CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ LEANSIXSIGMA
1.5. Các công cụ và phương pháp trong Lean6Sigma
1.5.5.1. Xác định– Define
a) Xác định vấn đề:
Trong bước này, người Leader của dự án sẽ tạo một bảng tóm lược dự án, tìm hiểu tồn bộ quy trình sản xuất và bắt đầu biết được những yêu cầu của khách hàng đối với quy trình sản xuất đó. Đây là bước quan trọng nhằm xác định mục tiêu mà nhà quản lý mong đợi đạt được từ dự án cải tiến thơng qua trình tự xác định các yếu tố.
Xác định đƣợc vấn đề trong quy trình sản xuất : trong bước này, sẽ đánh giá
một vài dữ liệu có sẵn mà nó chỉ ra các vấn đề đang gặp phải.
Vấn đề là khẩn cấp và sẽ có tác động lớn tới quá trình sản xuất: Ngay sau khi
xác định được vấn đề đang gặp phải, Tuyên bố vấn đề được đưa ra với nội dung bao gồm:
Mức độ nghiêm trọng của vấn đề: có thể đánh giá thơng qua tỷ lệ phần trăm thời gian có sai sót, số lượng đơn hàng trễ trên tháng...
Sự tác động đến doanh nghiệp: liệu việc giải quyết vấn đề có mang lại hiệu quả tăng doanh thu hay giảm chi phí?
Phạm vi của vấn đề: xác định những phòng ban hay bộ phận nào có liên quan đến vấn đề
Xác định nguồn lực : Xác định nhân lực tham gia dự án, người đứng đầu
(leadership). Các thành viên tham gia dự án có thể đến từ nhiều bộ phận khác nhau nhưng tất cả phải liên quan đến dự án.
b) Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu bằng cách phát triển một” Tuyên bố mục tiêu”: Tuyên bố mục tiêu này phải phản ánh trực tiếp Tuyên bố vấn đề. Ví dụ như Tuyên bố vấn đề xác định được vấn đề là số đơn hàng trễ/tháng là 10% thì Tun bố mục tiêu có thể là cắt giảm tỷ lệ đơn hàng trễ xuống mức 5% trong một khoảng thời gian xác định. Có thể xem Tuyên bố mục tiêu chính là tiêu chuẩn để đánh giá mức độ thành công của việc cải tiến qui trình theo Lean Sig Sigma.
c) Xác định khách hàng và yêu cầu của khách hàng:
Trong bước này, sẽ đi xác định khách hàng của qui trình, cũng chính là trọng tâm của mỗi dự án. Khách hàng của qui trình có thề là khách hàng nội bộ trong doanh nghiệp và cũng có thể là khách hàng ngồi doanh nghiệp. Cơng cụ được sử dụng trong bước này là “Tiếng nói khách hàng” (VOC - Voice of the Customer): được sử dụng để phỏng vấn khách hàng từ đó hiểu rõ yêu cầu của khách hàng, các thơng tin phỏng vấn sau đó sẽ được chuyển hóa thành các yêu cầu có thể đo lường được. Việc xác định khách hàng và yêu cầu của khách hàng sẽ góp phần giúp xác định được cách thức để cải tiến qui trình hay giải quyết vấn đề.