1.2. Nội dung tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệms
1.2.1.2. Xác định các trung tâm trách nhiệm
TTTN là một bộ phận trong tổ chức (hay trong doanh nghiệp nói riêng), nơi mà nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của bộ phận mình. Căn cứ vào cơ cấu tổ chức và mức độ phân cấp quản lý của doanh nghiệp mà có hệ thống các TTTN tương ứng. Các TTTN tạo thành một hệ thống thang bậc trách nhiệm từ cấp lãnh đạo thấp nhất đến cấp lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp.
Trung tâm chi phí: là một loại TTTN thể hiện phạm vi cơ bản của hệ thống
xác định CP có thể kiểm sốt, là điểm xuất phát của các hoạt động như: lập dự toán CP; phân loại CP thực tế phát sinh; so sánh CP thực tế với CP định mức tiêu chuẩn. Trung tâm CP gắn liền với cấp quản lý mang tính chất tác nghiệp, trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ, hoặc gián tiếp phục vụ kinh doanh (như phân xưởng SX, các phòng ban chức năng). Theo đó, người quản lý chỉ chịu trách nhiệm hoặc chỉ có quyền kiểm sốt đối với CP phát sinh ở bộ phận mình, khơng có quyền hạn đối với việc tiêu thụ và đầu tư vốn. Tùy theo tính chất của CP và kết quả đầu ra, trung tâm CP được chia thành hai dạng
- Trung tâm chi phí định mức (tiêu chuẩn): là trung tâm CP mà các yếu tố CP và các mức hao phí về nguồn lực sử dụng để SX một đơn vị sản phẩm, dịch vụ đều được xây dựng định mức cụ thể. Nhà quản trị trung tâm CP tiêu chuẩn có trách nhiệm kiểm soát CP thực tế phát sinh để vẫn đảm bảo kế hoạch SX cũng như đảm bảo kế hoạch CP cho từng đơn vị sản phẩm, dịch vụ và tính cho tồn bộ. Trung tâm CP tiêu chuẩn được nhận biết trên cơ sở chúng ta có thể xác định, đo lường một cách chắc chắn đầu ra và có thể xác định được định mức các đầu vào cần thiết để SX ra một đơn vị đầu ra đó. Theo đó, nhà quản lý khơng chịu trách nhiệm về những biến động gây ra bởi các mức độ hoạt động cao hơn tiêu chuẩn của trung tâm mà chỉ chịu trách nhiệm về tính hiệu quả trong phạm vi hoạt động của trung tâm. Đối
với trung tâm này thì hiệu quả được đo lường bởi mối liên hệ giữa đầu vào và đầu ra, cịn tính kết quả được đo lường bằng mức độ trung tâm đạt được sản lượng mong muốn tại những mức độ về chất lượng và thời gian đã định. Các trung tâm CP thường gắn với cấp quản trị cơ sở và có thể là các NM SX, các phân xưởng SX…
- Trung tâm chi phí dự tốn: là trung tâm CP mà các yếu tố được dự toán và đánh giá căn cứ trên nhiệm vụ được giao chung, không thể xác định cụ thể cho từng đơn vị sản phẩm hoặc cho từng cơng việc của trung tâm. Nói cách khác khơng có mối quan hệ rõ ràng giữa đầu vào và đầu ra. Trong trường hợp này, việc kiểm soát nhằm đảm bảo CP thực tế phát sinh phải phù hợp với CP dự toán đồng thời đảm bảo thực hiện nhiệm vụ được giao. Đánh giá hiệu quả của trung tâm này thường bằng cách so sánh CP giữa dự toán ngân sách đã định và thực tế thực hiện.
Trung tâm doanh thu:
Trung tâm DT là TTTN mà người quản lý chỉ có trách nhiệm với DT có thể kiểm sốt được, khơng chịu trách nhiệm với LN và vốn đầu tư. Trung tâm DT có quyền quyết định việc bán hàng trong khung giá cho phép để tạo ra DT cho doanh nghiệp. Trung tâm này thường được gắn với bậc quản lý cấp trung hoặc cấp cơ sở.
Trung tâm lợi nhuận:
Trung tâm LN là TTTN mà người quản lý chịu trách nhiệm cả về DT và CP có thể kiểm sốt được của doanh nghiệp, tức là chịu trách nhiệm về kết quả SXKD và tiêu thụ. Trong trường hợp này nhà quản lý thường được tự do quyết định về sản phẩm SX, quy mô SX cũng như giá cả, hệ thống phân phối và bán hàng. Loại TTTN này thường được gắn ở bậc quản lý cấp trung, đó là giám đốc điều hành trong công ty, các đơn vị kinh doanh trong tổng công ty như các công ty phụ thuộc, các chi nhánh,… Hiệu quả của trung tâm LN được đánh giá dựa vào mức chênh lệch giữa LN thực tế so với LN dự toán.
Trung tâm đầu tư:
Trung tâm đầu tư là TTTN mà nhà quản lý của trung tâm đó khơng những chịu trách nhiệm về DT và CP mà còn chịu trách nhiệm về việc xác định vốn hoạt động cũng như những quyết định đầu tư vốn. Trung tâm đầu tư đại diện cho bậc quản lý
cấp cao như Hội đồng quản trị công ty.
Đặc trưng của việc đo lường hiệu quả trung tâm đầu tư là tỷ lệ hoàn vốn đầu tư và LN còn lại. Phương pháp đo lường này chịu ảnh hưởng của cả DT, CP và tài sản. Vì vậy phản ánh trách nhiệm của nhà quản lý đối với LN tính trên vốn đầu tư.
Tóm lại, các loại TTTN gắn liền với từng cấp quản trị trong một tổ chức. Mỗi loại TTTN sẽ xác định trách nhiệm hoặc quyền kiểm soát đối với từng đối tượng cụ thể của các nhà quản trị các cấp. Trong thực tế, việc chọn lựa một trung tâm thích hợp nhất cho một đơn vị trong tổ chức là điều không dễ dàng. Cơ sở để xác định một bộ phận trong tổ chức thuộc trung tâm loại gì được dựa trên loại nguồn lực hoặc trách nhiệm mà nhà quản lý TTTN đó được giao. Do vậy, việc phân biệt rõ ràng loại TTTN cho các bộ phận, đơn vị trong một tổ chức chỉ mang tính tương đối, và phụ thuộc vào quan điểm của nhà quản trị cấp cao nhất.