2.3 Thực trạng áp dụng hệ thống kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty TNHH 1TV Lâm
2.3.2.3. Các chỉ tiêu và báo cáo đánh giá thành quả tại các trung tâm
Hiện tại cơng ty có sử dụng các chỉ tiêu đánh giá nhưng chưa đầy đủ chủ yếu là chỉ tiêu kết quả: chênh lệch DT, CP, lơi nhuận giữa thực hiện với kế hoạch, dự toán hay định mức; chưa sử dụng các chỉ tiêu hiệu quả. Các chỉ tiêu này được trình bày trên các báo cáo, nhưng chất lượng thông tin và số lượng báo cáo chưa đạt như chưa
có báo cáo phân tích chênh lệch, báo cáo LN chưa ở dạng số dư đảm phí. Cụ thể mơ tả tại các TTTN như sau:
Tại trung tâm chi phí
Sau khi kế hoạch của năm được giao thì các bộ phận tiến hành lập kế hoạch chi tiết và một số dự toán và chủ động thực hiện. Tổ trưởng tổ may da và Trại trưởng trại Sấu có trách nhiệm điều hành các hoạt động bộ phận do họ phụ trách sao cho vừa đảm bảo kế hoạch số lượng SX, đồng thời vừa kiểm soát được CP thực tế phát sinh khơng vượt q kế hoạch, dự tốn hay định mức CP đã quy định. Thành quả của nhà quản trị trung tâm này được đo lường thông qua chỉ tiêu kết quả đó là chỉ tiêu khối lượng sản phẩm SX thực tế và chênh lệch với kế hoạch hoặc dự toán; chỉ tiêu tổng các khoản mục CP cấu thành nên tổng giá thành SX thực tế và chênh lệch với kế hoạch hoặc định mức. Đây là hai chỉ tiêu được sử dụng để đánh giá thành quả cũng như trách nhiệm của nhà quản trị trung tâm này và được thể hiện trên các báo cáo tương ứng là báo cáo khối lượng sản phẩm SX hoàn thành, báo cáo biến động khối lượng sản phẩm hoàn thành, báo cáo giá thành các sản phẩm và báo cáo biến động các khoản mục CP cấu thành nên giá thành các sản phẩm SX. Cụ thể tại tổ may da như sau:
Tổ trưởng điều hành mọi hoạt động tại tổ và tập hợp toàn bộ chứng từ phát sinh. Hàng ngày khi phát sinh hoặc định kỳ 3-5 ngày, nộp tòan bộ bản gốc các chứng từ liên quan như: phiếu xuất nguyên vật liệu da cá Sấu, phụ liệu, bảng chấm công… và báo cáo khối lượng sản phẩm da cá Sấu SX thực tế hoàn thành trong kỳ tại xưởng lên Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu (Phụ lục 2.1-bảng 1). Phòng sẽ kiểm tra và chuyển chứng từ về phịng kế tốn tài vụ tiến hành tính lương, các khoản trích theo lương theo chế độ,… ghi chép sổ sách theo dõi trên phần mềm và excel để theo dõi chi tiết. Tại đây để phục vụ cho việc quản lý riêng tổ may da và từng loại CP của tổ kế toán đã chi tiết các khoản CP này thành các tài khoản riêng để theo dõi như: TK 621VPMD, TK 622VPMD, TK 627VPMD, TK 154VPMD để theo dõi CP NVLTT, CP NCTT, CP SXC, CP SXKD dở dang của tổ may da. Để ghi chép, tập hợp CP, xác định giá thành- bảng tính giá thành sản phẩm da cá Sấu (phụ lục 2.1- bảng 2).
Cuối tháng kế toán tập hợp và lập báo cáo biến động số lượng các sản phẩm da các Sấu thực tế hoàn thành với kế hoạch, xác định chỉ tiêu chênh lệch gửi lên phòng Kinh doanh –xuất nhập khẩu xem xét (phụ lục 2.1-bảng 3) và trên cơ sở dự tốn tồn bộ CP SX ban đầu các bộ phận gửi lên, kế tốn cơng ty sẽ tiến hành lập báo cáo biến động tổng các khoản mục CP SX cấu thành nên toàn bộ giá thành sản phẩm da cá Sấu SX trong kỳ giữa thực tế so với dự toán của tổ may da (phụ lục 2.1- bảng 4) để gửi phòng Kinh doanh- Xuất nhập khẩu để đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch CP SX, sản lượng sản phẩm SX của tổ cũng như thành quả quản lý tổ trưởng tổ may da.
Hiện tại công ty đánh giá trách nhiệm của các trung tâm CP căn cứ số lượng các loại sản phẩm hoàn thành so với kế hoạch, tổng các khoản mục CP trong tất cả giá thành sản phẩm hồn thành so với dự tốn đã lập.
Tại trung tâm doanh thu
Trên cơ sở các chỉ tiêu DT được giao, các cửa hàng trưởng sẽ tiến hành lập bảng kế hoạch, dự toán tiêu thụ dự kiến của bộ phận chi tiết cả về mặt DT, sản lượng theo từng chủng loại và mặt hàng cụ thể gửi công ty và chủ động triển khai thực hiện. Số chênh lệch giữa tổng DT tiêu thụ thực tế với kế hoạch, dự toán là chỉ tiêu được sử dụng để đánh giá thành quả cũng như trách nhiệm của nhà quản trị trung tâm này và được thể hiện trên Báo cáo bán hàng các cửa hàng, báo cáo biến động DT các cửa hàng so với kế hoạch hàng quý và cuối năm. Cụ thể tại showroom 1 như sau:
Đinh kỳ ngày 1 và 15 hàng tháng cửa hàng trưởng showroom 1 lập báo cáo bán hàng (phụ lục 2.1- bảng 5) gửi về phòng Kinh doanh-Xuất nhập khẩu kèm theo các chứng từ gốc bản chính. Phịng Kinh doanh-Xuất nhập khẩu kiểm tra và lập phiếu xuất kho, xuất hao hụt… , sau đó chuyển sang phịng Kế toán-Tài vụ để kế tốn cơng ty tiến hành ghi chép theo dõi. Tại đây kế toán ghi chép, theo dõi riêng DT cho hàng hóa, thành phẩm và dịch vụ, đồng thời chi tiết riêng cho 2 hệ thống bán hàng của công ty là hệ thống showroom và hệ thống cửa hàng nhiên liệu trên phần mềm kế tốn thơng qua chi tiết tài khoản DT như:TK 5111VPNL,5111VPSR để theo dõi doanh thu bán hàng cho hệ thống cửa hàng nhiên liệu và cho hệ thống Showroom...
Tuy nhiên chưa chi tiết tài khoản để theo dõi riêng cho từng cửa hàng, showroom hay từng nhóm hàng hóa, thành phẩm cụ thể được bán. Đồng thời phần mềm kế tốn cũng khơng tự thiết kế báo cáo theo yêu cầu mà khi có nhu cầu hay định kỳ theo q thì kế tốn tiến hành kết xuất từ phần mềm kế tốn và thực hiện trích lọc trên excel, lập báo cáo. Các báo cáo bao gồm: Báo cáo tổng hợp DT các showroom trong hệ thống showroom (phụ lục 2.1- bảng 6), sau đó căn cứ kế hoạch, dự toán đầu kỳ lập báo cáo biến động DT theo showroom (phụ lục 2.1-bảng 7) để đánh giá thành quả nhà quản lý của từng showroom trong hệ thống.
Tại công ty hiện nay đánh giá trung tâm DT bằng các chỉ tiêu mức chênh lệch giữa DT thực tế với kế hoạch của từng Showroom. Ngoài ra khi cần thiết kế toán cũng tiến hành lập báo cáo DT cho từng mặt hàng (phụ lục 2.1- bảng 8) báo cáo tổng DT các mặt hàng tổng cộng bán được tại các showroom… các báo cáo này thì để xem xét chứ chưa đưa vào để đánh giá trách nhiệm của các trung tâm và cũng chưa lập cụ thể cho mỗi trung tâm.
Tại trung tâm lợi nhuận
Tại các trung tâm LN thì nhà quản lý được giao chỉ tiêu LN kế hoạch hàng năm và chịu trách nhiệm về DT, CP và LN kiểm soát được tại bộ phận mình. Vì vậy thành quả của nhà quản trị trung tâm được đo lường thông qua chỉ tiêu chênh lệch giữa LN đạt được với LN kế hoạch. Chỉ tiêu này được thể hiện trong báo cáo biến động kết quả kinh doanh.
Tại các trung tâm LN là các đơn vị phụ thuộc hạch tốn báo sổ thì tồn bộ chứng từ được chuyển về Phịng kế tốn- tài vụ cơng ty hạch tốn chi tiết cho từng bộ phận vào phần mềm kế tốn VP cơng ty. Phịng kế tốn tài vụ công ty sẽ ghi chép các khoản CP SXKD phát sinh cho từng trung tâm cụ thể như: TK621VPGLB; Tk 621VPGTT, Tk 621VPXN, TK 621VPNH, TK 621VPBB tương ứng là CP NVLTT-VP-gỗ Long Bình, Tân Tạo, xưởng may Forimex, nhà hàng Rừng Xanh, Bao bì Tân tạo và tương tự cho các tài khoản khác như TK622, TK627, Tk 632, TK 641... Ngoài ra, kế tốn cịn phải ghi chép chi tiết riêng trên excel để tính giá thành hàng tháng, kết hợp kết xuất từ phần mềm kế toán để định kỳ mỗi quý và cuối năm
lập báo cáo thực hiện cho từng trung tâm mà phần mềm không hỗ trợ để đánh giá kết quả từng bộ phận này. Đồng thời tập hợp kết quả các bộ phận này vào kết quả chung của khối VP để lập báo cáo tài chính thuộc khối VP cơng ty trên phần mềm.
Còn tại các trung tâm LN là các đơn vị phụ thuộc hạch toán đầy đủ: NM CBG Forimex và XNGTR có bộ máy kế tốn, phần mềm kế toán riêng để ghi chép theo dõi và lập báo cáo tài chính cho bộ phận mình hàng quý và cuối năm. Cụ thể tại NM CBG Forimex có 2 xưởng Gỗ Forimex 1 và Forimex 2. Trong quá trình thực hiện tập hợp tất cả các chứng từ gốc phát sinh về bộ phận kế toán của NM. Tại đây kế toán sẽ tiến hành ghi chép sổ sách theo dõi các khoản CP SXKD phát sinh chi tiết cho từng xưởng trên phần mềm kế toán: TK621NMG1 và Tk 621NMG2 tương ứng là CP NVLTT-NM-mộc xưởng 1 và 2; và tương tự cho TK 622; TK 627; đồng thời chi tiết hơn ở excel để cuối kỳ tính giá thành sản phẩm trên excel và nhập vào phần mềm kế toán. Đồng thời khi phát sinh các khoản DT, CP tại NM kế toán NM nhập vào phần mềm (một số khoản mục kế toán phải chi tiết trên excel để theo dõi chi tiết hơn) theo dõi cho NM của mình. Ví dụ Tk 5112NMG; Tk 5122NMG: Theo dõi DT bán thành phẩm ra ngoài và nội bộ chung cho NM CBG Forimex; tương tự cho TK 632, TK 641, TK 711, TK 811,TK 911-xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo thực hiện bộ phận trước thuế TNDN và CP quản lý công ty từ phần mềm hay kết xuất và kết hợp chi tiết trên excel để lập các báo cáo mà phần mềm không hỗ trợ gửi về phịng kế tốn Cơng ty vào cuối mỗi quý, mỗi năm (phụ lục 2.1- bảng 9)
Sau khi lập và nhận 3 báo cáo tài chính của 3 khối: VP công ty, NM, XN. Kế toán VP tiếp tục tổng hợp lại thành báo cái tài chính tồn cơng ty, đó chính là báo cáo của BGĐ công ty- Trung tâm LN lớn nhất. (Phụ lục 2.1- bảng 10)
Đối với 4 trung tâm LN lớn là: XNGTR, NM CBG Forimex, VP công ty và BGĐ cơng ty ngồi Báo cáo LN còn phải lập thêm Báo cáo tiêu thụ (phụ lục 2.1- bảng 11) để xác định cụ thể DT, các loại CP và lãi lỗ cụ thể cho từng hoạt động và một số mặt hàng chính của trung tâm.
Riêng đối với trung tâm LN lớn nhất là BGĐ thì cịn lập thêm báo cáo LN gộp theo lĩnh vực HĐKD (phụ lục 2.1- bảng 12), và Báo cáo biến động các chỉ tiêu kế
hoạch HDKD (không xét hoạt động tài chính, hoạt động khác) (phụ lục 2.1-bảng 13).
Hiện tại công ty đánh giá trách nhiệm của các trung tâm LN căn cứ LN bộ phận trước thuế thu nhập doanh nghiệp, trước CP quản lý doanh nghiệp (trừ trung tâm LN lớn nhất là BGĐ báo cáo LN trước thuế và sau CP quản lý doanh nghiệp) trên báo cáo kết quả HĐKD và so sánh với kế hoạch đầu năm được giao của các trung tâm để cấp trên đánh giá thành quả các trung tâm LN này. Còn các báo cáo biến động khác, báo cáo theo lĩnh vực… thì để xem xét chứ chưa đưa vào để đánh giá trách nhiệm của các trung tâm.
Tại trung tâm đầu tư
Trung tâm đầu tư của Công ty Forimex gắn với cấp quản lý cao nhất là HĐTV của Công ty. Nhu cầu thông tin của nhà quản trị ở trung tâm này là tồn bộ thơng tin về DT, CP, LN và khả năng sinh lời được gắn với các tài sản được sử dụng để tạo ra LN. Nhưng hiện nay ở công ty chỉ sử dụng các chỉ tiêu đánh giá thành quả của trung tâm LN, mà chưa có chỉ tiêu đánh giá trung tâm đầu tư bằng chỉ tiêu ROI và RI.
Tóm lại, hệ thống KTTN tại Cơng ty Forimex chỉ là bức tranh sơ khai và chưa có hệ thống. Về KTTN hiện tại với nội dung chính là đo lường, đánh giá trách nhiệm các cấp quản lý theo các chỉ tiêu kết quả