3.2 Các giải pháp cụ thể
3.2.2.1 Giải pháp sử dụng các phần mềm trên nền Web để quản trị thông tin và
Các ứng dụng trên mơi trường Web ngày càng đóng vai trị quan trọng và thay thế dần các phần mềm truyền thống nhằm hỗ trợ tốt hơn các hoạt động đa dạng trong đời sống xã hội. Trong những năm gần đây, phần mềm ứng dụng chạy trên nền Web ngày càng được sử dụng rộng rãi và ưa chuộng xuất phát từ tính tiện dụng của nó trong việc quản trị và truyền đạt thông tin và tính rộng khắp của hệ thống mạng Internet toàn cầu. Những ứng dụng viết trên nền Web ra đời như một xu thế tất yếu cho phép người dùng có thể thao tác xử lý nghiệp vụ, quản lý và truyền đạt thơng tin ngay trên trình duyệt máy tính cá nhân, thậm chí là điện thoại di động.
Một số ưu điểm của phần mềm chạy trên nền Web:
-Phần mềm chạy trên nền Web có sự linh động rất cao nhờ vào tính chất kết nối từ xa của Internet. Nhà quản lý và nhân viên có thể truy cập vào hệ thống mọi lúc, mọi nơi miễn là có mạng Internet. Nhờ đó chủ doanh nghiệp có thể quản lý mọi việc qua Internet mà không cần đến trực tiếp máy cài chương trình hoặc cài ứng dụng vào máy, cịn nhân viên có thể thực hiện nhiệm vụ cơng việc của mình ở bất cứ nơi đâu có kết nối mạng và khơng nhất thiết phải có mặt ở văn phịng cơng ty. Đây cũng là một trong những giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí th văn phòng.
-Đặc điểm cơ sở dữ liệu của phần mềm chạy trên nền Web là dữ liệu tập trung. Dữ liệu phát sinh trên toàn hệ thống công ty con, chi nhánh, cửa hàng, văn phịng giao dịch, ... ln được cập nhật tức thời về server (máy chủ) trung tâm. Do đó, tại bất kỳ thời điểm nào nhà quản lý ln có các thơng tin tổng hợp của cả hệ thống mà dựa trên đó để đưa ra các quyết định quản lý và kinh doanh chính xác và hiệu quả.
-Phần mềm chạy trên nền Web không cần cài đặt trên từng máy tính sử dụng mà mỗi nhân viên sẽ đăng nhập vào phần mềm thơng qua trình duyệt với quyền đăng nhập đã được cấp. Vì vậy nhân viên có thể kết nối vào hệ thống ở bất kỳ máy tính nào, thậm chí có thể kết nối vào hệ thống bằng điện thoại di động.
-Việc cập nhật phiên bản mới cho phần mềm rất nhanh gọn vì chỉ cần cập nhật trên server (máy chủ) thì tất cả người dùng đều có thể sử dụng phiên bản mới. Việc lưu trữ và sao lưu dữ liệu thường xuyên được thực hiện dễ dàng hơn nhờ đặc điểm dữ liệu tập trung của phần mềm chạy trên nền Web.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý và truyền đạt thông tin chạy trên nền Web như Google word (xử lý văn bản), Google spreadsheets (xử lý bảng tính), phần mềm quản lý kho, phần mềm kế toán, ... Chi phí để triển khai và sử dụng một phần mềm chạy trên nền Web cũng tương đương như các phần mềm cố định khác, bên cạnh đó cũng có nhiều chương trình miễn phí giúp doanh nghiệp thực hiện yêu cầu quản lý và truyền đạt thông tin.