1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn.
Qua phỏng vấn; Khảo sát; Thu thập dữ liệu, tài liệu và sau đó mơ tả về thực trạng hệ thống KTTN tại Công ty TNHH 1 TV Lâm Nghiệp Sài Gịn tác giả có thể rút ra một số nhận xét, đánh giá về hệ thống KTTN công ty hiện tại như sau:
2.4.1. Ưu điểm
Hệ thống tài khoản: Công ty tổ chức hệ thống tài khoản khá chi tiết. Hầu như mỗi loại CP, DT phát sinh của mỗi bộ phận đều có một số hiệu tài khoản theo dõi riêng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kết xuất dữ liệu để tổng hợp, từ đó có thể hỗ trợ cho việc lập một số báo cáo kết quả bộ phận phục vụ đối chiếu với báo cáo kết quả bộ phận được lập trên excel khi cần thiết;
Công tác ứng dụng công nghệ thông tin: Phần mềm kế toán VFP9 đã hỗ trợ
tương đối tốt cho bộ phận kế tốn hồn thành cơng tác hạch tốn kế tốn tài chính. Ngồi ra, phần mềm hỗ trợ kết xuất dữ liệu phục vụ lập một số báo cáo kết quả để so sánh, kiểm tra với các báo cáo trách nhiệm được lập trên excel khi cần thiết;
Cơ cấu quản lý: Công ty đã xây dựng một cơ cấu tổ chức quản lý tương đối
hồn thiện dựa theo Điều lệ cơng ty đã ban hành;
Phân cấp, phân quyền quản lý: Công ty đã tổ chức bộ máy, phân cấp, ủy quyền
quản lý cũng đã dựa theo Điều lệ công ty đã ban hành. Chức năng và nhiệm vụ của các cấp quản lý được xác định một cách chi tiết, cụ thể và không chồng chéo. Hệ thống KTTN đã được xây dựng, thực hiện ở hầu hết các bộ phận hoạt động, các cấp quản lý của công ty và đã phần nào phát huy được tác dụng của nó trong cơng tác quản lý tại công ty, những thông tin được cung cấp bởi hệ thống này đã bước đầu hỗ trợ cho BGĐ công ty trong việc điều hành và kiểm soát các hoạt động, nguồn lực kinh tế của công ty. Đây là một trong những điểm thuận lợi, những điều kiện tiên quyết, quan trọng để vận dụng các giải pháp hoàn thiện hệ thống KTTN một cách khả thi tại công ty trong tương lai;
Xác lập các trung tâm trách nhiệm: Hiện tại công ty đã xác lập các TTTN
tương đối phù hợp và hoàn thiện tại hầu hết các cấp quản lý, các bộ phận, theo sự phân cấp, phân quyền của công ty;
Hệ thống các chỉ tiêu đánh giá: Hiện tại công ty đã đưa ra được một số một số
chỉ tiêu cơ bản để đánh giá trách nhiệm và thành quả quản lý của các bộ phận. Mặc dù chưa đầy đủ, toàn diện và cũng chỉ dừng lại ở chỉ tiêu kết quả đó là mức chênh lêch giữa chỉ tiêu kế hoạch, dự toán với thực tế của DT, CP, LN; Chưa đề cập đến chỉ tiêu hiệu quả… chưa đáp ứng được yêu cầu nhưng phần nào giúp cho nhà quản trị bước đầu đánh giá kết quả hoạt động và trách nhiệm của các bộ phận, các cấp;
Hệ thống báo cáo KTTN: Các khoản DT, CP, LN được ghi nhận và báo cáo chi
tiết cho từng trung tâm. Từ đó hình thành hệ thống báo cáo kết quả thực hiện DT, CP, LN. Mặc dù chưa đầy đủ, thơng tin cịn sơ sài nhưng các báo cáo đã phản ánh được chênh lệch giữa thực hiện với kế hoạch, dự toán hay định mức của từng trung
tâm cụ thể. Hệ thống báo cáo này bước đầu hỗ trợ cho việc đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý các cấp.
Các công cụ đánh giá thành quả quản lý: Công ty cũng đã xây dựng được một
số công cụ đánh giá trách nhiệm và thành quả quản lý của các bộ phận mặc dù chưa đầy đủ chưa đáp ứng được yêu cầu nhưng phần nào giúp cho nhà quản trị bước đầu đánh giá kết quả hoạt động và trách nhiệm của các bộ phận, các cấp quản lý như:
Cơng tác lập kế hoạch, lập dự tốn: việc lập kế hoạch hàng năm tại công được thực hiện đồng bộ tồn cơng ty và theo thời gian quy định. Kế hoạch công ty giao cho các bộ phận cho năm tới được lập có căn cứ phù hợp nên kế hoạch cơng ty giao cho các bộ phận rất khả thi. Sau khi nhận kế hoạch cho năm được cơng ty giao thì các đơn vị, bộ phận đã lập được một số dự toán HĐSXKD và chủ động thực hiện sao cho định kỳ đạt kế hoach được giao;
Cơng tác phân loại chi phí: Cơng ty đã phân loại CP theo khả năng kiểm soát tức
phân loại thành CP kiểm soát được và CP khơng kiểm sốt được. Với cách phân loại này công ty đã phân loại rất tốt và có ý nghĩa trong việc đánh giá TTTN. Chúng ta đánh giá các TTTN thơng qua các khoản CP có thể kiểm sốt được. Đây là một thuận lợi khi xây dựng và thực hiện các giải pháp hoàn thiện hệ thống KTTN;
Về định giá sản phẩm chuyển giao: Hiện tại hệ thống KTTN của công ty đã xem
xét xác định giá trị các sản phẩm chuyển giao nội bộ phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý. Tùy thuộc bộ phận nhận và chuyển để định giá sản phẩm, dịch vụ chuyển giao này cho phù hợp, không ảnh hưởng đến kết quả của các trung tâm vì vậy giá sản phẩm, dịch vụ chuyển giao không ảnh hưởng khi đánh giá thành quả của các trung tâm này.
2.4.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đó, hệ thống KTTN tại cơng ty vẫn cịn tồn tại một số nhược điểm cơ bản dưới đây:
Tổ chức và quan điểm nhận thức nhà quản lý về kế tốn quản trị nói chung và KTTN của công ty: KTTN tại công ty được nhận thức và xây dựng như một bộ
phần hành kế tốn phục vụ cho kế tốn tài chính, kế tốn quản trị vẫn chưa được quan tâm đầy đủ tương xứng với vị trí và vai trị của nó trong quản trị doanh nghiệp. Việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế tốn quản trị nói chung, KTTN nói riêng tại cơng ty hiện tại cịn khá sơ khai, chưa có hệ thống và cịn nhiều hạn chế- Đó cũng là xu hướng chung của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay. Vai trị của nó trong cơng ty có thể nói là rất mờ nhạt chưa hỗ trợ nhiều cho quản trị công ty.
Hệ thống tài khoản: hệ thống tài khoản hiện tại mặc dù khá chi tiết, mỗi loại CP
phát sinh đều có một số hiệu tài khoản riêng biệt, tuy nhiên chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ cho cơng tác kế tốn tài chính chưa có thực sự hỗ trợ cho việc thực hiện KTTN. Ví dụ tài khoản phản ánh CP hiện nay tại công ty chưa được tổ chức phù hợp cho việc phân loại CP theo cách ứng xử CP hay ngay cả phân loại theo khả năng kiểm soát. Điều này ảnh hưởng đến việc đánh giá tính hiệu quả của các trung tâm.
Hệ thống chứng từ: hệ thống chứng từ hiện tại chưa mã hóa để theo dõi riêng cho từng trung tâm riêng biệt, chưa có thực sự hỗ trợ cho việc thực hiện KTTN.
Công tác ứng dụng công nghệ thông tin: mặc dù phần mềm kế toán VFP9 đã
hỗ trợ tương đối tốt cho bộ phận kế tốn hồn thành cơng tác hạch tốn kế tốn tài chính, mặc dù vẫn cịn một số hạn chế như chưa hỗ trợ kế tốn trong việc tính giá thành sản phẩm, các nhân viên kế tốn phải theo dõi và tính giá thành trên excel sau đó nhập kết quả vào phần mềm. Cịn việc hỗ trợ cho cơng tác KTTN cịn nhiều hạn chế, cụ thể về mẫu biểu được phần mềm tạo sẵn cũng chủ yếu phục vụ cho kế tốn tài chính, khơng hỗ trợ lập các báo cáo kết quả của các bộ phận, các cấp quản lý hay cao hơn nữa là phân tích biến động CP, DT, LN… của KTTN. Ngồi ra cũng khơng hỗ trợ việc người sử dụng có thể phát triển thêm các mẫu biểu báo cáo để trích lọc dữ liệu theo mục đích sử dụng của mình. Đây là khó khăn làm cho nhân viên kế tốn tại Phịng kế tốn -tài vụ cơng ty, gần như mọi dữ liệu phải thực hiện công tác nhập dữ liệu kế toán hai lần, một lần nhập dữ liệu vào phần mềm để thực hiện công tác kế tốn tài chính, một lần nhập chi tiết hơn và xử lý trên excel phục vụ cho KTTN và phần lớn KTTN phải thực hiện ngồi excel, đó là chưa kể đến nhân viên ở các đơn vị, bộ phận đã một lần nhập liệu để theo dõi riêng cho mình. Phần mềm
mới chỉ dừng lại ở hỗ trợ kết xuất dữ liệu phục vụ lập một số báo cáo kết quả để so sánh, kiểm tra với các báo cáo trách nhiệm được lập trên excel khi cần thiết.
Cơ cấu quản lý: Mặc dù công ty đã xây dựng một cơ cấu tổ chức quản lý tương
đối hồn thiện. Tuy nhiên vẫn cịn một số hạn chế như: Theo cơ cấu quản lý cơng ty có 3 phó giám đốc có phân chia trách nhiệm, quyền hạn cụ thể để thực hiện công việc hỗ trợ cho giám đốc cơng ty, nhưng hiện tại có 2 phó giám đốc hỗ trợ, vì có 1 phó giám đốc đã nghỉ hưu nhưng vị trí này vẫn chưa tuyển dụng đề bạt được, làm cho công việc của 2 phó giám đốc tương đối nhiều, dẫn đến giải quyết công việc không được kịp thời và hiệu quả như trước;
Về công tác phân cấp, phân quyền quản lý: Mặc dù Công ty đã phân chia các
cấp quản lý, phân quyền cụ thể, không chồng chéo. Tuy nhiên, việc phân cấp trách nhiệm và sự liên kết giữa một số cấp quản lý, các đơn vị, bộ phận trong Công ty vẫn chưa thật sự chặt chẽ, chưa hướng các đơn vị, các bộ phận tới mục tiêu chung của tổ chức. Cụ thể phòng kế tốn- tài vụ cơng ty và kế toán các đơn vị phụ thuộc hạch toán báo sổ, kế toán tại các đơn vị hạch toán báo sổ nhập dữ liệu theo dõi riêng cho mình rồi gửi chứng từ về phịng kế tốn tài vụ cơng ty tiếp tục nhập dữ liệu lần nữa để theo dõi và lập báo cáo đánh giá thành quả quản lý của các bộ phận này. Điều này dẫn tới một công việc nhập dữ liệu phải thực hiện ở hai bộ phận mà khơng có sự liên kết, phối hợp để giảm thiểu công việc và thời gian.
Theo phân cấp, phân quyền tại cơng ty thì XNGTR và NM CBG Forimex thuộc sự quản lý trực tiếp của BGĐ cơng ty, cịn mối quan hệ với các phòng ban và các đơn vị khác là quan hệ hỗ trợ hay mối quan hệ giữa các đơn vị với nhau và phịng ban với nhau trong cơng ty là mối quan hệ hỗ trợ nhưng các mối quan hệ này cũng chưa được thể hiện trên sơ đồ cơ cấu tổ chức. Ngoài ra, Hiện nay công ty cũng khơng cịn đội xây dựng và trang trí nội thất do hoạt động khơng hiệu quả, khơng có khách hàng nhưng vẫn được thể hiện trên sơ đồ cơ cấu tổ chức, phân cấp, phân quyền;
Xác lập các trung tâm trách nhiệm: Hiện tại công ty đã xác lập các TTTN
tâm CP. Công ty chỉ mới xác lập trung tâm CP đinh mức (tiêu chuẩn), chưa xác lập trung tâm CP tùy ý (dự tốn) gồm các phịng ban, Hiện các phòng ban chưa được xác lập TTTN, các khoản CP của các phòng ban chưa được quan tâm, chưa được lập dự toán, kiểm soát chặt chẽ và đánh giá trách nhiệm các phòng ban với các khoản CP này và cũng chưa được phân bổ hợp lý cho các bộ phận chức năng khác.
Hệ thống các chỉ tiêu đánh giá: Chưa đầy đủ, chưa toàn diện, chủ yếu dừng lại
ở chỉ tiêu kết quả và chưa đề cập đến chỉ tiêu hiệu quả; Cụ thể chỉ dừng lại ở chỉ tiêu kết quả đó là xác định con số tuyệt đối hay tương đối giữa chênh lệch CP, DT, lợi nhuân thực hiện so với kế hoạch, dự toán…, chưa quan tâm, sử dụng đến các chỉ tiêu hiệu quả như cơ cấu hàng bán, số dư đảm phí, LN trên CP, chỉ tiêu DT trên CP… và mức chêch lệch của chúng với số dự toán để đánh giá được hiệu quả HĐSXKD của công ty. Hay tại trung tâm đầu tư công ty vẫn chưa sử dụng chỉ tiêu ROI, RI để đánh giá thành quả và trách nhiệm quản lý của người đứng đầu trung tâm đầu tư cũng như chưa đánh giá được hiệu quả của việc sử dụng vốn.
Hệ thống báo cáo: Báo cáo trách nhiệm ở các trung tâm chỉ dừng lại báo cáo
thực hiện kết quả đạt được về DT, CP, LN và một số báo cáo chênh lệch DT, CP, LN so với kế hoạch. Ngồi ra, chưa có báo cáo phân tích được sự biến động về yếu tố lượng, yếu tố giá… nên chưa xác định được các nguyên nhân dẫn đến sự chêch lệch giữa thực tế với kế hoạch, dự tốn hay định mức, khơng đánh giá được chính xác và dẫn đến khơng giải quyết được khó khăn khi có biến động. Báo cáo LN cũng chưa được xây dựng theo dạng số dư đảm phí nên khơng đáp ứng được nhu cầu phân tích của kế tốn quản trị. Thơng tin báo cáo trách nhiệm của các bộ phận vẫn còn sơ sài và rời rạc, chưa liên kết được với nhau để thể hiện mục tiêu chung.
Công cụ đánh giá thành quả nhà quản trị các trung tâm chỉ dừng lại ở mức độ
sử dụng công cụ đánh giá một cách khái quát, cụ thể như:
Cơng tác lập dự tốn: cơng tác lập dự tốn tại công ty vẫn chưa được thực hiện
đầy đủ và đúng nghĩa, các bộ phận vẫn lẫn lộn giữa kế hoạch và dự toán. Các bộ phận chủ yếu lập một số dự toán tổng quát như dự toán tổng DT, kế hoạch số lượng sản phẩm SX, dự toán tổng CP SX… chứ chưa đi lập dự toán chi tiết cụ thể như dự
toán CP nguyên vật liệu, NCTT, SXC…các dự toán này được lập bởi các bộ phận thực hiện, chưa có biểu mẫu cụ thể cho từng loại trung tâm, bộ phận. Đa số các bộ phận chưa ứng dụng phần mềm điện tử, đa phần đều lập thủ cơng bằng excel. Dự tốn tại cơng ty chủ yếu để các bộ phận có kế hoạch chi tiết hoạt động, chưa có ý nghĩa nhiều để đánh giá trách nhiệm, việc đánh giá trách nhiệm chủ yếu dựa trên kế hoạch công ty giao cho các bộ phận;
Cơng tác phân loại chi phí: Mặc dù công ty đã phân loại CP theo chức năng hoạt
động và theo khả năng kiểm soát CP tuy nhiên cách phân loại CP theo cách ứng xử CP tức phân loại thành: biến phí, định phí, CP hỗn hợp nhằm xem xét sự biến động của CP khi mức độ hoạt động thay đổi để hỗ trợ cho việc lập dự tốn, báo cáo… đánh giá chính xác trách nhiệm của mỗi bộ phận, mỗi cấp thì chưa được quan tâm;
Phân bổ chi phí có liên quan đến các TTTN: Các khoản CP phát sinh tại các bộ
phận phục vụ ở công ty hiện nay chưa được phân bổ cho các bộ phận chức năng để đưa vào xác định kết quả thực hiện khi các bộ phận. Điều này không hợp lý, cần phải được phân bổ cho các bộ phận chức năng này để đánh giá thành quả của mình;
Về kỹ thuật phân tích chênh lệch: Hiện tại công ty chưa thực hiện phân tích
chênh lệch giữa thực hiện với kế hoạch, dự toán để xác định biến động của những khoản mục bởi các yếu tố cụ thể, để tìm nguyên nhân biến động, giúp nhà quản trị nhận diện được những biến động tích cực, tiêu cực từ đó tập trung chú ý đến những bộ phận, hoạt động đi lệch với mục tiêu chung của tổ chức, đánh giá chính xác thành quả của các nhà quản lý này, tìm giải pháp khắc phục, điều chỉnh kịp thời. Vì vậy chưa phát huy hết chức năng, vai trò của hệ thống KTTN trong việc đánh giá,