2.3 Thực trạng áp dụng hệ thống kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty TNHH 1TV Lâm
2.3.2. Kết quả khảo sát
Tập hợp kết quả từ của các phương pháp quan sát, phỏng vấn và thu thập tài liệu, dữ liệu… và phân tích, tác giả có thể mơ tả và nhận định đánh giá, nguyên nhân những nhược điểm về thực trạng hệ thống KTTN tại cơng ty. Cụ thể tác giả sẽ trình bày mơ tả tại mục 2.3.2.1; mục 2.3.2.2; mục 2.3.2.3; mục 2.3.2.4 và nhận định những đánh giá, nguyên nhân nhược điểm tại mục 2.4 như sau:
2.3.2.1. Tình hình tổ chức và quan điểm của nhà quản lý về kế tốn quản trị nói chung và kế tốn trách nhiệm nói riêng
Kết quả khảo sát cho thấy cơng ty có hệ thống kế tốn quản trị nói chung và hệ thống KTTN nói riêng. Tuy nhiên chưa có sự tách biệt rõ ràng về nội dung và phạm vi cung cấp thông tin cũng như mối quan hệ giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Quan điểm của nhà quản trị coi KTTN như 1 bộ phận kế toán chi tiết của kế tốn tài chính. Cơng ty chưa xây dựng hệ thống chứng từ, tài khoản hay sử dụng phần mềm kế toán phục vụ đánh giá trách nhiệm quản lý từng trung tâm.
2.3.2.2. Về phân cấp quản lý và xác lập các trung tâm trách nhiệm
Về phân cấp quản lý
Bộ máy quản lý của công ty phân cấp, phân quyền quản lý dựa theo Điều lệ và được tổ chức gồm ba cấp quản lý. Tùy theo đặc điểm, tính chất và tầm quan trọng của cơng việc ở mỗi bộ phận, nhà quản trị bộ phận đó sẽ được giao quyền hạn và trách nhiệm tương ứng một cách chi tiết, cụ thể và không chồng chéo, phù hợp để đảm bảo hoàn thành các công việc được tổ chức phân công. Quyền hạn và trách nhiệm ở từng cấp quản lý tại công ty được như sau:
Quản lý cấp cao: bao gồm HĐTV và BGĐ công ty. Cụ thể như sau:
chủ sở hữu công ty tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty; Quyết định các phương án huy động; Quyết định các dự án đầu tư,… trong phạm vi giá trị được quy định tại quy chế hoạt động đã được ban hành
BGĐ là cấp quản lý cao nhất trực tiếp điều hành, quản lý thường xuyên trong cơng ty với thành phần gồm: Giám đốc, 3 phó giám đốc.
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, có trách nhiệm tổ chức quản lý, điều
hành tồn bộ HĐSXKD của Cơng ty theo đúng pháp luật và điều lệ công ty.
Các Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc điều hành Công ty theo phân công và ủy
quyền của Giám đốc. Các Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền.
Quản lý cấp trung gian : Bao gồm các trưởng phòng, giám đốc, quản đốc:
Các trưởng phòng: Tham mưu cho BGĐ và giúp BGĐ Công ty trong quản lý, điều hành công việc thuộc nghiệp vụ của Phịng. Chịu trách nhiệm về các cơng việc và kết quả công việc trong lĩnh vực được giao và chịu sự quản lý trực tiếp của BGĐ
Giám đốc XN GTR, Giám đốc NM CBG Forimex: Chịu sự quản lý, chỉ đạo toàn
diện trực tiếp của BGĐ công ty; Giám đốc XN phối hợp với các phòng chức năng cùng tham gia quản lý trong phạm vi chun mơn nghiệp vụ của Phịng; Giám đốc XN được quyền chủ động tổ chức bộ máy quản lý, điều hành của XN theo hướng tinh gọn, có hiệu quả để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch LN được giao.
Quản đốc các phân xưởng may Forimex, Quản đốc phân xưởng bao bì Tân Tạo,
Quản đốc phân xưởng CBG Long Bình, Quản đốc xưởng cưa xẻ Tân Tạo, Giám đốc nhà hàng Rừng Xanh đều chịu sự quản lý trực tiếp của Phòng Kinh doanh– Xuất nhập khẩu. Là người được đề xuất các kế hoạch LN kinh doanh của bộ phận mình với Cơng ty và được giao kế hoạch LN, được ủy quyền về việc tổ chức quản lý, điều hành trực tiếp và toàn diện các mặt họat động kinh doanh tại bộ phận mình quản lý (lao động, tiền-hàng,... tài sản khác) để thực hiện LN kế hoạch được giao.
Quản lý cấp cơ sở: bao gồm Các cửa hàng, Trại trưởng, Tổ Trưởng.
Các cửa hàng trưởng các cửa hàng giới thiệu và bán lẻ sản phẩm (gọi tắt là showroom) và cửa hàng nhiên liệu: Chịu sự điều hành trực tiếp của Phòng kinh
doanh- xuất nhập khẩu. Các cửa hàng trưởng đề xuất các kế hoạch doanh số bán hàng với Công ty, chủ động tổ chức bán hàng, quản lý và sử dụng lao động, hàng hóa,… và tài sản khác tại cửa hàng để thực hiện kế hoạch DT được giao.
Trại trưởng trại Sấu chịu sự quản lý trực tiếp của Phòng Kinh doanh - Xuất nhập
khẩu, với chức năng của Trại chuyên chăn nuôi cá Sấu theo định hướng phát triển của Công ty. Trại trưởng có nhiệm vụ là quản lý, điều hành chung cơng tác chăn ni theo "Quy trình kỹ thuật chăn nuôi cá Sấu" đã được Công ty ban hành.
Tổ Trưởng tổ may da chịu sự quản lý trực tiếp của Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu và được giao quyền ra quyết định quản lý, điều hành các HĐSXKD tại xưởng phụ trách; điều hành các công nhân trong tổ SX thực hiện các công việc quy định nhằm đảm bảo tiến độ thời gian, số lượng, chất lượng…như kế hoạch đã giao.
Nhìn chung, quyền hạn và trách nhiệm được giao cho mỗi cấp quản lý rõ ràng, chi tiết và gắn liền với hoạt động mà nó đảm nhận trong cơng ty. Đây chính là tiền đề để hoàn thiện, ứng dụng hệ thống KTTN hiệu quả tại công ty.
Về xác lập các trung tâm
Với sự phân cấp quản lý như trên, công ty đã xác lập nên các TTTN trong cơ cấu quản lý hiện tại của công ty, nhưng chưa xây dựng ở tất cả các bộ phận, các cấp quản lý. Tuy nhiên các trung tâm đã xác lập phù hợp với sự phận cấp, phân quyền. Cụ thể bao gồm 4 trung tâm: Trung tâm CP; Trung tâm DT; Trung tâm LN; Trung tâm đầu tư. Cụ thể, các TTTN được xác lập như sau:
Trung tâm chi phí: Hiện tại, Trung tâm CP công ty bao gồm 1 tổ may da và 3
Trại Sấu. Mỗi bộ phận này phụ trách SX, nuôi trồng một loại sản phẩm riêng biệt theo quy trình riêng và được giao cho mỗi tổ trưởng, trại trưởng chịu trách nhiệm quản lý, điều hành các hoạt động và kiểm soát các CP phát sinh tại các xưởng SX và tại các Trại ni do mình quản lý như các CP quản lý, sinh hoạt, CP NVL…
Trung tâm doanh thu: Công ty đã thiết lập 2 hệ thống gồm 1 hệ thống giới thiệu và bán lẻ sản phẩm gồm 4 Showroom và 1 hệ thống tiêu thụ nhiên liệu gồm 4 cửa hàng nhiên liệu tại các quận của TP.HCM. Mỗi cửa hàng do 1 cửa hàng trưởng chịu trách nhiệm quản lý chung việc bán hàng và DT phát sinh, cịn các khoản chi
tiêu thì gần như chỉ được thực hiện khi Giám đốc cơng ty phê duyệt vì vậy cửa hàng chỉ chịu trách nhiệm về một số ít những khoản CP phát sinh nhỏ do cửa hàng trưởng phê duyệt theo phân cấp để phục vụ cho việc quản lý bán hàng tại cửa hàng.
Tại công ty, giá bán và phương thức bán hàng của các sản phẩm, hàng hóa đều do BGĐ Cơng ty hay ủy quyền cho Phịng Kinh doanh- Xuất nhập khẩu quyết định. Các cửa hàng trưởng các cửa hàng chịu trách nhiệm bán hàng theo đúng mức giá, đúng phương thức bán hàng đã quy định.
Trung tâm lợi nhuận :XN GTR và NM CBG Forimex là 2 trung tâm LN hạch
toán đầy đủ thuộc khối XN và khối NM công ty chịu sự quản lý trực tiếp của BGĐ. Các trung tâm LN: xưởng may Forimex, xưởng cưa xẻ Tân tạo, xưởng bao bì Tân tạo, Nhà hàng Rừng Xanh, xưởng Gỗ Long Bình là những trung tâm LN hạch tốn báo sổ thuộc khối VP, chịu quản lý trực tiếp bởi các phịng ban cơng ty. BGĐ công ty cũng là một trung tâm LN và là trung tâm LN lớn nhất bao quát các trung tâm LN khác cũng như các trung tâm DT, CP trong tồn cơng ty; chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của tồn cơng ty, bao gồm 3 khối: khối NM, khối XN và khối VP Người đứng đầu các trung tâm này được giao quyền tổ chức, điều hành các HĐSXKD tại đơn vị và chịu trách nhiệm về các DT, CP và LN của bộ phận mình.
Trung tâm đầu tư:Tại Công ty Forimex hiện nay, HĐTV có quyền hành và
trách nhiệm cao nhất, được quyền quyết định đầu tư ra bên ngoài, đi vay, cho vay… đầu tư mua sắm máy móc thiết bị, xây dựng cơ sở hạ tầng, nâng cấp cải tạo nhà xưởng… và đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả SXKD chung của tồn cơng ty. Vì vậy HĐTV chính là trung tâm đầu tư trong hệ thống KTTN cơng ty. Trong đó, người chịu trách nhiệm cao nhất đối với trung tâm này là Chủ tịch HĐTV.
2.3.2.3. Các chỉ tiêu và báo cáo đánh giá thành quả tại các trung tâm
Hiện tại cơng ty có sử dụng các chỉ tiêu đánh giá nhưng chưa đầy đủ chủ yếu là chỉ tiêu kết quả: chênh lệch DT, CP, lơi nhuận giữa thực hiện với kế hoạch, dự toán hay định mức; chưa sử dụng các chỉ tiêu hiệu quả. Các chỉ tiêu này được trình bày trên các báo cáo, nhưng chất lượng thông tin và số lượng báo cáo chưa đạt như chưa
có báo cáo phân tích chênh lệch, báo cáo LN chưa ở dạng số dư đảm phí. Cụ thể mơ tả tại các TTTN như sau:
Tại trung tâm chi phí
Sau khi kế hoạch của năm được giao thì các bộ phận tiến hành lập kế hoạch chi tiết và một số dự toán và chủ động thực hiện. Tổ trưởng tổ may da và Trại trưởng trại Sấu có trách nhiệm điều hành các hoạt động bộ phận do họ phụ trách sao cho vừa đảm bảo kế hoạch số lượng SX, đồng thời vừa kiểm soát được CP thực tế phát sinh khơng vượt q kế hoạch, dự tốn hay định mức CP đã quy định. Thành quả của nhà quản trị trung tâm này được đo lường thông qua chỉ tiêu kết quả đó là chỉ tiêu khối lượng sản phẩm SX thực tế và chênh lệch với kế hoạch hoặc dự toán; chỉ tiêu tổng các khoản mục CP cấu thành nên tổng giá thành SX thực tế và chênh lệch với kế hoạch hoặc định mức. Đây là hai chỉ tiêu được sử dụng để đánh giá thành quả cũng như trách nhiệm của nhà quản trị trung tâm này và được thể hiện trên các báo cáo tương ứng là báo cáo khối lượng sản phẩm SX hoàn thành, báo cáo biến động khối lượng sản phẩm hoàn thành, báo cáo giá thành các sản phẩm và báo cáo biến động các khoản mục CP cấu thành nên giá thành các sản phẩm SX. Cụ thể tại tổ may da như sau:
Tổ trưởng điều hành mọi hoạt động tại tổ và tập hợp toàn bộ chứng từ phát sinh. Hàng ngày khi phát sinh hoặc định kỳ 3-5 ngày, nộp tòan bộ bản gốc các chứng từ liên quan như: phiếu xuất nguyên vật liệu da cá Sấu, phụ liệu, bảng chấm công… và báo cáo khối lượng sản phẩm da cá Sấu SX thực tế hoàn thành trong kỳ tại xưởng lên Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu (Phụ lục 2.1-bảng 1). Phòng sẽ kiểm tra và chuyển chứng từ về phịng kế tốn tài vụ tiến hành tính lương, các khoản trích theo lương theo chế độ,… ghi chép sổ sách theo dõi trên phần mềm và excel để theo dõi chi tiết. Tại đây để phục vụ cho việc quản lý riêng tổ may da và từng loại CP của tổ kế toán đã chi tiết các khoản CP này thành các tài khoản riêng để theo dõi như: TK 621VPMD, TK 622VPMD, TK 627VPMD, TK 154VPMD để theo dõi CP NVLTT, CP NCTT, CP SXC, CP SXKD dở dang của tổ may da. Để ghi chép, tập hợp CP, xác định giá thành- bảng tính giá thành sản phẩm da cá Sấu (phụ lục 2.1- bảng 2).
Cuối tháng kế toán tập hợp và lập báo cáo biến động số lượng các sản phẩm da các Sấu thực tế hoàn thành với kế hoạch, xác định chỉ tiêu chênh lệch gửi lên phòng Kinh doanh –xuất nhập khẩu xem xét (phụ lục 2.1-bảng 3) và trên cơ sở dự tốn tồn bộ CP SX ban đầu các bộ phận gửi lên, kế tốn cơng ty sẽ tiến hành lập báo cáo biến động tổng các khoản mục CP SX cấu thành nên toàn bộ giá thành sản phẩm da cá Sấu SX trong kỳ giữa thực tế so với dự toán của tổ may da (phụ lục 2.1- bảng 4) để gửi phòng Kinh doanh- Xuất nhập khẩu để đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch CP SX, sản lượng sản phẩm SX của tổ cũng như thành quả quản lý tổ trưởng tổ may da.
Hiện tại công ty đánh giá trách nhiệm của các trung tâm CP căn cứ số lượng các loại sản phẩm hoàn thành so với kế hoạch, tổng các khoản mục CP trong tất cả giá thành sản phẩm hồn thành so với dự tốn đã lập.
Tại trung tâm doanh thu
Trên cơ sở các chỉ tiêu DT được giao, các cửa hàng trưởng sẽ tiến hành lập bảng kế hoạch, dự toán tiêu thụ dự kiến của bộ phận chi tiết cả về mặt DT, sản lượng theo từng chủng loại và mặt hàng cụ thể gửi công ty và chủ động triển khai thực hiện. Số chênh lệch giữa tổng DT tiêu thụ thực tế với kế hoạch, dự toán là chỉ tiêu được sử dụng để đánh giá thành quả cũng như trách nhiệm của nhà quản trị trung tâm này và được thể hiện trên Báo cáo bán hàng các cửa hàng, báo cáo biến động DT các cửa hàng so với kế hoạch hàng quý và cuối năm. Cụ thể tại showroom 1 như sau:
Đinh kỳ ngày 1 và 15 hàng tháng cửa hàng trưởng showroom 1 lập báo cáo bán hàng (phụ lục 2.1- bảng 5) gửi về phòng Kinh doanh-Xuất nhập khẩu kèm theo các chứng từ gốc bản chính. Phịng Kinh doanh-Xuất nhập khẩu kiểm tra và lập phiếu xuất kho, xuất hao hụt… , sau đó chuyển sang phịng Kế toán-Tài vụ để kế tốn cơng ty tiến hành ghi chép theo dõi. Tại đây kế toán ghi chép, theo dõi riêng DT cho hàng hóa, thành phẩm và dịch vụ, đồng thời chi tiết riêng cho 2 hệ thống bán hàng của công ty là hệ thống showroom và hệ thống cửa hàng nhiên liệu trên phần mềm kế tốn thơng qua chi tiết tài khoản DT như:TK 5111VPNL,5111VPSR để theo dõi doanh thu bán hàng cho hệ thống cửa hàng nhiên liệu và cho hệ thống Showroom...
Tuy nhiên chưa chi tiết tài khoản để theo dõi riêng cho từng cửa hàng, showroom hay từng nhóm hàng hóa, thành phẩm cụ thể được bán. Đồng thời phần mềm kế tốn cũng khơng tự thiết kế báo cáo theo yêu cầu mà khi có nhu cầu hay định kỳ theo q thì kế tốn tiến hành kết xuất từ phần mềm kế tốn và thực hiện trích lọc trên excel, lập báo cáo. Các báo cáo bao gồm: Báo cáo tổng hợp DT các showroom trong hệ thống showroom (phụ lục 2.1- bảng 6), sau đó căn cứ kế hoạch, dự toán đầu kỳ lập báo cáo biến động DT theo showroom (phụ lục 2.1-bảng 7) để đánh giá thành quả nhà quản lý của từng showroom trong hệ thống.
Tại công ty hiện nay đánh giá trung tâm DT bằng các chỉ tiêu mức chênh lệch giữa DT thực tế với kế hoạch của từng Showroom. Ngoài ra khi cần thiết kế toán cũng tiến hành lập báo cáo DT cho từng mặt hàng (phụ lục 2.1- bảng 8) báo cáo tổng DT các mặt hàng tổng cộng bán được tại các showroom… các báo cáo này thì để xem xét chứ chưa đưa vào để đánh giá trách nhiệm của các trung tâm và cũng chưa lập cụ thể cho mỗi trung tâm.
Tại trung tâm lợi nhuận
Tại các trung tâm LN thì nhà quản lý được giao chỉ tiêu LN kế hoạch hàng năm và chịu trách nhiệm về DT, CP và LN kiểm soát được tại bộ phận mình. Vì vậy thành quả của nhà quản trị trung tâm được đo lường thông qua chỉ tiêu chênh lệch giữa LN đạt được với LN kế hoạch. Chỉ tiêu này được thể hiện trong báo cáo biến