3.2 Các giải pháp cụ thể
3.2.2.2 Giải pháp ứng dụng Excel cho kế tốn tài chính và kế toán quản trị
Đối với các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, nghiệp vụ phát sinh khơng nhiều
thì việc ứng dụng Excel vào công tác kế toán là một giải pháp mang lại hiệu quả cao. Ứng dụng Excel là giải pháp tối thiểu hóa chi phí nhưng vẫn có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Bên cạnh khả năng giải quyết các yêu cầu của kế tốn tài chính, Excel có thể giải quyết một số u cầu kế tốn quản trị.
Hiện nay có rất nhiều tài liệu hướng dẫn cũng như rất nhiều các khóa học về chủ đề ứng dụng Excel vào công tác kế tốn tài chính. Cấu trúc của một chương trình kế tốn bằng Excel thường đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng hơn so với các
phần mềm kế tốn khác. Nhìn chung cấu trúc của một chương trình kế tốn bằng Excel gồm các thành phần sau:
- Sheet dữ liệu ban đầu: Đây là sheet nhập liệu thông tin của công ty và tất cả các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày tại doanh nghiệp, làm cơ sở nền tảng cho tất cả các sheet báo cáo kế toán khác.
- Các sheet về sổ sách kế toán như sổ tổng hợp, sổ chi tiết, sổ cái, ... được chuyển dữ liệu tự động từ “sheet dữ liệu ban đầu” bằng các hàm trong Excel.
- Các sheet báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối tài khoản và các sheet khác như báo cáo nhập xuất tồn kho, in phiếu thu chi, ... Số liệu trong các sheet này cũng được cập nhật tự động bằng các hàm Excel.
Tuy nhiên để chương trình kế tốn bằng Excel chạy ra kết quả chính xác thì người dùng phải lưu ý một số điểm khi cập nhật dữ liệu vào “sheet dữ liệu ban đầu” gồm định dạng đúng kiểu dữ liệu cho từng cột khi nhập liệu, nhập đầy đủ các yêu cầu thông tin của sheet và phải đảm bảo số liệu nhập vào đúng theo nghiệp vụ phát sinh thực tế.
Hiện nay Google đang cung cấp ứng dụng Google document cho phép nhiều người dùng có thể truy cập vào chương trình kế tốn bằng Excel cùng lúc, rất tiện lợi cho khâu nhập dữ liệu ban đầu khi cơng việc kế tốn được phân cơng cho nhiều nhân viên.
Ngồi ra Excel cũng có nhiều công cụ hỗ trợ cho cơng tác kế tốn quản trị như hàm tính tuổi nợ phải thu khách hàng, các dạng biểu đồ phân tích và so sánh thơng tin, các cơng cụ giải các bài toán tối ưu, ...
3.2.3 Mơ hình kế tốn - kiểm sốt trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa
3.2.3.1 Nguyên tắc khi thiết lập các mơ hình kế tốn - kiểm sốt
Quan điểm thiết lập mơ hình kế toán - kiểm soát cho các DNNVV trong điều kiện ứng dụng CNTT dựa trên ba nguyên tắc nền tảng sau:
- Một là, tích hợp kế tốn tài chính, kế tốn thuế và kế tốn quản trị: Giữa kế tốn tài chính, kế tốn thuế và kế tốn quản trị có nhiều điểm khác nhau như về mục đích (Kế tốn quản trị: cung cấp thông tin cho việc điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh; Kế toán tài chính: cung cấp thơng tin cho việc lập báo cáo tài chính; Kế tốn thuế: cung cấp thơng tin cho việc lập báo cáo thuế), về đối tượng sử dụng thơng tin (Kế tốn quản trị: các nhà quản lý DN; Kế tốn tài chính: nhà quản lý DN và các đối tượng bên ngồi DN; Kế tốn thuế: nhà quản lý DN và cơ quan thuế), về đặc điểm thơng tin (Kế tốn quản trị: nhấn mạnh sự thích hợp và linh hoạt của số liệu, thơng tin được tổng hợp phân tích theo nhiều góc độ khác nhau; Kế tốn tài chính: phản ánh thơng tin xảy ra trong quá khứ; Kế toán thuế: phản ánh thông tin xảy ra trong quá khứ phục vụ cho việc lập và tính các loại thuế), về tính bắt buộc theo luật định (Kế toán quản trị: không bắt buộc; Kế tốn tài chính: bắt buộc; Kế toán thuế: bắt buộc), ... Sự khác biệt này khơng có nghĩa là DN phải sử dụng ba hệ thống sổ sách khác nhau. Với sự phát triển của CNTT, hiện nay DN có thể tích hợp kế tốn tài chính với kế tốn thuế và kế tốn quản trị. Việc tích hợp này giúp DN có được thơng tin cho việc lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và báo cáo quản trị từ một hệ thống dữ liệu kế toán duy nhất, đồng thời giúp DN giảm được nhân lực kế toán.
- Hai là, sử dụng các biểu mẫu chuNn để liên kết thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp: Bên cạnh việc tuân thủ biểu mẫu chứng từ theo quy định của các cơ quan nhà nước, DN phải chú ý đến công tác thiết kế các biểu mẫu chuNn có thể liên kết thơng tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Việc sử dụng biểu mẫu chuNn giúp doanh nghiệp thu thập và cung cấp đầy đủ, chính xác thơng tin phục vụ cho cơng tác quản lý, đồng thời tránh được tình trạng thu thập thơng tin trùng lắp giữa các phịng ban trong doanh nghiệp. Để thiết kế được các biểu mẫu chuNn đáp ứng yêu cầu quản lý, DN cần xem xét một số vấn đề sau: (1) Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ qua các bộ phận có liên quan để tổ chức việc ghi nhận và xử lý thông tin; (2) Xây dựng các biểu mẫu chuNn dựa trên đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của
doanh nghiệp; (3) Xác định rõ các nội dung cần thể hiện trên biểu mẫu, tránh việc thể hiện những thông tin dư thừa, không cần thiết và thiếu đi những thơng tin cần phải có; (4) Triển khai việc tổ chức, hướng dẫn các phòng ban trong doanh nghiệp về các biểu mẫu chuNn để các thành viên trong DN hiểu và vận dụng đúng.
- Ba là, thực hiện việc kết nối và xử lý thông tin trên nền Web: Việc kết nối và xử lý thông tin trên nền Web giúp doanh nghiệp giảm được những khó khăn do hạn chế về khơng gian và có được thơng tin nhanh hơn. Thông qua kết nối và xử lý thông tin trên nền Web, các nhân viên không nhất thiết phải đến văn phịng cơng ty mà vẫn có thể truy cập vào hệ thống dữ liệu của công ty hoặc các cơng ty mẹ có chi nhánh, cơng ty con ở các tỉnh thành khác hoặc quốc gia khác nhưng vẫn có được dữ liệu tổng hợp tại từng thời điểm khác nhau. Vì vậy nhân viên trong cơng ty, cũng như cơng ty mẹ có thể truy xuất được thông tin từ hệ thống một cách nhanh chóng khi có nhu cầu.
Như vậy, khi thiết lập mơ hình kế tốn – kiểm sốt dựa trên 3 nguyên tắc trên doanh nghiệp có thể thu thập, xử lý và cung cấp thông tin nhanh, đầy đủ và chính xác hơn phục vụ cho cả kế tốn tài chính, kế tốn thuế và kế tốn quản trị.
3.2.3.2 Các công ty phát triển phần mềm theo mơ hình kế tốn – kiểm sốt trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Hiện nay trên thế giới đã có rất nhiều cơng ty phần mềm quan tâm đến việc phát triển các sản phNm phần mềm kế toán chạy trên nền Web. Mỗi sản phNm do các cơng ty xây dựng có những đặc điểm và tính năng nổi trội riêng. Tùy theo yêu cầu quản lý và khả năng tài chính mà mỗi doanh nghiệp có quyết định chọn một phần mềm kế toán chạy trên nền Web phù hợp. Tuy nhiên các DNNVV cần xem xét một số yếu tố chính khi lựa chọn một phần mềm chạy trên nền Web như: về khả năng tùy chỉnh hệ thống kế toán nhằm giúp doanh nghiệp điều chỉnh các chức năng phù hợp với hoạt động kinh doanh; về hệ thống tài liệu hướng dẫn cần được cung cấp chi tiết để người dùng dễ đọc và áp dụng; về vấn đề bảo mật để đảm bảo an tồn thơng tin của doanh nghiệp nhất là những thơng tin quan trọng; về tính tương thích của sản phNm đối với hệ thống cơng nghệ thông tin của doanh nghiệp.
Hiện nay trên thị trường Việt Nam cũng đã có rất nhiều cơng ty phát triển phần mềm kế toán chạy trên nền Web phục vụ cho các DNNVV (Phụ lục 2: Một số công ty phát triển phần mềm kế toán trên nền Web tại Việt Nam). Phần mềm chạy trên nền Web bao gồm tất cả các phân hệ giống như một phần mềm kế tốn thơng thường nhưng khác biệt ở điểm là tại các máy làm việc người dùng không cần cài đặt, tải thêm bất cứ thành phần nào mà người dùng chỉ cần một máy tính hoặc máy tính bảng hay thiết bị có kết nối mạng là có thể chạy chương trình. Giá của các phần mềm này rất phù hợp với túi tiền và nằm trong khả năng của các DNNVV (Phụ lục 3: Bảng giá các phần mềm kế toán chạy trên nền Web), ngồi ra các cơng ty phát triển ứng dụng chạy trên nền Web còn cung cấp các bản Demo cho DN dùng thử trước khi quyết định mua phiên bản chính thức.
Nhìn chung phần mềm kế tốn chạy trên nền Web đã phát triển nhiều ở Việt Nam trong thời gian gần đây. Ngoài những công ty phát triển phần mềm kế toán đơn thuần, đã có những cơng ty phát triển giải pháp ERP trên nền Web. Tuy nhiên, phần lớn các phần mềm vẫn thiên về kế tốn tài chính và kế tốn thuế mà chưa chú ý nhiều đến khả năng vận dụng kế toán quản trị và kiểm soát.
3.2.3.3 Minh họa mơ hình kế tốn – kiểm sốt trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Dữ liệu đầu vào của các doanh nghiệp cần được phân loại và sắp xếp trước khi nhập liệu. Việc phân loại, sắp xếp này phải chính xác, kịp thời, ngắn gọn để thơng tin được xử lý chính xác khi kết xuất ra các báo cáo, tránh trùng lắp, thiếu hay dư thừa thông tin. Thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác là cơ sở cho cơng tác phân tích báo cáo tài chính, báo cáo quản trị giúp doanh nghiệp kiểm sốt tốt hoạt động của mình và từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh tối ưu nhất.
Việc thiết kế các mẫu biểu trung gian để liên kết thông tin giữa các phòng ban trong doanh nghiệp cũng là một công việc giúp doanh nghiệp phân loại, sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả.
Sơ đồ luồng thơng tin tại các DNNVV Cổng bảo vệ Phịng tổ chức, hành chánh Hệ thống xử lý và lưu trữ trên nền Web
Ký hiệu luân chuyển dữ liệu đầu vào Ký hiệu luân chuyển thông tin đầu ra
Báo cáo quản trị Báo cáo kế tốn tài chính - thuế Thơng tin kiểm
sốt
Ký hiệu nguồn cung cấp thơng tin đầu vào hay đích nhận thơng tin đầu ra
Ký hiệu xử lý Dữ liệu đầu vào
Phòng kinh doanh Phịng mua hàng Phịng kỹ thuật, kiểm sốt chất lượng Phịng kế tốn, tài vụ Kho Bộ phận sản xuất Ban quản lý Dữ liệu đầu vào
Dữ liệu đầu vào tại các bộ phận trong doanh nghiệp:
1) Cổng bảo vệ
- Xác định số công nhân viên đi làm, vào ra công ty, thời điểm - Xác định đối tượng bên ngoài đến liên lạc, mục đích
- Xác định các vật tư, hàng hoá, tài sản đi qua cổng (thời điểm, số lượng, chủng loại,... theo các chứng từ, hố đơn) ...
2) Phịng tổ chức - hành chính
- Thơng tin về cán bộ, công nhân viên (Họ tên, ngày sinh, trình độ, nghề nghiệp, tình trạng hơn nhân, ...)
- Thông tin đăng ký sử dụng các tài sản chung của doanh nghiệp (ôtô, máy chiếu, phòng họp, tài sản cố định, trang thiết bị quản lý), cập nhật các chứng từ công văn, các văn bản, pháp luật, chính sách, thông tư, quy định, hướng dẫn của nhà nước...
- Mua văn phịng phNm, cơng cụ, dụng cụ quản lý
- Kế hoạch tuyển dụng, đào tạo … đảm bảo yêu cầu về nhân lực cho kế hoạch phát triển của đơn vị, ...
3) Phịng kỹ thuật, kiểm sốt chất lượng
- Định mức vật tư, thông số kỹ thuật các sản phNm
- Bảng vẽ kỹ thuật sản phNm, qui trình cơng nghệ sản xuất - Kế hoạch đầu tư, bảo trì máy móc, thiết bị ...
4) Phòng kinh doanh
- Cập nhật thông tin về thị trường, biến động nguyên vật liệu, … - Thông tin khách hàng
- Thông tin chi tiết bán hàng
- Tìm thị trường, kế hoạch tiêu thụ sản phNm
- Chăm sóc khách hàng, nghiên cứu, mở rộng thị trường - Kế hoạch quảng cáo, khuyến mãi, hậu mãi ... 5) Phịng mua hàng
- Thơng tin chi tiết mua hàng (hàng hóa, vật tư được mua, số lượng, giá cả, mẫu mã…) ...
6) Phòng kế toán tài vụ
- Cập nhật các nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống ... 7) Kho
- Thông tin các kho hàng.
- Thông tin nguyên vật liệu, vật tư, các sản phNm dở dang, thành phNm, hàng hóa, chủng loại, qui cách, chất lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, ngày bảo hành, …
- Thông tin các sản phNm, vật tư, nguyên liệu hết hàng, tình hình sử dụng vật tư, nguyên vật liệu, các định mức tồn kho, lưu kho, …
8) Các phân xưởng
- Sản lượng sản xuất theo máy, ca, cơng nhân - Tình hình sử dụng máy móc, thiết bị sản xuất
- Định mức vật tư thực hiện, các thông số kỹ thuật thực hiện, chất lượng sản phNm ...
* Một số DNNVV có thể có thêm bộ phận phịng máy tính tách biệt với phịng kế tốn, tài vụ nhằm chủ động trong công tác xử lý thông tin và bảo vệ dữ liệu.
Thông tin đầu ra:
1) Báo cáo kế tốn tài chính, báo cáo thuế - Sổ kế toán chi tiết
- Sổ kế toán tổng hợp
- Bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra ... 2) Báo cáo quản trị
- Báo cáo tiến độ sản xuất, năng suất lao động, tiến độ thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh, các khoản đầu tư, các thuận lợi, khó khăn, ... - Báo cáo tuổi nợ phải thu
- Báo cáo lãi lỗ cho từng sản phNm, nhóm sản phNm
- Báo cáo tình trạng tay nghề cơng nhân, báo cáo kết quả đào tạo, nâng cao tay nghề công nhân
- Báo cáo doanh thu thực hiện so kế hoạch và so cùng kỳ năm trước - Báo cáo chi phí thực hiện so kế hoạch và so cùng kỳ năm trước - Báo cáo chấp hành định mức tồn kho
- Báo cáo thời hạn tồn kho đối với đối tượng có niên hạn sử dụng - …
3) Thông tin kiểm sốt: Việc phân tích các thơng tin hoặc phân tích các báo cáo quản trị là cơ sở để nhà quản lý kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp, từ đó nhà quản lý có thể đưa ra các giải pháp cũng như các quyết định kịp thời, chính xác giúp đạt được mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp như kiểm tra đối chiếu thơng tin đầu vào với đầu ra, kiểm sốt ngày giờ cơng, kiểm sốt tn thủ các quy trình sản xuất, an tồn lao động, kiểm sốt tình hình sử dụng và quản lý tài sản, kiểm tra các định mức kỹ thuật như công suất, điện, nước, nguyên vật liệu, nhân lực, … tránh thất thoát, lãng phí, kiểm tra sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong cơng ty, tránh tình trạng ùn việc hay chờ việc, rút ngắn thời gian luân chuyển vốn, …
Sơ đồ luồng thông tin bán hàng
Bộ phận bán hàng Hệ thống xử lý và lưu trữ trên nền Web Nhà quản lý Báo cáo quản trị
Báo cáo kế tốn tài chinh - thuế Thơng tin kiểm
soát Dữ liệu bán hàng