2.1 Khái quát chung về Cơng ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gịn
2.1.6. Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty
2.1.6.1. Sơ đồ bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn của cơng ty được thể hiện trên sơ đồ 2.2 sau
2.1.6.2. Trách nhiệm và quyền hạn từng phần hành kế toán
Kế toán trưởng: Phụ trách chung cơng tác của phịng; Chịu trách nhiệm trước
Giám đốc về công tác quản lý tài chánh, tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn tồn công ty theo quy định của luật kế toán; Chỉ đạo các bộ phận kế toán ở đơn vị hạch
Giám Đốc
P. Giám Đốc
P. Giám Đốc P. Giám đốc
HĐTV
Ban kiểm soát
P. TCHC P. KHKT P. KDXNK P. KTTV
showroom trại sấu X. may Forimex X.xẻ Tân Tạo X. Bao bì Tân Tạo Tổ may da Đội XD&TTN T NH Rừng Xanh X. Long Bình NM CBG XN GTR CH nhiên liệu
tốn nội bộ thơng qua các cán bộ quản lý được phân cơng; Phối hợp với các phịng nghiệp vụ công ty tham mưu với lãnh đạo công ty trong công tác quản lý.
Phó Phịng kế tốn-tài vụ 1 (Kết tốn tổng hợp) Phụ trách về Lập báo cáo tài
chính VP cơng ty; Lập báo cáo tài chính tổng hợp tồn Cơng ty; phụ trách các vấn đề liên quan Nhà hàng Rừng Xanh; Phụ trách các vấn đề liên quan đến thuế, công nợ, hàng tồn kho, mua hàng; Phụ trách theo dõi Phần mềm kế toán; Thay quyền khi kế tốn trưởng đi vắng.
Phó phịng kế tốn-tài vụ 2: Được phân cơng phụ trách về kế tốn xây dựng cơ bản; Phụ trách NM CBG và XNGTR; Phụ trách các vấn đề liên quan đến Xưởng may, Xưởng Bao bì Tân Tạo; Xưởng xẻ Tân Tạo, Xưởng Long Bình, Phịng Kế hoạch; Chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến lương, các khoản trích theo lương và Cá Sấu; Theo dõi công tác ISO.
Kế tốn cơng nợ: Phản ánh các khoản nợ phải thu, phải trả và tình hình thanh
tốn các khoản nợ phải thu với khách hàng, các khoản nợ phải trả cho người bán. Kế toán Ngân hàng: Phản ảnh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm các
khoản tiền gửi và vay ngân hàng theo dõi tiền ký quỹ bảo lãnh ở ngân hàng.
Kế toán tiền mặt: Phản ảnh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại doanh nghiệp, theo dõi tạm ứng và quyết toán tạm ứng.
Kế toán doanh thu và giá thành SX, dịch vụ: Quản lý các phân xưởng,cửa hàng, trại sấu… phản ánh tất cả các khoản CP phát sinh trong quá trình SX sản phẩm, thực hiện dịch vụ, để tổng hợp tính giá thành sản phẩm, dich vụ. Đồng thời phản ánh cả DT, giá vốn bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.
Kế toán hàng tồn kho: Theo dõi tình hình hàng tồn kho: phản ánh trị giá hiện
có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại hàng tồn kho của doanh nghiệp Kế toán thuế: Kê khai, theo dõi thuế GTGT mua vào, bán ra hàng tháng.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Phản ánh, theo dõi tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho người lao động về tiền lương, công, thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động. Cuối tháng tiến hành phân bổ các khoản trích theo lương.
Thủ quỹ: Chi tiền khi có lệnh thu chi và quản ký tiền mặt của Cơng ty.
Kế tốn tài sản cố định, xây dựng cơ bản: Phản ảnh giá trị hiện có và tình
hình tăng giảm ngun giá, giá trị hao mịn của các loại TSCĐ của doanh nghiệp; phản ánh tình hình CP thực hiện và quyết tốn các dự án đầu tư xây dựng cơ bản.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán văn phịng Cơng ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gịn (nguồn: Phịng kế tốn-tài vụ)
2.1.6.3. Chế độ, chính sách kế tốn áp dụng
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12;
- Đơn vị sử dụng tiền tệ trong sổ sách kế toán là VND. Việc áp dụng ngoại tệ
khác: được áp dụng theo tỷ giá thực tế để đổi ra tiền Đồng Việt Nam;
- Chứng từ, sổ sách, hệ thống tài khoản… theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC
về chế độ kế toán doanh nghiệp;
- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ:
Nguyên tắc ghi nhận nguyên giá TSCĐ ghi theo giá gốc;
Phương pháp Khấu hao TSCĐ: theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày
12/12/2003 và áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Đã điều chỉnh lại theo thông tư 45/2013TT-BTC ngày 25/04/2013 hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: được ghi nhận theo giá gốc;
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp bình
quân gia quyền;
Hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế tốn cơng nợ Kế tốn CP, DT giá thành Kế toán thuế Kế toán lương Kế toán HTK Kế tốn TSCĐ Thủ quỹ Kế tốn trưởng Phó phịng KT-TV (Kế tốn tổng hợp) Phó phịng KT-TV
bằng phần mềm kế tốn VFP9 sau đó phần mềm sẽ hỗ trợ kết xuất sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.
2.2 Đặc điểm hoạt động của Công ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn tác động đến hệ thống kế toán trách nhiệm động đến hệ thống kế toán trách nhiệm
Sản phẩm SXKD: Sản phẩm của công ty khá đa dạng bao gồm các loại sản phẩm
từ gỗ, từ da và thịt cá sấu, hàng may mặc, bao bì, nhiên liệu…và cả dịch vụ nhà hàng ăn uống, giải khát. Trong đó các sản phẩm từ gỗ như bàn ghế, tủ…dùng trang trí trong nhà và dùng cho ngồi trời; các sản phẩm từ da cá Sấu như: giầy, thắt lưng, bóp, ví… là mặt hàng chủ yếu của Công ty. Mỗi sản phẩm kinh doanh được giao cho các đơn vị cụ thể, có quy trình, dây chuyền, kỹ thuật SXKD riêng để thực hiện và chịu trách nhiệm. Vì vậy các khoản DT hay CP phát sinh tại mỗi đơn vị này đều thuộc quyền kiểm soát của nhà quản lý các các cấp của đơn vị đó là cơ sở cho việc đánh giá trách nhiệm các cấp được chính xác.
Đặc điểm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu dùng trong HĐSXKD chính- CBG của công ty là các loại gỗ đạt tiêu chuẩn FSC, hóa chất, bao bì, ốc vít… u cầu phải đạt tiêu chuẩn chất lượng và kỹ thuật theo quy định, bảo quản theo chế độ riêng. Hay trong HĐSXKD các sản phẩm da cá Sấu là da cá Sấu đã được thuộc da theo tiêu chuẩn, phụ liệu… Nguồn nguyên liệu dùng trong HĐSXKD chính của cơng ty chủ yếu mua từ hai nguồn chính: các loại gỗ dùng vào SX chính của cơng ty chủ yếu được mua trong nước, một số được nhập từ nước ngoài theo yêu cầu của khách hàng. Còn hoạt động trồng rừng của công ty chủ yếu trồng rừng nguyên liệu giấy và một số ít là trồng cao su, chưa trồng rừng lấy gỗ phục vụ nhu cầu CBG của công ty. Các nguyên liệu phụ và nguyên liệu khác được thu mua chủ yếu từ các nguồn trong và ngồi tỉnh. Cịn các nguyên vật liệu và những yếu tố đầu vào của các lĩnh vực kinh doanh khác của công ty cũng chủ yếu mua trong nước, một số ít được nhập từ các bộ phận khác trong cơng ty như bao bì, các sản phẩm da cá sấu, thịt cá sấu… Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản của SX quyết định đến chất lượng sản phẩm và sự tồn tại của công ty, nó chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành (từ 80% - 90% giá trị sản phẩm). Vì vậy cơng ty rất chú trọng cơng tác thu mua, bảo
quản và SX liên tục nhằm hạn chế các tổn thất do nguyên liệu không đạt yêu cầu gây ra. Và đó chính là lý do và là tiêu chí quan trọng mà nhà quản lý phải chú trọng đến đánh giá trách nhiệm quản lý các trung tâm CP SX.
Hoạt động SXKD: Công ty HĐSXKD trên nhiều lĩnh vực bao gồm các hoạt động như SX cây giống, kinh doanh cây giống, trồng rừng, khai thác - kinh doanh sản phẩm từ rừng trồng, CBG, SX loại sản phẩm từ gỗ, nuôi cá Sấu sinh sản, gây giống cá Sấu, kinh doanh cá Sấu giống, nuôi sấu thương phẩm, khai thác- kinh doanh Sấu nuôi, SX các sản phẩm từ da và thịt cá Sấu, SX, gia công hàng may mặc giầy dép phục vụ xuất khẩu và tiêu dùng nội địa, SXKD bao bì từ giấy và nhựa thành phẩm, Kinh doanh bán lẻ xăng và dầu nhớt các loại, dịch vụ rửa xe… và cả hoạt động nhà hàng kinh doanh dịch vụ ăn uống, giải khát. Do các các lĩnh vực kinh doanh khá đa dạng nên yêu cầu các nhà quản lý phải am hiểu rộng về SX và thị trường của các lĩnh vực SX để có thể giao kế hoạch, lập định mức và dự toán phù hợp, khả thi để làm cơ sở đánh giá trách nhiệm quản lý các cấp
Phạm vi hoạt động SXKD: Các địa bàn HĐSXKD này nằm rải rác tại nhiều tỉnh
thành khu vực phía nam. Có những vùng ở nơi xa xơi hẻo lánh, địa bàn phức tạp, cơ sở hạ tầng kém phát triển như các rừng nguyên liệu, rừng cao su ở Đồng Nai, Lâm Đồng, Vũng Tàu, Bình Thuận,Tây Ninh…Làm cho doanh nghiệp có chút khó khăn về tổ chức, quản lý SXKD như tổ chức khai thác, vận chuyển nguyên liệu và thành phẩm… Cũng như thu thập thơng tin nhằm kiểm sốt, đánh giá kết quả hoạt động và trách nhiệm quản lý.
Đặc điểm về vốn kinh doanh: Tính đến ngày 31/12/2013, vốn kinh doanh tự có
của Cơng ty gần 96 tỷ đồng. Chủ yếu cơng ty dùng vốn tự có (vốn Ngân sách cấp) đầu tư cho tài sản và các dự án có thời gian dài, vốn sử dụng lớn như trồng rừng, nuôi Sấu…, nếu chưa hết mới sử dụng cho HĐSXKD ngắn hạn. Do chu kỳ thường dài, sử dụng vốn lớn làm cho vốn của doanh nghiệp phải nằm rất lâu trong quá trình SX dưới dạng sản phẩm dở dang, vì vậy quay vòng vốn chậm và lâu mới thu hồi được. Chính điều này làm cho việc đánh giá kết quả và hiệu quả đầu tư trước khi đầu tư để quyết đinh đầu tư hay sau khi đầu tư của trung tâm đầu tư thường khó
khăn hơn. Đa số các HĐSXKD có chu kỳ ngắn hạn chủ yếu được đầu tư từ nguồn vốn huy động với mục đích quay nhanh đồng vốn thì việc đánh giá của trung tâm đầu tư dễ dàng hơn.
2.3 Thực trạng áp dụng hệ thống kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn. 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn.
2.3.1. Mục tiêu, nội dung, đối tượng, phạm vi và phương pháp khảo sát
Mục tiêu khảo sát
-Thực hiện nhằm tìm hiểu và đánh giá được tình hình tổ chức quản lý, mức độ phân cấp, ủy quyền và tình hình HĐSXKD của cơng ty.
- Tìm hiểu về nội dung và tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn, hệ thống báo cáo kế tốn tài chính và mức độ thực hiện kế tốn quản trị, KTTN tại cơng ty. Để qua đó đi mơ tả và đánh giá những ưu, nhược điểm và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện về việc phân cấp quản lý, phân chia các TTTN, hệ thống chỉ tiêu, công cụ hỗ trợ và báo cáo trách nhiệm cho công ty một cách phù hợp, khả thi nhất. Đồng thời đưa ra một số giải pháp hỗ trợ để Công ty thực hiện các giải pháp hoàn thiện này.
Nội dung khảo sát
Để thực hiện được mục tiêu đã trình bày ở trên, thông qua việc thu thập tài liệu, dữ liệu, tập hợp ý kiến khảo sát bằng phương pháp phỏng vấn một số nhà quản trị, thống kê, phân tích, so sánh … nội dung của các phương pháp thực hiện hướng tới cụ thể như sau :
- Tình hình tổ chức và nhận thức của nhà quản lý đối với hệ thống kế tốn quản trị nói chung, KTTN nói riêng tại cơng ty;
- Cơ cấu tổ chức quản lý, mức độ phân cấp, ủy quyền và xác lập các TTTN; - Tình hình thực hiện KTTN về hệ thống chỉ tiêu, báo cáo và công cụ đo lường; Đối tượng và Phạm vi khảo sát
Việc khảo sát được tiến hành đối với các nhà quản trị và nhân viên kế tốn tại VP cơng ty và tại các đơn vị, bộ phận trực thuộc VP Công ty.
Phương pháp khảo sát
tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính. Cụ thể tác giả sử dụng đó chính là quan sát; khảo sát bằng phỏng vấn các cấp quản lý (đặc biệt là các trưởng, phó phịng kế tốn) và thu thập, phân tích dữ liệu. Ngồi phương pháp chủ đạo nêu trên, luận văn còn sử dụng các phương pháp khác như phương pháp thống kê, phương pháp tổng hợp, so sánh… để tìm hiểu và mơ tả thực trạng về hệ thống KTTN.
2.3.2. Kết quả khảo sát
Tập hợp kết quả từ của các phương pháp quan sát, phỏng vấn và thu thập tài liệu, dữ liệu… và phân tích, tác giả có thể mơ tả và nhận định đánh giá, nguyên nhân những nhược điểm về thực trạng hệ thống KTTN tại cơng ty. Cụ thể tác giả sẽ trình bày mơ tả tại mục 2.3.2.1; mục 2.3.2.2; mục 2.3.2.3; mục 2.3.2.4 và nhận định những đánh giá, nguyên nhân nhược điểm tại mục 2.4 như sau:
2.3.2.1. Tình hình tổ chức và quan điểm của nhà quản lý về kế toán quản trị nói chung và kế tốn trách nhiệm nói riêng
Kết quả khảo sát cho thấy cơng ty có hệ thống kế tốn quản trị nói chung và hệ thống KTTN nói riêng. Tuy nhiên chưa có sự tách biệt rõ ràng về nội dung và phạm vi cung cấp thông tin cũng như mối quan hệ giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Quan điểm của nhà quản trị coi KTTN như 1 bộ phận kế toán chi tiết của kế tốn tài chính. Công ty chưa xây dựng hệ thống chứng từ, tài khoản hay sử dụng phần mềm kế toán phục vụ đánh giá trách nhiệm quản lý từng trung tâm.
2.3.2.2. Về phân cấp quản lý và xác lập các trung tâm trách nhiệm
Về phân cấp quản lý
Bộ máy quản lý của công ty phân cấp, phân quyền quản lý dựa theo Điều lệ và được tổ chức gồm ba cấp quản lý. Tùy theo đặc điểm, tính chất và tầm quan trọng của công việc ở mỗi bộ phận, nhà quản trị bộ phận đó sẽ được giao quyền hạn và trách nhiệm tương ứng một cách chi tiết, cụ thể và không chồng chéo, phù hợp để đảm bảo hồn thành các cơng việc được tổ chức phân công. Quyền hạn và trách nhiệm ở từng cấp quản lý tại công ty được như sau:
Quản lý cấp cao: bao gồm HĐTV và BGĐ công ty. Cụ thể như sau:
chủ sở hữu công ty tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty; Quyết định các phương án huy động; Quyết định các dự án đầu tư,… trong phạm vi giá trị được quy định tại quy chế hoạt động đã được ban hành
BGĐ là cấp quản lý cao nhất trực tiếp điều hành, quản lý thường xuyên trong cơng ty với thành phần gồm: Giám đốc, 3 phó giám đốc.
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, có trách nhiệm tổ chức quản lý, điều
hành toàn bộ HĐSXKD của Công ty theo đúng pháp luật và điều lệ công ty.
Các Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc điều hành Công ty theo phân công và ủy
quyền của Giám đốc. Các Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền.
Quản lý cấp trung gian : Bao gồm các trưởng phòng, giám đốc, quản đốc:
Các trưởng phòng: Tham mưu cho BGĐ và giúp BGĐ Công ty trong quản lý, điều hành công việc thuộc nghiệp vụ của Phịng. Chịu trách nhiệm về các cơng việc và kết quả công việc trong lĩnh vực được giao và chịu sự quản lý trực tiếp của BGĐ