CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2. Thực trạng hoạt động mua nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Chăn Nuô
2.2.4. Thành phần tổ chức mua hàng
Bảng 2.14: Kết quả phân tích thống kê mơ tả khía cạnh tổ chức mua hàng Ký Ký
hiệu
Tên biến quan sát Số quan sát Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình Độ lệch chuẩn HR1
Đội ngũ nhân sự mua hàng có
kỹ năng chuyên môn trong lĩnh vực mua nguyên vật liệu
174 1,00 5,00 4,0402 0,66593
HR2
Đội ngũ nhân sự mua hàng có
kinh nghiệm trong lĩnh vực mua nguyên vật liệu
174 1,00 5,00 3,9138 0,87253
HR3 Đội ngũ nhân sự mua hàng có
kiến thức kinh doanh tốt 174 1,00 5,00 4,1264 0,80898 HR4
Đội ngũ quản lý của bộ phận
mua hàng có năng lực quản lý tốt
174 1,00 5,00 4,0977 0,85118
HR5
Hoạt động mua nguyên vật liệu được chuẩn hóa thành các quy trình chặt chẽ
174 1,00 5,00 4,1207 0,75443
HR6
Bộ phận mua hàng ứng dụng tốt hệ thống thông tin quản lý trong hoạt động mua hàng
174 1,00 5,00 4,1552 0,84255
Nguồn: Kết quả phân tích số liệu khảo sát của tác giả
Từ kết quả phân tích hồi quy cho thấy trong hoạt động mua hàng nói chung và nguyên vật liệu nói riêng tại C.PV thì thành phần “Tổ chức bộ phận mua hàng –
HR” có tác động mạnh hơn cả đối với hoạt động mua nguyên vật liệu tại C.PV với hệ số hồi quy chuẩn hóa cao nhất là 0,636. Và cũng may mắn cho C.PV khi đây
dường như là một ưu điểm của bộ phận mua hàng, bằng chứng là hầu hết các nhà quản lý được khảo sát đều đánh giá rất cao thành phần này với điểm trung bình
4,0757 và tất cả 6 khía cạnh đều đạt giá trị trung bình ở mức cao (Bảng 2.14). Đạt
được điều này là do C.PV có chính sách nhân sự tốt hướng đến con người, chú
trọng đầu tư cho công tác quản lý và ứng dụng tốt công nghệ thơng tin trong hoạt
động mua hàng nói riêng và quản lý kinh doanh của cơng ty nói chung.
Bảng 2.15: Cơ cấu đội ngũ nhân sự của bộ phận mua hàng
Nguồn: Bộ phận mua hàng – C.PV Số lao động Tỷ lệ % Số lao động Tỷ lệ % Số lao động Tỷ lệ % Chênh lệch Tỷ lệ Chênh lệch Tỷ lệ Tổng số nhân sự 192 100% 198 100% 212 100% 6 3,1% 14 7,1% Nam 118 61% 122 62% 144 68% 4 3,4% 22 18,0% Nữ 74 39% 76 38% 68 32% 2 2,7% -8 -10,5% Dưới 30 82 43% 76 38% 62 29% -6 -7,3% -14 -18,4% Từ 30-45 94 49% 108 55% 136 64% 14 14,9% 28 25,9% 45 trở lên 16 8% 14 7% 14 7% -2 -12,5% 0 0,0%
Đại Học & sau
đại học 166 86% 172 87% 194 92% 6 3,6% 22 12,8% Cao Đẳng 14 7% 14 7% 8 4% 0 0,0% -6 -42,9% Trung cấp 12 6% 12 6% 10 5% 0 0,0% -2 -16,7% Dưới 3 năm 36 19% 38 19% 44 21% 2 5,6% 6 15,8% Từ 3-5 năm 46 24% 26 13% 20 9% -20 -43,5% -6 -23,1% Từ 5-10 năm 48 25% 72 36% 72 34% 24 50,0% 0 0,0% Trên 10 năm 62 32% 62 31% 76 36% 0 0,0% 14 22,6% Nhân viên 141 73% 146 74% 154 73% 5 3,5% 8 5,5% Trưởng bộ phận 26 14% 26 13% 31 15% 0 0,0% 5 19,2% Trưởng phòng 13 7% 13 7% 14 7% 0 0,0% 1 7,7% Giám Đốc 9 5% 9 5% 9 4% 0 0,0% 0 0,0% Trợ lý phó tổng 2 1% 3 2% 3 1,4% 1 50,0% 0 0,0% Phó tổng 1 1% 1 1% 1 0,5% 0 0,0% 0 0,0% Chức vụ
Thâm niên công tác
So sánh 2014/2013 So sánh 2015/2014 Giới tính Độ tuổi Trình độ Chỉ tiêu 2013 2014 2015
Tính đến thời điểm cuối năm 2015, bộ phận mua hàng của C.PV gồm có 212 nhân viên chính thức, trong đó 68% nam, 32 % nữ. Nhìn chung đội ngũ nhân sự của bộ phận mua hàng hầu hết đều có trình độ đại học trở lên (chiếm 92%), thường
xuyên được tổ chức huấn luyện nghiệp vụ, có nền tảng kiến thức chun mơn cao, có khả năng phân tích, dự báo, đàm phán và thương lượng nên có thể xem là ưu điểm của bộ phận mua hàng.
Trong 212 nhân viên, có tới 150 người (71%) có tuổi đời trên 30, với 148
người (70%) có kinh nghiệm công tác trên 5 năm đây là nguồn nhân lực rất quan trọng đối với bộ phận mua hàng cũng như C.PV. Giống như nhiều công ty đa quốc gia khác, C.PV ln xem đội ngũ nhân viên có thâm niên công tác, được huấn luyện chuyên sâu, kỹ lưỡng là thứ tài sản giá trị hơn cả và có tính chất quyết định đến
thành cơng của cơng ty. Những ý kiến đóng góp của họ ln được lắng nghe, C.PV ln chú trọng đến yếu tố công bằng, đánh giá con người dựa trên năng lực kết hợp với chính sách đãi ngộ tốt. Vì vậy trong suốt quá trình hoạt động và phát triển cơng ty ln duy trì được một đội ngũ nhân sự ổn định, có năng lực giúp cho công ty tạo nên một lợi thế cạnh tranh, một vị trí vững chắc trên thị trường mà khó có cơng ty nào trong ngành sánh kịp.
Trong cơ cấu đội ngũ nhân sự mua hàng năm 2015, đội ngũ cán bộ quản lý
chiếm tỷ lệ 27% với 58 người (cán bộ quản lý cấp trung chiếm 21% với 45 người, cán bộ quản lý, lãnh đạo cấp cao chiếm 6% với 13 người). Đây là một tỷ lệ khá cao nó phản ánh chính sách đãi ngộ của cơng ty đối với đội ngũ nhân sự có trình độ và giàu kinh nghiệm bằng cách tạo cơ hội thăng tiến cho họ. Bên cạnh đó C.PV ln chú trọng trong công tác đào tạo thường niên nhằm nâng cao cả năng lực chuyên
môn và năng lực quản trị cho các cấp quản lý. Nhìn chung với tỷ lệ đội ngũ cán bộ quản lý chiếm tỷ lệ cao, giàu kinh nghiệm và không ngừng được huấn luyện nâng cao trình độ quản lý nên cơng tác quản lý tại bộ phận mua hàng luôn được thực hiện tốt và chặt chẽ.
Hệ thống quản lý công tác mua hàng được chuẩn hóa thành các quy trình chặt chẽ nhưng dễ dàng áp dụng. Tất cả các quyết định mua hàng, hợp đồng, giá cả,…
đều được quy chuẩn hóa và cập nhật đến các lãnh đạo và các bộ phận liên quan.
Hạn chế tối đa những quyết định mang tính cá nhân, gây ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận và doanh nghiệp. Bên cạnh đó, C.PV ln chú trọng đầu tư vào việc áp dụng hệ thống công nghệ thông tin vào cơng tác quản lý. Vì vậy đây là những khía cạnh nhận được sự đánh giá rất cao từ đội ngũ quản lý được khảo sát.
Hình 2.9: Quy trình đặt và chuyển nguyên vật liệu của bộ phận mua hàng
Nguồn: C.PV
Ngoài những ưu điểm trên, trong khía cạnh quản lý tổ chức mua hàng vẫn cịn có những hạn chế nhất định:
Qua phân tích trên cho thấy bộ phận mua hàng có một nguồn nhân lực đảm
bảo tốt cho công tác mua hàng. Tuy nhiên, khi phân tích sâu về khía cạnh kinh nghiệm do đây là khía cạnh đạt được mức điểm đánh giá thấp nhất trong các khía
cạnh của nhân tố tổ chức bộ phận mua hàng, cho thấy đội ngũ nhân sự trẻ cũng
chiếm tỷ lệ cao 30% (64 người). Do đó có thể lý giải trong q trình hoạt động đội ngũ nhân sự trẻ này có những thời điểm có thể đã xử lý các vấn đề phát sinh trong công việc chưa tốt dẫn đến những cảm nhận xấu từ đội ngũ quản lý của các bộ
Chi nhánh cần nguyên liệu Trưởng phòng mua
hàng Bộ phận sản xuất Bộ phận kho nguyên liệu
Trưởng phòng mua
hàng Bộ phận sản xuất Bộ phận kho nguyên liệu
Nhóm vận chuyên của bộ phận mua
hàng Chi nhánh cần nguyên liệu
Trưởng nhóm nguyên liệu
Quản lý thu mua toàn Việt Nam
Chi nhánh chuyển nguyên liệu
Lên kế hoạch và gửi yêu cầu chuyển nguyên liệu Xem xét và quyết định
Tạo yêu cầu
trên hệ thống Duyệt
Không duyệt Thôngtin Thôngtin Thôngtin
Duyệt Không duyệt Không duyệt Duyệt Chuẩn bị nguyên liệu In chứng từ trên chương trình để lấy hàng Chuẩn bị phương tiện Xuất nguyên
liệu theo yêu cầu Ký
phận, vì vậy một số đối tượng được khảo sát đã đánh giá thấp khía cạnh kinh
nghiệm của nhân viên mua hàng. Mặc dù trong thực tế với sự giám sát và hỗ trợ của
đội ngũ lãnh đạo nịng cốt, có năng lực và nhiều năm kinh nghiệm, thì vẫn đảm bảo
cho hoạt động mua nguyên vật liệu được thực hiện tốt. Tuy nhiên để đảm bảo sẽ
tiếp tục đạt kết quả tốt trong tương lai, bộ phận mua hàng cần phải chú trọng đến
công tác huấn luyện và đào tạo đội ngũ nhân sự trẻ, đội ngũ nhân sự kế thừa.
Quy trình tổ chức quản lý quá chặt chẽ và qua nhiều khâu tạo nên tính cứng nhắc, phụ thuộc vào quy trình và nhiều thời điểm hoạt động bị gián đoạn do lỗi đường truyền internet cáp quang nên các lãnh đạo đi công tác tỉnh ngồi khơng phê
duyệt được.
Hệ thống thơng tin về tình trạng các đơn hàng, hợp đồng, hoặc các quyết định liên quan đến hoạt động mua hàng được truyền tải tự động đến điện thoại cầm tay của các đội ngũ nhân sự liên quan thông qua tổng đài SMS. Do đó, hay xuất hiện
tình trạng quyết định đã được phê duyệt trên chương trình, nhưng những người liên quan vẫn không hay biết và không thực hiện được do khơng thể kiểm sốt được hệ thống SMS vì vậy gây ảnh hưởng và trì trệ quá trình hoạt động.