3.2 Những nội dung hoàn thiện hệ thống kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty TNHH
3.2.5. Hồn thiện về các cơng cụ đo lường và đánh giá trách nhiệm khác
3.2.5.1. Dự toán.
Để đo lường, đánh giá thành quả của các TTTN một cách đúng đắn địi hỏi cơng tác lập dự tốn tại cơng ty cần phải khoa học, hợp lý và gắn liền với đặc trưng cụ thể cho từng TTTN trong doanh nghiệp. Vì vậy các dự toán được xây dựng dựa theo các TTTN. Căn cứ tổ chức quản lý, các TTTN mới được thiết lập ở mục 3.2.1 và thực trạng lập dự tốn hiện tại của cơng ty mục 2.3, các dự tốn cần quan tâm và hồn thiện tại mỗi TTTN cụ thể như sau:
Dự tốn trung tâm chi phí
Dự tốn cho trung tâm chi phí định mức
Các bộ phận đơn vị căn cứ vào dự toán chi tiết DT cho từng loại sản phẩm theo từng tháng, quý và cả năm(phụ lục 3.4- bảng 13); Cân đối với lượng còn tồn kho
đầu kỳ; dự trù lượng tồn kho cuối kỳ năm kế hoạch lập bảng dự toán SX từng loại sản phẩm theo từng tháng, quý và cho cả năm (phụ lục 3.4- bảng 1). Và tổng hợp thành Bảng dự toán SX tổng hợp các loại sản phẩm SX theo từng tháng, quý và cho cả năm năm (phụ lục 3.4- bảng 2)
Sau khi các bảng dự toán SX được lập tiến hành lập dự toán CP nguyên vật liệu, CP nhân công, CP SXC cần thiết cho từng loại sản phẩm SX và tổng hợp cho tất cả các sản phẩm SX cho từng trung tâm theo tháng/quý/cả năm cụ thể như sau:
- Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Theo các căn cứ trình bày trên thì kế tốn lập dự tốn sẽ lập dự toán từng loại nguyên vật liệu mua vào và CP NVLTT cần dùng để SX mỗi sản phẩm và lập dự toán tổng hợp các loại nguyên vật liệu mua vào, CP nguyên vật liệu cần dùng để SX tất cả sản phẩm ở từng trung tâm CP, bộ phận SX cụ thể.
Căn cứ bảng dự toán SX; Bảng định mức số lượng, đơn giá do phòng Kế hoạch- Kỹ thuật giao; Nhu cầu tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu để lập Dự toán từng loại NVL mua vào và CP NVL dùng SX từng loại sản phẩm cho các tháng/quý/năm (phụ lục 3.4- bảng 3). Và tổng hợp thành Bảng tổng hợp dự toán các loại NVL mua vào và CP NVL để SX một loại sản phẩm tháng/quý/năm (phụ lục 3.4- bảng 4). Tiếp tục tổng hợp cho toàn trung tâm CP thành Bảng tổng hợp dự toán các loại NVL mua vào và CP NVL để SX các loại sản phẩm tháng/quý/năm (phụ lục 3.4-bảng 5)
- Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Do đặc điểm SX của công ty, mỗi xưởng SX phụ trách SX một nhóm sản phẩm cụ thể và việc trả lương cho công nhân trực tiếp được xác định theo sản phẩm SX hoàn thành. Hiện tại, công ty đã xây dựng định mức đơn giá CP công nhân trực tiếp SX cho mỗi loại sản phẩm. Như vậy, căn cứ vào dự toán sản phẩm SX cụ thể từng loại sản phẩm và đơn giá CP NCTT cụ thể cho mỗi một sản phẩm đã được phòng kế hoạch kỳ thuật xây dựng để lập Bảng tổng hợp dự toán CP NCTT để SX các loại sản phẩm tháng/quý/năm của mỗi một trung tâm CP (phụ lục 3.4- bảng 6)
Khi lập dự toán CP SXC cần phải tách riêng phần biến phí SXC và định phí SXC. Đối với phần định phí SXC có tính chất ổn định, ít biến động chủ yếu là khấu hao, CP lương… và CP phân bổ được tính theo thời gian nên có thể căn cứ vào tình hình thực tế TSCĐ hiện có và kế hoạch mua sắm, thanh lý trong năm dự tốn để tính tốn tổng định phí cho kỳ dự tốn, sau khi dự tốn được tổng định phí SXC cho từng trung tâm, tính được đơn giá đinh phí/1 phút máy hoạt động. Tổng số phút máy hoạt động dự kiến căn cứ trên số lượng sản phẩm cần SX ở dự toán SX và Bảng định mức tiêu hao về thời gian hao phí để SX mỗi loại sản phẩm do phịng kế hoạch- kỹ thuật giao. Đối với phần biến phí SXC tại cơng ty, chủ yếu là CP điện năng để vận hành các dây chuyền SX, biến động tỷ lệ thuận với số giờ máy hoạt động. Do vậy, công ty cần sử dụng phương pháp thống kê thực tế để xác định đơn giá tiêu hao biến phí SXC tính cho một phút máy hoạt động. Tổng số phút máy hoạt động dự kiến cũng căn cứ trên số lượng sản phẩm cần SX ở dự toán SX và Bảng định mức tiêu hao về thời gian hao phí để SX mỗi loại sản phẩm do phòng kế hoạch- kỹ thuật giao. Những đơn giá này được dùng để xác định đơn giá biến phí, định phí SXC trong giá thành kế hoạch của một đơn vị sản phẩm bằng cách lấy đơn giá biến phí, định phí SXC/1 phút máy hoạt động nhân với số phút máy hoạt động để SX một sản phẩm… từ đó ta lập được bảng dự tốn CP SXC dùng SX mỗi loại sản phẩm tại từng trung tâm CP, bộ phận SX theo tháng/quý/năm (phụ lục 3.4- bảng 7)
Sau khi lập dự toán SX, dự toán CP NVLTT, dự toán CP NCTT, CP SXC. Tiến hành tổng hợp thành Bảng tổng hợp dự toán giá thành SX các loại sản phẩm tháng/quý/năm của mỗi một trung tâm CP (phụ lục 3.4- bảng 8)
Dự tốn trung tâm chi phí dự tốn (tùy ý)
Các CP của trung tâm này, bao gồm các CP quản lý, bán hàng phát sinh ở các cấp quản lý như: Phịng kế tốn-tài vụ, Phịng hành chính nhân sự, Phòng kinh doanh-xuất nhập khẩu… Khi lập dự toán CP ở trung tâm này cần phải tách riêng phần biến phí và định phí; Đối với phần định phí có tính chất ổn định, ít biến động chủ yếu là khấu hao, CP lương, bảo hiểm, CP thuê đất của nhà nước…; Đối với
phần biến phí như: văn phòng phẩm, nước sinh hoạt… Việc lập dự toán để kiểm soát CP phát sinh được thực hiện mỗi phòng ban thuộc trung tâm đó là Bảng dự toán CP bán hàng từng trung tâm(phụ lục 3.4 – bảng 9) và Bảng dự toán CP quản lý (phụ lục 3.4- bảng 11). Sau đó tổng hợp thành Bảng dự toán tổng hợp CP bán hàng tồn cơng ty (phụ lục 3.4- bảng 10) và Bảng dự toán tổng hợp CP quản lý tồn cơng ty (phụ lục 3.4- bảng 12)
Dự toán trung tâm doanh thu
Việc lập kế hoạch DT cho các trung tâm DT ngoài việc xác định cụ thể tổng DT cho từng trung tâm, cụ thể cho từng tháng, quý và năm như hiện nay thì cũng nên được thực hiện chi tiết, rõ ràng hơn theo số lượng từng loại sản phẩm: Bảng dự toán chi tiết DT từng loại sản phẩm cho từng trung tâm DT (phụ lục 3.4- bảng 13), tổng lợp DT các trung tâm DT thành Bảng dự toán tổng hợp DT các trung tâm DT (phụ lục 3.4 bảng 14) hay tổng hợp DT các các mặt hàng của tất cả các trung tâm:Bảng dự toán tổng hợp DT các loại sản phẩm (phụ lục 3.4- bảng 15). Từ đó, cơng ty có cơ sở để đánh giá khả năng tiêu thụ của từng cửa hàng trưởng hàng tháng, từng loại sản phẩm và có những biện pháp cải thiện, điều chỉnh hợp lý như: tăng cường quảng cáo, tiếp thị và khuyến mãi nhằm đẩy mạnh doanh số tiêu thụ ở những mặt hàng, những trung tâm còn hạn chế.
Lập dự toán của Trung tâm DT căn cứ vào: Dự toán sản lượng tiêu thụ; Giá bán niêm yết đã được trưởng trung tâm LN quản lý trực tiếp niêm yết vì đặc thù giá bán của cơng ty là các giá bán các sản phẩm công ty do trưởng trung tâm LN quản lý trực tiếp quản lý sẽ niêm yết và gần như ít biến động, thay đổi trừ mặt hàng nhiên liệu biến động theo giá thị trường thì được lấy theo giá dự toán.
Dự toán trung tâm lợi nhuận
Dự toán của trung tâm LN được lập cho mỗi quý, tổng hợp cho năm kế hoạch. Chịu trách nhiệm chính về các dự tốn này là Trưởng các trung tâm LN. Căn cứ vào kế hoạch, dự toán DT, CP…của các trung tâm CP, DT thuộc trung tâm LN mà trung tâm LN lập dự tốn LN có thể kiểm sốt được để làm cơ sở đánh giá trách nhiệm quản lý bởi tổng hợp đầy đủ DT, CP có thể kiểm sốt được
Bảng dự toán trung tâm LN (phụ lục 3.4 – bảng16). Bảng dự tốn này được lập theo hình thức số dư đảm phí. Cung cấp thơng tin về dự tốn LN trước thuế chi tiết cho từng loại sản phẩm trong mỗi trung tâm, tổng hợp cho mỗi trung tâm LN và tồn cơng ty.
Dự toán trung tâm đầu tư
Để có cơ sở đánh giá trách nhiệm của trung tâm đầu tư, công ty cần thiết phải lập các dự toán để so sánh, đánh giá. Dự toán kết quả HĐKD của trung tâm đầu tư, được lập định kỳ hàng năm (phụ lục 3.4- bảng 17). Dự toán trung tâm đầu tư được lập tại cấp cao nhất của cơng ty đó là hội đồng thành viên. Dự tốn được lập làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả các hoạt động mà cơng ty đã đầu tư.
Để có thể so sánh và đánh giá hiệu quả của việc đầu tư vào các đơn vị một cách cụ thể, chính xác, bên cạnh dự tốn kết quả kinh doanh tổng thể trung tâm đầu tư, công ty cần lập thêm bảng dự toán hiệu quả sử dụng vốn đầu tư của công ty vào từng đơn vị cụ thể.(phụ lục 3.4- bảng 18)
3.2.5.2. Phân loại chi phí
Để ứng dụng và thực thi quy trình cơng việc KTTN cần phải xác lập được hệ thống phân loại CP phù hợp với yêu cầu quản lý, kiểm soát theo từng cấp bậc quản lý. Doanh nghiệp có thể phân loại CP theo nhiều tiêu thức khác nhau. Nhưng dựa trên cơ sở lý luận ở chương 1, theo tác giả phân lại CP theo khả năng kiểm sốt và mơ hình ứng xử là phải có.
Qua khảo sát và phỏng vấn với bộ phận kế tốn về cơng tác phân loại CP thì hiện nay cơng ty đang phân loại CP thành CP kiểm soát được và CP khơng kiểm sốt được. Chúng ta đánh giá các TTTN thông qua các khoản CP có thể kiểm sốt được.
Tuy nhiên, để hoàn thiện việc phân loại CP của cơng ty với mục đích đánh giá đầy đủ, đúng trách nhiệm của nhà quản trị đối với các khoản mục CP chúng ta cần bổ sung cách phân loại dựa vào cách ứng xử CP. Tại Công ty, để thuận tiện, gọn nhẹ và kết hợp với tìm hiểu đặc điểm CP tại cơng ty tác giả có thể phân loại CP theo cách ứng xử thành 3 loại định phí, biến phí và CP hỗn hợp theo bảng phân loại CP như ở phụ lục 3.5-bảng 1
3.2.5.3. Phân bổ chi phí cho các báo cáo bộ phận
Các khoản CP của bộ phận phục vụ cần phải được lập dự toán, theo dõi, kiểm sốt riêng cho từng phịng ban và phân bổ CP này cho các bộ phận chức năng để đánh giá thành quả của mình. Với quy mơ cơng ty, để đảm bảo ngun tắc hài hịa lợi ích và CP có thể chọn hình thức phân bổ trực tiếp cho các bộ phận chức năng theo các tiêu chí thích hợp. Bảng tiêu chí tương ứng các bộ phận phục vụ khi phân bổ thể hiện phụ lục 3.5- bảng 2
Nếu khơng có thước đo hợp lý để đánh giá lợi ích mà các bộ phận chức năng thực sự nhận được như: lương giám đốc, phí kiểm tốn… thì các khoản CP này có thể dựa trên tiêu chí phân bổ là DT bộ phận.
3.2.5.4. Kỹ thuật phân tích chênh lệch.
Bên cạnh việc xác lập và hoàn thiện hệ thống dự toán, phân loại CP phù hợp, phân bổ CP…, để hoàn thiện đánh giá trách nhiệm, một nội dung cơ bản khác đó chính là xây dựng, ứng dụng các phương pháp phân tích chênh lệch. Việc phân tích chênh lệch giúp nhận diện những biến động tích cực, tiêu cực để nhà quản trị tập trung vào các bộ phận, những hoạt động có những biến động đi khỏi mục tiêu chung của tổ chức để tìm giải pháp khắc phục, điều chỉnh kịp thời. Những bước thực hiện như xác định chỉ tiêu, đối tượng phân tích, các nhân tố ảnh hưởng …đã giới thiệu ở chương 1- Phần cơ sở lý luận.
3.2.5.5. Định giá sản phẩm chuyển giao.
Ở công ty hiện nay giá sản phẩm chuyển giao được đinh giá trên hai cơ sở là dựa vào CP SX và dựa vào giá thị trường tùy thuộc bộ phận nhận và bộ phận chuyển. Theo tác giả cách định giá như vậy là phù hợp, không ảnh hưởng đến kết quả và việc đánh giá trách nhiệm của các TTTN nên khơng cần hồn thiện
3.3 Một số kiến nghị và giải pháp hỗ trợ thực hiện các giải pháp hoàn thiện hệ thống kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn. hệ thống kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn.
3.3.1. Những giải pháp hỗ trợ đối với công ty
3.3.1.1. Nâng cao nhận thức và sự đồng thuận của các cấp quản lý trong việc vận dụng, hoàn thiện hệ thống kế tốn trách nhiệm tại cơng ty vận dụng, hoàn thiện hệ thống kế tốn trách nhiệm tại cơng ty
Q trình hồn thiện, vận dụng hệ thống KTTN là một cơng việc địi hỏi thực hiện đồng bộ tại các cấp quản lý qua đó việc tiếp nhận được các thơng tin hữu ích từ tất cả các cấp sẽ góp phần vào sự thành cơng trong điều hành HĐSXKD, giúp lãnh đạo cơng ty thực hiện được chức năng kiểm sốt, đánh giá trách nhiệm và thành quả của các bộ phận trong quá trình thực hiện theo mục tiêu chung của công ty.
Trong văn bản hướng dẫn thực hiện kế toán quản trị trong doanh nghiệp ở Việt nam là Thông tư 53/2006 ngày 10/6/2006 cũng khẳng định việc thực hiện kế tốn quản trị nói chung và KTTN nói riêng của các cấp quản lý tại cơng ty cần được sự đồng thuận và hỗ trợ của lãnh đạo các cấp trong đơn vị, đó cũng chính là tiền đề tạo nên sự thành cơng và hữu ích trong q trình xây dựng KTTN tại cơng ty
Để có được sự đồng thuận và hỗ trợ của lãnh đạo các cấp trong đơn vị, việc đầu tiên cần quan tâm là phải đổi mới nhận thức quản lý của BGĐ, các cấp quản lý của cơng ty đối về khái niệm, vai trị, vị trí, nội dụng…của kế tốn quản trị nói chung và hệ thống KTTN nói riêng để họ có thể hiểu và thực hiện tốt các nội dung cơ bản của hệ thống KTTN nhằm phát huy được tối đa hiệu quả của công cụ quản lý này
3.3.1.2. Đào tạo và chuẩn bị nguồn nhân lực thực hiện công tác KTTN
Nhằm bảo đảm cho việc thực hiện tốt cơng tác KTTN, thì u cầu về nguồn nhân lực đủ tài bảo đảm hoàn thành được nhiệm vụ thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích dữ liệu,lập ra các báo cáo trách nhiệm và đưa ra được các nhận định, các biện pháp tư vấn cho nhà quản lý các cấp là cần thiết. Hiện tại nguồn nhân lực về kế toán chỉ mới đáp ứng được yêu cầu cho cơng tác kế tốn tài chính của cơng ty, cịn u cầu của kế tốn quản trị nói chung và KTTN nói riêng là chưa đáp ứng được yêu cầu. Nên cơng ty phải khơng ngừng nâng cao trình độ chun mơn của nhân viên kế tốn bằng cách đào tạo hoặc tuyển dụng thêm nhân sự nếu cần để đáp ứng nhu cầu quản lý. Cụ thể về KTTN, nên đào tạo nhân viên kế toán đạt yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ kế tốn để thực hiện cơng việc kế tốn liên quan như: lập dự toán, lập báo cáo thực hiện bộ phận, phân tích các báo cáo bộ phận, tồn cơng ty cung cấp thơng tin khách quan, hữu ích cho nhà quản trị…nhằm phục vụ cho công tác kiểm soát và ra quyết định của các cấp quản lý hiệu quả nhất. Bên cạnh việc đào tạo về chuyên
mơn nghiệp vụ, thì việc đào tạo sử dụng thành thạo các công cụ xử lý thông tin, các phần mềm chuyên dụng kế tốn hỗ trợ để thực hiện cơng việc phù hợp với yêu cầu các cấp quản lý cũng rất cần thiết. Ngoài ra, do việc tiếp cận với các kênh thông tin