1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán và kiểm soát ở các doanh nghiệp
1.4.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát tại các doanh nghiệp nhỏ
và vừa
Ứng dụng CNTT trong kiểm soát là giải pháp cần thiết và quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. CNTT hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các hoạt động của đơn vị như tài chính, sản xuất, mua hàng, bán hàng, nhân sự, ... Qua việc kiểm soát này nhà quản lý có cơ sở đưa ra các quyết định kịp thời nhằm giảm thiệt hại và tăng lợi ích cho doanh nghiệp. Tuỳ theo quy mô, lĩnh vực kinh doanh, ... mà phạm vi ứng dụng CNTT trong kiểm soát tại doanh nghiệp khác nhau. Sau đây là ba ứng dụng phổ biến đối với DNNVV:
Ứng dụng CNTT trong kiểm soát hoạt động bán hàng: Thông qua áp dụng CNTT, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được hoạt động bán hàng, trên cơ sở đó có thể đưa ra các quyết định bán hàng đúng và hiệu quả. Với CNTT doanh nghiệp phân tích được doanh số bán theo khách hàng và xác định được khách hàng tiềm năng, khách hàng lớn mà có các các chính sách chiết khấu, khuyến mãi, chăm sóc để giữ chân khách hàng. Với CNTT doanh nghiệp phân tích được doanh số bán và lợi nhuận của từng sản phNm theo mùa, theo thời gian và có kế hoạch tồn kho sản phNm hợp lý, tập trung vào việc bán các sản phNm mang lại lợi nhuận chủ yếu cho doanh nghiệp, quyết định ngưng hay tiếp tục cung cấp các sản phNm không đem lại lợi nhuận. Với CNTT doanh nghiệp phân tích được doanh số bán hàng theo từng nhân viên và có chế độ khen thưởng phù hợp. Với CNTT doanh nghiệp phân tích được doanh số bán hàng theo khu vực và đưa ra các quyết định phân khúc thị trường hợp lý đem lại hiệu quả cao. ...
Ứng dụng CNTT trong kiểm soát hoạt động mua hàng: Với sự trợ giúp của
CNTT doanh nghiệp kiểm soát được các hoạt động mua hàng, từ đó có các quyết định mua hàng hợp lý và hiệu quả. Với CNTT doanh nghiệp có thơng tin về tình trạng tồn kho của mỗi mặt hàng (gồm số lượng tồn kho, thời hạn sử dụng, quy cách, phNm chất, ...) để có các kế hoạch mua hàng dự trữ giúp cho hoạt động sản xuất, bán hàng ln liên tục và giải phóng các mặt hàng ứ đọng, lỗi thời, sắp hết hạn sử dụng. Với CNTT doanh nghiệp có thơng tin về nhà cung cấp có mức giá rẻ, chất
lượng tốt, giao hàng đúng hẹn, uy tín, ... để ký các hợp đồng mua hàng dài hạn ổn định nguồn cung, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời duy trì các nguồn cung ứng tin cậy khi có biến động về giá cả và lượng sản phNm trên thị trường. Với CNTT doanh nghiệp có thơng tin chi tiết tồn kho mỗi mặt hàng ở mỗi kho tại bất kỳ thời điểm nào, do đó có thể điều chuyển hàng giữa các kho khi cần thiết và có kế hoạch mua hàng kịp thời, phù hợp. ...
Ứng dụng CNTT trong kiểm soát nhân sự - tiền lương: Với CNTT doanh nghiệp có thể theo dõi chặt chẽ, đồng thời kiểm sốt các thơng tin chi tiết của mỗi nhân viên trong suốt quá trình làm việc tại cơng ty, dựa vào đó doanh nghiệp có thể điều động nhân sự hợp lý, phát huy được ưu điểm, thế mạnh của mỗi nhân viên, kịp thời động viên những nhân viên có tinh thần làm việc tốt, cũng như có các hình thức khen thưởng, kỷ luật, tăng lương thoả đáng. Với CNTT doanh nghiệp kiểm sốt tốt được ngày cơng làm việc (người lao động làm việc theo hợp đồng hưởng lương theo tháng, ngày; người lao động trong thời gian thử việc, học việc; người lao động trong thời gian đi công tác, đi học, bồi dưỡng, nâng cao trình độ; người lao động nghỉ ốm đau, tai nạn lao động, ...) để tính chính xác tiền lương, tiền cơng cho mỗi nhân viên.
1.4.3 Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng công nghệ thông tin 1.4.3.1 Thuận lợi