CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2. Thực trạng hoạt động mua nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Chăn Nuô
2.2.1. Thành phần chi phí mua nguyên vật liệu
Thành phần chi phí mua nguyên vật liệu đề cập đến những nỗ lực của bộ phận mua hàng để ln duy trì và đạt được 2 mục tiêu chính. Thứ nhất, đó là kiểm sốt chi phí mua ngun vật liệu; Vấn đề thứ 2 là những nỗ lực làm giảm chi phí và giá mua nguyên vật liệu.
Từ kết quả phân tích hổi quy (phụ lục 05) cho thấy bộ phận mua hàng càng có khả năng kiểm sốt chi phí mua ngun vật liệu tốt càng làm gia tăng kết quả của hoạt động mua nguyên vật liệu (hệ số hồi quy chuẩn hóa = 0,205). Nhìn chung đây là thành phần được đánh giá khá cao, đạt giá trị trung bình 3,9842 (Phụ lục 06) với 04 biến quan sát, tuy nhiên qua số liệu phân tích cho thấy cả 04 biến quan sát này
đều tồn tại điểm thấp nhất là 1 điểm. Điều này phản ánh một thực tế là các hoạt
nhất định dẫn đến kết quả là một số đối tượng khảo sát đánh giá thấp yếu tố này của bộ phận mua hàng.
Bảng 2.2: Thống kê mơ tả thành phần chi phí mua nguyên vật liệu Ký Ký
hiệu Tên biến quan sát
Số quan sát Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình Độ lệch chuẩn CP3
Bộ phận mua hàng kiểm sốt tốt chi phí mua ngun vật liệu
174 1,00 5,00 4,0690 0,72595
CP4
Bộ phận mua hàng có khả năng quản lý chi phí sản xuất nguyên vật liệu của nhà cung
ứng
174 1,00 5,00 3,8563 0,84460
CP5
Bộ phận mua hàng có khả năng đàm phán với nhà cung
ứng nguyên vật liệu
174 1,00 5,00 3,9425 0,75043
CP6
Bộ phận mua hàng có nhiều phương thức mua nguyên vật liệu tốt
174 1,00 5,00 4,0690 0,65918
Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu khảo sát của tác giả
2.2.1.1. Kiểm sốt chi phí mua và giá mua nguyên vật liệu + Khả năng kiểm sốt chi phí mua nguyên vật liệu:
Việc theo dõi và kiểm sốt tốt chi phí mua ngun vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt sự ổn định và an toàn trong hoạt động sản xuất. Một chi phí mua hàng
trên mỗi đơn vị hàng hóa mua vào càng thấp càng làm giảm giá thành sản phẩm,
góp phần gia tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Ngân sách về chi phí của phịng mua hàng (hầu hết chiếm khoảng 1-2% tổng ngân sách của công ty) bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến tiền lương trả cho nhân sự mua hàng, an sinh xã hội và thuế, chi phí đi lại, chi phí điện thoại, chi phí văn phịng, chi phí hệ thống và chi phí tổ chức khác. Ngân sách này được kế hoạch từ đầu năm, sau đó được theo dõi và cập nhật và báo cáo thường xuyên trong suốt
quá trình hoạt động, nó hầu như sẽ khơng có những biến động mạnh hay sự gia tăng quá mức của chi tiêu cho hoạt động mua hàng. Trong hầu hết các trường hợp, các chi phí cho nhân viên thu mua sẽ không biến động mạnh từ năm này sang năm
khác. Do đó ngân sách này là không quá phức tạp để quản lý.
Bảng 2.3: Chi phí mua nguyên vật liệu qua các năm
Nguồn: Phịng kế tốn - C.PV
Qua phân tích từ nguồn số liệu thực tế của phịng kế tốn cho thấy trong giai
đoạn từ năm 2012 đến năm 2014 bộ phận mua hàng đã kiểm sốt rất tốt chi phí mua
nguyên vật liệu, bằng chứng là chi phí trên mỗi đơn vị nguyên vật liệu được mua
đều thấp và giảm đều qua các năm từ 6,98 Vnd/kg (năm 2012) xuống còn 4,59
Vnd/kg (năm 2014).
2012 2013 2014 2015
(Triệu VND) 4.604 5.376 6.092 6.530
Chi phí/đơn vị hàng (VND/Kg) 6,98 5,59 4,59 5,36
% chi phí mua/ đơn giá (%) 0,108% 0,094% 0,084% 0,100%
(Triệu VND) 3.853 4.246 4.680 5.081
(VND/Kg) 5,85 4,41 3,53 4,17
1 Tiền lương và phúc lợi xã hội (Triệu VND) 3.771 4.136 4.561 4.962
2 Trợ cấp điện thoại (Triệu VND) 27 38 44 44
3 Chi phí tiện dụng (Triệu VND) 55 72 75 75
(Triệu VND) 751 1.130 1.412 1.448
(VND/Kg) 1,14 1,17 1,06 1,19
1 Công tác trong nước (Triệu VND) 298 422 584 529
2 Cơng tác nước ngồi (Triệu VND) 78 125 139 142
3 Giải trí/ Tiếp khách (Triệu VND) 71 90 109 120
4 Chi phí làm ngồi giờ (Triệu VND) 151 120 152 172
5 Xăng dầu ô tô (Triệu VND) 97 138 175 149
6 Sửa chữa ô tô (Triệu VND) 19 183 172 268
7 Bảo hiểm ô tô (Triệu VND) 18 24 30 30
8 Khấu hao ô tô (Triệu VND) 0 0 0 0
9 Vé cầu đường (Triệu VND) 20 28 52 39
A1. Các khoản chi phí khơng thể thay đổi
A2. Các khoản chi phí có thể kiểm sốt và thay đổi
NĂM
Tuy nhiên, trái ngược với xu hướng của 3 năm trước đó, tỷ lệ này có xu hướng tăng trở lại trong năm 2015 lên mức 5,36 Vnd/kg. Qua phân tích chi tiết số liệu tác giả nhận thấy vấn đề này xuất phát từ các nguyên nhân sau:
+ Thứ nhất, xuất phát từ chính sách của công ty (được xem là cố định và
không thể thay đổi): theo kế hoạch tăng lương định kỳ hàng năm làm cho khoảng
tiền lương và phúc lợi xã hội năm 2015 tăng lên khoảng 8,8% so với 2014, tuy nhiên do xu hướng giá thị trường trong nửa cuối năm 2015 dự báo sẽ tăng đã làm
giảm nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu (nguyên vật liệu được nghiên cứu cụ thể ở
trong để tài là ngô hạt) và do đó làm số lượng mua giảm 110 nghìn tấn so với năm 2014. Trong năm 2015 các khoản chi mang tính chất mặc định này chiếm 4,17 Vnd trên 1 kilogram (kg) nguyên vật liệu được mua.
+ Thứ hai, xuất phát từ sự gia tăng không hợp lý của các khoản phí liên quan
đến chi phí cơng tác, chi phí tiếp khách và làm ngồi giờ: mặc dù lượng nguyên vật
liệu được mua trong năm 2015 giảm khá nhiều so với 2014, tuy nhiên tỷ lệ các
khoản phí này trên 1 kilogram nguyên vật liệu được mua là 1,19 Vnd/kg cao hơn năm 2014 (1,06 Vnd/kg). Chi phí làm ngồi giờ tăng cao, cá biệt là giá dầu DO bình quân trong năm 2015 khoảng 14.700 Vnd/lít giảm hơn 30% so với năm 2014 (21.200 Vnd/lít) nhưng chi phí xăng dầu cho xe ơ tơ phục vụ hoạt động mua nguyên vật liệu chỉ giảm khoảng 14,8% (năm 2015 là 149 triệu và 2014 là 175 triệu), điều này cho thấy quảng đường sử dụng xe ô tô do công ty cấp của các cán bộ nhân viên mua hàng trong năm 2015 cao hơn nhiều so với 2014.
Qua phân tích số liệu ở trên cho thấy đang có xu hướng lạm dụng tài sản công ty từ đội ngũ nhân sự mua hàng, nhiều tài sản có giá trị và chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí mua hàng như ơ tơ đang có thể bị sử dụng sai mục đích. Chi phí cơng tác
năm 2015 vẫn ở mức cao tương đương mặc dù lượng nguyên vật liệu mua thấp hơn năm 2014 cho thấy hiệu suất mua nguyên vật liệu bị giảm sút, đây có thể là hệ quả của việc lạm dụng thời gian của công ty cho mục đích cá nhân. Bên cạnh đó chi phí làm việc ngoài giờ cũng cho thấy chưa được kiểm sốt tốt ít nhất là trong vịng một
năm qua. Đây là những hạn chế còn tồn tại hoặc mới phát sinh trong vòng một năm qua mà bộ phận mua hàng cần phải có những giải pháp khắc phục triệt để.
- Khả năng quản lý chi phí làm hàng của nhà cung ứng:
Trong khía cạnh kiểm sốt sự gia tăng của giá, thì việc kiểm sốt chi phí làm hàng của nhà cung ứng lớn, trung thành với cơng ty trong suốt q trình hoạt động kinh doanh là một yếu tố then chốt mang tính chiến lược. Để làm được việc này địi hỏi cơng ty phải có một hệ thống nhà cung cấp có quan hệ tốt ở tầm đối tác chiến lược, những nhà cung ứng này cần phải có năng lực và quy mô đủ lớn trên thị
trường. Từ đó có thể nắm bắt được chi phí làm hàng của nhà cung ứng, dự báo được sự biến động của chi phí sản xuất từ nhà cung ứng giúp cho bộ phận mua hàng đưa ra những kế hoạch mua hàng tốt nhất. Đặc biệt việc nắm bắt được hành vi chi phí
của nhà cung ứng giúp bộ phận mua hàng xác định được nguồn gốc của chi phí thấp nhất có thể dẫn đến kết quả là đạt được chi phí thu mua thấp hơn cho mỗi đơn vị
hàng hóa. Bộ phận mua hàng cũng có khả năng khuyến khích nhà cung ứng cải tiến công nghệ để giảm chi phí sản xuất,...
Mặc dù vấn đề này đóng vai trị rất quan trọng, tuy nhiên trong thực tế nó đang là một trong những mắc xích yếu của bộ phận mua hàng, từ thực tế nghiên cứu cho thấy mặc dù bộ phận mua hàng đang có một hệ thống nhà cung ứng lớn, nhưng
chưa chú trọng đến việc thiết lập các mối liên kết rõ ràng và bền chặt với nhà cung
ứng đặc biệt là nhà cung ứng trong nước. Vì vậy hiện nay bộ phận mua hàng mới
chỉ có thể nắm bắt chi phí làm hàng, sự biến động của chi phí sản xuất để đưa ra kế hoạch mua hàng, chứ chưa có khả năng tác động đến hình thái chuổi giá trị của nhà cung cấp để tối ưu hóa các hoạt động sản xuất, khuyến khích cải tiến công nghệ, điều phối hoạt động giữa công ty và nhà cung cấp nhằm giảm chi phí sản xuất, giảm
giá thành hàng hóa được mua.
Vấn đề này xuất phát từ lý do khách quan là hiện tại công ty đang là đơn vị
dẫn đầu thị trường và bộ phận mua hàng đang thu mua hàng từ nhiều nguồn khác nhau (Bảng 2.1). Việc không thiết lập các liên kết dọc với các nhà cung ứng nội địa trong chuổi cung ứng giúp bộ phận mua hàng dễ dàng chuyển đổi sang nguồn hàng
nhập khẩu khi có giá cạnh tranh hơn. Tuy nhiên, xuyên suốt q trình hoạt động
mặc dù có những thời điểm nguồn hàng nhập khẩu chào về với mức giá rất thấp với số lượng lớn nhưng công ty vẫn phải duy trì một tỷ lệ mua hàng nội địa với giá cao chiếm tỷ lệ tối thiểu 15%-20% tổng lượng hàng để hỗ trợ người trồng và tạo mối
quan hệ với chính quyền các địa phương trong nước. Do đó việc thiết lập một mối liên kết dọc với nhà cung ứng nội địa trong chuổi cung ứng cũng rất cần thiết đối
với công ty trong hiện tại.
2.2.1.2. Khía cạnh cắt giảm chi phí và giá mua nguyên vật liệu
Dựa trên kết quả phỏng vấn các chuyên gia thì bộ phận mua hàng có khả năng cắt giảm chi phí và giá mua nguyên vật liệu khi bộ phận mua hàng có được những phương thức mua hàng tốt và có thế mạnh đàm phán về giá đối với các nhà cung ứng hiện hành. Qua phân tích thống kê số liệu thực tế cho thấy đây là những khía
cạnh mà bộ phận mua hàng được đánh giá khá cao với điểm trung bình lần lượt là 4,0690 và 3,9425.
Việc được các cấp quản lý có trình độ nghiệp vụ cao và nhiều kinh nghiệm đánh giá tốt, chứng tỏ trong q trình mua hàng hóa nói chung và nguyên vật liệu
nói riêng bộ phận mua hàng đã thể hiện rất tốt khả năng đàm phán để cắt giảm giá mua hoặc đã xây dựng được những chiến lược, phương án mua hàng tốt. Tuy nhiên, do những khía cạnh này cũng mang tính tình huống theo diễn biến của tình hình thị trường nên trong thực tế nghiên cứu khơng có bất kỳ một số liệu thứ cấp cụ thể nào
được ghi nhận để có thể phân tích và đo lường thực tế thực hiện của bộ phận mua
hàng.
Vì vậy để có thể tiếp cận được vấn đề, phân tích được những ưu nhược điểm từ đó tìm kiếm những giải pháp giúp hồn thiện hơn khả năng cắt giảm chi phí và giá mua nguyên vật liệu, tác giả sẽ đi vào phân tích quy trình mua và các phương thức mua nguyên vật liệu hiện tại của bộ phận mua hàng.
- Phân tích quy trình mua, tiếp nhận và bảo quản ngun vật liệu tại C.PV:
Nguyên vật liệu được bộ phận mua hàng thu mua và xử lý theo một quy trình chặt chẽ được mơ tả chi tiết theo sơ đồ sau:
Hình 2.3: Quy trình tiếp nhận, sơ chế và bảo quản nguyên vật liệu tại C.PV
Nguồn: C.PV Hệ thống sấy Nhà cung ứng xác bao Nguyên vật liệu Hàng bao Hàng xá Công nhân Hệ thống Truck dump Hệ thống máng tải 1 >14,0 %M 14,0 %M ≤ Hệ thống làm mát và làm sạch nguyên vật liệu Tạp chất, bụi bẩn,… Hệ thống máng tải 2 Hệ thống bồn chứa (Silo)
Hiện tại C.PV đang mua nguyên vật liệu trên thị trường với 2 quy cách đóng
gói là hàng bao và hàng xá, tỷ lệ này trong năm 2015 là hình thức hàng bao chiếm 68% và 32% là hàng xá. Đặc điểm chi tiết từng quy cách được tác giả diễn giải theo bảng sau:
Bảng 2.4: Chi tiết về quy cách đóng gói của nguyên vật liệu Nguyên Nguyên
vật liệu Mô tả
Hệ thống sản xuất
Phương tiện
vận chuyển Kho chứa Hàng
đóng bao
Nguyên vật liệu
được chứa trong
bao PP + Hệ thống lò sấy vĩ ngang (Pig drier). + Tất cả phương tiện chuyên chở thông thường. + Kho hàng thơng thường. Hàng xá hàng rời, khơng đóng bao, chứa trong các container, hoặc thùng xe tải + Hệ thống lò sấy tháp (Mobile drier). + Xe tải chuyên dùng cho vận chuyển hàng xá. + Xe container. + Kho hàng thông thường. + Bồn chứa. Nguồn: Tác giả tổng hợp
Thông qua việc nghiên cứu thực tế tác giả đã tổng hợp được những ưu và
nhược điểm của hai hình thức hàng bao và hàng xá như sau:
Bảng 2.5: Tóm tắt ưu nhược điểm của mua hàng hóa đóng bao và xá
Quy cách Ưu điểm Nhược điểm
Hàng đóng bao
+ Dễ mua hàng.
+ Thuận lợi cho nhà cung ứng khi
chuyển đổi nơi giao hàng (do hầu
hết các cơng ty đều mua hàng đóng bao).
+ Dễ dàng kiểm tra và phân loại chất lượng hàng hóa.
+ Chi phí làm hàng cao. + Thời gian lấy mẫu chậm và khơng an tồn cho nhân viên lấy mẫu.
+ Thời gian xuống hàng chậm.
Hàng xá
+ Chi phí làm hàng thấp.
+ Thời gian lấy mẫu nhanh và an toàn cho nhân viên lấy mẫu.
+ Xuống hàng nhanh chóng và dễ dàng.
+ Khó thu mua.
+ Khó khăn cho nhà cung ứng
khi chuyển đổi nơi giao hàng. + Khó khăn trong trong việc kiểm tra và phân loại chất lượng hàng hóa.
Qua phân tích kết quả nghiên cứu cho thấy việc bộ phận mua hàng thu mua nguyên vật liệu theo hai quy cách vừa hàng đóng bao và vừa hàng xá như hiện tại thì sẽ có những ưu điểm như dễ dàng thu gom, tạo thuận lợi cho nhà cung ứng khi chuyển đổi nơi giao hàng (trong trường hợp là hàng đóng bao khi phát sinh những vấn đề về chất lượng hay sự cố khác) vì có rất ít nhà máy thức ăn gia súc trên thị trường hiện tại có khả năng tiếp nhận hàng xá (Phụ lục 07).
Tuy nhiên việc mua hàng bao tồn tại những hạn chế rất lớn là tiêu tốn thời gian và chi phí, làm giảm lợi nhuận của công ty và nhà cung ứng. Mặc dù tất cả các công ty đối thủ trên thị trường đều đang thu gom hàng bao như C.PV, nhưng dựa
trên thực tế nghiên cứu và phân tích ở trên tác giả nhận định đã đến lúc cơng ty cần có những giải pháp tốt nhằm giảm tỷ lệ hàng hóa đóng bao và tăng tỷ lệ mua hàng xá để cắt giảm chi phí và giá thành thu mua cho công ty.
- Thực trạng về phát triển các phương thức mua hàng:
Bảng 2.6: Thống kê chi tiết về các phương thức mua hàng
Nguồn: Bộ phận mua hàng –C.PV
+ Mua hàng theo hình thức ký hợp đồng:
Mua hàng theo hình thức ký hợp đồng mua bán hàng hóa là một trong hai hình thức thu mua chính của cơng ty. Ưu điểm hợp đồng luôn thể hiện các điều khoản
ràng buộc giúp công ty chủ động được thời gian tổ chức nhận hàng, đặc biệt là đảm bảo mua đầy đủ số lượng hàng hóa với đúng chất lượng, đáp ứng kịp thời nhu cầu