Nguồn: C.PV
Ngồi những ưu điểm trên, trong khía cạnh quản lý tổ chức mua hàng vẫn cịn có những hạn chế nhất định:
Qua phân tích trên cho thấy bộ phận mua hàng có một nguồn nhân lực đảm
bảo tốt cho công tác mua hàng. Tuy nhiên, khi phân tích sâu về khía cạnh kinh nghiệm do đây là khía cạnh đạt được mức điểm đánh giá thấp nhất trong các khía
cạnh của nhân tố tổ chức bộ phận mua hàng, cho thấy đội ngũ nhân sự trẻ cũng
chiếm tỷ lệ cao 30% (64 người). Do đó có thể lý giải trong quá trình hoạt động đội ngũ nhân sự trẻ này có những thời điểm có thể đã xử lý các vấn đề phát sinh trong công việc chưa tốt dẫn đến những cảm nhận xấu từ đội ngũ quản lý của các bộ
Chi nhánh cần nguyên liệu Trưởng phòng mua
hàng Bộ phận sản xuất Bộ phận kho nguyên liệu
Trưởng phòng mua
hàng Bộ phận sản xuất Bộ phận kho nguyên liệu
Nhóm vận chuyên của bộ phận mua
hàng Chi nhánh cần nguyên liệu
Trưởng nhóm ngun liệu
Quản lý thu mua tồn Việt Nam
Chi nhánh chuyển nguyên liệu
Lên kế hoạch và gửi yêu cầu chuyển nguyên liệu Xem xét và quyết định
Tạo yêu cầu
trên hệ thống Duyệt
Không duyệt Thôngtin Thôngtin Thôngtin
Duyệt Không duyệt Không duyệt Duyệt Chuẩn bị nguyên liệu In chứng từ trên chương trình để lấy hàng Chuẩn bị phương tiện Xuất nguyên
liệu theo yêu cầu Ký
phận, vì vậy một số đối tượng được khảo sát đã đánh giá thấp khía cạnh kinh
nghiệm của nhân viên mua hàng. Mặc dù trong thực tế với sự giám sát và hỗ trợ của
đội ngũ lãnh đạo nịng cốt, có năng lực và nhiều năm kinh nghiệm, thì vẫn đảm bảo
cho hoạt động mua nguyên vật liệu được thực hiện tốt. Tuy nhiên để đảm bảo sẽ
tiếp tục đạt kết quả tốt trong tương lai, bộ phận mua hàng cần phải chú trọng đến
công tác huấn luyện và đào tạo đội ngũ nhân sự trẻ, đội ngũ nhân sự kế thừa.
Quy trình tổ chức quản lý quá chặt chẽ và qua nhiều khâu tạo nên tính cứng nhắc, phụ thuộc vào quy trình và nhiều thời điểm hoạt động bị gián đoạn do lỗi đường truyền internet cáp quang nên các lãnh đạo đi công tác tỉnh ngồi khơng phê
duyệt được.
Hệ thống thơng tin về tình trạng các đơn hàng, hợp đồng, hoặc các quyết định liên quan đến hoạt động mua hàng được truyền tải tự động đến điện thoại cầm tay của các đội ngũ nhân sự liên quan thơng qua tổng đài SMS. Do đó, hay xuất hiện
tình trạng quyết định đã được phê duyệt trên chương trình, nhưng những người liên quan vẫn khơng hay biết và khơng thực hiện được do khơng thể kiểm sốt được hệ thống SMS vì vậy gây ảnh hưởng và trì trệ q trình hoạt động.
2.2.5. Tóm tắt những thành tựu và hạn chế trong hoạt động thu mua nguyên vật liệu tại C.PV vật liệu tại C.PV
Dựa trên kết quả phân tích thực trạng của hoạt động thu mua nguyên vật liệu tại C.PV trong các mục trên, trong mục này tác giả tiến hành hệ thống và tổng hợp lại những thành tựu đạt được, hạn chế và nguyên nhân. Từ đó có cơ sở đề xuất
những giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động mua nguyên vật liệu tại C.PV.
2.2.5.1. Những thành tựu đạt được
a) Về khía cạnh kiểm sốt chi phí mua nguyên vật liệu:
- Bộ phận mua hàng có sự kiểm sốt chi phí mua rất tốt giúp duy trì chi chi phí mua trên mỗi đơn vị hàng luôn ở mức thấp và đặc biệt là có xu hướng giảm trong
- Đã thiết lập được nhiều phương thức mua hàng linh hoạt và hiệu quả từ nhiều
nguồn, đảm bảo mua được đầy đủ nguyên vật liệu đạt chất lượng yêu cầu với mức giá tốt nhất.
b) Về khía cạnh kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu:
- Xây dựng được thang đo tiêu chuẩn và quy trình kiểm sốt chất lượng chặt chẽ góp phần đảm bảo cho nguyên vật liệu được nhập đúng chất lượng cơng ty u cầu.
c) Về khía cạnh hậu cần mua hàng:
- Nhìn chung bộ phận mua hàng có chính sách tồn kho ngun vật liệu khá hợp lý và linh động theo từng tình hình diễn biến của thị trường và mùa vụ. Trong thời gian dài, cụ thể theo số liệu thống kê từ tháng 01/2012 đến 10/2015 đã đảm bảo đáp
ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất với mức giá tồn kho tốt nhất.
- Phát triển được một hệ thống nhà cung ứng dồi dào, mua hàng từ nhiều nguồn khác nhau. Đảm bảo luôn đáp ứng kịp thời nhu cầu nguyên liệu đầu vào cho hoạt động sản xuất, thậm chí trong những thời điểm thị trường diễn biến khó khăn nhất.
d) Về thành phần tổ chức mua hàng:
- Nhìn chung đội ngũ nhân sự của bộ phận mua hàng hầu hết đều có trình độ đại học trở lên (chiếm 92%), thường xuyên được tổ chức huấn luyện nghiệp vụ, có nền tảng kiến thức chun mơn cao, có khả năng phân tích, dự báo, đàm phán và thương lượng giúp cho công ty tạo nên một lợi thế cạnh tranh, một vị trí vững chắc trên thị trường mà khó có cơng ty nào trong ngành sánh kịp.
- Cơng ty có chính sách nhân sự tốt, hướng đến con người vì vậy đã duy trì được đội ngũ nhân sự có trình độ và giàu kinh nghiệm. Trong tổng số 212 nhân viên
của phịng mua hàng, có tới 150 người (71%) có tuổi đời trên 30, với 148 người
(70%) có kinh nghiệm cơng tác trên 5 năm đây là nguồn nhân lực rất quan trọng đối với bộ phận mua hàng cũng như C.PV.
- Hệ thống quản lý công tác mua hàng được chuẩn hóa thành các quy trình chặt chẽ nhưng dễ dàng áp dụng. Tất cả các quyết định mua hàng, hợp đồng, giá cả,…
cách nhanh nhất. Hạn chế tối đa những quyết định mang tính cá nhân, gây ảnh
hưởng đến hoạt động của bộ phận và doanh nghiệp
2.2.5.2. Những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân a) Về khía cạnh kiểm sốt chi phí mua ngun vật liệu: a) Về khía cạnh kiểm sốt chi phí mua ngun vật liệu:
Hạn chế:
- Mặc dù bộ phận mua hàng đang kiểm sốt chi phí mua hàng rất tốt. Tuy nhiên, qua phân tích số liệu thứ cấp cho thấy đang có xu hướng lạm dụng tài sản công ty từ
đội ngũ nhân sự mua hàng. Đây là hạn chế còn tồn tại hoặc mới phát sinh trong
vòng một năm qua mà bộ phận mua hàng cần phải có những giải pháp khắc phục triệt để.
- Hiện nay bộ phận mua hàng chưa có khả năng tác động đến hình thái chuổi giá trị của nhà cung cấp để tối ưu hóa các hoạt động sản xuất, khuyến khích cải tiến
cơng nghệ, điều phối hoạt động giữa công ty và nhà cung cấp nhằm giảm chi phí
sản xuất, giảm giá thành hàng hóa được mua.
- Việc phân chia các đơn hàng chưa hợp lý, vì vậy một số thời điểm đã tạo ra áp lực tăng giá trên thị trường do cầu kéo và do tâm lý đám đơng vì C.PV là doanh
nghiệp mua hàng hàng đầu với những hợp đồng lớn.
Nguyên nhân:
- Công việc của đội ngũ nhân sự mua hàng rất nhiều và linh động, gắn liền với các khoản chi phí mềm như giao tế khách hàng, cơng tác phí,.. Bộ phận mua hàng chưa quản lý chặt chẽ các khoản phí này.
- Chưa chú trọng đến việc thiết lập các mối liên kết rõ ràng và bền chặt với nhà cung ứng đặc biệt là nhà cung ứng trong nước.
b) Về khía cạnh kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu: Hạn chế:
- Thang đo tiêu chuẩn của công ty quá cao so với mức yêu cầu cho hoạt động
sản xuất thức ăn chăn nuôi và nghiêm ngặt hơn của thị trường. Gây khó khăn cho nhà cung ứng, hoặc bộ phận mua hàng phải mua với mức giá cao hơn.
- Tỷ lệ hàng bị trả về vẫn còn ở mức cao.
Nguyên nhân:
- Tồn tại tình trạng nhân viên kiểm soát chất lượng câu kết với nhà cung ứng
nhập hàng có chất lượng thấp.
- Chưa kiểm soát tốt chất lượng nguyên vật liệu từ đầu nguồn (nhà cung ứng).
c) Về khía cạnh hậu cần mua hàng: Hạn chế:
- Công tác dự báo của bộ phận mua hàng còn tồn tại hạn chế, sai lệch. Các phương pháp dự báo chưa theo kịp được diễn biến thị trường thế giới.
- Chưa xây dựng được những tiêu chí để lựa chọn, phân loại và đánh giá nhà
cung ứng tốt, đáng tin cậy.
Nguyên nhân:
- Thị trường nông sản thế giới thường xuyên diễn biến phức tạp bởi nhiều yếu tố khách quan và chủ quan. Bên cạnh đó là nguồn số liệu thống kê và dự báo về tình hình mùa vụ của nhà nước thường rất chậm và không đầy đủ, cùng với đó chính
sách cũng luôn thay đổi nên khiến cho kết quả dự báo bị hạn chế.
d) Về khía cạnh tổ chức mua hàng: Hạn chế:
- Qua phân tích trên cho thấy trong các khía cạnh của nhân tố tổ chức bộ phận mua hàng thì khía cạnh kinh nghiệm là khía cạnh đạt được mức điểm đánh giá thấp nhất, số liệu cũng cho thấy đội ngũ nhân sự trẻ cũng chiếm tỷ lệ cao 30% (64
người). Mặc dù trong thực tế với sự giám sát và hỗ trợ của đội ngũ lãnh đạo nịng cốt, có năng lực và nhiều năm kinh nghiệm, thì vẫn đảm bảo hoạt động mua nguyên vật liệu được thực hiện tốt. Tuy nhiên để đảm bảo đạt kết quả tốt trong tương lai, bộ phận mua hàng cần phải chú trọng đến công tác huấn luyện và đào tạo đội ngũ nhân sự trẻ, đội ngũ nhân sự kế thừa.
Nguyên nhân:
- Nhu cầu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh nên đội ngũ nhân sự trẻ, ít
TĨM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG 2
- Chương 2 đã trình bày kết quả khảo sát về hoạt động mua nguyên vật liệu của bộ phận mua hàng.
- Số liệu khảo sát được xử lý và kiểm tra sự phù hợp của mơ hình bằng phần mềm SPSS 20, đồng thời phân tích thực trạng của hoạt động mua hàng tại công ty thông qua các bước sau:
+ Phân tích Cronbach’s Alpha. + Phân tích nhân tố EFA.
+ Phân tích hệ số tương quan giữa các biến. + Phân tích hồi quy.
+ Phân tích thơng kê mơ tả.
- Dựa trên số liệu thu thập được và kết quả phân tích các nguồn dữ liệu đã giúp cho tác giả có cơ sở để tìm hiểu và phân tích thực trạng hoạt động mua nguyên vật liệu nói riêng và mua hàng nói chung tại Cơng ty Cổ Phần Chăn Nuôi C.P Việt Nam. Từ đó có cơ sở để đề ra những giải pháp đúng trọng tâm nhằm hồn thiện
CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHĂN NI C.P VIỆT NAM
3.1. Tầm nhìn, định hướng phát triển của C.PV giai đoạn 2015-2025
- Tầm nhìn và định hướng của C.PV: Trở thành một đối tác đáng tin cậy và là nhà bếp của thế giới.
- Sứ mệnh: Không ngừng nỗ lực để cung cấp cho khách hàng và người tiêu dùng thực phẩm an toàn, chất lượng và sự bình an trong tâm trí của họ.
- Mục tiêu cụ thể giai đoạn 2015-2025: Chiếm 30% thị phần (năm 2014 đạt 19,4 %) và giữ vững vị thế hàng đầu trong ngành chăn nuôi tại Việt Nam.
3.2. Tầm nhìn và nhiệm vụ của bộ phận mua hàng giai đoạn 2015-2018
- Tầm nhìn: Là cầu nối giữa công ty với thế giới trong lĩnh vực nông nghiệp. - Nhiệm vụ trong giai đoạn 2015-2018:
+ Xây dựng mối quan hệ ngày càng tốt đẹp giữa bộ phận mua hàng, công ty với nhà cung ứng.
+ Đóng vai trị cố vấn về các phương pháp sản xuất nhằm giúp đỡ các đối tác có thể cung cấp hàng hóa với chất lượng tốt nhất và hiệu quả cao nhất.
+ Hỗ trợ cho việc cải tiến chất lượng trong chuổi cung ứng nguyên liệu của công ty từ người nông dân cho đến người sản xuất.
3.3. Giải pháp hoàn thiện hoạt động mua nguyên vật liệu tại C.PV
Căn cứ vào mục tiêu và định hướng phát triển của C.PV, căn cứ vào tầm nhìn, nhiệm vụ của bộ phận mua hàng và dựa trên kết quả phân tích số liệu khảo sát thực tế về đánh giá của các đối tượng được khảo sát về thực trạng của hoạt động mua
nguyên vật liệu của bộ phận mua hàng trong chương 2, trong chương này tác giả tiến hành đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động mua hàng tại C.PV.
3.3.1. Nhóm giải pháp nhằm giảm chi phí mua nguyên vật liệu 3.3.1.1. Giải pháp giúp kiểm sốt chi phí mua hàng 3.3.1.1. Giải pháp giúp kiểm sốt chi phí mua hàng
- Mục tiêu của giải pháp
+ Mục tiêu tổng quát: giúp bộ phận mua hàng nhận diện các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến tính khơng hợp lý của chi phí nhằm mục tiêu kiểm sốt được chi phí mua hàng tốt hơn, tăng hiệu quả chi tiêu và sau cùng là làm tăng lợi nhuận cho công ty.
+ Mục tiêu cụ thể: giúp bộ phận mua hàng kiểm soát và làm giảm các khoản chi phí có thể kiểm soát và thay đổi (mục B2. Bảng 2.3, trang 28) xuống 1,0 vnd/kg
trong năm 2017 (năm 2014 là 1,06 vnd/kg, năm 2015 là 1,19 vnd/kg) và tiếp tục duy trì ở mức thấp trong các năm tiếp theo.
- Nội dung thực hiện giải pháp:
Một kinh nghiệm là đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chi phí phát sinh
hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra và hiểu được các loại chi phí, đặc biệt là nhà quản lý nên nhận dạng những chi phí kiểm sốt được để đề ra biện pháp kiểm sốt chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi phí khơng thuộc phạm vi kiểm sốt của mình nếu khơng việc kiểm sốt sẽ khơng mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra. Dựa vào bảng chi tiết về kế hoạch ngân sách tác giả nhận thấy có những khoản chi phí chiếm tỷ lệ cao nhưng đang bị gia tăng một cách không hợp lý trong tổng chi phí và có thể kiểm sốt và cắt giảm được, cụ thể như tiền công tác trong nước, chi phí ơ tơ:
+ Chi phí cho cơng tác trong nước: đây là khoản chi phí dành cho đội ngũ cán bộ mua hàng đi khảo sát tình hình thị trường mùa vụ, viếng thăm kho bãi nhà cung ứng,.. Kinh nghiệm thực tế cho thấy đội ngũ nhân viên thường kê khai chi phí cao
hơn so với thực tế, chẳng hạn như kê khai số ngày đi công tác nhiều hơn thực tế
hoặc thực tế có đi nhưng với những mục tiêu cơng việc khơng rõ ràng dẫn đến gia tăng chi phí cho cơng ty nhưng không đạt kết quả trong công việc. Để kiểm sốt tốt hơn khoảng chi phí này và nâng cao kết quả công tác, các nhà quản lý cần phải theo dõi sát kế hoạch của nhân viên. Mỗi kế hoạch đi cơng tác cần phải có nội dung công
việc cụ thể, thời gian thực hiện rõ ràng và khi kết thúc chuyến công tác cần phải có báo q trình cơng tác, nội dung thực tế thực hiện và kết quả đạt được.
+ Giao cho người đáng tin cậy kiểm sốt việc sử dụng ơ tô: Mặc dù đội ngũ cán bộ và nhân viên mua hàng được cấp ô tô sử dụng cho công việc. Tuy nhiên, bộ phận mua hàng cũng cần để mắt tới tình hình sử dụng ơ tơ để tránh tình trạng lạm dụng nhiều cho nhu cầu cá nhân, sử dụng sai mục đích gây lãng phí tài sản cơng ty và gia tăng chi phí cho bộ phận. Ví dụ như sử dụng ơ tơ của cơng ty vào việc chung như đi