1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán và kiểm soát ở các doanh nghiệp
1.4.2.3 Ứng dụng ERP
Khái niệm ERP: ERP là chữ viết tắt của Enterprise Resource Planning là một
giải pháp thương mại toàn diện. Thực hiện quy trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp vụ của một công ty. Nó bao gồm hệ thống ERP và các quy trình nghiệp vụ bên trong và xung quanh mỗi phân hệ. Hệ thống ERP và quy trình nghiệp vụ phải được kết hợp để trở thành giải pháp ERP. Yếu tố tích hợp trong hệ thống ERP gắn kết toàn bộ hệ thống tạo thành giải pháp ERP hoàn chỉnh (Anderegg, 2000).
Đặc điểm ERP: (1) Bao gồm nhiều phân hệ được tích hợp trong một hệ thống như: phân hệ tài chính kế tốn, phân hệ sản xuất, phân hệ mua hàng, phân hệ bán hàng, phân hệ nhân sự - tiền lương, ... (2) Mỗi phân hệ đều có các chức năng giúp quản lý hoạt động và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định. (3) ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty và cho phép sử dụng chung một cơ sở dữ liệu cho tồn cơng ty. (4) ERP là hệ thống với các trách nhiệm được xác định rõ. Tức là trước khi sử dụng hệ thống thì phải xác định được mỗi nhân viên sẽ làm việc gì và trách nhiệm của họ ra sao.
Ưu điểm của ERP: (1) Khắc phục được các nhược điểm của phần mềm kế toán. (2) ERP giúp cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp. (3) ERP hỗ trợ rất tốt việc cung cấp các thơng tin so sánh, phân tích, dự báo giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng và chính xác. (4) ERP giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp. (5) ERP giúp thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuNn hóa. (6) ERP giúp giảm thiểu khối lượng cơng việc giấy tờ và tăng năng suất lao động. (7) ERP giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh và hòa nhập vào nền kinh tế thế giới. ...
Nhược điểm ERP: (1) Chi phí để triển khai và ứng dụng một hệ thống ERP cao hơn nhiều so với phần mềm kế toán. (2) Thời gian từ khi bắt đầu tìm hiểu đến khi hệ thống ERP chính thức đưa vào sử dụng thường khá dài. (3) Để có thể ứng dụng ERP thì địi hỏi nhân viên phải có trình độ nhất định về tin học và phải được đào tạo, huấn luyện trước khi sử dụng hệ thống.