3.2 Các giải pháp cụ thể
3.2.1.1 Xác định nhu cầu thông tin để xây dựng hệ thống thông tin kế toán
Xác định nhu cầu thông tin là một khâu quan trọng trong quá trình ứng dụng CNTT của doanh nghiệp. Nhu cầu thông tin càng đầy đủ và càng sát với thực tế thì việc lựa chọn, thiết kế và áp dụng càng mang lại hiệu quả cao. Xác định nhu cầu thông tin của DN bao gồm:
Xác định nhu cầu thông tin kế tốn tài chính
- Đối với báo cáo tài chính: Doanh nghiệp cần xác định xem các báo cáo tài chính gồm bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính có nhu cầu lập hàng tháng, q, năm khơng. Các báo cáo này thuộc dạng tóm lược hay đầy đủ. Nếu DN có mở chi tiết báo cáo tài chính cho cơng ty con hoặc chi nhánh thì cần tính đến việc thiết kế dữ liệu và hệ thống mã hóa để có thể lập báo cáo tài chính tổng hợp.
- Đối với sổ sách kế tốn: Mỗi hình thức kế tốn sẽ có hệ thống sổ riêng, kết cấu và phương pháp ghi sổ cũng khác nhau, tuy nhiên theo nhiều nghiên cứu thì hình thức kế tốn Nhật ký chung được đánh giá là tốt nhất trong điều kiện ứng dụng CNTT. Sau khi DN chọn hình thức kế tốn thì cần xem xét những sổ kế tốn theo quy định Bộ tài chính đã đầy đủ theo yêu cầu quản lý chưa và nếu cần thì phải bổ sung, thiết kế thêm, nhất là các sổ kế toán chi tiết. DN cần lưu ý các sổ chi tiết thường xuyên và quan trọng sau: Sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết nguyên vật liệu, sản phNm, hàng hóa và sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh.
Xác định nhu cầu thơng tin kế tốn quản trị
- Tùy theo quy mô, yêu cầu quản lý mà mỗi DN sẽ có nhu cầu thơng tin kế tốn quản trị khác nhau. Dựa trên tình hình thực tế của DN và môi trường xung quanh mà DN tiến hành phân tích và xác định các thơng tin kế tốn quản trị phục vụ trực tiếp cho lãnh đạo DN. Doanh nghiệp nên dự tính đến những thay đổi về quy mô, môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh để các báo cáo quản trị đã thiết kế ban đầu vẫn hữu dụng hoặc có thể điều chỉnh lại cho phù hợp khi có thay đổi.
- DN cần chú ý một số lĩnh vực cơ bản của kế toán quản trị như: Lập dự tốn, quản lý sản xuất và tính giá thành, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, phân tích tài chính, ...
Xác định nhu cầu về kiểm soát: Kiểm soát là hoạt động cần thiết giúp DN phát hiện kịp thời những sai sót, khó khăn, nhược điểm cũng như những cơ hội, thực trạng để đưa ra các quyết định đúng lúc và hiệu quả. Mỗi DN có nhu cầu kiểm soát khác nhau tùy thuộc vào đánh giá của nhà quản lý về tầm quan trọng của các
hoạt động. Tuy nhiên DN cần xét đến các hoạt động cơ bản cần kiểm soát như: bán hàng, mua hàng, sản xuất, nhân sự, ...