3.2 Các giải pháp cụ thể
3.2.1.2 Giải pháp lựa chọn phần mềm
Để lựa chọn được phần mềm có chất lượng và có tính ứng dụng cao trong thực tiễn thì quá trình lựa chọn phần mềm của DN nên thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định rõ những bộ phận, phòng ban, cá nhân bị tác động bởi hệ thống. Vì các bộ phận, cá nhân này sẽ tham mưu, đóng góp ý kiến cho quá trình lựa chọn phần mềm, đồng thời là những người trực tiếp sử dụng hệ thống sau này.
- Bước 2: Xác định mức phí DN sẽ đầu tư cho phần mềm và thời gian từ khi triển khai đến khi chính thức áp dụng phần mềm. Bước này giúp DN áp dụng hệ thống đúng tiến độ và trong phạm vi chi phí cho phép. Các chi phí DN phải đầu tư gồm chi phí về phần mềm, chi phí đào tạo và chuyển đổi số liệu cũ (nếu có), chi phí bảo trì. Thời điểm DN bắt đầu triển khai hệ thống nên tránh mùa cao điểm, nên chọn vào những thời điểm mà công việc của nhân viên nhàn rỗi trong năm.
- Bước 3: Soạn thảo chi tiết đặt hàng gồm các nội dung sau: (1) Giới thiệu về công ty và hệ thống DN hiện đang sử dụng; (2) Nêu các vấn đề mà DN mong muốn từ hệ thống mới gồm u cầu thơng tin kế tốn tài chính, kế toán quản trị, các yêu cầu về kiểm soát, yêu cầu về các mô-đun nghiệp vụ, yêu cầu về các nghiệp vụ đặc thù; (3) Nêu các yêu cầu về triển khai thực hiện như giao hàng, cài đặt, đào tạo, bảo trì; (4) Yêu cầu nhà cung cấp cho thông tin của một số khách hàng đã từng sử dụng phần mềm này; (5) Yêu cầu nhà cung cấp gởi bảng báo giá nếu đáp ứng được chi tiết đặt hàng.
- Bước 4: Gởi bảng chi tiết đặt hàng và lựa chọn một số nhà cung cấp phù hợp với tiêu chuNn, yêu cầu của DN. Trong giai đoạn này DN có thể tìm hiểu qua các khách hàng đã sử dụng sản phNm của nhà cung cấp để biết thêm thông tin như điểm hay nhất của phần mềm là gì? Điểm gì chưa đạt yêu cầu, các chức năng có đáp ứng tốt khơng, việc hỗ trợ như thế nào, ...
- Bước 5: Yêu cầu nhà cung cấp trình bày Demo sản phNm theo nghiệp vụ thực tế của DN để xem xét cụ thể hơn khả năng của từng phần mềm. Các nghiệp vụ
kiểm tra nên xây dựng theo một quá trình nghiệp vụ khép kín và liên quan đến nhiều phần hành. Các nghiệp vụ kiểm tra khơng chỉ dừng ở q trình kế tốn mà cả ở quá trình quản lý hệ thống phần mềm và quá trình hỗ trợ ra quyết định. Sau mỗi lần trình bày của từng nhà cung cấp DN phải làm bảng đánh giá sản phNm xem xét so với các sản phNm khác.
- Bước 6: Đánh giá, so sánh và quyết định mua phần mềm tối ưu nhất