CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2. Thực trạng hoạt động mua nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Chăn Nuô
2.2.3. Thành phần hậu cần mua nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, cung ứng
nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường, vì vậy đây là một nhiệm vụ rất quan trọng của bộ phận mua hàng. Từ kết quả phân tích hồi quy cho thấy nếu bộ phận mua hàng có những giải pháp tốt để hoàn thiện hoạt động của thành phần hậu
cần mua nguyên vật liệu (EL) 1 đơn vị thì sẽ góp phần hồn thiện hoạt động mua nguyên vật liệu thêm 0,242 đơn vị trong điều kiện những yếu tố khác không đổi.
Bảng 2.12: Kết quả phân tích thống kê mơ tả khía cạnh hậu cần mua hàng Ký Ký
hiệu
Tên biến quan sát Số quan sát Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình Độ lệch chuẩn EL1 Bộ phận mua hàng phối hợp tốt với các bộ phận liên quan trong hoạt động mua nguyên vật liệu
174 1,00 5,00 3,7126 1,04143
EL2
Bộ phận mua hàng dự báo tốt về tình hình cung cầu thị trường nguyên vật liệu
174 1,00 5,00 3,2931 0,97379
EL3
Bộ phận mua hàng có chính sách tồn kho nguyên vật liệu hợp lý
174 1,00 5,00 3,4138 0,89380
EL4 Nhà cung ứng giao nguyên vật
liệu đúng thời điểm 174 1,00 5,00 3,2529 0,97029 EL5 Nhà cung ứng giao nguyên vật
liệu đúng số lượng 174 1,00 5,00 3,6034 0,99606 EL6 Nhà cung ứng giao nguyên vật
liệu đúng chất lượng 174 1,00 5,00 3,2299 1,04468
Nguồn: Kết quả phân tích số liệu khảo sát của tác giả
Từ kết quả đánh giá (Phụ lục 06) cho thấy các nhà quản lý tương đối hài lòng với nhân tố hậu cần mua nguyên vật liệu (EL) với điểm đánh giá trung bình 3,4176, tuy nhiên nếu đem so sánh với cả 3 nhân tố cịn lại (CP: 3,9842; CQ: 3,6226; HR: 4,0757) thì EL là thành phần bị đánh giá yếu nhất. Điều này là do còn tồn tại những hạn chế trong những khía cạnh như kiểm sốt thời gian giao hàng của nhà cung ứng chưa tốt (3,2529), nhà cung ứng làm hàng không đạt chất lượng (3,2299) hay những hạn chế trong công tác dự báo của bộ phận mua hàng (3,2931). Để hoàn thiện thành phần hậu cần mua nguyên vật liệu (EL) tiếp theo đề tài sẽ đi sâu phân tích từng khía cạnh trong thành phần này.
- Khía cạnh phối hợp tốt với các bộ phận liên quan đến hoạt động mua nguyên vật liệu (EL1):
Nguyên vật liệu được chuyển đi từ nhà cung cấp cho đến công ty để sản xuất ra thành phẩm đã đi qua rất nhiều khâu và liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty. Thấu hiểu được vấn đề này nên trong suốt quá trình hoạt động để dịng chảy này
được xun suốt bộ phận mua hàng luôn phối hợp chặt chẽ với với các bộ phận liên
quan như phòng bán hàng, sản xuất, kho, QC và kế toán. Trong thực tế vẫn có những vấn đề phát sinh trong việc phối hợp với các phòng ban, tuy nhiên những vấn
đề này luôn được kiểm sốt kịp thời, chưa có bất kỳ ghi nhận nào gây ảnh hưởng
lớn hoặc gián đoạn quá trình sản xuất. Vì vậy đây là khía cạnh đạt được sự hài lòng cao nhất từ các nhà quản lý và lãnh đạo được khảo sát với điểm trung bình 3,7126.
- Cơng tác dự báo về tình hình cung cầu thị trường:
Công tác dự báo là vô cùng quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp bởi lẽ nó cung cấp các thông tin cần thiết nhằm phát hiện và bố trí sử dụng các nguồn lực trong tương lai một cách có căn cứ thực tế. Với những thông tin mà dự báo đưa ra cho phép cơng ty có những quyết định về đầu tư, các quyết định về sản xuất,…tốt nhất.
Bảng 2.13: Báo cáo tổng hợp các hợp đồng kỳ hạn ký ngày 29/11/2013
NHÀ CUNG ỨNG NƠI GIAO
HÀNG CHI TIẾT 12/2013 01/2014 02/2014 03/2014 TỔNG (tấn)
Số lượng - Ngô BRZ 3.000 10.000 13.000
Giá (VND/kg - chưa VAT) 5.950 6.000 6.100
Giá CNF HCM (usd/tấn - thuế NK 5%) 253 255 260
Số lượng - Ngô Thái Lan 2.500 2.500
Giá (VND/kg - chưa VAT) 5.900 5.900
Giá CNF HCM (usd/tấn - thuế NK 5%) 251 251
Số lượng - Ngô Nội địa 3.000 5.000 5.000 13.000
Giá (VND/kg - chưa VAT) 6.000 6.100 6.150 6.000
Giá CNF HCM (usd/tấn - thuế NK 5%) 255 260 262 255
8.500 15.000 5.000 28.500
TỔNG CHI NHÁNH MIỀN NAM
TL DNI
HQ TGG
Với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm và trình độ chun mơn cao, phịng
mua hàng đã rất nỗ lực trong việc dự báo tốt tình hình cung cầu thị trường, kiểm
soát sự biến động của giá cả nguyên vật liệu thông qua việc theo dõi chặt chẽ những yếu tố chính như tình hình cung cầu, mùa vụ,… những yếu tố có thể gây sự biến
động về nguồn cung hàng hóa trong và ngồi nước. Từ đó kịp thời có những giải
pháp phù hợp nhằm đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng trong tương lai với mức giá tốt nhất. Như ký các hợp đồng kỳ hạn với các nhà cung ứng lớn trong hiện tại với mức giá, lượng hàng và thời gian giao được xác định trong tương lai (Bảng
2.13). Hoặc các giải pháp gia tăng lượng tồn kho trong thời điểm giá thấp để dự trữ nhằm hạn chế rủi ro về giá khi bộ phận mua hàng nhận định có nhiều rủi ro tiềm ẩn về nguồn cung trong tương lai và ngược lại.
Hình 2.7: Dự báo sai dẫn đến mua hàng với giá cao
Nguồn: Bộ phận mua hàng - C.PV
Mặc dù luôn nỗ lực tối đa trong công tác dự báo, tuy nhiên do thị trường nông sản thường diễn biến rất phức tạp vì chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố từ chính
sách của chính phủ cho đến diễn biến tình hình thời tiết, bên cạnh đó là nguồn số
liệu thống kê của nhà nước thường chậm và không đầy đủ,…khiến cho kết quả dự
động mua hàng. Thực tế có nhiều thời điểm do cơng tác dự báo thiếu chính xác nên
bộ phận mua hàng đã đưa ra những quyết định mua không hiệu quả.
Cụ thể theo số liệu được trình bày ở hình 2.7, do dự báo không theo kịp thị
trường, vào đầu tháng 03/2013 bộ phận mua hàng ký hợp đồng mua 2 tàu nguyên vật liệu từ Nam Mỹ với tổng đơn hàng là 120.000 tấn ngô hạt với giá lần lượt là
7.362 Vnd/kg cho tàu đầu tiên và 7.283 Vnd/kg cho tàu thứ 2 vì giá thị trường tại
thời điểm tháng 03/2013 đang ở mức cao và bộ phận mua hàng dự kiến giá cịn có xu hướng tăng. Tuy nhiên ngay sau đó giá thị trường đột ngột giảm mạnh do những tín hiệu tích cực trong dự báo về thị trường nơng sản thế giới của Bộ nông nghiệp Hoa Kỳ. Do đó đến thời điểm cuối tháng 04/2013 khi 2 tàu hàng về giá thị trường
đã giảm xuống quanh mức 6.600 Vnd/kg. Với riêng 2 tàu này bộ phận mua hàng đã
gây thiệt hại rất lớn cho C.PV và đã phải giải trình cho Ơng chủ tịch tập đoàn tại
Bangkok, Thái Lan.
Qua các phân tích trên cho thấy công tác dự báo là một vấn đề rất khó, có
nhiều rủi ro và đây cũng là khía cạnh mà bộ phận mua hàng cần phải không ngừng nỗ lực để hoàn thiện trong thời gian tới.
- Chính sách tồn kho nguyên vật liệu:
Con số tồn kho nguyên vật liệu cũng cho thấy nhiều vấn đề. Mức tồn kho thấp giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều khoảng chi phí liên quan đến dự trữ, thâm dụng tài chính,… nhưng lại có rủi ro cao, có thể làm đình trệ hoạt động sản xuất do thị trường nguyên vật liệu thường có những biến động mạnh, phụ thuộc rất lớn vào yếu tố khách quan trong và ngoài nước mà chúng ta rất khó dự báo được chính xác.
Tồn kho lớn có thể làm gia tăng chi phí chi phí dự trữ, chi phí hao hụt hay chi phí thanh lý hàng tồn kho,… Tuy nhiên thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp nhờ khâu theo dõi và nắm bắt thị trường tốt đã tăng mức tồn kho nguyên liệu khi giá
thấp mà đạt được lợi nhuận cao. Cụ thể như Công ty Cổ phần Đông Hải Bến Tre, từ
đầu năm 2015, giá giấy nguyên liệu nhập khẩu giảm từ 200-250 USD/ tấn xuống
cịn 170-185 USD/tấn, cơng ty này đã tăng cường nhập nguyên liệu và tích trữ được nguồn nguyên liệu giá rẻ (tính đến cuối tháng 07/2015, tồn kho nguyên liệu của
công ty vào khoảng 9.000 tấn, tương đương với 2 tháng sản xuất) giúp công ty đạt
được lợi nhuận cao, trong 9 tháng đầu năm 2015 lãi 50 tỷ đồng, vượt 8% kế hoạch
cả năm 2015.
Rõ ràng, hàng tồn kho mang đậm tính chất ngành nghề và khơng phải tồn kho thấp là tốt hay tồn kho cao là xấu. Vấn đề ở chỗ mức tồn kho như thế nào là hợp lý với từng tình hình diễn biến thị trường.
Trong lĩnh vực chế biến thức ăn chăn ni, chi phí ngun vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn, nếu nắm bắt và tận dụng được xu hướng của giá nguyên liệu sẽ giúp công ty đạt được lợi nhuận cao và đảm bảo an tồn cho hoạt động sản xuất. Do đó, tận dụng điều kiện kho bãi khổng lồ và nguồn tài chính lớn, bộ phận mua hàng của Công Ty Cổ Phần Chăn Nuôi C.P Việt Nam luôn cố gắng nắm bắt tốt xu hướng thị trường và kịp thời điều chỉnh lượng nguyên vật liệu tồn kho theo hướng có lợi nhất.
Hình 2.8: Xu hướng biến đổi của giá thị trường và tỷ lệ tồn kho nguyên vật liệu của C.PV theo thời gian
Nguồn: Bộ phận mua hàng - C.PV
Hình 2.8 cung cấp một cách tổng quát về diễn biến tình hình giá cả thị trường nguyên vật liệu giai đoạn 2012-2015 và tỷ lệ tồn kho nguyên vật liệu tại C.PV, tỷ lệ này trong lĩnh vực chế biến biến thức ăn chăn nuôi ở mức tối thiểu là 1,0 (tức là mức dự trữ đủ nhu cầu sử dụng tối thiểu là 1 tháng). Mức tỷ lệ tồn kho tối thiểu của
0.0 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 5,000 5,500 6,000 6,500 7,000 7,500
C.PV luôn > 1,0 theo thời gian cho thấy bộ phận mua hàng đã làm rất tốt nhiêm vụ của mình trong việc đảm bảo an tồn cho hoạt động sản xuất.
Nhìn vào hình 2.8 ta thấy trong các giai đoạn từ 05/2012 đến 05/2013 và
03/2014 đến 09/2015 bộ phận mua hàng đã dự báo chính xác xu hướng giá thị
trường để tăng cường thu mua hàng nhằm gia tăng mức tồn kho tối đa với giá tốt nhất để sử dụng hoặc bán ngược ra thị trường khi gia cao. Mặc dù cũng có thời điểm do thị trường biến động mạnh đã làm cho chính sách tồn kho của bộ phận mua
hàng không đạt kết quả không tốt, như ở giai đoạn cuối năm 2013 giá thị trường đột ngột giảm mạnh ngoài dự báo của bộ phận mua hàng đã làm công ty bị thiệt hại
đáng kể do đã trữ kho một lượng rất lớn trước đó ở thời điểm giá cao. Tuy nhiên
đây là sự biến động rất lớn và gây bất ngờ cho cả thị trường chứ không chỉ riêng
C.PV, và vượt tầm kiểm soát của bộ phận mua hàng.
Nhìn chung bộ phận mua hàng của C.PV đã thực hiện chính sách tồn kho nguyên
vật liệu một cách khá tốt và linh động theo diễn biến của tình hình thị trường.
- Nhà cung ứng đáng tin cậy:
Sự tin cậy trong giao hàng của nhà cung ứng liên quan đến 3 chỉ số chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng và giao đúng số lượng hàng theo cam kết. Có một
thực tế hiển nhiên là số lượng càng nhiều nhà cung ứng đáng tin cậy thì càng tốt đối với bất kỳ cơng ty nào. Tất cả các lãnh đạo đầu ngành của C.PV khi được hỏi đều trả lời giống nhau về các tiêu chí cho một nhà cung ứng đáng tin cậy (Phụ lục 02). Tuy nhiên, để thiết lập một phương pháp cụ thể mà có thể đo lường cho từng tiêu chí trên nhằm đánh giá và xếp hạng nhà cung ứng đáng tin cậy là một vấn đề khó.
Tính đến hết năm 2015 C.PV có tổng cộng 117 nhà cung ứng nguyên vật liệu, nhưng chưa thiết lập được một thang đánh giá độ tin cậy của nhà ứng để từ đó có
thể phân loại và chọn lựa những nhà cung ứng tối ưu nhằm gia tăng hiệu quả cho
hoạt động mua hàng. Đội ngũ mua hàng mới chỉ tập trung sự quan tâm đến tỷ lệ
hàng bị trả về, các chỉ số về độ tin cậy trong giao hàng chưa được thực sự quan tâm trong suốt thời gian qua. Nhà cung ứng đáng tin cậy ở C.PV đang được đánh giá
bất ngờ khi các nhà quản lý được khảo sát đã đánh giá rất thấp các khía cạnh này
của bộ phận mua hàng.
Qua phân tích trên cho thấy bộ phận mua hàng cần phải tiến hành nghiên cứu và xây dựng những chỉ tiêu định lượng nhằm để đo lường là đánh giá chính xác
mức độ đáng tin cậy của các nhà cung ứng nguyên vật liệu. Từ đó sẽ giúp hoàn
thiện thành phần hậu cần mua nguyên vật liệu nói riêng cũng như của hoạt động
mua nguyên vật liệu nói chung.