Các nguyên tắc mà tác giả xây dựng nhằm mục đích hướng DN quan tâm nhiều hơn và nhận thức đầy đủ hơn về tầm quan trọng của cơng tác kế tốn, kiểm sốt và CNTT, đồng thời giúp DN có kế hoạch ứng dụng CNTT phù hợp. Để ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát đạt hiệu quả cao thì DN cần quán triệt các nguyên tắc sau:
3.1.1 Xây dựng lộ trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Hiện nay nhiều DNNVV Việt Nam đã thất bại trong việc ứng dụng CNTT vì khơng xây dựng được lộ trình ứng dụng CNTT đúng đắn. Việc xây dựng lộ trình ứng dụng CNTT giúp DN có kế hoạch chuNn bị chủ động hơn, tiết kiệm được thời gian cũng như tiền bạc. Vì vậy qua luận văn này tác giả muốn giới thiệu đến các
DNNVV một lộ trình ứng dụng CNTT chung. Tùy theo chiến lược ứng dụng CNTT, tùy theo khả năng mà mỗi DN sẽ xây dựng cho mình một lộ trình phù hợp riêng, tức là quá trình ứng dụng CNTT sẽ ở những mức độ khác nhau tùy theo mỗi doanh nghiệp.
Lộ trình ứng dụng CNTT chung cho các DNNVV Việt Nam theo tác giả gồm 5 giai đoạn sau:
- Giai đoạn đầu tư cơ sở hạ tầng: Đây là giai đoạn DN trang bị máy tính, thiết
lập mạng cục bộ, hay các mạng diện rộng. Lúc này DN có thể thiết lập kết nối Internet, các môi trường truyền thông giữa các văn phịng, giữa cơng ty với các đối tác… Đây là giai đoạn xây dựng phần cơ bản cho ứng dụng CNTT.
- Giai đoạn sơ khai: Đây là giai đoạn được hiểu là dùng máy tính cho các
ứng dụng đơn giản. Chẳng hạn, ứng dụng soạn thảo văn bản, bảng tính Excel, lưu
trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch công tác hoặc ở mức cao hơn là thiết lập các trao đổi đối thoại trên mạng. Giai đoạn này tác động trực tiếp đến cá nhân từng thành viên trong công ty.
- Giai đoạn tác nghiệp: Đây là giai đoạn bắt đầu đưa các chương trình tài chính kế tốn, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự-tiền lương… vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị. Giai đoạn này tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng. Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê. Việc phân tích quản trị, điều hành đã có nhưng ít và khơng tức thời. Đây cũng là mức áp dụng CNTT phổ biến nhất hiện nay của các DNNVV Việt Nam.
- Giai đoạnứng dụng CNTT ở mức chiến lược: Lúc này ngoài điều hành tác nghiệp, CNTT khơng cịn là ứng dụng đơn thuần mà là giải pháp theo mơ hình quản trị để giúp DN thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của mình. Đây là cách áp dụng CNTT của DN các nước tiên tiến. Các mô hình quản trị được áp dụng ở đây là ERP (Enterprise Resouce Planning – Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên DN), SCM (Supply Chain Management – Quản trị cung ứng theo chuỗi), CRM (Customer Relationship
Management – Quản trị mối quan hệ khách hàng). Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là CNTT tác động đến toàn bộ DN. Việc điều hành được thực hiện trên hệ thống với số liệu trực tuyến và hướng tới phân tích quản trị.
- Giai đoạnứng dụng thương mại điện tử: Đây là giai đoạn ứng dụng CNTT đã đạt đến trình độ cao, rất ít các DNNVV Việt Nam đạt đến mức độ này. Giai đoạn này, DN đã dùng cơng nghệ Internet để hình thành các quan hệ thương mại điện tử. Thương mại điện tử ở đây không đơn thuần là thiết lập Website, giới thiệu sản phNm, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng… qua mạng mà là kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN. Điều này minh chứng cho vai trị cốt lõi, khơng thể thiếu của ERP trong chiến lược dài hạn.
Qua việc phân tích hệ thống CNTT hiện tại đang vận hành, DN xác định được mình đang ở giai đoạn nào của lộ trình ứng dụng CNTT và từ đó xây dựng được phương án thích hợp để đầu tư, phát triển CNTT lên giai đoạn ứng dụng ở mức cao hơn. Bên cạnh đó để cơng tác ứng dụng CNTT mang lại hiệu quả cao thì DN cần tích hợp lộ trình này vào chiến lược phát triển của DN, tức là chiến lược ứng dụng CNTT phải đồng hành cùng chiến lược phát triển của DN để có sự chuNn bị và các hành động thay đổi phù hợp.
3.1.2 Thay đổi nhận thức về vai trị của cơng nghệ thơng tin
CNTT ngày nay đã được áp dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực, nó là một trong những động lực quan trọng thúc đNy sự phát triển của DN nói chung và là cơng cụ giúp hồn thiện cơng tác kế tốn tại DN nói riêng. Nhờ có CNTT mà các cơng việc thủ cơng đã dần được tự động hóa, con người có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc quản lý và kiểm soát các hoạt động tại DN. Ứng dụng CNTT là xu hướng tất yếu để DN có thể cạnh tranh và tồn tại trong mơi trường tồn cầu hóa hiện nay. Ứng dụng CNTT vào kế toán và kiểm soát sẽ mang lại cho DN nhiều lợi ích, DN tiết kiệm được chi phí do giảm được nhân lực kế toán, do các cơng việc được tự động hóa nên DN tiết kiệm được thời gian và các số liệu, thơng tin cung cấp cũng chính xác hơn. Với các thơng tin chính xác và kịp thời được lấy từ hệ
thống, DN có thể theo dõi và kiểm sốt chặt chẽ hoạt động của mình, trên cơ sở đó nhà quản lý có các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn. Vì vậy các DN chưa nhận thức đúng đắn và đầy đủ về CNTT thì cần phải thay đổi để có sự đầu tư phù hợp giúp DN tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh hiện nay.
3.1.3 Người quản lý cần quan tâm nhiều hơn đến kế toán quản trị và kiểm soát
Nhiều DNNVV hiện nay vẫn chưa quan tâm đúng mức đến cơng tác kế tốn quản trị và kiểm soát tại đơn vị, trong khi đây là những nhân tố giúp DN thành công.
Kế toán quản trị là một bộ phận của công tác kế tốn nói chung và là một công cụ quan trọng không thể thiếu đối với công tác quản lý nội bộ trong doanh nghiệp. Kế tốn quản trị khơng chỉ thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành, đã ghi chép mà cịn xử lý và cung cấp các thơng tin theo yêu cầu của nhà quản trị phục vụ cho việc lập kế hoạch, điều hành, tổ chức và quản lý hoạt động kinh tế, tài chính trong nội bộ DN.
Kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong DN để đảm bảo DN hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra. Kiểm soát nội bộ đem lại cho DN nhiều lợi ích như giảm bớt các rủi ro tiềm Nn trong kinh doanh, bảo vệ tài sản khỏ bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, trộm cắp, đảm bảo tính chính xác của số liệu kế tốn và báo cáo tài chính, đảm bảo nhân viên tuân thủ nội quy, quy trình của DN cũng như các quy định pháp luật, đảm bảo DN sử dụng tối ưu các nguồn lực, đảm bảo quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đơng và gây dựng lịng tin đối với họ, …
Với những vai trò và lợi ích của kế tốn quản trị và kiểm sốt như phân tích trên thì các DNNVV nói chung và các nhà quản trị DNNVV nói riêng cần quan tâm nhiều hơn đến kế toán quản trị và kiểm soát tại đơn vị.
Hơn nữa với sự trợ giúp của CNTT thì khả năng kiểm sốt sẽ được tăng cường nhờ những thủ tục kiểm soát được thiết kế sẵn, cũng như những thơng tin
hữu ích do hệ thống cung cấp. Ngồi ra CNTT cũng hỗ trợ cơng tác kế toán quản trị được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng với chi phí thấp hơn mà hiệu quả lại cao hơn.
3.1.4 Sử dụng phần mềm tích hợp kế toán quản trị và kiểm soát
Việc sử dụng các phần mềm có tích hợp kế tốn quản trị và kiểm soát là giải pháp tốt đối với các DNNVV Việt Nam, vừa giúp DN có thơng tin hữu ích để đưa ra các quyết định quản trị, vừa giúp DN hạn chế được các rủi ro, sai sót nhờ những thủ tục kiểm soát đã được thiết kế sẵn trong phần mềm.