trang bị hệ thống máy tính. Đây là cơ sở nền tảng cho việc ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát tại doanh nghiệp. Hệ thống máy tính ln có những tiến bộ, nâng cấp về phần cứng với khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý ... các yêu cầu, thông tin và dữ liệu ngày càng cao. Với phần cứng đủ mạnh thì việc cài đặt và sử dụng các ứng dụng phần mềm sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.
Chi phí để các DNNVV ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát hiện nay là phù hợp và khả thi. Các doanh nghiệp nhỏ với nghiệp vụ phát sinh ít, đơn giản có thể sử dụng chương trình Excel hoặc lựa chọn các phần mềm được viết sẵn bán trên thị trường với mức chi phí hợp lý, nằm trong khả năng của doanh nghiệp. Cịn các doanh nghiệp vừa với quy mơ lớn hơn, nghiệp vụ phát sinh nhiều hơn và phức tạp hơn có thể đặt viết hoặc tự viết phần mềm. Các doanh nghiệp vừa có thể triển khai theo từng phần hành từ phần hành quan trọng nhất đến phần hành ít quan trọng hơn để phù hợp với nguồn chi phí dành cho CNTT, chứ khơng nhất thiết phải triển khai tất cả các phần hành cùng lúc.
Với xu hướng phát triển của nền kinh tế, xã hội và xu hướng tồn cầu hố, các nhu cầu về CNTT ngày càng nhiều. Do vậy, các đơn vị cung cấp CNTT không ngừng phát triển về số lượng và chất lượng để đáp ứng cho nhu cầu đa dạng hiện tại. Điều này cũng tạo thuận lợi cho các DNNVV có thể lựa chọn được sản phNm và dịch vụ CNTT phù hợp với nhu cầu và chi phí của doanh nghiệp mình.
CNTT là lĩnh vực được sự quan tâm và ủng hộ của nhà nước và chính phủ tất cả các quốc gia trên thế giới vì những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Đặc biệt trong thế giới cạnh tranh ngày nay, các doanh nghiệp ứng dụng CNTT sẽ dành được lợi thế cạnh tranh cao hơn do rút ngắn được khoảng cách về khơng gian và thời gian.
1.4.3.2 Khó khăn
Ứng dụng CNTT trong kế toán và kiểm soát là xu hướng tất yếu trong quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới của các doanh nghiệp. Tuy nhiên q trình ứng dụng cịn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là đối với các DNNVV.
Các DNNVV thường tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều hơn vào các hoạt động cải tiến và chiến lược nên họ có ít thời gian và chậm trong việc tiếp cận các phát triển mới nhất. Đây cũng là lý do các DNNVV thiếu hoặc khơng có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực CNTT.
Sự liên kết giữa các doanh nghiệp và các đơn vị cung cấp CNTT chưa chặt chẽ, dẫn đến tình trạng các DNNVV gặp nhiều khó khăn khi tìm kiếm các giải pháp ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động kế
tốn, kiểm sốt nói riêng. DNNVV thường không biết các nguồn thông tin mà họ nên tham khảo. Điều này khiến họ tụt hậu về công nghệ, không hiểu biết đầy đủ về các khả năng của CNTT và không nhận thức được lợi thế của một ứng dụng cụ thể.
Mặc dù biết CNTT có thể dẫn đến các lợi thế khơng thể đốn trước nhưng các doanh nghiệp nhỏ hiện nay khó xác lập chính xác nhu cầu ứng dụng CNTT của mình khi thiếu sự tư vấn từ các chuyên gia bên ngoài. Những người cung cấp các giải pháp CNTT có khuynh hướng cung cấp hệ thống mở rộng, phức tạp hơn cần thiết và thường khơng cho biết các thơng tin chính xác về thời gian cần cho việc học cách vận hành hệ thống.
Các DNNVV chưa hiểu và chưa quan tâm nhiều đến việc ứng dụng CNTT, người quản lý chưa nhận thức được hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động tác nghiệp. Một số doanh nghiệp cho rằng khi ứng dụng CNTT vào công tác kế tốn và kiểm sốt chi phí đầu tư sẽ rất cao, địi hỏi phải có phần mềm riêng và tất cả các máy tính phải nối mạng để liên kết thành một hệ thống. Trong khi đó, một số doanh nghiệp lại ít quan tâm đến vấn đề này, đặc biệt là các doanh nghiệp chưa biết đến CNTT là gì, do điều kiện trang thiết bị, cơ sở vật chất chưa cho phép, sự nhận thức và trình độ hiểu biết về CNTT còn hạn chế ở các đơn vị này, hơn nữa chưa thấy rõ được ý nghĩa tác dụng và tính hiệu quả của việc sử dụng CNTT.
Trong một số trường hợp việc ứng dụng CNTT địi hỏi phải có sự thay đổi các chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng bộ phận cũng như công việc, nhiệm vụ của từng nhân viên. Các doanh nghiệp phải thiết lập được q trình xử lý thơng tin và tổ chức lại cơng việc nội bộ để thích nghi với sự đổi mới, tuy nhiên điều này lại thiếu trong các DNNVV. Hơn nữa, việc ứng dụng CNTT cho mục đích cải tiến cũng yêu cầu doanh nghiệp phải có một tầm nhìn chiến lược mà điều này cũng thiếu trong các DNNVV.
Ở các DNNVV, nhân viên thường yếu trong việc sử dụng CNTT. Do đặc thù hạn chế về vốn nên các DNNVV phải giảm tối đa các khoản chi phí phát sinh, vì vậy nhân viên ít được đào tạo, hướng dẫn để có thể sử dụng tốt CNTT, phần lớn họ phải tự tìm hiểu, tự nghiên cứu.
Một trong những rào cản của việc ứng dụng CNTT là do tâm lý ngại thay đổi của các doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp cho rằng hệ thống hiện tại đã được vận hành tốt, các vấn đề quản lý đã ổn định, vì vậy khơng cần thiết phải áp dụng hệ thống mới hiện đại. Các doanh nghiệp khác thì cho rằng việc áp dụng CNTT sẽ làm tăng khối lượng cơng việc, vì trong thời gian đầu doanh nghiệp phải vận hành song song cả hai hệ thống mới và cũ. Nhiều doanh nghiệp lại không tin tưởng vào nhà cung cấp CNTT, ngại nhà cung cấp khơng có năng lực, phần mềm không đủ chất lượng, không đảm bảo tính ổn định và phù hợp. Mặt khác, các doanh nghiệp cho rằng khi ứng dụng họ sẽ phải phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp trong việc bảo trì hoặc khi xảy ra sự cố, khơng chủ động trong việc điều hành, quản lý công ty.
Sự thay đổi liên tục của các quy định chính sách của nhà nước cũng là một khó khăn cho doanh nghiệp khi ứng dụng CNTT. Khi các quy định thay đổi thì doanh nghiệp cần điều chỉnh lại hệ thống CNTT cho phù hợp với tình hình mới. Đối với các doanh nghiệp thiết kế hệ thống theo hướng có tính đến những thay đổi thì việc điều chỉnh tương đối nhanh và dễ thực hiện. Tuy nhiên, ở một số doanh nghiệp việc thay đổi gặp nhiều khó khăn, tốn kém chi phí và mất thời gian.
Khi ứng dụng CNTT, các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tạo ra một hệ thống kế toán đủ linh hoạt. Vì những điều kiện tương lai thay đổi doanh nghiệp không biết trước hay trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi quy mô sản xuất kinh doanh, thay đổi hình thức sở hữu vốn, ... thì hệ thống kế tốn khó đáp ứng được những yêu cầu mới đặt ra. Do đó, việc ứng dụng CNTT doanh nghiệp cần quan tâm đến các kế hoạch chiến lược dài hạn nhằm định hướng các thay đổi có thể xảy ra đối với hệ thống kế toán, đồng thời đưa ra các kế hoạch điều chỉnh, cải tiến hệ thống một cách hợp lý.
1.4.4 Những vấn đề đặt ra khi ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong kế tốn và kiểm sốt tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay kiểm soát tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay
Mặc dù việc ứng dụng CNTT đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng có rất nhiều vấn đề đặt ra mà doanh nghiệp phải quan tâm để có hướng giải quyết khi ứng dụng CNTT hiện nay.
1.4.4.1 Con người
Trong các thành phần của CNTT thì con người là thành phần quan trọng nhất, quyết định sự thành công hay thất bại của cả hệ thống CNTT. Hệ thống dù hiện đại nhưng con người khơng biết sử dụng thì nó cũng khơng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra là cần phải có sự chuNn bị về con người trước khi ứng dụng hệ thống. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp sau khi mua phần mềm về thì một bộ phận nhân viên khơng biết hoặc không sử dụng thành thạo, nhất là khi ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp sản xuất do bộ phận trực tiếp sản xuất là công nhân, họ thiếu kiến thức về tin học nên gặp khó khăn khi vận dụng hệ thống.
1.4.4.2 Phối hợp đồng bộ
Một hệ thống CNTT không chỉ có một người, một phịng ban mà có nhiều người, nhìều phịng ban cùng tham gia sử dụng. Vấn đề đặt ra là cần có sự phối hợp đồng bộ giữa các nhân viên, giữa các phòng ban sao cho hệ thống được vận hành một cách trôi chảy. Sự phối hợp này thể hiện rõ nhất khi doanh nghiệp áp dụng ERP, chẳng hạn như khi bộ phận mua hàng chưa xác nhận trên hệ thống là đơn hàng đã hoàn tất dù thực tế hàng đã nhập kho thì kế tốn khơng thể làm bước tiếp theo là kiểm tra số liệu và chọn lệnh nhận số liệu vào sổ sách kế tốn.
1.4.4.3 Tính linh hoạt của hệ thống
Môi trường kinh tế - xã hội, môi trường kinh doanh luôn thay đổi và nó ảnh hưởng rất nhiều đến doanh nghiệp. Trong đó có hệ thống phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng cũng phải thay đổi sao cho phù hợp với tình hình mới. Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp phải xây dựng được một hệ thống phần mềm đủ linh hoạt để có thể điều chỉnh theo những thay đổi đó. Thực tế ở nhiều doanh nghiệp, các phần mềm không linh hoạt được với sự thay đổi, do đó một là doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng phần mềm khác, hai là phải thuê người viết thêm ứng dụng mới cho phù hợp làm tốn kém chi phí và thời gian của doanh nghiệp.
1.4.4.4 Cân đối giữa chi phí và lợi ích
Mỗi doanh nghiệp khi kinh doanh đều hướng đến mục tiêu là tối đa hố lợi nhuận. Vì vậy khi doanh nghiệp ứng dụng CNTT, vấn đề đặt ra là doanh nghiệp
phải cân đối giữa chi phí bỏ ra và những lợi ích thu được. Đây là bài tốn khó đối với doanh nghiệp, nó mang cảm tính nhiều hơn và phụ thuộc vào người quản lý. Người quản lý phải cân nhắc xem những yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra phần mềm đáp ứng được ở mức độ nào và chi phí để thoả mãn u cầu đó là bao nhiêu, để đưa ra quyết định có mua phần mềm hay không.
1.4.4.5 Khả năng đáp ứng yêu cầu của hệ thống
Ứng dụng CNTT là xu hướng tất yếu trong thế giới cạnh tranh gay gắt hiện nay. Mỗi doanh nghiệp khi ứng dụng CNTT đều mong muốn hệ thống sẽ cải thiện được tình hình sản xuất, kinh doanh và đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra là bằng cách nào doanh nghiệp có thể chọn được hệ thống đáp ứng được những yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp khi mua phần mềm và đưa vào sử dụng thì phần mềm chỉ kết xuất được một bộ phận báo cáo mong muốn. Thất bại này một phần là do doanh nghiệp chưa tìm hiểu kỹ về phần mềm, một phần là do doanh nghiệp chưa có các bước phân tích u cầu thơng tin của mình.
1.4.4.6 Thời gian triển khai và sử dụng hệ thống
Thời gian cũng là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Nếu chậm hơn đối thủ một bước, doanh nghiệp có thể sẽ gặp thất bại trong kinh doanh. Vì vậy khi ứng dụng CNTT vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp là hệ thống sẽ được triển khai và chính thức đưa vào sử dụng trong khoảng thời gian bao lâu. Thực tế tại nhiều doanh nghiệp đã triển khai hệ thống nhưng để chính thức sử dụng hệ thống thì phải mất khoảng thời gian khá dài, một phần là do doanh nghiệp chưa chuNn bị tốt về khâu yêu cầu thông tin và con người trước khi áp dụng hệ thống.
1.4.4.7 Chuyển giao hệ thống
Một vấn đề nữa đặt ra cho doanh nghiệp khi áp dụng CNTT là việc chuyển giao hệ thống (chuyển từ hệ thống cũ qua hệ thống mới). Đây là vấn đề rắc rối và gây ra nhiều tranh cãi trong doanh nghiệp. Việc chuyển giao hệ thống phải khoa học để số liệu liên tục theo thời gian mà không chồng chéo, trùng lắp công việc của
nhân viên, không tạo áp lực cơng việc nhiều cho nhân viên vì khi áp lực cao sẽ dễ xảy ra sai sót trong cơng việc, ảnh hưởng đến tồn hệ thống.
1.4.4.8 Kiểm sốt
Khi ứng dụng CNTT phần lớn các công việc tay chân đều được tự động hố. Do đó vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp là làm sao kiểm soát tốt số liệu để đảm bảo rằng các thông tin, báo cáo là trung thực và đáng tin cậy cho người sử dụng. Khi nhân viên mất tập trung có thể mắc lỗi khi làm việc và lỗi sai này sẽ liên đới ảnh hưởng đến toàn hệ thống báo cáo, sổ sách, làm sai lệch số liệu và thơng tin. Vì vậy doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu giữa các nguồn để kịp thời phát hiện sai sót và điều chỉnh.
1.4.4.9 An tồn mạng và bảo mật thơng tin
Vấn đề cuối cùng đặt ra cho doanh nghiệp khi ứng dụng CNTT là vấn đề an toàn mạng và bảo mật thông tin. Hiện nay phần lớn các doanh nghiệp đều kết nối mạng Internet, cũng như mạng nội bộ. Đây là môi trường mà Virus và Hacker có thể tấn công, xâm nhập và lan truyền vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp để phá huỷ hệ thống hoặc đánh cắp các thông tin. Thông tin là nguồn lực rất quan trọng và cần thiết đối với doanh nghiệp và đối thủ cạnh tranh. Vì vậy sự rị rỉ thơng tin, nhất là những thơng tin bí mật cho các đối thủ cạnh tranh sẽ gây ra những thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Chương 2: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VÀO KẾ TỐN VÀ KIỂM SỐT Ở CÁC DOANH NGHIỆP
NHỎ VÀ VỪA VIỆT NAM
2.1 Giới thiệu về doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam 2.1.1 Khái niệm 2.1.1 Khái niệm
Ở Việt Nam một số cơ quan, đơn vị và tổ chức Nhà nước đã sử dụng các tiêu thức khác nhau để xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa:
1. Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) căn cứ vào tiêu thức lao động và vốn để xác định DNNVV như sau:
Bảng 2.1: Phân loại DNNVV theo VCCI tại Việt Nam
Ngành
Tiêu thức phân loại
Doanh nghiệp vừa Doanh nghiệp nhỏ
Vốn Lao động Vốn Lao động
Công nghiệp 5 – 10 tỷ đồng 200 – 500 người < 5 tỷ đồng < 200 người Thương mại 5 – 10 tỷ đồng 50 – 100 người < 5 tỷ đồng < 50 người
Phòng Thương mại và Công nghiệp căn cứ vào cách phân chia này để hỗ trợ vốn, tư vấn công nghệ, ... cho các doanh nghiệp.
2. Công văn số 681/1998/CP-KTN, ngày 20/06/1998 của Chính phủ về việc định hướng chiến lược và chính sách hỗ trợ phát triển DNNVV quy định: DNNVV là doanh nghiệp có vốn kinh doanh dưới 5 tỷ đồng và số lượng lao động bình quân năm ít hơn 200 người. Tuy nhiên, công văn này khẳng định, các tiêu thức này chủ yếu mang tính chất quy ước hành chính để phục vụ cho việc quản lý và vận dụng chính sách hỗ trợ phát triển. Công văn nêu rõ các Bộ, Ban, Ngành, Địa phương có thể căn cứ vào tình hình cụ thể mà có thể áp dụng cả hai hoặc một trong hai tiêu