3.3. Kết quả nghiên cứu của đề tài về mơ hình Bảng điểm cân bằng được áp
3.3.4.3. Các thước đo ở phương diện quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ
Đối với từng mục tiêu cụ thể, tác giả thiết lập từng thước đo như sau:
Mục tiêu cải thiện thời gian, chi phí và chất lƣợng quy trình kiểm tốn,
tác giả đề ra các thước đo như sau:
Chi phí bình qn/ 1 hợp đồng kiểm tốn. Để đạt được mục tiêu, thước đo
này phải giảm qua các năm.
Tỷ lệ % số lượng Báo cáo phát hành không đúng hạn theo hợp đồng đã
ký kết với khách hàng. Để đạt được mục tiêu này và mục tiêu nâng cao sự hài lòng
của khách hàng, tỷ lệ % này phải giảm qua các năm.
Thời gian bình qn thực hiện 1 hợp đồng kiểm tốn. Là tổng thời gian
bao gồm: thời gian lập kế hoạch kiểm tốn, thời gian thực hiện quy trình kiểm tốn, thời gian soát xét hồ sơ kiểm toán và thời gian phát hành báo cáo kiểm toán trên
83
một hợp đồng kiểm toán. Thước đo này sẽ được phân chia làm 3 nhóm dựa vào quy mơ cơng ty: nhóm 1 là các cơng ty lớn, nhóm 2 là các cơng ty trung bình, nhóm 3 là các doanh nghiệp nhỏ..
Số lượng khách hàng phàn nàn về chất lượng dịch vụ kiểm toán hay chất
lượng báo cáo kiểm toán. Muốn đạt được mục tiêu nâng cao sự hài lòng về chất lượng dịch vụ thì thước đo này phải thấp nhất có thể, nếu là 0 thì càng tốt.
Tỷ lệ % báo cáo phát hành có sai sót/ tổng báo cáo trong năm. Sai sót ở
đây được hiểu về số liệu trên BCTC, hay về nội dung trong BCTC hay Báo cáo kiểm tốn. Tỷ lệ % sai sót này càng thấp và phải giảm đi hằng năm.
Số lượng hồ sơ không đạt theo tiêu chuẩn VACPA. Muốn nâng cao niềm
tin ở khách hàng, công ty luôn cố gắng giữ số lượng hồ sơ ở mức thấp nhất có thể và chỉ được nằm ở các doanh nghiệp nhỏ, khơng ảnh hưởng đến lợi ích cơng chúng. Các cơng thức được tính như sau:
Chi phí bình qn trên một hợp đồng kiểm tốn
Tổng chi phí ( gồm giá vốn và chi phí quản lý) Tổng số hợp đồng kiểm tốn trong năm Thời gian bình qn
thực hiện một HĐ kiểm toán
Tổng thời gian thực hiện kiểm tốn Tổng số hợp đồng kiểm tốn Trong đó:
Tổng thời gian
thực hiện kiểm toán TG lập kế hoạchkit +
TG thực hiện
thủ tục kit +TG soát xétHS kit +
TG phát hành BCKiT
Mục tiêu cải thiện khả năng thu hút khách hàng mới, tác giả sử dụng các
thước đo dưới đây:
Tỷ lệ % chi phí thu hút khách hàng mới/ 1 khách hàng mới giảm so với
năm trước
Cơng thức được tính như sau: % chi phí trên 1 KH mới
giảm so với năm trước
Chi phí trên 1 KH mới
năm nay -Chi phí trên 1 KH mớinăm trước
84
Mục tiêu cải thiện quy trình phân chia cơng việc. Trong cơng ty, các hợp
đồng kể mức quy mô khác nhau nên được chia đều cho các phòng. Tác giả đề ra các thước đo sau:
Chênh lệch số lƣợng hợp đồng mỗi phòng. Bởi vì nếu quy mơ các hợp
đồng trong công ty được chia đều cho các phịng, thì số lượng hợp đồng mỗi phịng sẽ không chênh lệch nhiều với nhau.
Chênh lệch doanh thu thực hiện của mỗi phịng. Nếu quy trình khảo sát
của P.Kinh doanh thực hiện tốt, đưa ra giá phí kiểm tốn phù hợp với quy mơ khách hàng. Để đảm bảo sự công bằng, Ban Tổng giám đốc cần phân chia hợp đồng sao cho mức doanh thu thực hiện của mỗi phòng tương đương nhau.
Mục tiêu phát triển quy trình cung cấp các dịch vụ ngồi kiểm tốn, tác
giả đưa ra các thước đo như sau:
Số lượng dịch vụ mới cung cấp Thời gian phát triển dịch vụ mới
Để đưa ra các mục tiêu và thước đo của phương diện quy trình kinh doanh nội bộ dựa vào mục tiêu và thước đo của phương diện tài chính và phương diện khách hàng. Các mục tiêu và thước đo này lại là cơ sở để đề ra mục tiêu và thước đo của phương diện học hỏi và phát triển. Căn cứ vào tầm nhìn và chiến lược của cơng ty, kế hoạch tài chính của Ban Tổng giám đốc, tình hình hoạt động trong những năm vừa qua và năng lực hoạt động của công ty, sau khi khảo sát các nhà quản trị, các chỉ tiêu kế hoạch cho những thước đo của phương diện quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ như sau:
Thước đo chi phí bình qn/ 1 hợp đồng kiểm tốn: chi phí này năm 2014
và 2015 lần lượt là 40 triệuVNĐ. Vì vậy, chỉ tiêu kế hoạch cho năm 2016 là 38 triệu VNĐ/ 1 hợp đồng kiểm toán.
Thước đo tỷ lệ % số lượng Báo cáo phát hành không đúng hạn theo hợp đồng đã ký kết với khách hàng: tỷ lệ này ở năm 2014 và năm 2015 lần lượt là 5% và 7%. Chỉ tiêu các nhà quản trị quyết tâm đạt được là giảm xuống còn 3%.
85
Thước đo thời gian bình quân thực hiện 1 hợp đồng kiểm toán. Chỉ tiêu
này của năm 2014 và 2015 lần lượt là 4,2 ngày và 3,9 ngày. Năm 2016, các nhà quản trị thông qua chỉ tiêu kế hoạch là 3,7 ngày nhưng phải đảm bảo chất lượng hoạt động kiểm toán.
Thước đo số lượng khách hàng phàn nàn về chất lượng dịch vụ kiểm toán hay chất lượng báo cáo kiểm toán. Trong năm 2014 và 2015, khơng có khách
hàng nào phàn nàn về chất lượng dịch vụ kiểm tốn, vì vậy, chỉ tiêu này ở năm 2016 là khơng có khách hàng nào phàn nàn về chất lượng kiểm tốn của cơng ty.
Thước đo tỷ lệ % báo cáo phát hành có sai sót/ tổng báo cáo trong năm.
Các nhà quản trị đặt ra chỉ tiêu kế hoạch khơng được có sai sót quá 1% báo cáo trong năm.
Số lượng hồ sơ không đạt yêu cầu của VACPA. Trong năm 2014 và 2015,
số lượng hồ sơ không đạt yêu cầu của VACPA do cơng ty tự kiểm tra và sốt xét là 5 hồ sơ và 3 hồ sơ. Năm 2016, công ty đặt ra chỉ tiêu kế hoạch là 0 hồ sơ.
Tỷ lệ % chi phí thu hút khách hàng mới/ 1 khách hàng mới giảm so với năm trước. Tỷ lệ % chi phí thu hút khách hàng mới/ 1 khách hàng năm 2015 đã
giảm 2% so với năm 2014, tuy nhiên số lượng khách hàng thu hút không nhiều. Tỷ lệ % giảm của năm 2016 so với năm 2015 là 2%.
Về thước đo sự chênh lệch số lượng hợp đồng mỗi phòng. Năm 2015, số
lượng hợp đồng giữa các phòng chênh lệch cao nhất là 7 hợp đồng. Tuy nhiên,
doanh thu chênh lệch giữa các phịng khơng lớn khoảng dưới 100 triệu VNĐ.
Năm 2016, chỉ tiêu kế hoạch đặt ra là số lượng hợp đồng chênh lệch <5 hợp đồng, và doanh thu chênh lệch <70 triệu VNĐ.
Số lượng dịch vụ mới cung cấp và thời gian phát triển dịch vụ mới. Chỉ
tiêu năm 2016 là cơng ty cung cấp thêm 2 dịch vụ mới đó là: thiết kế hệ thống kế tốn chi phí và hệ thống kiểm sốt nội bộ cho khách hàng. Ban Tổng giám đốc đặt ra chỉ tiêu để nghiên cứu và đào tạo cho nhân viên trong vòng 3 tuần để cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
86