2.3 Khảo sát tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán và
2.3.2.2 Hoạt động kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay
Hoạt động kế tốn tài chính tại các DNNVV Việt Nam được tổng hợp tại phụ lục 4.2 như sau:
Chứng từ là giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế tốn. Nếu thơng tin trên chứng từ khơng chính xác, trung thực thì dữ liệu, báo cáo kết xuất từ hệ thống sẽ phản ánh sai lệch tình hình thực tế tại doanh nghiệp, trên cơ sở này nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định kinh doanh khơng chính xác. Tất cả các DN trong mẫu khảo sát đều có bước kiểm tra nội dung và xác minh tính pháp lý của chứng từ trước khi ghi sổ kế tốn, ngồi ra 77% DN khảo sát đều có xây dựng quy trình ln chuyển chứng từ. Điều này cho thấy các DNNVV đã nhận thức được vai trò quan trọng của chứng từ và đã quan tâm nhiều đến khâu thu thập thông tin ban đầu.
Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp được xây dựng khá linh hoạt, đến 76% doanh nghiệp trả lời rằng hệ thống tài khoản của mình có thể bổ sung thêm được các tài khoản mới và 76% trả lời rằng tài khoản doanh nghiệp sử dụng có thể tích hợp với kế tốn quản trị. Kết quả cho thấy các DNNVV đã quan tâm đến việc xây dựng một hệ thống tài khoản mở để đáp ứng những thay đổi trong kinh doanh, cũng như đã chú ý đến việc thu thập thông tin quản trị thơng qua tài khoản. Đối với các DN có quy mơ nhỏ thì việc thu thập thơng tin quản trị bằng tài khoản là hình thức đơn giản, dễ áp dụng nhưng mang lại hiệu quả cao.
Hình thức kế toán máy và nhật ký chung là 2 hình thức kế tốn mà các DNNVV trong mẫu sử dụng nhiều nhất (chiếm 85%). Đối với các doanh nghiệp có nghiệp vụ phát sinh khơng nhiều thì hệ thống sổ theo quy định của Bộ Tài chính và cơ quan thuế đã đáp ứng được yêu cầu quản lý (chiếm 48%). Tuy nhiên một số doanh nghiệp với quy mô lớn hơn thì phải thiết kế thêm sổ để đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp (chiếm 50%). Ngoài hệ thống sổ thì các loại báo cáo cũng là kênh quan trọng để doanh nghiệp cập nhật thông tin. Kết quả cho thấy các DNNVV trong mẫu khảo sát lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh nhiều nhất, tiếp theo là bảng cân đối tài khoản, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
Trung bình một DNNVV trong mẫu khảo sát có 3-4 nhân viên kế tốn, trong đó nhân viên tốt nghiệp đại học là 2 người, cao đẳng là 1 người và trung cấp và sơ
cấp là 0-1 người. Kết quả cho thấy chất lượng nhân sự trong DNNVV khá cao. Đây là điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp khi áp dụng kế toán quản trị và CNTT. Về sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn, có 64 doanh nghiệp trả lời có xây dựng và 56 doanh nghiệp trả lời khơng xây dựng. Về bản mơ tả cơng việc, có 73 doanh nghiệp trả lời có xây dựng và 47 doanh nghiệp trả lời không xây dựng. Các DN không xây dựng sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán và bản mô tả công việc phần lớn rơi vào các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ chỉ có 1 hoặc 2 nhân viên kế toán, điều này cũng hợp lý vì bộ máy kế tốn nhỏ nên doanh nghiệp chưa quan tâm đến hai vấn đề trên. Các DNNVV cập nhật thông tin và nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên chủ yếu bằng cách nối mạng Internet (chiếm 83%) và tham khảo tài liệu, sách báo và các tạp chí chuyên ngành (chiếm 82%). Ngoài ra các doanh nghiệp cũng cập nhật thông tin cho nhân viên qua các cuộc họp hàng tuần (chiếm 42%), bên cạnh đó doanh nghiệp cũng đã chú ý tới việc mở hoặc cử nhân viên theo học các lớp ngắn hạn để nâng cao trình độ.
Hoạt động kế tốn quản trị tại các DNNVV Việt Nam được tổng hợp tại phụ lục 4.3 như sau:
Nhìn chung đa số các đối tượng được khảo sát đều đánh giá kế tốn quản trị có vai trị quan trọng trong DN, tỷ lệ 74%. Tuy nhiên đối với các công ty vốn nhỏ, hoạt động kinh doanh đơn giản (chủ yếu các DN siêu nhỏ) thì chưa nhận thức được vai trị của kế tốn quản trị, tỷ lệ 26%. Nhà quản lý sử dụng thơng tin kế tốn cho mục đích kiểm sốt là nhiều, 87%, tiếp đến là mục đích điều hành, 67%, mục đích lập kế hoạch, 65%. Vì nhà quản lý các DNNVV tập trung vào việc kiểm sốt, điều hành, lập kế hoạch do đó họ quan tâm nhiều đến thông tin trung thực, đầy đủ và chi tiết. Bên cạnh đó tính kịp thời của thơng tin cũng được chú trọng vì các quyết định điều hành phụ thuộc nhiều vào tính kịp thời của thơng tin.
Về nội dung kế tốn quản trị đang áp dụng tại doanh nghiệp, kết quả khảo sát cho thấy các DN siêu nhỏ tập trung chủ yếu vào việc tính giá thành phục vụ cho kiểm sốt chi phí và tính chi phí phục vụ cho việc tính giá bán, các DN nhỏ ngoài tập trung vào 2 nội dung giống DN siêu nhỏ, còn tập trung vào việc lập dự tốn và
đã có chú ý đến việc đánh giá hiệu quả của nhà quản lý. Các DN vừa ngoài những nội dung như DN nhỏ còn chú ý thêm đến các quyết định đầu tư máy móc thiết bị, cơ sở kinh doanh mới và các quyết định về việc ngưng sản xuất một sản phNm hay một bộ phận trong doanh nghiệp. Như vậy có thể thấy mức độ áp dụng kế toán quản trị của các DNNVV phát triển theo quy mô từ thấp đến cao.
Các DN được khảo sát có tổ chức bộ phận (nhân viên) kế tốn quản trị chiếm 62%, trong đó bộ phận kế toán quản trị chủ yếu được kết hợp với bộ phận kế tốn tài chính chứ khơng tổ chức độc lập. Các DN không tổ chức bộ phận kế toán quản trị chiếm khoảng 38%, điều này cho thấy ngồi 26% DN khơng đánh giá cao vai trò của kế tốn quản trị thì cịn có những doanh nghiệp khác đã quan tâm đến kế toán quản trị nhưng chưa có điều kiện để tổ chức bộ phận kế toán quản trị.
Các DNNVV trong mẫu khảo sát có lập và phân tích hầu hết các loại báo cáo, nhưng chủ yếu chú trọng vào các báo cáo cơ bản như doanh thu, chi phí, cơng nợ, báo cáo nhập - xuất - tồn và tiền mặt. Các báo cáo quản trị chưa được quan tâm nhiều như báo cáo phân tích tuổi nợ phải thu (30%), báo cáo chấp hành định mức tồn kho (15%), báo cáo thời hạn tồn kho đối với đối tượng có liên hạn sử dụng (2%), báo cáo phân tích nợ phải trả (15%), ...
2.3.2.3 Hoạt động kiểm soát tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay
Bảng kết quả (Phụ lục 4.4) cho thấy có 40 DN (khoảng 33%) trong mẫu khảo sát không đánh giá cao vai trị của kiểm sốt nội bộ, trong đó gồm 23 DN siêu nhỏ, 14 DN nhỏ và 3 DN vừa. Nhưng nhìn chung các DNNVV trong mẫu khảo sát đã quan tâm và thực hiện tương đối tốt các hoạt động kiểm sốt chính yếu tại đơn vị mình. Tuy nhiên có một số điểm cần lưu ý: (1) Có 54/120 DN khảo sát khẳng định có kiêm nhiệm 2 trong 4 chức năng xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản, gồm 23 DN siêu nhỏ, 21 DN nhỏ và 10 DN vừa. Đây là những DN mà ban lãnh đạo không đánh giá cao vai trị của kiểm sốt nội bộ hoặc những DN có số lượng nhân viên ít. (2) Một số DNNVV chỉ quan tâm đến việc kinh doanh sao cho lợi nhuận thu về nhiều nhất và số thuế phải nộp là ít nhất, vì vậy các doanh nghiệp này chưa có
quy định cụ thể về chính sách kế toán áp dụng đối với tất cả các nghiệp vụ và số dư tài khoản quan trọng (50/120 DN) và một số nhà quản lý DN chưa có thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những nguyên tắc kế tốn, khai báo thơng tin trên báo cáo tài chính, chống gian lận và giả mạo chứng từ (32/120 DN). (3) Việc bảo quản hệ thống không hư hỏng và mất mát dữ liệu chưa thực hiện tốt ở một số DN (27/120 DN), chủ yếu là các DN nhỏ và siêu nhỏ do chưa có điều kiện trang bị máy móc và áp dụng CNTT, cũng như chưa nhận biết được những rủi ro từ việc mất dữ liệu và hư hỏng hệ thống.
Mẫu kết quả khảo sát (Phụ lục 4.5) cho thấy các DN có quy mơ nhỏ thường tiến hành kiểm tra kế toán hàng năm (28%), các DN có quy mơ lớn hơn thì kiểm tra hàng tháng (54%). Phần lớn các DN kiểm tra bằng cách kết hợp hình thức kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau giữa các bộ phận và cấp trên kiểm tra cấp dưới (68%), riêng đối với DN siêu nhỏ thì người quản lý thường kiểm tra trực tiếp nhân viên của mình. Nội dung kiểm tra của DN tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của DN tại từng thời điểm và quy mô của cuộc kiểm tra tùy thuộc vào quy mô của DN, nếu quy mơ DN nhỏ thì DN tiến hành kiểm tra tồn bộ, nếu quy mơ lớn thì DN chỉ kiểm tra mẫu.
2.3.2.4 Thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào kế tốn và kiểm soát tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay
Kết quả ở Phụ lục 4.6 cho thấy hiện nay 100% các DNNVV Việt Nam đều đã ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát. Tuy nhiên mức độ ứng dụng của các DN còn khác nhau tùy thuộc vào trình độ, quy mơ và điều kiện của mỗi DN. Trong mẫu khảo sát có 18 DN ứng dụng Excel, đây là những DN nhỏ và siêu nhỏ có khối lượng nghiệp vụ phát sinh ít hoặc mới thành lập, do đó việc áp dụng Excel đã đáp ứng được yêu cầu của nhà quản lý. Số DN áp dụng phần mềm kế toán kết hợp với Excel chiếm tỷ lệ cao 72% và số DN chỉ áp dụng phần mềm kế toán là 3%. Kết quả này cho thấy phần mềm kế toán chưa cung cấp đủ thông tin mà cần sự trợ giúp của Excel để tổng hợp ra các báo cáo cần thiết cho nhà quản lý. Một số ít DNNVV đã tìm đến giải pháp ERP để đáp ứng yêu cầu quản lý, gồm 4 DN nhỏ và 8 DN vừa.
Các DNNVV Việt Nam đã phần nào nhận thức được những lợi ích do CNTT mang lại (Phụ lục 4.6), cụ thể 88% DN trong mẫu khảo sát cho rằng CNTT giúp nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn và tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán và nhà quản lý, 67% DN cho rằng CNTT giúp cung cấp đầy đủ và kịp thời thơng tin hữu ích cho nhà quản lý, 65% DN cho rằng CNTT giúp theo dõi, kiểm soát chặt chẽ tình hình tài chính, kế toán, 61% DN cho rằng CNTT giúp nâng cao chất lượng thông tin và 35% DN cho rằng CNTT giúp tiết kiệm chi phí cho DN.
Tất cả các DN trong mẫu khảo sát đều đã ứng dụng CNTT (Phụ lục 4.6) nhờ những điều kiện thuận lợi như các DN đều trang bị hệ thống máy tính, CNTT ln có những thành tựu mới có tính ứng dụng cao trong thực tiễn, chi phí để ứng dụng CNTT phù hợp với túi tiền của DN và các DN có nhiều lựa chọn về nhà cung cấp và sản phNm. Tuy nhiên quá trình ứng dụng CNTT của các DNNVV cũng gặp phải nhiều khó khăn như sự thay đổi liên tục các quy định, chính sách của nhà nước, các DN khó xác lập chính xác nhu cầu khi khơng có sự trợ giúp của chuyên gia, các DN ngại thay đổi, nhân viên yếu trong việc sử dụng CNTT, ...
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều sản phNm phần mềm cho DN lựa chọn để đáp ứng yêu cầu quản lý DN, vì vậy đa số các DNNVV Việt Nam sử dụng các phần mềm bán sẵn trên thị trường (Phụ lục 4.7), cụ thể trong mẫu khảo sát có 74% sử dụng phần mềm mua sẵn, chỉ có 8% thuê viết và 18% tự viết. Các DN tự viết phần mềm phần lớn là các DN đang áp dụng Excel và một số DN hoạt động trong các ngành nghề đặc thù.
Mẫu khảo sát (Phụ lục 4.7) cho kết quả 48% DN sử dụng phần mềm dưới 10 triệu đồng, 26% DN sử dụng phần mềm giá từ 10 đến 30 triệu đồng và 27% DN sử dụng phần mềm giá trên 30 triệu. Tuy nhiên các phần mềm DN sử dụng được đánh giá là mang lại nhiều lợi ích cho cơng tác kế tốn (khoảng 80%).
Nhìn chung các phần mềm sử dụng đã hỗ trợ việc kiểm soát các hoạt động cơ bản trong DNNVV như hoạt động mua hàng, bán hàng, nhân sự - tiền lương. Việc kiểm soát này giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, chính xác, hạn chế thiệt hại và tăng lợi ích cho cơng ty (Phụ lục 4.8).
Kết quả ở phụ lục 4.9 cho thấy hiện nay hầu hết các DNNVV Việt Nam mới chỉ quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, ít hoặc chưa quan tâm đến báo cáo quản trị. Chính vì vậy khi lựa chọn phần mềm DN cũng chưa quan tâm đúng mức đến các yêu cầu về kế toán quản trị. Kết quả khảo sát 120 DN cho thấy chỉ 14 DN đánh giá phần mềm rất tốt cho cả báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, 65 DN đánh giá phần mềm chỉ tốt cho báo cáo tài chính, 32 DN đánh giá phần mềm chỉ đảm bảo tương đối chất lượng cho cả báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Mặt khác, đối với những DN mà hệ thống có khả năng cung cấp thơng tin kế tốn quản trị thì việc cung cấp thông tin chỉ ở mức tương đối (khoảng 63%) và chưa kịp thời khoảng 28%. Tính kịp thời của thơng tin có vai trị rất quan trọng đối với quyết định của nhà quản lý, mặc dù các DNNVV Việt Nam đã quan tâm đến tính kip thời của thơng tin nhưng tình trạng cung cấp thơng tin quản trị còn nhiều hạn chế, nhà quản lý có thể bỏ qua nhiều cơ hội kinh doanh tốt hoặc đưa ra quyết định kinh doanh khơng phù hợp với tình hình thực tế.
Kết quả ở phụ lục 4.10 cho thấy khi lựa chọn một phần mềm, DN thường quan tâm đến yếu tố: mức độ đáp ứng yêu cầu của sản phầm, giá cả sản phầm, tính dễ sử dụng của sản phNm, ngoài ra doanh nghiệp cũng chú ý đến khả năng tuân thủ các quy định nhà nước của phần mềm. Để sử dụng tốt phần mềm thì địi hỏi nhân lực phải có trình độ, các DNNVV cho rằng cần đào tạo nhân lực theo hướng: nhân viên phải nắm vững kiến thức chuyên mơn, có phNm chất tốt, có trách nhiệm, có kỹ năng máy tính và kỹ năng tổ chức và giải quyết vấn đề tốt.
Kết quả ở phụ lục 4.11 cho thấy phần lớn các DN được khảo sát cho rằng phần mềm mà họ đang sử dụng mang lại nhiều lợi ích cho DN và khi cân đối giữa lợi ích và chi phí thì có 83% DN đánh giá là hiệu quả và rất hiệu quả, chỉ 17% DN (21 DN) đánh giá phần mềm chưa hiệu quả so với chi phí bỏ ra. Mẫu khảo sát có 12 DN sử dụng giải pháp ERP nhưng có đến 9 DN cho rằng chưa hiệu quả với chi phí bỏ ra. ERP là giải pháp tốn kém nhiều chi phí, do vậy việc tìm hiểu khơng kỹ về hệ thống và thiếu những bước chuNn bị trước khi mua rất dễ dẫn đến kết quả hệ thống không mang lại hiệu quả như mong đợi. Bên cạnh đó trong mẫu khảo sát có 12 DN
khác đánh giá phần mềm chưa hiệu quả với chi phí bỏ ra, gồm 7 DN phần mềm mang lại ít lợi ích hoặc khơng đáp ứng được yêu cầu nhà quản lý, 5 DN thuê viết phần mềm với giá trên 30 triệu, phần mềm được đánh giá là mang lại nhiều và rất nhiều lợi ích tuy nhiên khi cân đối với chi phí thì chưa hiệu quả. Vì vậy, nhà quản lý cần xác định nhu cầu về thông tin và cân đối, so sánh các mức phí trước khi quyết